Juhend: Ettetellimine Sinu Veebisaidil GTG CRM-iga

Sản phẩm đang hết hàng, nhưng bạn biết một đợt hàng sẽ về sau vài tuần và đã có người hỏi mua. Hướng dẫn này đi qua trọn vòng đó trên website của chính bạn: bật đặt hàng trước cho một sản phẩm, nhận đơn và tiền cọc khi hàng chưa về, xác nhận chuyển khoản, giao cho người mua đang chờ khi hàng về, và xử lý khi có người hủy hoặc không trả nốt phần còn lại. Suốt quá trình, số tồn kho trên hệ thống vẫn đúng.

Dành cho chủ shop hoặc người phụ trách bán hàng đã có website xuất bản trong GTG CRM. Có ba người tham gia: bạn (người thiết lập và giao hàng), người duyệt hoàn tiền do bạn chọn tên (nếu shop chỉ có mình bạn thì chọn chính bạn), và người mua, họ chỉ dùng website của shop, không cần tài khoản vào GTG CRM. Tính năng này dành cho website của shop bạn, không phải nút đặt trước của Shopee hay TikTok.

Sau hướng dẫn này bạn sẽ làm được gì

Bật đặt hàng trước cho một sản phẩm → người mua đặt và thanh toán trên website → bạn xác nhận khoản chuyển khoản đã vào tài khoản → hàng về, bạn kiểm tra trước rồi giao cho người mua đang chờ theo thứ tự → khi có người hủy hoặc không trả phần còn lại, bạn quyết định việc hoàn tiền hoặc giữ tiền cọc theo điều khoản của chính bạn.

Chuẩn bị trước

#	Điều kiện	Vì sao cần
1	Website cửa hàng đã được xuất bản	Người mua đặt hàng trước trên website của bạn. Chưa xuất bản thì công tắc không bật được, và thẻ sẽ có nút Xuất bản website
2	Một hình thức thanh toán trả trước (thanh toán trực tuyến hoặc chuyển khoản)	Đặt hàng trước chỉ nhận tiền trước theo hai cách này, không thu tiền khi giao hàng
3	Một dòng tồn kho của sản phẩm trong một kho, số lượng 0 cũng được	Phí giao hàng của người mua được tính từ kho này
4	Nội dung điều khoản và nội dung hoàn tiền do chính bạn viết (shop ở Việt Nam: điều khoản phải có bằng tiếng Việt)	Hệ thống không điền sẵn chữ nào. Người mua đọc và tích đồng ý đúng nội dung này khi đặt. Với shop ở Việt Nam, công tắc chưa bật được khi chưa có điều khoản tiếng Việt
5	Tên người duyệt hoàn tiền	Khi một đơn đã trả tiền bị hủy, việc hoàn tiền giao cho người này
6	Quyền sửa sản phẩm để thiết lập; quyền ghi nhận thanh toán đơn hàng để xác nhận chuyển khoản	Người chỉ có quyền xem sản phẩm đọc được thẻ nhưng không đổi được gì

Bước 1 — Bật đặt hàng trước cho một sản phẩm

Đặt hàng trước được bật theo từng sản phẩm, mặc định là Tắt. Công tắc chỉ bật được khi bạn đã trả lời hết các mục bắt buộc, vì tiền nhận trước khi giao hàng kéo theo những quyết định mà chỉ chủ shop mới quyết được.

1. Ava Müük ja CRM ▸ Kataloog ▸ Toodekeskus, ava muudetav toode ja vali vahekaart Müügiinfo.
2. Leia kaart Ettetellimine sinu veebilehel. Rea "Sisselülitamiseks tee järgmised punktid (igal real on oma nupp)" all on puuduvate punktide loend. Tee need ükshaaval, igaühe enda nupuga. Punktide nimed võivad veidi erineda, järgi kaardil kuvatavaid ridu. Kaart nõuab praegu: Tingimuste sisu (vaikekeel); Eesti poes lisa rida "Tingimused keeles …" koos keele nimega (vietnami keel), sest lüliti lülitub sisse ainult siis, kui tingimused on vietnamikeelsed; Tagasimakse sisu (vajalik nii täis- kui ka ettemaksu puhul); Kes tagasimakseid kinnitab; Kontrollisin, kuidas enne kauba saatmist laekunud raha arvestatakse (lause, mille kirjutad ise ja mis salvestatakse koos nime ja ajaga); Selle toote käibemaksu otsus (valid ise toote käibemaksu väljal); Ladu, kus see toode asub (laojäägi rida); Sinu veebipood on avaldatud; Üks ettemakse meetod; kaks välja Kogus, mille vastu võtad ja Eeldatavalt alates (igal väljal on eraldi salvestusnupp, vt järgmist sammu).

✅ Oodatav tulemus: iga valmis rida kaob loendist; kui ridu enam pole, saab lüliti sisse lülitada.

1. Määra Kogus, mille vastu võtad (kõik variandid kokku) (kokku ühikuid, mida oled nõus vastu võtma; rohkem ei võta) ja Eeldatavalt alates (eeldatav kauba saabumise kuupäev, näiteks 15.12.2026), iga väli salvestatakse eraldi. Need kaks välja on tegevuste loendis: lüliti ei lähe sisse, kui need puuduvad. Lülita lüliti Sisse ja seejärel määra: Tasustamata tellimuse hoidmine (tundides, maksimum 72) (kui makse jääb tähtaja jooksul tegemata, tühistatakse tellimus automaatselt ja kogus vabaneb teistele ostjatele; süsteem ei luba üle 72 tunni); Maksimum tellimuse kohta; Ostja võib tellimuse tühistada, vali kas Ainult kui võtab ühendust poega (vaikimisi) või Kuni kaup on talle kätte toimetatud.
2. Jaotises Makse vali Tasu täielikult kohe või Ettemakse kohe, ülejäänud hiljem.

✅ Oodatav tulemus: kaardil on lüliti Sees ja sinu just määratud parameetrid. Iga muudatus lisatakse toote tegevuste ajalukku koos tegija nimega.

Kui valid ettemakse, määra selle toote jaoks reegel:

1. Vali Fikseeritud summa või Protsent hinnast koos Minimaalse summaga (valikuline).
2. Määra Ülejäänud makse tähtaeg (päevades, maksimum 7): sisesta ise 1 kuni 7 päeva, vaikimisi päevi ei ole.
3. Kirjuta oma sõnadega Mis juhtub esimese maksega, kui tellimus tühistatakse, vaikimisi tekst puudub. See on tekst, mida ostja näeb enne tellimust.

Ettemaksu valikus peab seadistuse kaart sisaldama kõiki kolme välja (ettemaksureegel, jäägi tasumise päevade arv ja tekst esimese makse kohta), enne kui seda saab sisse lülitada või salvestada. Sisestusvälja all olev automaatne rida aitab sul kontrollida: "Selle toote puhul maksab klient … kohe ja … hiljem." Näide: toote hind on 1 500 000 ₫, fikseeritud ettemaks 300 000 ₫. Siis maksab klient kohe 300 000 ₫ ja hiljem 1 200 000 ₫. Toode maksab 2 000 000 ₫, ettemaks on 15%, miinimum 500 000 ₫. 15% on vaid 300 000 ₫, seega maksab klient kohe 500 000 ₫ (tõstetakse miinimumini) ja hiljem 1 500 000 ₫. Ettemaks ei ületa kunagi hinda: kui fikseeritud summa on suurem kui hind, maksab ostja kohe kogu hinna. Jääk, mille ostja näeb maksmise etapis, on tellimuse tegelik jääk. Pärast kohaletoimetamise viisi valimist sisaldab see juba kohaletoimetamise tasu, seega võib see olla suurem kui selles reas arvutatud summa.

✅ Oodatav tulemus: automaatselt arvutatud rida vastab summale, mida sina arvasid. Kui ei vasta, paranda reegel enne müügi avamist.

💡 Nõuanne: ettemaksureegel ja tagasimakse tekst on need kaks asja, mida ostjad loevad kõige hoolikamalt. Kirjuta need sõnastusena, mida oled valmis klientidele sõnumis otse ütlema, ning tee seejärel katsetellimus, et näha, kuidas nad seda loevad.

2. samm — Vaata, kuidas ostja poe veebilehel ettetellimust näeb

Enne kliendile teatamist astu korraks ostja rolli, et teada saada, mida ta näeb.

1. Ava poe veebilehel toote leht (soovitavalt privaatakna režiimis). Lehel kuvatakse Ettetellimine, eeldatav saabumine alates koos kuupäeva ja hinnaga ning nupp ostukorvi lisamiseks. Lehel ei ole kirjas "Laos otsas" ega näidata kunagi maksimaalset arvu, mille sina vastu võtad. Kui vastuvõetud kogus on täis või sa lülitad ettetellimise välja, muutuvad toote leht ja nimekiri tavaliseks otsas oleva toote vaateks. Ostja, kes on toote juba ostukorvi lisanud, saab tellimise juures teate, et ettetellimise kohad on otsas, koos poe kontaktandmetega.

1. Lisa toode ostukorvi ja mine maksmise lehele. Plokis Ettetellimise tingimused on nupp Loe poe tingimusi (tingimused avanevad kohe lehel), märkeruut Olen lugenud poe tingimusi (kui seda pole märgitud, ei saa tellimust esitada), jaotis Sinu makse (kui palju tasud kohe ja kui palju hiljem) ning Poe tagasimakse reegel (sinu sõnastus 1. sammust sõna-sõnalt). Makstakse ainult veebis või ülekandega, kättetoimetamisel raha ei koguta. Süsteem salvestab versiooni tingimustest, mille ostja tellimisel aktsepteeris.

1. Pärast tellimist näeb ostja tellimuse lehte staatusega Ootab kauba saabumist, eeldatav saabumine alates koos kuupäevaga ning Makstud. Ettemaksuga tellimuse korral lisandub Jääk tasuda hiljem. Tasuda tuleb ilmub alles pärast kauba kättetoimetamist (samm 4). Kui tühistamine on lubatud ainult poega ühendust võttes, kuvatakse lehel Tellimuse tühistamiseks võtke palun ühendust poega.

1. Teie poolel avage Haldus ▸ Kaubandus ▸ Müügitellimused. Uus tellimus on olekus Ettetellimine (kui hiirega peatute, näete teksti "Ootab kaupa. Tarne toimub, kui annate kauba ootavale ostjale.").

1. Avage viimane vahekaart Ettetellimine. Iga toote ja variandi kohta näete Ootel, Makstud (ettemakse loetakse samuti makstuks), Tasumata, Veel tellida ja Laos. Veel tellida on kogus, mida peate veel tarnijalt juurde tellima. Kui soovite selle tabeli alusel tellimust teha, klõpsake nupul Laadi alla .xlsx.

✅ Oodatav tulemus: katsetellimus on vahekaardil Ettetellimine ning toote laojääk ei muutu: olemasolev, reserveeritud ja müüdav kogus jäävad samaks, sest ettetellimused registreeritakse eraldi ega ole laos olev kaup. Tasumata tellimus tühistatakse automaatselt pärast hoiuaja lõppu ning kogus vabaneb teistele ostjatele. See kehtib ka ülekandega tasutud tellimuste kohta: kinnitage rahalaekumine (samm 3) enne hoiuaja lõppu. Kui ostukorvis on nii laost kohe saadav kaup kui ka ettetellimise kaup, jääb see üheks tellimuseks, kuhu lisatakse märkus, et kohe saadav kaup tarnitakse koos ettetellimisega, ning ostja võib ettetellimise rea eemaldada, et saada ülejäänud kaup kohe kätte.

Samm 3 — Ülekande kinnitamine

Ostja, kes maksab ülekandega, maksab shopi pangakontole, mida süsteem ei näe. Seetõttu kinnitate rahalaekumise just teie. Tellimused, mis on makstud maksevärava kaudu, mille kinnitust süsteem näeb, kinnitatakse automaatselt ega vaja midagi klõpsata.

1. Vahekaardil Ettetellimine leidke ostja tasumata rida (näiteks ostja, kes tellis 2 ühikut kogusummas 300 000 ₫) ja klõpsake nupul Kinnita ülekande laekumine.
2. Avage pangarakendus ning jätkake alles siis, kui olete konto saldos rahalaekumise üle veendunud. Dialoogiaken tuletab seda meelde.
3. Täitke Laekunud summa (vaikimisi on see kohe tasumisele kuuluv summa, mis ei tohi ületada tellimuse kogusummat), Kuupäev, mil raha kontole laekus (vaikimisi täna, ei tohi olla tulevane kuupäev) ja Ülekande selgitus (kohustuslik ei ole).
4. Klõpsake nupul Kinnita rahalaekumine.

✅ Oodatav tulemus: tellimus loetakse makstuks (või ettemakse laekunuks) ning on valmis järjekorras tarnimiseks. Kui olete selle makse varem käsitsi kirja pannud, võtab süsteem selle summa arvesse, kuid ei arvesta seda kaks korda. Tellimuse tegevuste loend näitab, kes kinnitas, kui palju raha ja mis kuupäeval.

Samm 4 — Kui kaup on saabunud: eelvaade ja tarne ootavale ostjale

1. Kui ladu on kauba vastu võtnud, näitab süsteem, mitu makstud tellimust ootab seda partiid, koos lingiga Ava ettetellimised. Klõpsa sellele või ava vahekaart Ettetellimine ise uuesti.
2. Toote Eelvaate osa on saadaval juba siis, kui kaup saabub: süsteem loetleb, mis juhtub, aga midagi veel ei muudeta. Järjekord on vanim makstud tellimus enne. Mittemakstud tellimusi ei arvestata kunagi. Kui mõni tellimus on suurem kui alles jäänud kogus, peatub üleandmine just selle tellimuse juures, et keegi ei jääks kogemata vahele; kasutamata kogus jääb alles.
3. Kui see tundub õige, klõpsa Anna ootajatele ostjatele, loe uuesti küsimus "Anna üle {n} ühikut {m} ootavale tellimusele?" ja klõpsa Jah, anna üle.

✅ Oodatav tulemus: tulemus loetakse tellimuse kaupa uuesti läbi: Üle antud, Vahele jäetud: makseta või Peatatud: ületab alles jäänud koguse, koos ühikute arvuga Veel ootel. Tellimused, millel pole veel laokohta, on praegu Vahele jäetud: laokoht puudub (eelvaates: "laokoht valimata, jäetakse vahele"), seetõttu sisesta kaup just sellesse laokohta, kust tellimused kauba võtavad. Kui klõpsata kohe uuesti, ei muutu midagi. Üle antud tellimused lahkuvad Ettetellimisest, varu kogus muutub päriselt ning tellimus liigub edasi nagu iga veebipoe tellimus: sina väljastad laost ja annad selle veofirmale.

Ettemaksutellimuste puhul: pärast üleandmist saab ostja e-kirja, et ülejäänud summa tuleb veel tasuda, ja tellimuse lehel on Maksa ülejäänud summa. Maksetähtaeg on päevade arv, mille valisid sammus 1 (kuni 7 päeva).

Kui kaup ei jõua õigeks ajaks kohale: klõpsa Lükka kuupäev edasi, see avab toote kaardi väljal Oodatav alates; sisesta uus kuupäev ja salvesta see seal, et ootajatele kuupäev muuta. Ostjale teatatakse uuest kuupäevast alles pärast seda, kui kiidad sõnumi heaks jaotises Ülesanded, ja see käib läbi automatiseerimise mallist, mis on vaikimisi välja lülitatud (vaata märkust). Kui mall on välja lülitatud, ei teavita süsteem kedagi automaatselt ja teatad ostjale ise. Uue kuupäeva teatis selgitab ostjale ka, kuidas tellimust tühistada, kui uus kuupäev ei sobi (tühistamisnupp, kui oled lubanud neil ise tühistada sammus 1, muidu võtavad nad ühendust poega), ning meenutab, et poe otsustada on raha tagastamine vastavalt tingimustele, mida nad nõustusid, ja midagi ei tagastata automaatselt.

Samm 5 — Kui ostja tühistab või ei maksa ülejäänud summat

Süsteem ei tagasta raha automaatselt ega hoia ettemakstud summat kinni. See loob ülesande valitud inimesele ning too kirjutab üles oma otsuse. Ostjale saadetud e-kirjas ja ülesande pealkirjas nimetatakse saadud summat esimeseks maksevaliku, olgu see täissumma või ettemakse.

5a. Makstud tellimus tühistatakse. Vaikimisi võtab ostja ühendust poega ning sina klõpsad tellimuse lehel Tühista (üks klõps tühistab, küsimust uuesti ei esitata). Kogus vabastatakse. Kui ostja on maksnud, näeb raha tagastamise kinnitaja jaotises Ülesanded ülesannet nimega "Ettetellimine {tellimuse number}: raha tagastamine ostjale". Selle avamisel on plokk Makstud ettetellimus tühistati, kus on ostja, tellimus, makstud summa ja sinu tagastamise märkus (ainult lugemiseks).

1. Klõpsake Ava tagasimakse toimingu leht.
2. Maksa ostjale tagasi oma kanali kaudu enne (kanna raha tagasi või muul viisil), seejärel klõpsake tellimusel Tagasimakse, et see arvestusse kanda. Tagasimakse GTG CRM-is ainult registreerib tagasimakse arvestuses, see ei kanna raha teie eest üle.
3. Naasge ülesande juurde, märkige Olen tagasimakse teinud ja klõpsake Registreeri minu otsus.

✅ Oodatav tulemus: teie otsus on salvestatud. Kui keegi ei tegele sellega, tõstetakse ülesanne eskaleeritud staatusesse päeval, mis on kirjas otse ülesandel. See ülesanne töötab ka siis, kui te pole kunagi avanud automatiseerimise jaotist.

5b. Ostja tühistab ise. See on võimalik ainult siis, kui valisite sammus 1 Kuni kaup antakse neile üle ja alles pärast seda, kui klõpsasite selle tellimuse puhul sammus 4 nupule Anna ootavale ostjale. Nende tellimuslehel on jaotis Tühista minu ettetellimus, kus teie tagasimakse sisu on vahetult nupu kohal. Link on ühekordselt kasutatav. Pärast tühistamist näevad nad teadet "Teie ettetellimus on tühistatud. Poodi on palutud tagastada teie makstud summa." ning ülaltoodud tagasimakse ülesanne luuakse teile, jätkake nagu punktis 5a.

5c. Ettemaksega tellimus, mille jääk tasumata. Kui teie määratud tähtaeg on möödas ja jääki pole makstud, tühistatakse tellimus automaatselt ja kogus läheb tagasi laovarusse. Tagasimakse kinnitaja saab ülesande Ettetellimus ettemaksuga on tühistatud. Otsustage ettemakse käsitlemine. (kui keegi ei tegele sellega, tõstetakse ülesanne poe omanikule), millel on kaks valikut: Olen tagasimakse teinud või Ei maksa tagasi (minu otsus). Ühtegi valikut ette ei valita. Ülesannete loetelus kannab see ülesanne nimetust "Ettetellimus {tellimuse number}: esimese makse otsus". Ülesandes on sõna-sõnalt näidatud tingimus, mida ostja tellimisel aktsepteeris. Valige üks ja registreerige.

✅ Oodatav tulemus: otsus salvestatakse kui registreerija tehtud, koos ajatempliga. Võrrelge seda tingimusega, mille kirjutasite sammus 1. GTG CRM ei saa öelda, kas raha mittetagastamine on seaduslik: küsige oma nõustajalt, milline kord kehtib teie riigis.

Kiire ülevaade oodatavatest tulemustest

Thao tác	Kết quả bạn sẽ thấy
Mở thẻ khi chưa làm đủ các mục	Danh sách "Để bật, hãy thực hiện các mục sau", công tắc chưa bật được
Hoàn thành mọi mục rồi gạt sang Bật	Hiện các thông số: số lượng nhận, ngày dự kiến, thời gian giữ đơn, số lượng tối đa mỗi đơn, thanh toán, quyền hủy
Nhập thời gian giữ đơn lớn hơn 72	Hệ thống từ chối
Chọn đặt cọc, giá 1.500.000 ₫, cọc cố định 300.000 ₫	"Với sản phẩm này, khách trả 300.000 ₫ ngay và 1.200.000 ₫ sau."
Xem trang sản phẩm trên website	"Đặt trước, dự kiến từ …", không có chữ hết hàng, không có số lượng tối đa
Số lượng nhận đã đầy, hoặc tắt đặt hàng trước	Trang hiển thị như một sản phẩm hết hàng thông thường
Người mua chưa tích ô điều khoản	Nút đặt hàng chưa bấm được
Người mua đặt xong	Đơn ở trạng thái Đặt hàng trước, số tồn kho không đổi
Bấm Xác nhận đã nhận tiền	Đơn được tính là đã thanh toán (hoặc đã nhận cọc); nhật ký ghi lại người, số tiền, ngày
Mở tab Đặt hàng trước khi hàng về	Phần Xem trước liệt kê những việc sẽ xảy ra, chưa thay đổi gì
Bấm Có, giao	Đã giao; Bỏ qua: chưa thanh toán hoặc Dừng: vượt quá số lượng còn lại, kèm Vẫn đang chờ; bấm lại thì không thay đổi gì
Bấm Dời ngày	Ngày dự kiến được đổi; người mua chỉ được thông báo sau khi bạn duyệt tin nhắn trong Nhiệm vụ (mẫu tự động hóa mặc định tắt)
Hủy một đơn đã trả tiền	Nhiệm vụ "Một đơn đặt hàng trước đã thanh toán bị hủy" xuất hiện cho người duyệt hoàn tiền
Đơn cọc quá hạn mà chưa trả phần còn lại	Đơn tự động hủy, nhiệm vụ quyết định tiền cọc xuất hiện

Lưu ý

• Quyền hạn, nói đơn giản: thay đổi thẻ đặt hàng trước cần quyền chỉnh sửa sản phẩm; chỉ xem thẻ cần quyền xem sản phẩm. Nút xác nhận chuyển khoản chỉ hiện với người có quyền ghi nhận thanh toán đơn hàng; người duyệt hoàn tiền cũng cần quyền này để ghi nhận quyết định. Giao hàng và dời ngày cần quyền chỉnh sửa đơn hàng. Một quy trình tự động, một tích hợp hay trợ lý AI không thể xác nhận chuyển khoản: việc tiền đã về hay chưa phải do một người xác nhận.
• Không có gì tự động hoàn tiền hay tự động giữ cọc. Hoàn tiền và giữ cọc đều là quyết định của bạn, và được ghi lại như quyết định của bạn. Hoàn tiền trong GTG CRM chỉ ghi sổ, không chuyển tiền.
• Không thu tiền khi giao hàng. Đặt hàng trước chỉ nhận thanh toán trực tuyến hoặc chuyển khoản.
• Điều khoản, nội dung hoàn tiền, quy tắc cọc, thuế VAT và cách ghi nhận khoản tiền nhận trước đều do bạn quyết định. Hệ thống không điền sẵn, không gợi ý mặc định và không khẳng định điều gì là hợp lệ. Cách hạch toán và nghĩa vụ thuế đối với khoản tiền nhận trước khác nhau tùy từng cửa hàng và từng quốc gia; hãy xác nhận với kế toán của bạn.
• Ngày dự kiến là ước tính của bạn, không phải cam kết của hệ thống. Bạn có thể dời ngày, và người mua chỉ nhận thông báo sau khi bạn duyệt.
• Có ba mẫu tự động hóa tùy chọn (duyệt khi hàng về, nhiệm vụ hoàn tiền, thông báo đổi ngày), mặc định đều tắt; tab Đặt hàng trước có liên kết tới các mẫu này. Nhiệm vụ hoàn tiền và quyết định tiền cọc ở Bước 5 vẫn chạy ngay cả khi tắt hết.
• Hoa hồng giới thiệu: đơn đặt hàng trước còn đang chờ hàng về thì không phát sinh hoa hồng giới thiệu. Xem thêm Chương trình giới thiệu khách hàng.
• Đặt hàng trước chỉ áp dụng cho website do bạn xuất bản. Shopee và TikTok có công tắc đặt trước riêng của họ, đó là việc khác.