Διαχείριση Εργασιών 2.0 — Ανάλυση Εργασιών, Αυτόματη Παρακολούθηση Προόδου, Άμεση Παροχή Ανατροφοδότησης για τις Εργασίες και Ανάλυση Εργασιών Μεμονωμένα

Εισαγωγή χαρακτηριστικών

Μια εργασία σπάνια είναι απλώς μια γραμμή "εκκρεμοτήτων". Η "Προετοιμασία για την κυκλοφορία προϊόντος" είναι στην πραγματικότητα δέκα μικρότερες εργασίες. Η "Κλείσιμο της συμφωνίας με τον πελάτη Α" περιλαμβάνει την κλήση, την αποστολή προσφορών και τον προγραμματισμό της υπογραφής. Με μια επίπεδη λίστα υποχρεώσεων, είτε στριμώχνετε τα πάντα σε μία γραμμή και ξεχνάτε από πού το αφήσατε, είτε δημιουργείτε δεκάδες ασύνδετες εργασίες χωρίς σαφή σκοπό. Η επικοινωνία είναι διάσπαρτη σε συνομιλίες και email, και όταν το αφεντικό σας ρωτάει "ποιος χειρίζεται την περισσότερη δουλειά;", απλώς μαντεύετε.

Αυτό τελειώνει σήμερα.

Η Διαχείριση Εργασιών 2.0 συγκεντρώνει τα πάντα σε ένα μέρος : κάθε εργασία μπορεί να χωριστεί σε υποεργασίες δύο επιπέδων με αυτόματη συσσώρευση προόδου, περιλαμβάνει λίστες ελέγχου , σχόλια και υπενθυμίσεις (@mention) για τους συναδέλφους απευθείας μέσα στην εργασία , μπορεί να συνδεθεί με Προσφορές, Προϊόντα, Παραγγελίες, Τιμολόγια και διαθέτει μια καρτέλα Analytics που δείχνει το φόρτο εργασίας κάθε ατόμου. Η λίστα είναι επανασχεδιασμένη, με χρωματική κωδικοποίηση ανάλογα με την κατάσταση και την προθεσμία , ώστε να μπορείτε εύκολα να δείτε ποιες εργασίες πρόκειται να εκκρεμήσουν.

Τα προβλήματα που αντιμετωπίζουν οι επιχειρήσεις

Μια επίπεδη λίστα υποχρεώσεων που δεν μπορεί να αναλυθεί — Οι μεγάλες εργασίες παρατίθενται ως μία αόριστη γραμμή, διευκολύνοντας την παραμέληση λεπτομερειών.

Άγνωστο πόσο μεγάλο μέρος μιας σημαντικής εργασίας έχει ολοκληρωθεί — Οι αναφορές προόδου βασίζονται στη διαίσθηση, ο προϊστάμενος δεν έχει κατανόηση της πραγματικότητας.

Καμία εργασία δεν πλησιάζει ή δεν έχει παρέλθει η προθεσμία της — Η απομνημόνευση των προθεσμιών διευκολύνει την παράλειψη εργασιών χωρίς να το συνειδητοποιήσετε.

Η επικοινωνία που σχετίζεται με την εργασία είναι διάσπαρτη μέσω συνομιλίας/ηλεκτρονικού ταχυδρομείου — Οι πληροφορίες χάνονται και οι εμπλεκόμενοι δεν ειδοποιούνται.

Δεν είναι σαφές ποιος αναλαμβάνει υπερβολική δουλειά — Άνιση κατανομή, οι άνθρωποι είναι υπερφορτωμένοι και η διοίκηση δεν το προσέχει.

Η Διαχείριση Εργασιών 2.0 μετατρέπει τις εργασίες σε ένα δομημένο δέντρο εργασιών, με ειδοποιήσεις προθεσμιών με χρωματική κωδικοποίηση, χώρο επικοινωνίας και διαφανείς μετρήσεις—όλα άρρηκτα συνδεδεμένα με τα επιχειρηματικά σας δεδομένα.

Ανταύγειες

1. Υπο-εργασίες σε δύο επίπεδα + η πρόοδος συσσωρεύεται αυτόματα.

• Ανάλυση εργασιών : χωρίστε μια μεγάλη εργασία σε μικρότερες υποεργασίες (έως δύο επίπεδα), καθεμία με το δικό της υπεύθυνο, προθεσμία και κατάσταση.
• Αυτόματη παρακολούθηση προόδου : μόλις ολοκληρωθούν οι δευτερεύουσες εργασίες, η πρόοδος της γονικής εργασίας αθροίζεται αυτόματα — δεν χρειάζεται να ενημερώσετε χειροκίνητα το ποσοστό.
• Μπορείτε να καταλάβετε πόσο έχει απομείνει απλώς κοιτάζοντας : η γραμμή προόδου δείχνει αμέσως πόσο έχει προχωρήσει το μεγάλο έργο.

2. Λίστα ελέγχου κατά τη δημιουργία μιας εργασίας.

• Ξεκινήστε με μια σαφή αρχή : προσθέστε μια λίστα ελέγχου βημάτων αμέσως μόλις δημιουργήσετε την εργασία, ώστε να μην χρειάζεται να επιστρέψετε και να τα προσθέσετε αργότερα.
• Κανένα βήμα δεν παραλείπεται : όλα όσα πρέπει να γίνουν είναι οργανωμένα σε ένα μέρος, συμβάλλοντας στην πρόοδο.

3. Ολοκληρώθηκε λόγω τυποποίησης του συστήματος.

• Αξιόπιστος χρόνος ολοκλήρωσης : η κατάσταση και ο χρόνος ολοκλήρωσης καταγράφονται από τον διακομιστή και δεν λαμβάνονται από το ρολόι του προσωπικού υπολογιστή — συνεπή δεδομένα για σύγκριση και αναφορά.

4. Σύνδεσμος προς Προσφορές, Προϊόντα, Παραγγελίες, Τιμολόγια + Activity 360

• Σχετική σύνδεση αντικειμένων : συσχετίστε την εργασία με μια Συμφωνία, Προϊόν, Παραγγελία ή Τιμολόγιο για να κατανοήσετε ποια ευκαιρία/παραγγελία εξυπηρετεί.
• Δραστηριότητα 360 : μια εύχρηστη χρονογραμμή που δείχνει όλα όσα συμβαίνουν γύρω από μια εργασία — ποιος κάνει τι και πότε.
• Εύκολη παρακολούθηση : από μια συμφωνία ή παραγγελία, μπορείτε να δείτε αμέσως τις σχετικές εργασίες και την κατάστασή τους.

5. Ανασχεδιασμένη λίστα — χρωματικά κωδικοποιημένη κατά κατάσταση & προθεσμία + πίνακας "Σήμερα"

• Τα χρώματα υποδεικνύουν την κατάσταση : Εκκρεμής εργασία, Σε εξέλιξη, Ολοκληρώθηκε, Ακυρώθηκε - κάθε κατάσταση έχει έναν διακριτικό, ευανάγνωστο τόνο.
• Οι προειδοποιήσεις για προθεσμίες εμφανίζονται απευθείας στη γραμμή : οι επερχόμενες προθεσμίες επισημαίνονται με πορτοκαλί, οι εκπρόθεσμες προθεσμίες επισημαίνονται με κόκκινο — κοιτάζοντας τη λίστα, μπορείτε να καταλάβετε ποια πρέπει να αντιμετωπιστεί πρώτα.
• Ο πίνακας "Σήμερα" στο επάνω μέρος της σελίδας περιλαμβάνει προφιλτραρισμένες επιλογές όπως "Ληξιπρόθεσμη · Οφειλόμενη σήμερα · Σύντομα Οφειλόμενη · Υψηλής Προτεραιότητας · Οι εργασίες μου". Κάνοντας κλικ σε αυτόν, θα μεταφερθείτε απευθείας στη φιλτραρισμένη λίστα.

💡 Χρειάζεστε ένα ιεραρχημένο σχέδιο για την ημέρα; Κάντε κλικ στην επιλογή "Προτάσεις Τεχνητής Νοημοσύνης" για να κανονίσει ο βοηθός τη σειρά των εργασιών για εσάς (η λειτουργία χρησιμοποιεί μονάδες).

6. Σχολιάστε θέματα που σχετίζονται με την εργασία + αναφέρετε (@mention) τους συμπαίκτες σας.

• Η επικοινωνία θα πρέπει να επικεντρώνεται άμεσα στην εκάστοτε εργασία : όλες οι συζητήσεις θα πρέπει να λαμβάνουν χώρα παράλληλα με την ίδια την εργασία και όχι να καταλήγουν σε συνομιλία/email.
• Αναφέρετε το όνομα ενός συμπαίκτη (@mention) : πληκτρολογήστε @ και επιλέξτε έναν συμπαίκτη. Το όνομα που αναφέρεται θα εμφανίζεται με έντονο μπλε χρώμα και το άτομο αυτό θα λάβει αμέσως μια ειδοποίηση στην εφαρμογή .
• Προσθέστε διευθύνσεις email όταν χρειάζεται : ενεργοποιήστε την επιλογή αποστολής υπενθυμίσεων μέσω email, ώστε να συμπεριληφθούν ακόμη και όσοι είναι εκτός σύνδεσης.

7. Πίνακας ανάλυσης θέσεων εργασίας — φόρτος εργασίας ανά άτομο

• Άμεση επισκόπηση : συνολικές εργασίες, σε εξέλιξη, ολοκληρωμένες, εκπρόθεσμες, ποσοστό ολοκλήρωσης και ποσοστό έγκαιρης παράδοσης — με συγκρίσεις με την προηγούμενη περίοδο.
• Φόρτος εργασίας ανά άτομο : το διάγραμμα δείχνει ποιος είναι υπερφορτωμένος με εργασία και ποιος έχει ελεύθερο χρόνο — ανακατανείμετε τις εργασίες ανάλογα.
• Κάντε κλικ σε ένα άτομο : δείτε λεπτομερώς τι κάνει αυτό το άτομο σε διάφορες εργασίες.

8. Κριτές & Δημοσιογράφοι — τώρα υποστηρίζει πολλαπλούς κριτικούς, με Ώρα Έναρξης & Σχετικά Άτομα

• Πολλαπλοί αξιολογητές : Αναθέστε έναν ή περισσότερους αξιολογητές σε μια εργασία που απαιτεί πολλαπλά βήματα έγκρισης.
• Αναφορέας : το άτομο που δημιουργεί/παρακολουθεί την εργασία για να παρακολουθεί το τελικό αποτέλεσμα.
• Ώρα έναρξης και ενδιαφερόμενοι : Ορίστε ένα σημείο εκκίνησης και προσθέστε μια λίστα ενδιαφερόμενων μερών , ώστε να μπορούν να παρακολουθούν την πρόοδο.

9. Επισύναψη από τη Βιβλιοθήκη και εισαγωγή εσωτερικών συνδέσμων

• Επισύναψη από τη Βιβλιοθήκη πολυμέσων : επιλέξτε υπάρχοντα αρχεία/εικόνες από ολόκληρο τον χώρο εργασίας, χωρίς να χρειάζεται να τα ανεβάσετε ξανά από τον υπολογιστή σας.
• Εισαγωγή εσωτερικών συνδέσμων : επισυνάψτε γρήγορα συνδέσμους στον ιστότοπό σας, τη σελίδα προορισμού ή την ανάρτηση στον χώρο εργασίας σας—δεν χρειάζεται να επικολλήσετε χειροκίνητα διευθύνσεις URL.

10. Αυτοματοποιήστε εργασίες — αναθέστε εργασίες, αλλάξτε την κατάσταση, ολοκληρώστε, στείλτε υπενθυμίσεις μέσω email.

• Αυτοανάθεση : μια διαδικασία αυτόματης δημιουργίας/ανάθεσης εργασιών στα κατάλληλα άτομα όταν προκύπτει ένα συμβάν (μετάβαση συμφωνίας, νέα παραγγελία κ.λπ.).
• Ειδοποίηση Αλλαγής Κατάστασης/Ολοκλήρωσης : Ειδοποιεί αυτόματα τα ενδιαφερόμενα μέρη όταν προκύπτει αλλαγή κατάστασης ή ολοκλήρωση.
• Αποστολή email σε αναφορές : Ενεργοποιήστε αυτήν τη λειτουργία, ώστε τα άτομα που αναφέρονται στην @αναφορά να λαμβάνουν επιπλέον email — ενεργοποιήστε/απενεργοποιήστε την στην καρτέλα Αυτοματοποίηση της Εργασίας.
• Αυτά τα σενάρια βρίσκονται στο Αποθετήριο Αυτοματισμού (ανατρέξτε στο άρθρο Αυτοματισμού).

Οφέλη για τις επιχειρήσεις

Υποεργασίες + αυτόματη παρακολούθηση προόδου — Οι κύριες εργασίες είναι σαφώς διαχωρισμένες, η πρόοδος είναι διαφανής, δεν απαιτούνται χειροκίνητες ενημερώσεις.

Λίστες υποχρεώσεων με χρωματική κωδικοποίηση + Πίνακας "Σήμερα" — Δείτε άμεσα τις επερχόμενες/εκπρόθεσμες εργασίες, ξεκινήστε την εργάσιμη ημέρα σας κανονικά.

Σχόλιο + αναφορά (@mention) — Διατηρήστε την ανταλλαγή συνοπτική, ενημερώστε το σωστό άτομο — χωρίς παραπληροφόρηση

Ανάλυση ατομικής απόδοσης — Εντοπίστε ποιος είναι υπερφορτωμένος και αναδιανείμετε τους πόρους άμεσα.

Πολλαπλοί Ελεγκτές/Αναφορείς — Σαφείς αρμοδιότητες, πολλαπλά βήματα έγκρισης όταν χρειάζεται.

Συνημμένο από τη Βιβλιοθήκη + εσωτερικός σύνδεσμος — Επαναχρησιμοποιήστε τους πόρους του χώρου εργασίας, μην εγκαταλείπετε το σύστημα.

Επισύναψη Προσφορών/Προϊόντων/Παραγγελιών/Τιμολογίων + Δραστηριότητα 360 — Όλες οι εργασίες συνδέονται με επιχειρηματικά δεδομένα, καθιστώντας τις εύκολα ανιχνεύσιμες.

Αυτοματοποιήστε εργασίες — Τέλος στις εργασίες που χάνονται, μειώστε τις μη αυτόματες υπενθυμίσεις.

Για ποιον είναι κατάλληλο;

• Η ομάδα πωλήσεων διαχειρίζεται πολλές εργασίες σχετικά με κάθε συμφωνία (κλήσεις, προσφορές, υπογραφή ραντεβού).
• Η ομάδα λειτουργιών/έργου πρέπει να αναλύει τις μεγάλες εργασίες σε μικρότερες, να επικοινωνεί άμεσα κατά τη διάρκεια της εργασίας και να παρακολουθεί στενά την πρόοδο.
• Οι διευθυντές πρέπει να βλέπουν το φόρτο εργασίας για κάθε άτομο και να αναφέρουν την ακριβή πρόοδο αντί να ρωτούν κάθε άτομο ξεχωριστά.

Πώς μπορώ να ξεκινήσω;

Μεταβείτε στο CRM → Εργασίες , δημιουργήστε μια εργασία, προσθέστε λίστες ελέγχου και δευτερεύουσες εργασίες, συνδέστε την με τη σχετική Συμφωνία/Παραγγελία και, στη συνέχεια, δοκιμάστε να σχολιάσετε αναφέροντας έναν συμπαίκτη και ανοίξτε την καρτέλα Ανάλυση . Ανατρέξτε στον οδηγό βήμα προς βήμα της Διαχείρισης Εργασιών 2.0 που θα ακολουθήσετε και ανατρέξτε στην ενότητα Αυτοματοποίηση για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο αυτόματης εκτέλεσης εργασιών.

Δοκιμάστε το δωρεάν — δεν απαιτείται πιστωτική κάρτα.

→ Ξεκινήστε με το GTG CRM δωρεάν