Funktsiooni tutvustus
Kuu lõpus lepitades märkad, et kontorielekter on ekslikult kirjendatud kontoritarvete kontole. Kirje on juba raamatupidamisse kantud. Kui selle kustutada, kaob jälg; kui üle kirjutada, ei tea hilisem lugeja, mis täpselt muudeti ja miks. Ja kui sina ise selle kirje tegid, ei pruugi keegi seda enne sisselaskmist uuesti üle vaadata.
GTG CRM-is läheb käsitsi tehtud raamatupidamiskanne esmalt heakskiitjale ja alles siis kantakse see raamatutesse (vaikimisi teine inimene). Raamatutesse kantud kannet saab pöördkandega tagasi võtta või parandada uue kande abil, samal ajal kui algne kanne jääb alles. Saad teha neli asja:
- Pöörata või parandada raamatutesse kantud kannet: algset kirjet ei kustutata ega kirjutata üle.
- Saatmine heakskiitjale: vaikimisi kantakse kanne raamatutesse alles pärast seda, kui teine inimene on selle heaks kiitnud.
- Käsitsi kande tegemine: täidad ise kuupäeva, dokumendi numbri, põhjuse ning deebet- ja kreeditread.
- Perioodi algsaldode import failist: vana pearaamatu saldofail (CSV või Excel), kontrollid üle ja saadad kinnitamiseks. Ainult kuupäeval 01/01, üks kord iga ettevõtte kohta; täpsed piirangud on allpool.
Perioodi algsaldo: praegused piirangud
- Sisestada saab ainult kuupäeval 01/01: praegu toetab GTG CRM kalendriaasta alusel toimivat majandusaastat. Igal ettevõttel (workspace’il) saab olla ainult üks perioodi algsaldo.
- Ei tohi olla ühtegi raamatutesse kantud kannet enne algsaldo kuupäeva; kui on, keeldub GTG CRM siis, kui vajutad Saada kinnitamiseks.
- Perioodi keskele saldot veel sisestada ei saa. Keset aastat alustav ettevõte sisestab aasta algsaldo ning kannab selle aasta algusest tänaseni tekkinud tehingud läbi arvete, ostuarvete ja pangaväljavõtete vaadete.
- Saada on võimalik nõuete, võlgnevuste, varude ja põhivara saldod raamatupidamisse, kuid neid ei kuvata müügiarvete, ostuarvete, lao ega põhivara registri loendites.
Probleemid, millega ettevõtted silmitsi seisavad
| Vana viis | Tulemus |
|---|---|
| Käsitsi sisestatud kanne, kus sama inimene ka koostab ja kinnitab | Üks vale rida jõuab raamatutesse ilma kellegi teise kontrollita |
| Vale kande parandamine kustutades või üle kirjutades | Ei ole enam näha, kes muutis, millal muutis ega miks |
| Igaüks parandab vigu omamoodi, põhjust kirja panemata | Raske selgitada numbrit, kui selle kohta hiljem küsitakse |
| Aasta algsaldo sisestamine rida-realt vanast raamatust | Lihtne numbriga eksida, lihtne segi ajada punkt ja koma |
GTG CRM koondab koostamise, kinnitamise, pööramise ja parandamise samale Kanded ekraanile.
Peamised omadused
1. Käsitsi kande tegemine: sina kirjutad, süsteem ei täida ette
Mine Finants ja personal ▸ Raamatupidamine ▸ Kanded, vajuta + Uus kanne ja vali Käsitsi kanne. Kande kuupäev, dokumendi kuupäev ja dokumendi number jäetakse tühjaks, süsteem ei täida neid ette. Lehe all olev kokkuvõte näitab Tasakaalus või Ei ole tasakaalus koos vahe summaga ning tasakaalust väljas kannet ei saa saata. Dokumendifaile veel lisada ei saa (märkimiseks on väli Originaaldokument kaasas), ning kanne kirjendatakse ainult pearaamatu valuutas.
- Eelis: põhjus, dokumendi number ja algdokument on kande juures koos, nii et hiljem saab igaüks aru, miks kanne tehti.
2. Vaikimisi kantakse kanne raamatutesse alles pärast seda, kui teine inimene on selle kinnitanud
Klõpsake Esita kinnitamiseks ning mustand liigub vahekaardile Mustandid olekuga Kinnituse ootel. Teine isik, kellel on õigus Kinnitada käsitsi tehtud kandeid, klõpsab Vaata üle, loeb kuupäeva, algdokumenti, põhjendust ning deebeti ja kreediti ridu ühel ekraanil ning valib seejärel kas Kinnita ja kanna pearaamatusse või Keeldu koos põhjendusega, mida koostaja saab lugeda. Vaikimisi ei saa koostaja oma kandeid ise kinnitada: ekraanil kuvatakse „Teie koostasite selle kande. Keegi teine peab selle kinnitama.“ ning süsteem keeldub ka siis, kui seda siiski proovida. Kinnitatud kanne näitab nüüd Koostaja ja Kinnitaja; vahekaart Tegevus näitab, kes mida ja millal tegi.
Üksikisikust ettevõte? Kasutajal, kellel on õigus Hallata tööruumi kasutajaid ja Hallata raamatupidamise seadeid, on võimalik lülitada koostajale enesekinnitamine sisse ja välja aadressil Raamatupidamine ▸ Seaded, jaotises Käsitsi tehtud kannete kinnitamine. Lüliti on vaikimisi välja lülitatud. Kui see sisse lülitada, selgitab kinnitusteade tagajärgi, kinnitamisõigusega kasutajaid teavitatakse, süsteem salvestab sisselülitaja nime ja kuupäeva ning kanne märgistatakse kui Koostaja enda kinnitatud.
Kaks eelseadistatud teadet (kinnitaja ja koostaja jaoks) asuvad Automaatikate varamus ja on väljas, kuni keegi need sisse lülitab; nupu Automaatika kaudu kande ekraanilt jõuate otse sinna.
- Eelis: raamatusse jääb kirja, kes kande koostas, kes selle kinnitas ning kui kinnitusetapp jäetakse vahele, kes selle otsuse tegi ja mis kuupäeval.
3. Pöörake või parandage kinnitatud kanne: originaal jääb alles, kaks kannet on omavahel seotud
Kinnitatud käsitsi tehtud kandel või algsaldol klõpsake Pööra või paranda. Esimene küsimus on Miks te seda teete? ning vastusevariandid on kaks, kummaski pole eelvalikut. Seejärel küsib GTG CRM ainult teie juhtumile kehtivaid küsimusi, sealhulgas parandamise viisi: Ainult erinevuse korrigeerimine (paranduskandele kantakse ainult erinevus) või Kogu kande pööramine ja seejärel õige kande sisestamine; mõlemad variandid valite teie ise.
Vastused on teie omad: GTG CRM salvestab need täpselt nii, nagu te vastasite, ei kontrolli neid, kinnitaja saab neid lugeda ning need ei ole maksu- ega raamatupidamisnõuanne. Vaikimisi vajavad ka pöördkanded, õiged kanded ja paranduskanded kellegi teise kinnitust.
Algset kannet ei muudeta ega kustutata: pärast pööramist saab see märgise On pööratud ning rea On pööranud koos pöördkande numbriga. Kui kogu kanne pööratakse ja seejärel sisestatakse õige kanne, lisandub ka rida On parandatud koos õige kande numbriga; kui korrigeeritakse ainult erinevust, jääb kanne olekusse Kinnitatud ja sisaldab seda rida.
- Eelis: kui keegi küsib, miks mõni number on muutunud, saate avada algse kande ja klõpsata seotud rida, et näha paranduskannet, koostajat, kinnitajat ja põhjust.
ℹ️ Teiste GTG CRM-i osade poolt loodud kandeid (arved, pangatehingud, palgaarvestus, ladu ja mõned muud töövood) ei pöörata sellel ekraanil: ekraan ütleb, millise osa kande see on. Pöördkannet ei saa tagasi pöörata. Kui algsaldo on valesti sisestatud, valige Pööra või paranda, vastake „See kanne on vale” ning sisestage seejärel uuesti. Mõnda parandust GTG CRM veel kinnitada ei saa; sellisel juhul kuvatakse põhjus ja esitamist ei lubata. Näiteks olulise eelmise aasta vea korral kuvatakse ekraanil: „Oluline eelmise aasta viga vajab tagasiulatuvat korrigeerimist, kuid see versioon ei saa seda veel kinnitada. Palun pidage nõu oma raamatupidajaga.”
4. Algsaldo: laadige üles vana pearaamatu fail, kontrollige üle ja esitage kinnitamiseks
Osas + Uus kanneraamatukanne, vali Algsaldod: neli sammu ning kuni viimase sammu Esita kinnitamiseks vajutamiseni ei salvestata veel midagi. Sul on vaja vana raamatu saldofaili (eksport tarkvarast või koostatud käsitsi), millel on veerupealkirjad; ekraanil ei ole kohta, kuhu numbreid otse sisestada. Lohista CSV- või Exceli fail (kuni 5 MB; Excelist loetakse ainult esimene tööleht) siia; veergude järjekord võib olla ükskõik milline ning veerunimed võivad olla nii eesti kui ka inglise keeles, sest järgmises etapis ütled GTG CRM-ile, milline veerg on milline. Fail loetakse kohe brauseris ning midagi ei lahku seadmest enne, kui valid Soovita AI-ga või Esita kinnitamiseks. AI-ga soovitamine kulutab iga faili kohta krediiti (krediitide arv kuvatakse enne vajutamist ekraanil) ja saadab veerunimed ning kuni 8 näidisrida AI-teenusele; AI soovitab ainult veerge ning sina kontrollid iga veergu. Kui valid Kasuta minu vastendust (veergude käsitsi sobitamine), krediiti ei kulutata.
Numbrikirjutusviis (1.234.567,89 või 1,234,567.89) on sinu enda valida ning esimesed read loetakse uuesti ette, et näeksid kohe, kui midagi on valesti. Iga rida sobitatakse sinu kontoplaanis esmalt koodi, seejärel nime järgi; rida, millel on Sobitamata, tuleb sul ise valida — GTG CRM ei arva kontot ära. Algsaldod võtavad vastu ainult varade, kohustuste ja omakapitali kontod ning deebetite kogusumma peab võrduma kreeditite kogusummaga. Pärast kinnitamist algab Bilanss sinu numbritega kahe veeru Algsaldo Deebet ja Algsaldo Kreedit all. Vaikimisi vajavad ka algsaldod teise inimese kinnitust; ülaltoodud piirangud kehtivad ka selle osa kohta.
- Eelis: näed enne kinnitamiseks saatmist numbreid, millega raamat algab, ning ei pea veerunimesid ümber nimetama.
Eelised ettevõttele
| Funktsioon | Praktiline kasu sulle |
|---|---|
| Mustand ja kinnitaja | Kinnitaja näeb kuupäeva, dokumenti, põhjendust ning Deebeti ja Kreeditit ühel ekraanil |
| Lüliti ühe inimese ettevõttele | Isegi ilma eraldi kinnitajata saab kasutada; otsus kinnitusetapi vahelejätmise kohta salvestatakse koos nime ja kuupäevaga |
| Pööramine või parandamine | Algne kirje jääb alles, seotuna uue kannega, koos vastuse ja põhjendusega |
| Algsaldod failist | Kontrolli veerge ja loetud ridu enne kinnitamiseks saatmist |
Kellele see sobib?
- Raamatupidajad ja pearaamatupidajad, kes soovivad, et nende koostatud kanded saaksid kellegi teise poolt üle loetud ning parandamisel jääks algne versioon alles.
- Raamatupidamisteenused, kes vajavad, et iga käsitsi tehtud kanne näitaks selgelt, kes selle koostas, kes kinnitas ja millal.
- Väikeettevõtte omanikud, kes peavad ise raamatuid ning soovivad oma kinnitamiseks eraldi lülitit koos nime ja kuupäevaga.
- Ettevõtted, kes alustavad uut majandusaastat GTG CRM-is ja soovivad importida algsaldod failist, ülaltoodud piirangute piires.
Kuidas alustada?
Minge Finantsid & personal ▸ Raamatupidamine ▸ Kanded ja klõpsake + Uus kanne (üldise raamatupidamise ülevaate leiate artiklist Kahekordne raamatupidamine otse CRM-is); kõigepealt tuleb raamatupidamine sisse lülitada ja ettevõtte kontoplaan rakendada, kui seda pole veel tehtud, näitab ekraan selgelt, mida teha. Tööruumis peab ühel kasutajal olema õigus Loo kanne koostamiseks ja teisel õigus Kinnita käsitsi kanne kinnitamiseks; need määratakse jaotistes Sätted ▸ Juurdepääsutaseme kontroll ja Sätted ▸ Kasutajate haldus (õigus Kinnita kanne ostuarvete jaoks on eraldi õigus). Kas vajate samm-sammult juhendit koos piltidega? Vaadake artiklit Juhend käsitsi kannetele: koostamine, kinnitamine, pöördkanne või muutmine ja artiklit Juhend algsaldode importimiseks CSV- või Excel-failist.
Proovige tasuta — krediitkaarti ei ole vaja.
