Κανονισμοί για Ηλεκτρονικά Τιμολόγια για Ατομικές Επιχειρήσεις

Από την 1η Ιουλίου 2022, σύμφωνα με τις διατάξεις του Διατάγματος 123/2020/ND-CP και της Εγκυκλίου 78/2021/TT-BTC, οι ατομικές επιχειρήσεις και οι ατομικές επιχειρήσεις που εφαρμόζουν τη μέθοδο δήλωσης φόρου υποχρεούνται να μεταβούν σε ηλεκτρονικά τιμολόγια. Αυτό δεν είναι μόνο νομική απαίτηση, αλλά και ένα σημαντικό βήμα στη διαδικασία εκσυγχρονισμού των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων.

Για να διασφαλιστεί η συμμόρφωση με τους κανονισμούς και να αποφευχθούν νομικοί κίνδυνοι, οι ιδιοκτήτες ατομικών επιχειρήσεων πρέπει να κατανοήσουν τους κανόνες που σχετίζονται με την έκδοση, χρήση και διαχείριση ηλεκτρονικών τιμολογίων. Αυτό το άρθρο θα διευκρινίσει τα βασικά σημεία που θα σας βοηθήσουν να εκτελέσετε τη διαδικασία τιμολόγησης με ακρίβεια και αποτελεσματικότητα.

Έννοια του Ηλεκτρονικού Τιμολογίου

Σύμφωνα με το Άρθρο 3 του Διατάγματος 123/2020/ND-CP, το ηλεκτρονικό τιμολόγιο νοείται ως ηλεκτρονικό έγγραφο που δημιουργείται από τον πωλητή αγαθών ή υπηρεσιών μέσω ηλεκτρονικών μέσων, με σκοπό την καταγραφή πληροφοριών εμπορικών συναλλαγών σύμφωνα με τους νόμους λογιστικής και φορολογίας. Αυτό το τιμολόγιο μπορεί να δημιουργηθεί από ταμειακές μηχανές που συνδέονται απευθείας με το σύστημα της φορολογικής αρχής.

Τα ηλεκτρονικά τιμολόγια χωρίζονται σε δύο κύριους τύπους. Ο πρώτος τύπος είναι ένα τιμολόγιο με κωδικό της φορολογικής αρχής, ο οποίος χορηγείται πριν αποσταλεί στον αγοραστή. Αυτός ο κωδικός περιλαμβάνει έναν μοναδικό αριθμό συναλλαγής και μια αλυσίδα κωδικοποιημένων χαρακτήρων που βασίζεται στις πληροφορίες του πωλητή. Ο δεύτερος τύπος είναι ένα τιμολόγιο χωρίς κωδικό της φορολογικής αρχής, το οποίο εκδίδεται από τον οργανισμό και αποστέλλεται απευθείας στον πελάτη χωρίς προηγούμενη επικύρωση από τη φορολογική αρχή.

Τρεις Περιπτώσεις Υποχρεωτικής Χρήσης Ηλεκτρονικού Τιμολογίου

Σύμφωνα με την Εγκύκλιο 78/2021/TT-BTC, οι ατομικές επιχειρήσεις και οι ατομικές επιχειρήσεις πρέπει να χρησιμοποιούν ηλεκτρονικά τιμολόγια σε τρεις συγκεκριμένες καταστάσεις.

Η πρώτη περίπτωση αφορά ατομικές επιχειρήσεις και άτομα που πληρώνουν φόρους με τη μέθοδο δήλωσης. Αυτή η ομάδα υποκειμένων έχει την υποχρέωση να χρησιμοποιεί ηλεκτρονικά τιμολόγια τακτικά στις επιχειρηματικές τους δραστηριότητες.

Η δεύτερη περίπτωση αφορά ατομικές επιχειρήσεις που πληρώνουν φόρους με τη μέθοδο εκτίμησης. Όταν υπάρχει ανάγκη έκδοσης τιμολογίου, θα τους χορηγείται ηλεκτρονικό τιμολόγιο με κωδικό από τη φορολογική αρχή για κάθε συναλλαγή.

Η τρίτη περίπτωση είναι για ατομικές επιχειρήσεις που δηλώνουν φόρους ανά συναλλαγή. Παρόμοια με τη δεύτερη ομάδα, εάν υπάρχει αίτημα για χρήση τιμολογίου, η φορολογική αρχή θα εκδίδει ηλεκτρονικά τιμολόγια για κάθε συγκεκριμένη συναλλαγή.

Σημεία που Χρειάζονται Προσοχή κατά τη Χρήση Ηλεκτρονικών Τιμολογίων

Υποκείμενα που Έχουν Δικαίωμα Λήψης Ηλεκτρονικού Τιμολογίου ανά Συναλλαγή

Οι ατομικές επιχειρήσεις που πληρώνουν φόρους με εκτίμηση λαμβάνουν υποστήριξη από τη φορολογική αρχή για τη χορήγηση τιμολογίων με κωδικό ανά συναλλαγή, όταν υπάρχει ανάγκη. Άτομα που δεν δραστηριοποιούνται συχνά και δεν έχουν σταθερή έδρα, πληρώνοντας φόρους ανά συναλλαγή, ανήκουν επίσης σε αυτή την κατηγορία.

Επιπλέον, ορισμένες ειδικές περιπτώσεις λαμβάνουν επίσης τιμολόγια ανά συναλλαγή. Για παράδειγμα, οι ατομικές επιχειρήσεις που έχουν διακόψει τη λειτουργία τους αλλά δεν έχουν ολοκληρώσει τη διαδικασία διακοπής του φορολογικού τους αριθμού μπορούν ακόμη να ζητήσουν τιμολόγια για την εκκαθάριση περιουσιακών στοιχείων. Οι ατομικές επιχειρήσεις που έχουν προσωρινά διακόψει τις εργασίες τους αλλά χρειάζεται να ολοκληρώσουν συμβάσεις που έχουν ήδη υπογράψει, λαμβάνουν παρόμοια υποστήριξη. Η περίπτωση επιβολής αναγκαστικής διακοπής χρήσης τιμολογίων περιλαμβάνεται επίσης σε αυτή τη λίστα.

Δωρεάν Υπηρεσία Ηλεκτρονικού Τιμολογίου

Σύμφωνα με την Παράγραφο 1 του Άρθρου 14 του Διατάγματος 123/2020/ND-CP, οι μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις, οι συνεταιρισμοί, οι ατομικές επιχειρήσεις και τα άτομα στις περιοχές με δύσκολες ή ιδιαίτερα δύσκολες κοινωνικοοικονομικές συνθήκες απαλλάσσονται από το κόστος της υπηρεσίας ηλεκτρονικού τιμολογίου με κωδικό για 12 μήνες από την έναρξη χρήσης. Η λίστα των προνομιούχων περιοχών ορίζεται στο Διάταγμα 118/2015/ND-CP.

Οι υποκείμενοι που δεν εμπίπτουν στην απαλλαγή θα πρέπει να πληρώσουν το κόστος της υπηρεσίας σύμφωνα με τη σύμβαση που έχουν υπογράψει με τον πάροχο υπηρεσιών ηλεκτρονικού τιμολογίου.

Περιπτώσεις που Πρέπει να Διακοπεί η Χρήση Ηλεκτρονικού Τιμολογίου

Η παράγραφος 1 του άρθρου 16 του Διατάγματος 123/2020/ND-CP απαριθμεί τις περιπτώσεις υποχρεωτικής διακοπής χρήσης ηλεκτρονικών τιμολογίων με κωδικό.

Όταν μια ατομική επιχείρηση λήξει την ισχύ του φορολογικού της κωδικού ή η φορολογική αρχή την επαληθεύσει ως ανενεργή στην εγγεγραμμένη διεύθυνσή της, η χρήση τιμολογίων θα διακοπεί. Η περίπτωση που μια ατομική επιχείρηση ενημερώνει ενεργά για την προσωρινή αναστολή των δραστηριοτήτων της στην αρμόδια αρχή οδηγεί επίσης στη διακοπή της χρήσης ηλεκτρονικών τιμολογίων.

Σοβαρές παραβάσεις επιφέρουν παρόμοιες συνέπειες. Εάν μια ατομική επιχείρηση χρησιμοποιεί τιμολόγια για την πώληση λαθραίων, απαγορευμένων, πλαστών προϊόντων ή προϊόντων που παραβιάζουν δικαιώματα πνευματικής ιδιοκτησίας, οι αρμόδιες αρχές θα το εντοπίσουν και θα ενημερώσουν τη φορολογική αρχή για τη xử lý. Η πράξη έκδοσης πλαστών τιμολογίων για ιδιοποίηση χρημάτων είναι επίσης λόγος για διακοπή της χρήσης ηλεκτρονικών τιμολογίων.

Επιπλέον, όταν η φορολογική αρχή ειδοποιήσει για τη διακοπή χρήσης τιμολογίων για την επιβολή μέτρων αναγκαστικής είσπραξης φορολογικών χρεών, ή όταν η αρμόδια αρχή εγγραφής επιχειρήσεων ζητήσει την προσωρινή αναστολή των δραστηριοτήτων σε κλάδους με όρους λόγω μη τήρησης προτύπων, η ατομική επιχείρηση πρέπει επίσης να διακόψει τη χρήση ηλεκτρονικών τιμολογίων.

Ποια Φορολογική Αρχή Εκδίδει Τιμολόγια Κατά Περίπτωση;

Το σημείο γ της παραγράφου 2 του άρθρου 13 του Διατάγματος 123/2020/NĐ-CP καθορίζει σαφώς τον τόπο υποβολής των αιτήσεων για έκδοση τιμολογίων.

Για ατομικές επιχειρήσεις και φυσικά πρόσωπα που ασκούν επιχειρηματική δραστηριότητα με σταθερή έδρα, η αίτηση θα υποβληθεί στη Διεύθυνση Φορολογικής Επιθεώρησης που διαχειρίζεται την περιοχή όπου ασκείται η επιχειρηματική δραστηριότητα. Αντίθετα, οι ατομικές επιχειρήσεις και τα φυσικά πρόσωπα χωρίς σταθερή έδρα θα υποβάλουν την αίτηση στη Διεύθυνση Φορολογικής Επιθεώρησης της κατοικίας τους ή της έδρας της επιχείρησής τους.

Διαδρομή Μετάβασης Από Φόρο Κατ' Εκτίμηση Σε Δήλωση

Από το 2026, η φορολογική αρχή θα εφαρμόσει μια διαδρομή μετάβασης των ατομικών επιχειρήσεων από τη μέθοδο πληρωμής φόρου κατ' εκτίμηση στη μέθοδο δήλωσης. Αυτό απαιτεί από τις ατομικές επιχειρήσεις να εκπληρώνουν πλήρως εργασίες όπως η τήρηση βιβλίων, η έκδοση και αποστολή ηλεκτρονικών τιμολογίων, η δήλωση και η πληρωμή φόρων online σύμφωνα με τους κανονισμούς, αντί απλώς να πληρώνουν φόρο κατ' εκτίμηση όπως παλαιότερα.

Για να υποστηριχθούν οι μικρές ατομικές επιχειρήσεις στην προσαρμογή τους στους νέους κανονισμούς χωρίς να χρειάζεται να προσλάβουν λογιστή ή να κάνουν περίπλοκες χειροκίνητες εργασίες, έχουν αναπτυχθεί πολλές ολοκληρωμένες λύσεις ψηφιακού μετασχηματισμού, οι οποίες ενσωματώνουν λειτουργίες διαχείρισης πωλήσεων, δήλωσης φόρων, πληρωμής φόρων, έκδοσης ηλεκτρονικών τιμολογίων και διαχείρισης λογιστικών βιβλίων σε μια ενιαία πλατφόρμα.

Συμπέρασμα

Η χρήση ηλεκτρονικών τιμολογίων έχει καταστεί υποχρεωτική για τις ατομικές επιχειρήσεις και τα φυσικά πρόσωπα που ασκούν επιχειρηματική δραστηριότητα και πληρώνουν φόρους με τη μέθοδο δήλωσης. Η πλήρης κατανόηση των κανονισμών σχετικά με τα ηλεκτρονικά τιμολόγια, από την έννοια, τους υπόχρεους εφαρμογής, έως τις περιπτώσεις έκδοσης τιμολογίων και τις καταστάσεις όπου πρέπει να διακοπεί η χρήση, είναι απαραίτητη ώστε όλοι οι ιδιοκτήτες ατομικών επιχειρήσεων να μπορούν να διεξάγουν τις επιχειρηματικές τους δραστηριότητες με διαφάνεια και συμμόρφωση προς τους νόμους.

Ιδιαίτερα, στο πλαίσιο της μετάβασης από τον φόρο κατ' εκτίμηση στη δήλωση, η απόκτηση κατάλληλων εργαλείων για τη διαχείριση βιβλίων, τη δήλωση φόρων και την έκδοση ηλεκτρονικών τιμολογίων καθίσταται πιο κρίσιμη από ποτέ. Το GTG CRM προσφέρει μια λειτουργία αυτόματης έκδοσης ηλεκτρονικών τιμολογίων, βοηθώντας τις ατομικές επιχειρήσεις να εκδίδουν εύκολα νόμιμα τιμολόγια, να στέλνουν δεδομένα στη φορολογική αρχή σύμφωνα με τους κανονισμούς, ενώ παράλληλα υποστηρίζει τον έλεγχο και την ανίχνευση σφαλμάτων σε τιμολόγια εισερχομένων. Ως αποτέλεσμα, οι ιδιοκτήτες όχι μόνο εξοικονομούν χρόνο, αλλά διασφαλίζουν και την ακρίβεια στις λογιστικές εργασίες και την πλήρη συμμόρφωση με όλες τις διαδικασίες που απαιτεί η φορολογική αρχή.