Tienes un archivo de clientes antiguos en Excel, de unos cientos o incluso miles de filas, acumulado a lo largo de varios años de ventas. A fin de año quieres enviar una promoción. Antes de hacer clic en enviar, intenta responder una pregunta: de todos ellos, ¿quién aceptó recibir ofertas tuyas, dónde lo aceptó, cuándo, y dónde está la prueba? El archivo solo tiene nombre, teléfono y correo electrónico. La columna que responde esa pregunta no existe.
En Vietnam, la normativa sobre publicidad por correo electrónico y SMS (Decreto 91/2020/NĐ-CP) exige que el anunciante envíe mensajes solo si el destinatario ya dio su consentimiento previo, y que pueda demostrarlo si se lo piden. Que una dirección de correo figure en tu lista de clientes no equivale a un consentimiento. Puedes recordar qué clientes se registraron en la web y cuáles dejaron su tarjeta en una feria, pero cuando hay que señalarlo, la memoria no sirve como prueba. (Esta es una descripción general, no asesoramiento legal.)
GTG CRM retiene la promoción hasta que alguien registre el consentimiento
En Vietnam, la promoción de fin de año solo llega a las personas cuyo consentimiento ha sido registrado. Cuando alguien pregunte «¿este cliente aceptó cuándo, dónde y dónde está la prueba?», abrirás el contacto y verás la respuesta en una sola pantalla, en lugar de buscar de nuevo en el archivo de Excel.
Si tu empresa está en un país que exige consentimiento previo (en este artículo, Vietnam), GTG CRM no envía correos de marketing, SMS ni mensajes de chat a un contacto hasta que alguien de tu empresa registre que ese contacto dio su consentimiento. No tienes que acordarte de activar nada ni vigilar cada envío: la verificación se ejecuta antes de cada mensaje de marketing, desde las campañas de correo hasta los flujos de la sección Automatización.
Declaras tres datos y marcas una frase de confirmación:
- ¿Dónde aceptaron recibir tu promoción?: formulario en el sitio web, en persona, formulario impreso, correo de respuesta, en un evento, llamada telefónica u otro medio.
- La prueba que guardas y dónde la guardas, por ejemplo «Exportación de la lista de registros del formulario, guardada en Google Drive».
- Fecha en la que dieron su consentimiento o anterior: el día en que aceptaron. No puede ser una fecha futura.
La frase de confirmación es: Mi empresa conserva este consentimiento y puede presentarlo cuando se le solicite.
GTG CRM guarda esta declaración a nombre de la persona que la registró, junto con la fecha y hora del registro. GTG CRM no almacena una copia de tu prueba ni la verifica: la prueba sigue en el lugar donde la guardaste. Por eso, marca la frase de confirmación solo si realmente la tienes.
Tres formas de registrar, según cuántos clientes tengas
Un cliente: directamente en la página de contacto
Ve a Ventas y CRM → Contactos, abre un cliente y desplázate hasta el final de la pestaña Resumen, hasta la sección Consentimiento para marketing. Si el cliente aún no tiene un registro, aparecerá Consentimiento no registrado junto al botón Registrar consentimiento. Completa los tres campos, marca la frase de confirmación y guarda. La sección cambiará a Consentimiento registrado, con el nombre de quien lo registró, la fecha del registro, el lugar donde aceptó y la prueba. La pestaña Actividad del cliente tendrá una línea nueva que deja constancia de esta acción.
Una lista completa: seleccionar y registrar de una sola vez
En la lista de contactos, abre el filtro Consentimiento para recibir marketing y elige Sin registrar para ver quién todavía no tiene registro. La columna Consentimiento para recibir marketing también te muestra el estado de cada persona. Selecciona a los contactos que realmente han dado su consentimiento y haz clic en Registrar consentimiento. La ventana muestra cuántos contactos seleccionaste antes de guardar y luego informa el resultado: cuántas personas recibieron un registro, cuántas se mantuvieron sin cambios porque ya tenían un registro previo y cuántas se omitieron porque rechazaron recibir comunicaciones.
Al importar un archivo: una casilla
En el paso Revisar de la pantalla Importar datos hay un recuadro Consentimiento para recibir marketing de este archivo (opcional) con la casilla Todas las personas de este archivo han aceptado recibir las ofertas de mi empresa. Marca esta casilla, completa los tres datos como se indicó antes, y todos los contactos importados tendrán un registro de consentimiento a tu nombre. Si no la marcas, la lista se importa igualmente, solo que los contactos quedan en estado Consentimiento no registrado.
Si asignas una columna del archivo (por ejemplo, la columna "Consentimiento") a un campo de consentimiento, GTG CRM tampoco usará esa columna para registrar el consentimiento: la columna se omite y la pantalla final indica cuál es. Las columnas que no se asignan no se importan. La pantalla final también muestra Consentimiento registrado para N de M contactos; el resto corresponde a personas que rechazaron recibir comunicaciones, que ya tenían un registro o que no se importaron.
Antes de enviar una campaña de email, sabes quién tiene registro de consentimiento y quién no
En Vietnam, cada oferta solo llega a las personas cuyo consentimiento se ha registrado, y en las campañas de email puedes ver cuántas personas quedan retenidas justo antes de hacer clic en enviar, sin tener que esperar a terminar el envío para descubrirlo.
Al enviar una campaña de email, el paso Configuración te informa de antemano: Contactos omitidos por no tener consentimiento registrado: 1 de 2, con el mensaje "Registra primero su consentimiento, si lo tienes, y se incluirán" y el enlace Registrar consentimiento, que abre la ventana de registro para las personas que seleccionaste. El botón Enviar no se bloquea: las demás personas siguen recibiendo el email.
Cada contacto retenido tiene una entrada en la pestaña Actividad. El propietario de la cuenta recibe una notificación diaria indicando que hay una oferta no enviada, solo con la fecha, sin incluir los nombres de las personas. Con un flujo de trabajo en Automatización, el paso de envío de email se omite y el historial de ejecución del flujo registra el motivo, sin mostrar un error. Una oferta retenida no se guarda para enviarse más tarde: después de registrar el consentimiento, el siguiente envío llegará a ese contacto, y si la oferta ya venció, tú debes reenviarla manualmente.
Quién puede registrarse y qué no hace GTG CRM
- Solo las personas con permiso para registrar consentimientos pueden hacerlo. Los comerciales sin este permiso siguen viendo el estado del contacto, pero los botones aparecen atenuados y se muestra el mensaje "Pida a un administrador que registre el consentimiento." Ningún proceso automatizado puede registrar un consentimiento: es una decisión humana.
- Quien ha rechazado recibir comunicaciones nunca recibirá emails de marketing de su parte. Ningún registro de consentimiento anula esa solicitud, y en los registros masivos se omite a estas personas.
- Los errores se pueden corregir. Puede Reemplazar el registro con una evidencia más precisa, o Eliminar el registro. El registro anterior permanece en el historial. Eliminar un registro no convierte al contacto en alguien que ha rechazado las comunicaciones: simplemente vuelve a retenerse la oferta para ese contacto.
- GTG CRM no es asesoramiento legal. Los registros son una declaración de su empresa. GTG CRM no verifica las pruebas, y registrar un consentimiento no convierte automáticamente una lista en válida. Si necesita estar seguro de que su lista cumple los requisitos, consulte con su asesor legal.
Empiece por el archivo que ya tiene: impórtelo en GTG CRM, filtre por Sin registrar para ver de inmediato cuántos contactos no tienen registro y, a continuación, registre el consentimiento solo para el grupo que realmente lo ha dado. El resto de la lista seguirá ahí, simplemente no recibirá la oferta hasta que pueda demostrar dónde y cuándo aceptó.
Prueba gratuita — no se requiere tarjeta de crédito.
