Giới Thiệu Tính Năng
Bạn sản xuất hàng để bán — làm bánh, may đồ, pha chế mỹ phẩm, lắp ráp linh kiện — nhưng mỗi cuối tháng vẫn không trả lời được câu hỏi đơn giản nhất: một sản phẩm của tôi tốn hết bao nhiêu tiền để làm ra? Nguyên liệu ghi một chỗ, công thợ tính nhẩm, chi phí máy móc thì "ước chừng". Và ngay lúc này, giữa ca sản xuất, bạn cũng không biết chuyền đang chạy tới đâu, trạm nào đang kẹt, mẻ nào sắp xong.
Từ hôm nay bạn không phải đoán nữa.
GTG CRM có module Quản Lý Sản Xuất đặt ngay trên Kho, Mua hàng và Kế toán bạn đang dùng. Bạn khai công thức sản phẩm (định mức nguyên vật liệu - BOM), lệnh sản xuất tự động tính đúng lượng nguyên liệu cần dùng, trừ kho khi bắt đầu, và tự tính giá vốn thành phẩm = nguyên liệu + nhân công + chi phí sản xuất chung khi hoàn thành. Thành phẩm nhập kho đúng giá đó, và bút toán giá vốn được ghi thẳng vào sổ kế toán — không còn thành phẩm "giá vốn 0 đồng".
Bản cập nhật mới đưa sản xuất ra tận mặt xưởng: lập lịch theo công suất thực bằng biểu đồ Gantt, và một màn hình xưởng thời gian thực (MES) — máy trạm cảm ứng cho thợ vận hành ở từng trạm, cùng một bảng điều hành (andon) treo tường để thấy cả chuyền chỉ trong một cái liếc mắt.
Vấn Đề Mà Doanh Nghiệp Đang Gặp
| Cách làm cũ | Hệ quả |
|---|---|
| Ghi nguyên liệu ra sổ tay, tính công thợ nhẩm trong đầu | Không biết giá vốn thật, định giá bán sai, lời tưởng mà lỗ thật |
| Không biết còn đủ nguyên liệu cho đơn hàng sắp tới hay không | Đang làm thì hết hàng, hoặc ôm tồn kho nguyên liệu chết vốn |
| Thành phẩm nhập kho với "giá vốn 0" vì phần mềm không tính được | Báo cáo lãi lỗ sai, giá vốn hàng bán (COGS) lệch |
| Không biết giữa ca chuyền đang chạy tới đâu, trạm nào kẹt | Trễ đơn mới biết, thợ chờ việc, quản lý phải chạy xuống xưởng hỏi tay |
| Ghi số làm được, số hỏng, giờ chạy ra giấy rồi nhập lại cuối ngày | Số liệu trễ và sai, giá vốn lệch, không truy được trách nhiệm |
| Kho, mua hàng, kế toán, sản xuất nằm ở các phần mềm rời | Nhập liệu nhiều lần, số liệu không khớp nhau |
GTG CRM gộp tất cả về một quy trình: khai công thức → lập lịch → phát lệnh xuống trạm → thợ bấm chạy/hoàn thành ngay tại xưởng → trừ nguyên liệu → tính giá vốn → nhập kho thành phẩm → ghi sổ kế toán — liền một mạch trong cùng hệ thống bạn đang dùng để bán hàng và xuất hóa đơn.
Điểm Nổi Bật
1. Định mức nguyên vật liệu (BOM) nhiều cấp — "công thức" của sản phẩm
- Khai một lần, dùng mãi: liệt kê từng nguyên liệu (số lượng, đơn vị, % hao hụt) và các công đoạn (làm ở tổ nào, thời gian chuẩn bị + thời gian chạy).
- Nhiều cấp: một linh kiện trong công thức có thể tự nó là một bán thành phẩm có công thức riêng — hệ thống bung ra hết các cấp.
- Kích hoạt khi sẵn sàng: giữ nhiều phiên bản công thức, chỉ dùng bản đã kích hoạt.
2. Lệnh sản xuất tự tính nguyên liệu và giá vốn
- Tự bung công thức: chọn sản phẩm, công thức, số lượng — hệ thống tính đúng lượng nguyên liệu và công đoạn cần (kể cả hao hụt).
- Trừ kho khi bắt đầu: nguyên liệu bị trừ khỏi tồn kho khi bạn bấm Start; thiếu nguyên liệu là được cảnh báo ngay.
- Tự tính giá vốn khi hoàn thành: nhập số lượng làm được và thời gian thực tế — hệ thống tính giá vốn đơn vị = (nguyên liệu + nhân công + chi phí chung) ÷ số lượng làm được, thành phẩm nhập kho đúng giá đó.
3. Giá vốn được ghi thẳng vào sổ kế toán (COGM) — tính đúng theo số thực làm
- Không còn thành phẩm 0 đồng: hàng tự sản xuất luôn có cơ sở giá vốn, nên giá vốn hàng bán (COGS) và báo cáo lãi lỗ chính xác.
- Dồn đúng từ mặt xưởng: số lượng làm được, số hỏng và giờ chạy mà thợ ghi nhận ở từng công đoạn được dồn lên đúng thành giá vốn của mẻ — không còn cảnh cuối ngày gõ lại từ giấy nên số bị lệch.
- Bút toán tự động: chi phí sản xuất hoàn thành (COGM) được ghi vào sổ cái tự động, khớp với hệ thống tài khoản của bạn.
- Kế toán và sản xuất là một: không phải đối chiếu thủ công giữa hai phần mềm.
4. Hoạch định mua và sản xuất (MRP) — kể cả theo đơn khách đặt
- Đặt định mức tồn kho (tối thiểu / điểm đặt lại / mục tiêu) cho từng sản phẩm, rồi chạy Hoạch định (MRP): hệ thống so nhu cầu với tồn kho và gợi ý đơn mua (cần mua) và lệnh sản xuất (cần làm).
- Theo đơn bán hàng đang mở: bật "tính cả nhu cầu từ đơn bán" để hoạch định theo đơn khách đã đặt — hệ thống trừ số đã đặt với tồn kho và số đang sản xuất, gợi ý làm đúng phần thiếu.
- Biết vì sao được gợi ý: mỗi gợi ý ghi rõ nguồn (định mức tồn kho, đơn bán, hay cả hai).
5. Sản xuất theo đơn hàng — nối thẳng từ đơn bán
- Từ đơn bán: mở đơn, xem thẻ Kế hoạch sản xuất — nó cho biết đã đặt bao nhiêu, còn bao nhiêu trong kho, đang sản xuất bao nhiêu, còn thiếu bao nhiêu. Bấm "Tạo lệnh sản xuất" cho phần thiếu, lệnh được liên kết thẳng với đơn bán đó.
- Theo dõi tiến độ: dòng kế hoạch trên đơn bán hiện "Đang sản xuất" rồi "Sẵn sàng" khi làm xong; nhắc nhẹ khi giao hàng nếu chưa sản xuất xong (không chặn bạn giao).
6. Kiểm soát chất lượng và chênh lệch chi phí
- Kiểm tra chất lượng: ghi nhận kiểm tra lúc nhập nguyên liệu, trong khi sản xuất, hoặc trên thành phẩm (đạt/không đạt, xử lý: nhận / làm lại / hủy / cách ly). Mở phiếu không phù hợp (NCR) kèm hành động khắc phục và đóng khi xong.
- Chênh lệch so với định mức: nếu đặt giá thành chuẩn cho sản phẩm, mỗi lệnh hoàn thành hiện rõ chênh lệch (thực tế so với chuẩn cho nguyên liệu, nhân công, chi phí chung) — biết ngay vì sao một mẻ vượt hay dưới ngân sách.
💡 Trợ lý AI hỗ trợ: giải thích chênh lệch chi phí, phác thảo hành động khắc phục (CAPA), diễn giải kết quả MRP bằng ngôn ngữ dễ hiểu.
7. Lập lịch theo công suất thực — biểu đồ Gantt điều phối
Không chỉ biết cần làm gì, mà còn biết làm khi nào: khai máy móc/tổ sản xuất kèm lịch làm việc (calendar), hệ thống xếp các công đoạn theo công suất hữu hạn và vẽ ra một biểu đồ Gantt — mỗi công đoạn là một thanh trên dòng thời gian của đúng máy/tổ đảm nhận.
- Xem theo khung thời gian: bấm Hôm nay / 3 ngày / Tuần (hoặc chọn khoảng ngày) để đóng khung đúng giai đoạn bạn muốn nhìn.
- Điều phối trực quan: thấy trước điểm nghẽn, thấy tổ nào đang dồn việc quá tải, và ngày hoàn thành dự kiến của từng lệnh.
- Tính cả thời gian chuyển đổi (changeover): khi một máy/tổ chuyển từ sản phẩm này sang sản phẩm khác cần thời gian vệ sinh/căn chỉnh — thời gian đó được tính vào lịch để ngày giao dự kiến sát thực tế hơn.
- Lợi ích: hứa ngày giao sát thực tế, tránh dồn việc quá tải một tổ, giảm thời gian chết vì chuyển đổi.
8. Màn hình xưởng thời gian thực (MES) — máy trạm cho thợ và bảng andon
Đây là bước đưa sản xuất ra tận mặt xưởng. Bật "Màn hình xưởng thời gian thực" trong phần Cài đặt Sản xuất chỉ bằng một công tắc, rồi mở ứng dụng Màn Hình Xưởng trên máy tính bảng đặt tại mỗi trạm (và một màn hình lớn treo tường cho cả chuyền).
Máy trạm cho thợ vận hành — một màn hình cảm ứng, chạm là chạy, không cần lướt qua cả phần mềm CRM:
- Chỉ thấy việc của trạm mình: hàng chờ các công đoạn của đúng trạm đó, việc sẵn sàng hiện lên trên đầu.
- Kiểm tra nguyên liệu trước khi chạy: mở một việc là thấy ngay còn đủ nguyên liệu để làm hay không (cần bao nhiêu / còn bao nhiêu / thiếu bao nhiêu) — không bắt đầu rồi mới phát hiện thiếu.
- Bắt đầu → Hoàn thành ngay tại chỗ: chạm Bắt đầu, làm xong chạm Hoàn thành và nhập số làm được, số hỏng, thời gian dừng — số liệu vào hệ thống tức thì, dồn thẳng vào giá vốn.
- Trạng thái máy trong tầm tay: chuyển trạng thái máy giữa đang chạy / rảnh / chuyển đổi / dừng ngay trên màn hình.
- Báo sự cố một chạm (andon): máy hỏng hay thiếu nguyên liệu — chạm một nút là báo động lên quản lý ngay, không phải chạy đi tìm người.
- Kiểm tra chất lượng & in tem lô tại trạm: khi công đoạn yêu cầu, làm bước kiểm tra chất lượng và in tem lô ngay tại chỗ.
Bảng điều hành xưởng (andon) — một màn hình lớn cho cả chuyền:
- Cả chuyền trong một cái liếc: mọi trạm với trạng thái trực tiếp (đang chạy / rảnh / chuyển đổi / dừng), việc đang làm và tiến độ.
- Thấy sự cố ngay: trạm nào dừng, chỗ nào thiếu nguyên liệu hiện nổi bật để xử lý kịp thời.
- Năng suất & OEE cả chuyền: số làm được, số hỏng và chỉ số hiệu suất thiết bị (OEE) của chuyền, cập nhật liên tục.
- Máy tự động và thợ thủ công dùng chung một bảng: dù công đoạn do máy tự báo hay do thợ bấm tay, tất cả hiện lên nhất quán trên cùng bảng — hợp với cả xưởng có máy kết nối lẫn xưởng "máy là con người ở bàn làm việc".
ℹ️ Phân quyền rõ ràng: thợ vận hành chỉ chạy công đoạn ở trạm của mình; việc lập kế hoạch và phát lệnh dành cho người quản lý sản xuất — ai làm việc nấy, an toàn và đúng trách nhiệm.
9. Đồng/phụ phẩm, đơn vị phân số & truy vết lô
- Đồng/phụ phẩm (co/by-products): một mẻ có thể cho ra nhiều loại thành phẩm hoặc phụ phẩm — khai ngay trong công thức.
- Đơn vị phân số: nhập số lượng lẻ (ví dụ 1,25 kg) không còn làm hỏng danh sách sản phẩm.
- Truy vết lô + phả hệ + hạn dùng: mỗi mẻ có lô riêng, truy được đã dùng nguyên liệu lô nào (phả hệ) và cảnh báo trước khi thành phẩm/nguyên liệu tới hạn dùng.
- Lợi ích: khi có sự cố chất lượng, truy ngược tận gốc trong vài phút; không để hàng quá hạn.
10. Cố vấn MRP thông minh, OEE/SPC và in tem lô
- Cố vấn MRP: gợi ý tồn an toàn, cỡ lô, phối trộn nguyên liệu, tối ưu chuyển đổi máy (changeover) và dự báo nhu cầu — trình bày bằng ngôn ngữ dễ hiểu, gọi đúng tên sản phẩm, không phải mã khó đọc.
- OEE/SPC: theo dõi hiệu suất thiết bị và biến động chất lượng để cải tiến.
- In tem lô (PDF): in nhãn lô cho thành phẩm để dán và truy xuất.
- Lợi ích: quyết định mua/làm/dự trữ dựa trên gợi ý rõ ràng, giảm lãng phí và dừng máy.
Lợi Ích Cho Doanh Nghiệp
| Tính năng | Lợi ích thực tế cho bạn |
|---|---|
| Định mức BOM nhiều cấp | Chuẩn hóa công thức, ai làm cũng ra đúng định mức, đúng chi phí |
| Lệnh sản xuất tự tính giá vốn | Biết chính xác một sản phẩm tốn bao nhiêu để làm — định giá bán đúng |
| Giá vốn ghi thẳng vào sổ (COGM) | Báo cáo lãi lỗ chính xác, hết cảnh thành phẩm "0 đồng" |
| Số làm được/số hỏng ghi tại từng công đoạn | Giá vốn dồn đúng theo thực tế, không lệch vì nhập lại cuối ngày |
| MRP theo cả đơn khách đặt | Không đang làm thì hết nguyên liệu, không ôm tồn kho chết vốn |
| Sản xuất nối thẳng đơn bán | Làm đúng thứ khách cần, đúng lúc cần, giao hàng không hụt |
| Kiểm soát chất lượng + chênh lệch | Kiểm soát hao hụt, biết ngay mẻ nào lỗ và vì sao |
| Lập lịch Gantt theo công suất + changeover | Hứa ngày giao sát thực tế, không quá tải một tổ, giảm thời gian chết |
| Màn hình xưởng thời gian thực (MES) | Thấy chuyền chạy tới đâu ngay lúc này; thợ báo/hoàn thành việc tại chỗ |
| Bảng andon cả chuyền | Sự cố hiện ngay, quản lý xử lý kịp, không phải chạy xuống xưởng hỏi tay |
| Truy vết lô + hạn dùng | Truy ngược sự cố tận gốc, không để hàng quá hạn |
| Cố vấn MRP + OEE/SPC | Giảm lãng phí, giảm dừng máy, dự trữ đúng mức |
Phù Hợp Với Ai?
- Xưởng sản xuất nhỏ và vừa: thực phẩm, đồ uống, mỹ phẩm, may mặc, nội thất, cơ khí, in ấn, đồ gia dụng.
- Xưởng có nhiều trạm/nhiều chuyền cần thấy tiến độ thời gian thực và điều phối công suất, không muốn chạy xuống xưởng hỏi tay từng trạm.
- Chủ shop bán hàng có tự sản xuất (bánh, đồ handmade, gia công) muốn biết giá vốn thật để định giá.
- Doanh nghiệp vừa muốn bỏ Excel/phần mềm sản xuất riêng và gộp về cùng hệ thống với bán hàng, kho, kế toán.
Bắt Đầu Như Thế Nào?
Vào Manufacturing (Sản xuất) trong hệ thống, khai Đơn vị tính và Tổ sản xuất, dựng công thức (BOM) cho một sản phẩm, rồi tạo lệnh sản xuất đầu tiên. Muốn điều hành ngay tại xưởng? Bật "Màn hình xưởng thời gian thực" trong phần Cài đặt Sản xuất, rồi mở ứng dụng Màn Hình Xưởng trên một máy tính bảng đặt tại mỗi trạm và một màn hình lớn cho bảng andon. Có sẵn danh sách nguyên liệu/BOM trong Excel? Kéo file vào và để AI tự khớp cột. Xem hướng dẫn sử dụng Quản Lý Sản Xuất từng bước, hoặc đọc câu chuyện thực tế Từ nguyên liệu đến thành phẩm — biết chính xác giá vốn, định giá bán không còn đoán.
Dùng thử miễn phí — không cần thẻ tín dụng.
