Έχετε ένα παλιό αρχείο πελατών στο Excel, μερικές εκατοντάδες ή χιλιάδες γραμμές, συγκεντρωμένες από πολλά χρόνια πωλήσεων. Στο τέλος του έτους θέλετε να στείλετε μια προσφορά. Πριν πατήσετε αποστολή, δοκιμάστε να απαντήσετε σε μία ερώτηση: μεταξύ αυτών, ποιοι συμφώνησαν να λαμβάνουν προσφορές από εσάς, πού το συμφώνησαν, πότε, και πού βρίσκεται η απόδειξη; Το αρχείο περιέχει μόνο όνομα, αριθμό τηλεφώνου και email. Η στήλη που απαντά σε αυτή την ερώτηση δεν υπάρχει.
Στο Βιετνάμ, οι κανόνες για τη διαφήμιση μέσω email και SMS (Διάταγμα 91/2020/NĐ-CP) απαιτούν ο διαφημιζόμενος να στέλνει μηνύματα μόνο όταν ο αποδέκτης έχει συμφωνήσει προηγουμένως, και να μπορεί να το αποδείξει όταν ζητηθεί. Μια διεύθυνση email στη λίστα πελατών δεν είναι συγκατάθεση. Μπορεί να θυμάστε ποιοι πελάτες εγγράφηκαν στην ιστοσελίδα σας και ποιοι άφησαν κάρτα σε έκθεση, αλλά όταν χρειαστεί να το αποδείξετε, η μνήμη δεν αποτελεί απόδειξη. (Πρόκειται για γενική περιγραφή, όχι νομική συμβουλή.)
Το GTG CRM κρατά την προσφορά μέχρι να καταγραφεί η συγκατάθεση
Στο Βιετνάμ, η προσφορά σας για το τέλος του έτους φτάνει μόνο σε όσους έχει καταγραφεί ότι συμφώνησαν. Όταν κάποιος ρωτήσει «αυτός ο πελάτης πότε συμφώνησε, πού, και πού είναι η απόδειξη;», ανοίγετε τη σελίδα επαφής και βλέπετε την απάντηση σε μία οθόνη, αντί να ψάχνετε ολόκληρο το αρχείο Excel.
Αν η επιχείρησή σας είναι εγκατεστημένη σε χώρα που απαιτεί προηγούμενη συγκατάθεση (σε αυτό το άρθρο, το Βιετνάμ), το GTG CRM δεν στέλνει email μάρκετινγκ, SMS ή μηνύματα chat σε μια επαφή μέχρι κάποιος στην επιχείρησή σας να καταγράψει ότι η επαφή συμφώνησε. Δεν χρειάζεται να θυμάστε να ενεργοποιήσετε κάτι ή να παρακολουθείτε κάθε αποστολή: ο έλεγχος εκτελείται πριν από κάθε μήνυμα μάρκετινγκ, από την καμπάνια email μέχρι τις διαδικασίες της ενότητας Αυτοματοποίηση.
Δηλώνετε τρία στοιχεία και σημειώνετε μια βεβαίωση:
- Πού συμφώνησαν να λαμβάνουν την προσφορά σας;: φόρμα στην ιστοσελίδα, αυτοπροσώπως, έντυπο χαρτί, απάντηση σε email, σε εκδήλωση, τηλεφωνική κλήση ή με άλλον τρόπο.
- Η απόδειξη που φυλάσσετε και πού φυλάσσεται, π.χ. «Αρχείο εξαγωγής εγγραφών από τη φόρμα μου, αποθηκευμένο στο Google Drive».
- Ελήφθη την ή πριν από την ημερομηνία: η ημερομηνία που συμφώνησαν, η οποία δεν μπορεί να είναι μελλοντική.
Η βεβαίωση είναι: Η επιχείρησή μου φυλάσσει αυτή τη συγκατάθεση και μπορεί να την επιδείξει όταν ζητηθεί.
Το GTG CRM αποθηκεύει αυτή τη δήλωση με το όνομα του καταγράφοντος, μαζί με την ώρα καταγραφής. Το GTG CRM δεν αποθηκεύει αντίγραφο της απόδειξής σας και δεν την ελέγχει: η απόδειξη παραμένει εκεί όπου την καταγράψατε. Γι' αυτό σημειώνετε τη βεβαίωση μόνο όταν την έχετε πραγματικά.
Τρεις τρόποι καταγραφής, ανάλογα με το πόσους πελάτες έχετε
Ένας πελάτης: απευθείας στη σελίδα επαφής
Μεταβείτε στο Πωλήσεις & CRM → Επαφές, ανοίξτε έναν πελάτη και κατεβείτε στο τέλος της καρτέλας Επισκόπηση, στην ενότητα Συγκατάθεση για μάρκετινγκ. Ένας πελάτης χωρίς εγγραφή εμφανίζει Δεν έχει καταγραφεί συγκατάθεση μαζί με το κουμπί Καταγραφή συγκατάθεσης. Συμπληρώστε τα τρία πεδία, σημειώστε τη βεβαίωση και αποθηκεύστε. Η ενότητα αλλάζει σε Έχει καταγραφεί συγκατάθεση, με το όνομα του καταγράφοντος, την ημερομηνία καταγραφής, τον τόπο συγκατάθεσης και την απόδειξη. Η καρτέλα Δραστηριότητα του πελάτη αποκτά μια νέα γραμμή που καταγράφει την ενέργεια.
Μια ολόκληρη λίστα: επιλογή και καταγραφή με μία ενέργεια
Στη λίστα επαφών, ανοίξτε το φίλτρο Συγκατάθεση για εμπορική επικοινωνία και επιλέξτε Δεν έχει καταγραφεί για να δείτε ποιοι εξακολουθούν να μην έχουν καταγραφή. Η στήλη Συγκατάθεση για εμπορική επικοινωνία σας δείχνει επίσης την κατάσταση του καθενός. Επιλέξτε τους ανθρώπους για τους οποίους έχετε πραγματική συγκατάθεση και πατήστε Καταγραφή συγκατάθεσης. Το παράθυρο εμφανίζει τον αριθμό των επαφών που επιλέξατε πριν από την αποθήκευση, και στη συνέχεια το αποτέλεσμα: πόσες επαφές έλαβαν καταγραφή, πόσες διατηρήθηκαν ως έχουν επειδή είχαν ήδη καταγραφή, και πόσες παραλείφθηκαν επειδή είχαν αρνηθεί να λαμβάνουν μηνύματα.
Κατά την εισαγωγή αρχείου: ένα πλαίσιο επιλογής
Στο βήμα Επανεξέταση της οθόνης Εισαγωγή δεδομένων υπάρχει το πλαίσιο Συγκατάθεση εμπορικής επικοινωνίας για αυτό το αρχείο (προαιρετικό), με το πλαίσιο ελέγχου Όλοι οι άνθρωποι σε αυτό το αρχείο έχουν συναινέσει να λαμβάνουν τις προσφορές της επιχείρησής μου. Επιλέξτε αυτό το πλαίσιο, συμπληρώστε τις τρεις πληροφορίες όπως παραπάνω, και κάθε επαφή που εισάγεται θα έχει εγγραφή συγκατάθεσης με το όνομά σας. Αν δεν το επιλέξετε, η λίστα εισάγεται κανονικά, αλλά οι επαφές βρίσκονται στην κατάσταση Δεν έχει καταγραφεί συγκατάθεση.
Αν αντιστοιχίσετε μια στήλη του αρχείου (για παράδειγμα τη στήλη "Συγκατάθεση") σε ένα πεδίο συγκατάθεσης, η GTG CRM εξακολουθεί να μην χρησιμοποιεί αυτή τη στήλη για την καταγραφή: η στήλη παραλείπεται και η τελική οθόνη αναφέρει ποια ακριβώς. Μια στήλη που δεν έχει αντιστοιχιστεί δεν εισάγεται. Η τελική οθόνη εμφανίζει επίσης Καταγράφηκε συγκατάθεση για N από τις M επαφές, ενώ οι υπόλοιπες είναι όσοι αρνήθηκαν να λαμβάνουν μηνύματα, όσοι είχαν ήδη καταγραφή ή όσοι δεν εισήχθησαν.
Πριν στείλετε μια καμπάνια email, γνωρίζετε ποιοι έχουν καταγραφή συγκατάθεσης και ποιοι όχι
Στο Βιετνάμ, κάθε προσφορά φτάνει μόνο στους ανθρώπους που έχουν καταγεγραμμένη συγκατάθεση. Για τις καμπάνιες email, βλέπετε τον αριθμό των ανθρώπων που κρατούνται πίσω αμέσως πριν πατήσετε αποστολή, και όχι αφού έχει ολοκληρωθεί η αποστολή.
Όταν στέλνετε μια καμπάνια email, το βήμα Ρυθμίσεις σάς ενημερώνει εκ των προτέρων: Επαφές που παραλείπονται επειδή δεν έχει καταγραφεί συγκατάθεση: 1 από 2, με τη φράση "Καταγράψτε πρώτα τη συγκατάθεση γι' αυτούς, αν την έχετε, και θα συμπεριληφθούν" και τον σύνδεσμο Καταγραφή συγκατάθεσης, ο οποίος ανοίγει ακριβώς το παράθυρο καταγραφής για τους ανθρώπους που έχετε επιλέξει. Το κουμπί Αποστολή δεν μπλοκάρεται: όσοι απομένουν λαμβάνουν κανονικά το email.
Κάθε επαφή που κρατείται έχει μια γραμμή στην καρτέλα Δραστηριότητα της. Ο κάτοχος του λογαριασμού λαμβάνει μία ειδοποίηση κάθε μέρα που αναφέρει ότι υπάρχει προσφορά που δεν στάλθηκε, με μόνο την ημερομηνία και χωρίς ονόματα. Σε μια ροή εργασίας στην ενότητα Αυτοματισμός, το βήμα αποστολής email παραλείπεται και το ιστορικό εκτέλεσης της ροής καταγράφει τον λόγο, χωρίς να εμφανίζεται σφάλμα. Μια προσφορά που έχει κρατηθεί δεν αποθηκεύεται για να σταλεί αργότερα αυτόματα: αφού καταγράψετε τη συγκατάθεση, η επόμενη αποστολή θα φτάσει σε αυτή την επαφή, ενώ μια προσφορά που έχει χαθεί πρέπει να την στείλετε ξανά εσείς.
Ποιοι καταγράφονται, και τι δεν κάνει η GTG CRM
- Только лица, имеющие право фиксировать согласие, могут его зафиксировать. Торговый представитель без этого права видит статус клиента, но кнопки неактивны, и появляется надпись «Попросите администратора зафиксировать согласие». Никакой автоматизации зафиксировать согласие нельзя: это решение принимает человек.
- Тот, кто отказался от получения, никогда не получит от вас email-маркетинг. Никакая запись о согласии не отменяет этот отказ, и при массовой фиксации такие контакты пропускаются.
- Ошибочную запись можно исправить. Вы можете Заменить запись более точным доказательством или Удалить запись. Предыдущая запись остаётся в истории. Удаление записи не превращает клиента в отказавшегося: предложения для этого клиента просто снова будут заблокированы.
- GTG CRM не является юридической консультацией. Запись — это заявление вашей компании. GTG CRM не проверяет доказательства, и фиксация записи сама по себе не делает список законным. Если вам нужна уверенность, что ваш список соответствует требованиям, обратитесь к специалисту по законодательству.
Начните с файла, который у вас уже есть: импортируйте его в GTG CRM, выберите фильтр Не зафиксировано, чтобы сразу увидеть, сколько контактов без записи, и зафиксируйте согласие для тех, кто действительно его дал. Остальная часть списка никуда не денется, просто предложения для этих контактов будут недоступны, пока вы не сможете указать, где и когда они дали согласие.
Бесплатная пробная версия — кредитная карта не нужна.
