Από την Πρώτη Ύλη στο Τελικό Προϊόν — Γνωρίστε Ακριβώς το Κόστος, Τιμολογήστε Χωρίς Εικασίες

Bạn đang gặp vấn đề này?

Anh Hùng có một xưởng bánh nhỏ ở Bình Dương, làm bánh giao cho các quán cà phê. Đơn hàng về đều, doanh thu tháng nhìn thì đẹp, nhưng cuối năm tính lại anh không hiểu vì sao tiền không dư ra như kỳ vọng. Nguyên liệu anh mua ghi trong một cuốn sổ, công của hai người thợ tính lương theo tháng, tiền điện lò nướng thì "gộp chung chi phí". Khi khách hỏi báo giá loại bánh mới, anh định giá theo cảm tính — cộng đại nguyên liệu rồi nhân đôi. Có loại lãi tốt, có loại làm càng nhiều càng lỗ, mà anh không biết loại nào là loại nào.

Đây là nỗi đau chung của mọi cơ sở tự sản xuất: không biết một sản phẩm thực sự tốn bao nhiêu để làm ra, nên mọi quyết định về giá bán, khuyến mãi, nhận đơn sỉ đều như đánh cược. Và khi đơn dồn về, anh còn một nỗi lo thứ hai: không biết chắc có kịp giao hàng hay không, vì giữa ca không ai nói được mẻ nào đang nướng, mẻ nào còn chờ.

Điều bạn thực sự muốn đạt được

Anh Hùng không cần một "phần mềm sản xuất" phức tạp. Anh cần một câu trả lời rõ ràng cho từng sản phẩm: làm ra một cái tốn bao nhiêu tiền nguyên liệu, bao nhiêu tiền công, bao nhiêu tiền máy móc — và tổng cộng là bao nhiêu. Từ đó anh định giá bán có lãi chắc chắn, biết loại nào nên đẩy mạnh và loại nào nên bỏ. Anh cũng muốn nhìn một cái là biết hôm nay xưởng làm được đến đâu để hứa ngày giao cho khách mà không phải đoán. Và anh muốn tất cả các con số này tự chảy vào báo cáo lãi lỗ, không phải ngồi cộng tay mỗi cuối tháng.

Cách GTG CRM giúp bạn làm điều đó

GTG CRM kết hợp các tính năng thành một quy trình sản xuất khép kín, ngay trên hệ thống bạn dùng để bán hàng, quản lý kho và làm kế toán:

1. Khai báo công thức một lần (BOM) — với mỗi loại bánh, khai báo định mức nguyên liệu (bột, đường, bơ… kèm % hao hụt) và các công đoạn (trộn, nướng, hoàn thiện ở tổ nào, mất bao lâu). Ai làm cũng ra đúng định mức, đúng chi phí.
2. Thiết lập đơn giá nhân công và chi phí chung cho từng tổ — khai báo một lần, mọi lệnh sản xuất sau đó tự tính đúng phần công thợ và chi phí máy móc, không còn "ước chừng".
3. Lập lệnh sản xuất, hệ thống tự tính giá vốn — chọn sản phẩm, công thức, số lượng; khi hoàn thành, hệ thống tính giá vốn đơn vị = (nguyên liệu + nhân công + chi phí chung) ÷ số lượng làm được. Anh Hùng nhìn thấy con số thực tế cho từng loại bánh.
4. Giá vốn tự ghi vào sổ kế toán (COGM) — thành phẩm nhập kho đúng theo giá vốn đó và bút toán được ghi thẳng vào sổ cái, nên báo cáo lãi lỗ chính xác, không còn thành phẩm "0 đồng".
5. Hoạch định mua và sản xuất (MRP) — hệ thống đối chiếu tồn kho với đơn hàng đã đặt và định mức tồn kho, gợi ý cần mua thêm nguyên liệu gì và cần sản xuất thêm bao nhiêu — để không đang làm thì hết bột, cũng không ôm tồn kho chết vốn.

Khi đơn dồn về, anh Hùng còn muốn biết có kịp giao hàng hay không — và giờ anh đã có câu trả lời. Với biểu đồ lập lịch (Gantt), các mẻ được xếp theo công suất lò và số thợ, cả thời gian chuyển đổi giữa hai loại bánh cũng được tính vào, nên anh hứa ngày giao sát với thực tế thay vì đoán. Bấm Hôm nay / 3 ngày / Tuần là thấy ngay giai đoạn muốn xem.

Και μέσα στη βάρδια, δεν χρειάζεται πια να τρέχετε στο εργαστήριο για να ρωτάτε. Σε μια οθόνη αφής τοποθετημένη σε κάθε ομάδα, ο τεχνίτης ανοίγει τις εργασίες της ομάδας του, πατά Έναρξη, όταν τελειώσει πατά Ολοκληρώθηκε και καταχωρίζει την ποσότητα που παρήχθη και την ποσότητα των ελαττωματικών επιτόπου. Τα δεδομένα μπαίνουν στο σύστημα αμέσως και περνούν κατευθείαν στο κόστος πωλήσεων. Μια μεγάλη οθόνη στον τοίχο (πίνακας andon) σας δείχνει ολόκληρο το εργοστάσιο με μία ματιά: ποια ομάδα δουλεύει, ποια είναι ελεύθερη, πού υπάρχει εμπλοκή, και τη συνολική παραγωγικότητα. Αν τελειώσει το αλεύρι ή παρουσιαστεί βλάβη στον φούρνο, ο τεχνίτης πατά ένα κουμπί και σας ειδοποιεί αμέσως.

Καθώς το εργοστάσιο μεγαλώνει, το ίδιο σύνολο λειτουργιών σας βοηθά και να ανιχνεύετε την προέλευση: αντιστοιχίζετε αριθμό παρτίδας σε κάθε παρτίδα παραγωγής, ώστε όταν ένας πελάτης αναφέρει πρόβλημα ποιότητας, να εντοπίζετε ακριβώς την παρτίδα πρώτης ύλης που χρησιμοποιήθηκε (γενεαλογία) μέσα σε λίγα λεπτά. Επίσης, λαμβάνετε ειδοποιήσεις λήξης ώστε να μην αφήνετε πρώτες ύλες ή τελικά προϊόντα να πάνε χαμένα. Οι σύμβουλοι προτείνουν επίσης ασφαλή επίπεδα αποθέματος και την ποσότητα που χρειάζεται να παραχθεί, με εύκολα κατανοητή γλώσσα. Γνωρίζετε το κόστος πωλήσεων, τηρείτε τις προθεσμίες, διαχειρίζεστε το εργοστάσιο σε πραγματικό χρόνο και ανιχνεύετε τις παρτίδες, όλα σε ένα σημείο.

Δείτε όλες τις λειτουργίες στο άρθρο Διαχείριση Παραγωγής, ή ακολουθήστε τον οδηγό ρύθμισης της παραγωγής βήμα προς βήμα για να δημιουργήσετε τη BOM, να προγραμματίσετε και να λειτουργήσετε το εργοστάσιο.

Τα αποτελέσματα που θα έχετε

• Τιμολόγηση πώλησης με βάση: γνωρίζετε ακριβώς το κόστος πωλήσεως κάθε προϊόντος, και η τιμολόγηση εξασφαλίζει κέρδος αντί για διπλασιασμό με βάση την εκτίμηση.
• Μάθετε ποια προϊόντα αποφέρουν κέρδος και ποια ζημιά: βλέπετε το πραγματικό κόστος πωλήσεων και αποφασίζετε να προωθήσετε τα προϊόντα με κέρδος και να σταματήσετε τα προϊόντα που προκαλούν σιωπηλά ζημιά.
• Ακριβείς αναφορές κερδών και ζημιών: το κόστος πωλήσεων μεταφέρεται απευθείας στο λογιστικό βιβλίο, χωρίς χειροκίνητους υπολογισμούς και χωρίς αναντιστοιχίες δεδομένων μεταξύ των προγραμμάτων.
• Χωρίς ελλείψεις πρώτων υλών και χωρίς δεσμευμένο απόθεμα: ο προγραμματισμός με βάση τις παραγγελίες πελατών και τα επίπεδα αποθέματος βοηθά να αγοράζετε σωστά, να παράγετε σωστά και στο σωστό χρόνο.
• Έγκαιρη εκτέλεση παραγγελιών και παρακολούθηση του εργοστασίου σε πραγματικό χρόνο: προγραμματισμός Gantt με βάση τη δυναμικότητα, ώστε να δίνετε σωστές ημερομηνίες παράδοσης· η οθόνη του εργοστασίου και ο πίνακας andon δείχνουν άμεσα σε ποιο σημείο βρίσκεται η γραμμή παραγωγής και ποιος σταθμός έχει εμπλοκή.
• Ανίχνευση προέλευσης: ανίχνευση παρτίδων και ειδοποιήσεις λήξης για γρήγορη διαχείριση προβλημάτων ποιότητας και για να μην μένουν προϊόντα πέραν της ημερομηνίας λήξης.
• Ένα μόνο σύστημα: πωλήσεις, αποθήκη, λογιστήριο και παραγωγή μιλούν με τα ίδια δεδομένα.

Συχνές ερωτήσεις

Το εργοστάσιό μου είναι μικρό, με λίγα προϊόντα. Χρειάζεται τόση πολυπλοκότητα; Ακριβώς επειδή είναι μικρό χρειάζεται να γνωρίζετε το πραγματικό κόστος πωλήσεων. Ένα μικρό λάθος σε κάθε προϊόν, πολλαπλασιασμένο με την παραγωγή, σημαίνει μεγάλη ζημιά. Χρειάζεται μόνο να καταχωρίσετε τη συνταγή μία φορά για κάθε προϊόν, και μπορείτε να ενεργοποιήσετε την οθόνη εργοστασίου σε πραγματικό χρόνο αφού εξοικειωθείτε με τη διαδικασία.

Καταγράφω τις συνταγές στο Excel. Η μεταφορά είναι δύσκολη; Όχι. Σύρετε το αρχείο Excel/CSV σας μέσα, και η τεχνητή νοημοσύνη αντιστοιχίζει αυτόματα τις στήλες ώστε να τις ελέγξετε και να τις εισαγάγετε. Η μεταφορά γίνεται γρήγορα.

Το κόστος πωλήσεων μπαίνει αυτόματα στις οικονομικές αναφορές; Ναι. Όταν ολοκληρωθεί η εντολή παραγωγής, η εγγραφή κόστους τελικών προϊόντων καταχωρίζεται στο γενικό λογιστικό βιβλίο, οπότε η αναφορά κερδών και ζημιών αποδίδει σωστά τα στοιχεία, με βάση τις πραγματικές ποσότητες κάθε σταδίου.

Οι εργάτες στο εργοστάσιο πρέπει να χρησιμοποιούν υπολογιστή; Όχι. Χρειάζεται μόνο ένα tablet με οθόνη αφής σε κάθε ομάδα: ο εργάτης αγγίζει για να ξεκινήσει, να ολοκληρώσει και να καταχωρίσει τα στοιχεία, όπως ακριβώς όταν χρησιμοποιεί ένα κινητό τηλέφωνο.

Τι γίνεται αν παράγω για απόθεμα και ταυτόχρονα για παραγγελίες πελατών; Και τα δύο. Παράγετε για πώληση από το απόθεμα ή δημιουργείτε εντολή παραγωγής απευθείας από μια παραγγελία πώλησης για το υπόλοιπο που λείπει.