Αυτό το άρθρο καθοδηγεί αναλυτικά βήμα προς βήμα πώς να εκδώσετε ηλεκτρονικά τιμολόγια (HĐĐT) χρησιμοποιώντας το GTG CRM — από την αρχική ρύθμιση έως την ημερήσια έκδοση τιμολογίων και τη διαχείριση σφαλμάτων.
Βήμα 0: Προετοιμασία πριν ξεκινήσετε
Πριν εκδώσετε HĐĐT, πρέπει να προετοιμάσετε:
| Στοιχείο | Περιγραφή |
|---|---|
| ✅ Εγγραφή ΑΦΜ | Έχοντας αριθμό φορολογικού μητρώου (φυσικού προσώπου ή εταιρείας) |
| ✅ Εγγραφή HĐĐT στην CQT | Εγγραφή για χρήση HĐĐT στην αρμόδια Φορολογική Διεύθυνση |
| ✅ Ψηφιακή υπογραφή (Token/USB) | Χρησιμοποιείται για ηλεκτρονική υπογραφή στο τιμολόγιο |
| ✅ Λογαριασμός GTG CRM | Εγγραφή στο gtgcrm.com |
Βήμα 1: Ρύθμιση Στοιχείων Εταιρείας
Συνδεθείτε στο GTG CRM → Ρυθμίσεις → Στοιχεία εταιρείας:
```
Όνομα εταιρείας: ABC Ltd.
ΑΦΜ: 0123456789
Διεύθυνση: 123 Nguyễn Văn A, Quận 1, TP.HCM
Τηλέφωνο: 028 1234 5678
Email: info@abc.com.vn
Εκπρόσωπος: Nguyễn Văn A
```
Βήμα 2: Ρύθμιση Προτύπου Τιμολογίου
Μεταβείτε στο Διαχείριση Τιμολογίων → Ρυθμίσεις προτύπου:
- Επιλέξτε τύπο τιμολογίου:
- Τιμολόγιο ΦΠΑ (συντελεστής 5%, 8%, 10%)
- Τιμολόγιο πώλησης (χωρίς ΦΠΑ)
- Επιλέξτε πρότυπο εμφάνισης:
- Λογότυπο εταιρείας
- Στοιχεία υποσέλιδου
- Προεπιλεγμένες σημειώσεις
- Ρύθμιση αναγνωριστικού τιμολογίου:
- Αναγνωριστικό προτύπου: 1C24TAA (παράδειγμα)
- Το σύστημα δημιουργεί αυτόματα διαδοχικούς αριθμούς τιμολογίων
Βήμα 3: Χειροκίνητη Έκδοση Τιμολογίου
Μέθοδος 1: Δημιουργία νέου τιμολογίου
- Μεταβείτε στο Τιμολόγια → Δημιουργία νέου
- Εισάγετε στοιχεία αγοραστή:
- Όνομα εταιρείας / φυσικού προσώπου
- ΑΦΜ (αν πρόκειται για εταιρεία)
- Διεύθυνση
- Προσθήκη προϊόντων/υπηρεσιών:
- Όνομα εμπορεύματος
- Μονάδα μέτρησης
- Ποσότητα
- Τιμή μονάδας
- Συντελεστής ΦΠΑ (0%, 5%, 8%, 10%)
- Ελέγξτε το συνολικό ποσό
- Κάντε κλικ στο "Υπογραφή & Έκδοση Τιμολογίου"
- Υπογράψτε ψηφιακά με token/USB
- Το τιμολόγιο αποστέλλεται στην CQT (αν το HĐĐT έχει κωδικό) και αποστέλλεται στον πελάτη μέσω email
Μέθοδος 2: Έκδοση τιμολογίου από παραγγελία
- Μεταβείτε στο Παραγγελίες → επιλέξτε την ολοκληρωμένη παραγγελία
- Κάντε κλικ στο "Έκδοση Τιμολογίου"
- Το σύστημα συμπληρώνει αυτόματα στοιχεία από την παραγγελία:
- Στοιχεία αγοραστή (από το CRM)
- Λίστα προϊόντων (από την παραγγελία)
- Συνολικό ποσό
- Ελέγξτε → Υπογραφή & Έκδοση
Βήμα 4: Αυτοματοποιημένη Έκδοση Τιμολογίων (Automation)
Ρυθμίστε την αυτοματοποίηση ώστε το σύστημα να εκδίδει HĐĐT αυτόματα:
```
Ενέργεια ενεργοποίησης: Η παραγγελία αλλάζει κατάσταση σε "Ολοκληρώθηκε"
↓
Ενέργεια 1: Δημιουργία ηλεκτρονικού τιμολογίου (πληροφορίες από παραγγελία)
↓
Ενέργεια 2: Αυτόματη ψηφιακή υπογραφή (αν υπάρχει πιστοποιητικό HSM)
↓
Ενέργεια 3: Αποστολή στην CQT
↓
Ενέργεια 4: Αποστολή email στον πελάτη (με συνημμένο PDF του τιμολογίου)
```
Σημείωση: Η αυτόματη ψηφιακή υπογραφή απαιτεί πιστοποιητικό HSM (Hardware Security Module) — διαφορετικό από τα συνηθισμένα USB token. Επικοινωνήστε με τον πάροχο πιστοποιητικών για αναβάθμιση.
Βήμα 5: Μαζική Εξαγωγή Τιμολογίων
Όταν χρειάζεται να εξάγετε πολλά τιμολόγια ταυτόχρονα:
- Μεταβείτε στις Παραγγελίες → επιλέξτε πολλές παραγγελίες (επιλέξτε τα checkbox)
- Κάντε κλικ στο "Μαζική Εξαγωγή Τιμολογίων"
- Το σύστημα θα δημιουργήσει τιμολόγια για όλες τις επιλεγμένες παραγγελίες
- Αναθεωρήστε τη λίστα των τιμολογίων
- Υπογράψτε & Εξάγετε όλα
Βήμα 6: Επεξεργασία Σφαλμάτων
Τιμολόγιο με λανθασμένο όνομα/διεύθυνση (χωρίς λάθος ΑΦΜ και ποσό):
- Μεταβείτε στο τιμολόγιο που χρειάζεται διόρθωση
- Επιλέξτε "Αναφορά σφάλματος"
- Το σύστημα θα στείλει ειδοποίηση στην CQT
- Δεν χρειάζεται να εκδώσετε νέο τιμολόγιο
Τιμολόγιο με λάθος ΑΦΜ, ποσό, συντελεστή φόρου:
- Μεταβείτε στο τιμολόγιο που χρειάζεται διόρθωση
- Επιλέξτε "Έκδοση αντικαταστατικού τιμολογίου" ή "Έκδοση διορθωτικού τιμολογίου"
- Εισάγετε τις σωστές πληροφορίες
- Υπογράψτε & Εκδώστε το νέο τιμολόγιο
- Το παλιό τιμολόγιο θα επισημανθεί ως "Αντικαταστάθηκε/Διορθώθηκε"
Ακύρωση τιμολογίου:
- Επιλέξτε το τιμολόγιο → "Ακύρωση τιμολογίου"
- Εισάγετε τον λόγο ακύρωσης
- Το σύστημα θα στείλει ειδοποίηση ακύρωσης στην CQT
Βήμα 7: Αναφορές & Διαχείριση
Το Dashboard τιμολογίων παρέχει:
- Συνολικός αριθμός εκδοθέντων τιμολογίων (ανά ημέρα/μήνα/έτος)
- Συνολικά έσοδα από τιμολόγια
- Τιμολόγια ανά κατάσταση (εκδοθέντα, ακυρωθέντα, διορθωθέντα)
- Εξαγωγή σε Excel/PDF για αποστολή στον λογιστή
Συμπέρασμα ###
Η έκδοση ηλεκτρονικών τιμολογίων με το GTG CRM έχει σχεδιαστεί για να απλοποιεί ολόκληρη τη διαδικασία: από τη ρύθμιση των εταιρικών στοιχείων, τη δημιουργία τιμολογίων, την ψηφιακή υπογραφή, την αποστολή στην εφορία μέχρι τη μετέπειτα διαχείριση και αναζήτηση. Χάρη στη δυνατότητα άμεσης σύνδεσης με παραγγελίες, προϊόντα και δεδομένα πελατών, μπορείτε να δημιουργείτε τιμολόγια γρήγορα, μειώνοντας τη χειροκίνητη εισαγωγή δεδομένων και περιορίζοντας τα σφάλματα.
Σε συνδυασμό με την αυτοματοποίηση, οι επιχειρήσεις μπορούν να ρυθμίσουν αυτοματοποιημένες διαδικασίες: παραγγελία ολοκληρώθηκε → δημιουργία τιμολογίου → ψηφιακή υπογραφή → αποστολή στον πελάτη. Αυτό εξοικονομεί χρόνο, διασφαλίζει τη συμμόρφωση με τους κανονισμούς και καθιστά τη διαχείριση των τιμολογίων πιο σαφή και ελεγχόμενη στην καθημερινή επιχειρηματική λειτουργία.
FAQ
Ε: Πόσα credits χρειάζομαι για να εκδώσω 1 τιμολόγιο;
Α: Το κόστος έκδοσης ηλεκτρονικού τιμολογίου εξαρτάται από το πρόγραμμα χρήσης. Με το βασικό πακέτο (199K/μήνα, 80.000 credits), μπορείτε να εκδώσετε χιλιάδες τιμολόγια/μήνα.
Ε: Υποστηρίζονται τιμολόγια σε ξένο νόμισμα;
Α: Ναι. Το GTG CRM υποστηρίζει την έκδοση τιμολογίων σε VND και ξένο νόμισμα (USD, EUR...) με ισοτιμία.
Ε: Τι συμβαίνει αν χαθεί η σύνδεση στο internet;
Α: Τα ηλεκτρονικά τιμολόγια απαιτούν σύνδεση στο internet για αποστολή στην CQT. Μπορείτε να δημιουργήσετε πρόχειρα τιμολόγια (draft) όταν είστε εκτός σύνδεσης, και στη συνέχεια να τα υπογράψετε & εκδώσετε όταν αποκτήσετε σύνδεση στο internet.
Ε: Πώς λαμβάνουν οι πελάτες τα τιμολόγια;
Α: Μέσω email (με συνημμένο PDF) ή μέσω online αναζήτησης χρησιμοποιώντας τον κωδικό αναζήτησης στο τιμολόγιο.
