Factura electrónica

Introducción a las Funciones

Facturas Electrónicas es una función importante de GTG CRM que ayuda a las empresas a gestionar todas las facturas de entrada y salida de forma centralizada, automática y eficaz.

¿Por Qué Necesita Gestionar Facturas Electrónicas?

En los negocios, hay dos conceptos más importantes:

Concepto	Descripción	Tipo de Factura
Ingresos	Dinero recibido por ventas	Factura de salida (emitida al cliente)
Gastos	Dinero gastado en la compra de mercancías para la venta	Factura de entrada (emitida por el proveedor)

¡GTG CRM le ayuda a emitir facturas y gestionar facturas de forma extremadamente sencilla!

Funciones Destacadas

1. Gestión de Facturas de Entrada

Carga manual de facturas

• Arrastrar y soltar o seleccionar archivos PDF de facturas
• El sistema reconoce y extrae automáticamente la información
• Soporta facturas complejas con varios productos

Recopilación automática por correo electrónico

¡Esta es una función especial de GTG CRM!

• Conecte el correo electrónico de su empresa a GTG CRM
• Active la función "Recopilación automática de facturas"
• El sistema recupera automáticamente las facturas del correo electrónico y las importa al sistema

💡 Beneficio: ¡Ya no necesita descargar facturas manualmente cada mes! Todas las facturas de entrada se recopilan de forma ordenada, y el contable solo necesita descargarlas y elaborar informes fiscales.

Buzones de facturas dedicados (Invoice Mailboxes)

Ahora puede crear buzones de facturas dedicados, completamente separados de los canales de correo electrónico de atención al cliente (mensajería).

• Cree uno o varios buzones dedicados a facturas de entrada (por ejemplo, invoice@company.com, ketoan@company.com)
• Permisos separados: solo las personas autorizadas (contables, gerentes financieros) podrán ver el buzón de facturas; los correos electrónicos comerciales generales no se mezclarán.
• Todas las facturas enviadas a estos buzones se agrupan automáticamente en la lista "Facturas entrantes".
• La lista "Facturas entrantes" puede filtrarse por buzón de origen (source mailbox): sabrá exactamente de qué buzón proviene cada factura, sin confusiones entre diferentes departamentos o sucursales.

💡 Beneficio: Las facturas de entrada ya no se pierden en la bandeja de entrada de atención al cliente. El departamento de contabilidad tiene un "almacén de facturas" separado, limpio y filtrable por origen, lo que acelera considerablemente la conciliación a fin de mes.

2. Emisión de Facturas de Salida (IVA)

GTG CRM se ha asociado con proveedores de facturación electrónica de confianza:

Proveedor	Descripción
S-Invoice (Viettel)	Factura electrónica de Viettel
MISA	Software de contabilidad y facturación electrónica

Creación de facturas sencilla

• Seleccione la plantilla de factura adecuada
• Introduzca la información del comprador (nombre, NIF, dirección)
• Añada productos/servicios con precio unitario, cantidad, tipo impositivo
• Soporta descuentos por producto
• Previsualice en PDF antes de emitir

3. Facturas de Reemplazo

Cuando necesite ajustar una factura emitida (devolución de mercancías por parte del cliente, errores...):

• Cree una factura de reemplazo directamente desde la factura original
• Ajuste la información del producto, cantidad, precio
• El sistema se vincula automáticamente a la factura original

💡 Nota: El reemplazo es solo una forma de gestionar una factura después de ser emitida. Cuando una factura necesita ser cancelada por completo (no solo ajustada), utilice la función Cancelar Factura en la sección siguiente.

4. Cancelación de Facturas Electrónicas

Cuando una factura emitida necesita ser cancelada por completo (emitida al cliente equivocado, error grave, cancelación de pedido...), GTG CRM admite la cancelación de facturas electrónicas directamente en el sistema con ambos proveedores:

Proveedor	Cancelación de Factura
S-Invoice (Viettel)	✅ Cancelación directa a través de API
MISA	✅ Cancelación directa a través de API

• Abra la factura emitida → seleccione "Cancelar Factura" → confirme
• GTG CRM envía la orden de cancelación al proveedor (S-Invoice/MISA) y actualiza el estado de la factura
• Reversión automática de asientos (JE reversal): si la factura ya ha sido registrada en la contabilidad, el sistema crea automáticamente un asiento de reversión: los ingresos, impuestos y deudas pendientes se devuelven a sus saldos correctos, sin necesidad de ajustes manuales por parte del contable.

💡 Beneficio: Cancelar una factura ya no es una operación de "iniciar sesión por separado en el software del proveedor + editar manualmente los libros". Una sola operación en GTG CRM: la factura se cancela según el procedimiento y los libros se concilian automáticamente. (Vea más sobre la contabilidad por partida doble en el conjunto de funciones de Contabilidad de GTG CRM.)

5. Sincronización y Gestión

• Sincronice facturas del proveedor a GTG CRM
• Descargue el PDF de las facturas emitidas
• Edite la información de la factura cuando sea necesario
• Rastree el estado de pago (Pagado / No pagado)

Beneficios para la Empresa

Beneficio	Descripción
Ahorro de tiempo	Recopilación automática de facturas de entrada por correo electrónico
Gestión centralizada	Todas las facturas de entrada/salida en un solo lugar
Conexión con proveedores	Emisión directa de facturas a través de S-Invoice, MISA
Informes sencillos	El contable puede descargar y elaborar informes fiscales fácilmente
Facturas de reemplazo	Procesamiento rápido de ajustes y devoluciones
Cancelación segura de facturas	Cancela facturas S-Invoice/MISA en 1 operación — reversión automática de asientos, conciliación automática de libros
Buzones de facturas dedicados	Agrupa facturas de entrada en un buzón dedicado, con permisos y filtrado por origen
Seguimiento de cuentas por cobrar	Conozca el estado de pago de cada factura

Integración con GTG CRM

Las facturas electrónicas se integran profundamente con otros módulos de GTG CRM:

• Gestión de Clientes (CRM): Vincula facturas con clientes
• Gestión de Pedidos: Emite facturas automáticamente al completar pedidos
• Informes: Estadísticas de ingresos y gastos por factura

Conclusión

Facturas Electrónicas de GTG CRM es una solución integral que ayuda a las empresas a: - ✅ Gestionar facturas de entrada automáticamente (con buzones de facturas dedicados, filtrado por origen) - ✅ Emitir facturas de IVA fácilmente - ✅ Cancelar facturas de forma segura — reversión automática de asientos, conciliación automática de libros - ✅ Ahorrar tiempo al contable - ✅ Cumplir con la normativa fiscal

¡Pruébelo hoy mismo!

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