GreenHouse Interior: Kui õigused on õigesti jaotatud, töötab ettevõte sujuvamalt ja turvalisemalt

Härra Nguyễn Hoàng Long (38-aastane) – asutaja GreenHouse Interior, Väike interjööri disaini- ja ehitusettevõte Hồ Chí Minhi linnas – uskus kunagi, et „lihtsalt andke inimestele volitus ja see läheb kiiremini”. Kuid pärast kolmeaastast tegutsemist mõistis ta, et just see aeglustas tema ettevõtet.

Igal töötajal oli täielik juurdepääs klientide andmetele, projektidele ja pakkumistele. Isegi üks vale liigutus võis kustutada lepinguteabe. Ühel korral kustutas turundustöötaja ekslikult sadade miljonite väärtuses projekti maandumislehe, mis sundis reklaamikampaaniat keskel peatama. „Kui meeskond kasvas, mõistsin, et ei saa loota usaldusele – mul oli vaja kontrollisüsteemi,” jagas härra Long.

Kui juurdepääsukontroll muutub ellujäämise küsimuseks

GreenHouse'is osaleb igas interjööri projektis tavaliselt kolm meeskonda: turundus vastutab klientide leidmise eest, müük nõustab ja koostab pakkumisi ning tehniline meeskond vastutab elluviimise eest. Kuid kuna kõik töötavad ühisel ühifailil, ei teadnud keegi, kes mida muutis või kustutas. „Üks inimene muutis materjalide hinda, teine ei teadnud sellest midagi ja kliendile saadetud pakkumine oli vale. Iga selline viga maksis mainet,” rääkis ta.

Lisaks, kuna puudusid õigustasemed, said uued töötajad endiselt juurdepääsu vanade klientide andmetele, kopeerides nimekirju ja viies neid mujale. GreenHouse hakkas siseusaldust kaotama – ja sel hetkel pöördus härra Long GTG CRM.

Lahendus: Juurdepääsutasemete kontroll – selged õigused, selged kohustused

Kohe pärast juurutamist aitas GTG CRM härra Longil ettevõtte volituste jaotamise viisi täielikult ümber korraldada.

Ta valis kolm vaikimisi õiguste rühma:

• Administrator talle ja osakonnajuhile, kellel on täielik juurdepääs süsteemile.
• Marketing Manager turundusosakonnale, kellel on lubatud ainult kampaaniate, maandumislehtede ja postituste loomine ja redigeerimine.
• Sales Staff müügimeeskonnale, kellel on lubatud ainult kontaktide vaatamine ja värskendamine, mitte turundusandmete redigeerimine.

Seejärel kasutas härra Long Custom Roles iga üksikisiku jaoks täiendavaks kohandamiseks. Näiteks oli disainimeeskonna juhil lubatud vaadata ainult oma vastutusalasse kuuluvate projektide kliendiandmeid; klienditeeninduse töötajatel oli lubatud ainult e-kirju saata ja sõnumitele vastata, mitte vaadata pakkumisi.

„Alguses kartsin, et liiga range volituste jaotus aeglustab tööd,” jagas ta. „Aga tegelikkus oli hoopis vastupidine. Kui igaüks tegi ainult oma osa tööst, töötlemiskiirus kasvas, vastutus oli selge ja enam ei tekkinud vaidlusi.”

Suletud protsess – turvalised andmed

Tänu Access Level Control, GreenHouse'i kliendi- ja projektiandmeid kontrollitakse rangelt. Igal toimingul on logi, kes, millal ja mida muutis.

Eksimused nagu „kustutatud ekslikult”, „üle kirjutatud”, „vale värskendus” on peaaegu kadunud.

Turundusosakond saab nüüd keskenduda vaid reklaamide loomisele ja tõhususe jälgimisele, samal ajal kui müügiosakond tegeleb ainult klientide teenindamise ja lepingute sõlmimisega. Ka kuuaruanded muutuvad täpsemaks, kuna andmed ei lähe enam kattuma.

Kui väikeettevõte tegutseb nagu suurkorporatsioon

Varem arvas härra Long, et funktsioonide delegeerimine on vajalik ainult suurtele ettevõtetele. Kuid pärast mõnekuulist GTG CRM-i kasutamist mõistis ta, et see ongi alus, millele väikeettevõte saab jätkusuutlikult kasvada.

„Meil on vaid 15 inimest, kuid tänu GTG CRM-ile töötab kõik sujuvalt nagu 50-inimese meeskonnal. Keegi ei tee teise tööd ära ja mul ei ole enam vaja muretseda andmete kadumise pärast,” ütles ta.

Lisaks Access Level Controlile kasutas härra Long ka CRM Module kontaktide haldamiseks, Invoices projektimaksete jälgimiseks ja Automations et saata klientidele tänukirju pärast üleandmist. Kuid ta rõhutas: „Ilma funktsioonide delegeerimiseta oleksid kõik need teised asjadki kergesti kokku kukkuda.”

Tulemused pärast 4 kuud

Vaid neli kuud pärast uue süsteemi kasutuselevõttu:

• Siseandmetes tehtud töövigade arv vähenes ligi 90%.
• Projekti töötlemise kiirus kasvas 40% tänu kattuvate õiguste puudumisele.
• Uued töötajad kohanesid kiiremini tänu selgelt määratletud rollidele ja vastutusaladele.
• Ettevõte tegutseb läbipaistvalt, kliendiandmed on absoluutselt kaitstud.

Järeldus

Access Level Control mis kuulub GTG CRM-ile, ei ole lihtsalt üks funktsioon, vaid „selgroog”, mis aitab GreenHouse Interioril tegutseda organiseeritumalt, turvalisemalt ja professionaalsemalt.

Tänu õigele funktsioonide delegeerimisele ei pea härra Long enam muretsema „kes mida teeb”, vaid saab keskenduda kõige tähtsamale: teenusearendusele ja kliendikogemusele.

„Varem juhtisin inimesi. Nüüd aitab mind süsteem juhtida põhimõtetega – ja kõik tunnevad end mugavamalt.”

— Nguyễn Hoàng Long, GreenHouse Interiori direktor