Tämä artikkeli opastaa yksityiskohtaisesti vaihe vaiheelta, miten sähköisiä laskuja (e-laskuja) viedään GTG CRM:llä — alkaen alkuasetuksista aina päivittäisten laskujen vientiin ja virheiden korjaamiseen.
Vaihe 0: Valmistelut ennen aloitusta
Ennen e-laskujen vientiä sinun tulee valmistella:
| Kohta | Kuvaus |
|---|---|
| ✅ Rekisteröi Y-tunnus | Sinulla on Y-tunnus (henkilökohtainen tai yrityksen) |
| ✅ Rekisteröi e-laskutus veroviranomaiselle | Rekisteröidy käyttämään e-laskutusta paikallisessa verovirastossa |
| ✅ Sertifikaatti (token/allekirjoitus-USB) | Käytetään sähköiseen allekirjoitukseen laskuissa |
| ✅ GTG CRM -tili | Rekisteröidy osoitteessa gtgcrm.com |
Vaihe 1: Yrityksen tietojen asettaminen
Kirjaudu sisään GTG CRM:ään → Asetukset → Yrityksen tiedot:
```
Yrityksen nimi: ABC Oy Ab
Y-tunnus: 0123456789
Osoite: 123 Katu A, Kaupunginosa 1, Kaupunki.fi
Puhelin: 028 1234 5678
Sähköposti: info@abc.com.fi
Edustaja: Matti Meikäläinen
```
Vaihe 2: Laskupohjan asetukset
Mene Laskunhallinta → Pohja-asetukset:
- Valitse laskutyyppi:
- ALV-lasku (verokannat 5%, 8%, 10%)
- Myyntilasku (ei ALV:tä)
- Valitse ulkoasu:
- Yrityksen logo
- Alaosan tiedot
- Oletusmuistutukset
- Aseta laskun tunnus:
- Mallitunnus: 1C24TAA (esimerkki)
- Järjestelmä luo automaattisesti jatkuvia laskunumeroita
Vaihe 3: Manuaalinen laskujen vienti
Tapa 1: Uuden laskun luominen
- Mene Laskut → Luo uusi
- Syötä ostajan tiedot:
- Yrityksen / henkilön nimi
- Y-tunnus (jos yritys)
- Osoite
- Lisää tuotteet/palvelut:
- Tavaran nimi
- Yksikkö
- Määrä
- Yksikköhinta
- Verokanta (0%, 5%, 8%, 10%)
- Tarkista kokonaissumma
- Napsauta "Allekirjoita & Vie lasku"
- Allekirjoita digitaalisesti tokenilla/USB:llä
- Lasku lähetetään veroviranomaiselle (jos e-laskulla on tunnus) ja asiakkaalle sähköpostitse
Tapa 2: Laskun vienti tilauksesta
- Mene Tilaukset → valitse valmis tilaus
- Napsauta "Vie lasku"
- Järjestelmä täyttää tiedot automaattisesti tilauksesta:
- Ostajan tiedot (CRM:stä)
- Tuoteluettelo (tilauksesta)
- Kokonaissumma
- Tarkista → Allekirjoita & Vie
Vaihe 4: Automaattinen laskujen vienti (Automaatio)
Määritä automaatio, jotta järjestelmä voi viedä e-laskut automaattisesti:
```
Käynnistin: Tilaus siirtyy tilaan "Valmis"
↓
Toiminto 1: Luo e-lasku (tiedot tilauksesta)
↓
Toiminto 2: Automaattinen allekirjoitus (jos käytössä HSM-sertifikaatti)
↓
Toiminto 3: Lähetä veroviranomaiselle
↓
Toiminto 4: Lähetä sähköposti asiakkaalle (liitteenä PDF-lasku)
```
Huomautus: Automaattinen allekirjoitus vaatii HSM (Hardware Security Module) -tyyppisen sertifikaatin — toisin kuin tavallinen USB-token. Ota yhteyttä sertifikaatin toimittajaan päivittääksesi.
Vaihe 5: Useiden laskujen vienti samanaikaisesti
Kun sinun on vietävä useita laskuja kerralla:
- Mene Tilaukset → valitse useita tilauksia (valintaruutu)
- Napsauta "Vie laskut massana"
- Järjestelmä luo laskut kaikille valituille tilauksille
- Tarkista laskuluettelo
- Allekirjoita & Vie kaikki
Vaihe 6: Virheiden käsittely
Lasku, jossa virhe nimi/osoitetiedoissa (ei Y-tunnuksessa tai summassa):
- Mene muokattavaan laskuun
- Valitse "Ilmoita virheestä"
- Järjestelmä lähettää ilmoituksen veroviranomaiselle
- Uutta laskua ei tarvitse luoda
Lasku, jossa virhe Y-tunnuksessa, summassa tai verokannassa:
- Mene muokattavaan laskuun
- Valitse "Vie korvaava lasku" tai "Vie oikaiseva lasku"
- Syötä oikeat tiedot
- Allekirjoita & Vie uusi lasku
- Vanha lasku merkitään "Korvattu/Oikaistu"
Laskun peruuttaminen:
- Valitse lasku → "Peruuta lasku"
- Syötä syy peruutukseen
- Järjestelmä lähettää peruutusilmoituksen veroviranomaiselle
Vaihe 7: Raportointi & Hallinta
Laskutus-koontinäyttö tarjoaa:
- Vientien kokonaismäärä (päivä/kk/vuosi)
- Laskuista saadut kokonaistuotot
- Laskut tilan mukaan (viedyt, peruutetut, oikaistut)
- Vientimahdollisuus Exceliin/PDF:ään kirjanpitoon
Yhteenveto ###
Sähköisten laskujen vienti GTG CRM:llä on suunniteltu yksinkertaistamaan koko prosessia: yritystietojen asettamisesta, laskujen luomisesta, digitaalisesta allekirjoituksesta, viranomaislähetyksistä aina jälkikäteiseen hallintaan ja hakuun. Koska järjestelmä on suoraan yhteydessä tilauksiin, tuotteisiin ja asiakastietoihin, voit luoda laskuja nopeasti, vähentää manuaalista syöttöä ja minimoida virheet.
Yhdistämällä automaatioon yritykset voivat myös asettaa automatisoituja prosesseja: tilaus valmis → luo lasku → digitaalinen allekirjoitus → lähetä asiakkaalle. Tämä säästää aikaa, varmistaa sääntöjen noudattamisen ja tekee laskujen hallinnasta selkeämpää ja helpommin hallittavaa päivittäisessä liiketoiminnassa.
UKK
K: Kuinka monta krediittiä tarvitaan yhden laskun vientiin?
A: E-laskujen vientikustannus riippuu käyttämästäsi paketista. Peruspaketilla (199 €/kk, 80 000 krediittiä) voit viedä tuhansia laskuja kuukaudessa.
K: Onko ulkomaanvaluuttalaskujen vienti tuettu?
A: Kyllä. GTG CRM tukee laskujen vientiä euroissa ja muissa ulkomaanvaluutoissa (USD, EUR...) muuntokurssin avulla.
K: Entä jos internetyhteys katkeaa?
A: E-laskut vaativat internet-yhteyden lähettääkseen ne veroviranomaiselle. Voit luoda luonnossivun (draft) laskulle offline-tilassa ja allekirjoittaa & viedä sen myöhemmin, kun yhteys on palautunut.
K: Miten asiakas vastaanottaa laskun?
A: Sähköpostitse (liitteenä PDF) tai verkossa haettuna laskun hakukoodilla.
