Tämä artikkeli opastaa yksityiskohtaisin vaihein sähköisten laskujen (HĐĐT) luomisessa GTG CRM:llä — alkaen alkumäärityksistä päivittäiseen laskujen luontiin ja virheiden käsittelyyn.

Vaihe 0: Valmistautuminen ennen aloitusta

Ennen HĐĐT:n luomista sinun on valmistauduttava:

Kohde Kuvaus
✅ Rekisteröi verotunniste (MST) Sinulla on verotunniste (henkilö- tai yritystunniste)
✅ Rekisteröi HĐĐT veroviranomaisen kanssa (CQT) Rekisteröidy käyttämään HĐĐT:tä paikallisessa verotoimistossa
✅ Digitaalinen varmenne (Token/USB-allekirjoitus) Käytetään sähköiseen allekirjoittamiseen laskussa
✅ GTG CRM -tili Rekisteröidy osoitteessa gtgcrm.com

Vaihe 1: Yrityksen tietojen määrittäminen

Kirjaudu sisään GTG CRM → Asetukset → Yrityksen tiedot:

```

Yrityksen nimi: ABC Oy

Verotunniste: 0123456789

Osoite: 123 Nguyễn Văn A, Quận 1, TP.HCM

Puhelin: 028 1234 5678

Sähköposti: info@abc.com.vn

Edustaja: Nguyễn Văn A

```

Vaihe 2: Laskumallien määrittäminen

Siirry kohtaan Laskujen hallinta → Malliasetukset:

  1. Valitse laskutyyppi:
  • ARV (ALV-verokannat 5%, 8%, 10%)
  • Myyntilasku (ei ALV:tä)
  1. Valitse näyttömalli:
  • Yrityksen logo
  • Alaosan tiedot
  • Oletusmuistio
  1. Määritä laskun tunniste:
  • Mallin tunniste: 1C24TAA (esimerkki)
  • Järjestelmä luo automaattisesti jatkuvia laskunumeroita

Vaihe 3: Manuaalinen laskun luonti

Tapa 1: Luo uusi lasku

  1. Siirry kohtaan Laskut → Luo uusi
  2. Syötä ostajan tiedot:
  • Yrityksen nimi / Henkilön nimi
  • Verotunniste (jos kyseessä yritys)
  • Osoite
  1. Lisää tuotteet/palvelut:
  • Tavaran nimi
  • Yksikkö
  • Määrä
  • Yksikköhinta
  • Verokanta (0%, 5%, 8%, 10%)
  1. Tarkista kokonaissumma
  2. Napsauta "Allekirjoita & Luo lasku"
  3. Allekirjoita digitaalisesti tokenilla/USB:llä
  4. Lasku lähetetään veroviranomaiselle (jos HĐĐT on koodattu) ja asiakkaalle sähköpostitse
Luo uusi lasku

Tapa 2: Luo lasku tilauksesta

  1. Siirry kohtaan Tilaukset → valitse suoritettu tilaus
  2. Napsauta "Luo lasku"
  3. Järjestelmä täyttää tiedot automaattisesti tilauksesta:
  • Ostajan tiedot (CRM:stä)
  • Tuoteluettelo (tilauksesta)
  • Kokonaissumma
  1. Tarkista → Allekirjoita & Luo
Automaattinen laskun luonti tilauksen valmistuessa

Vaihe 4: Automaattinen laskujen luonti (Automation)

Määritä automaatio, jotta järjestelmä luo HĐĐT:t automaattisesti:

```

Laukaisin: Tilaus muuttaa tilaansa "Suoritettu"

↓

Toiminto 1: Luo sähköinen lasku (tiedot tilauksesta)

↓

Toiminto 2: Automaattinen digitaalinen allekirjoitus (jos HSM-varmenne on käytettävissä)

↓

Toiminto 3: Lähetä verovirastolle (CQT)

↓

Toiminto 4: Lähetä sähköposti asiakkaalle (liitteenä PDF-lasku)

```

Huomautus: Automaattinen digitaalinen allekirjoitus vaatii HSM-tyyppisen (Hardware Security Module) varmenteen – toisin kuin tavallinen USB-token. Ota yhteyttä varmenteen toimittajaan päivittääksesi.

Vaihe 5: Eräluonteinen laskujen vienti

Kun haluat viedä useita laskuja samanaikaisesti:

  1. Mene kohtaan Tilaukset → valitse useita tilauksia (valintaruutu)
  2. Napsauta "Vie laskut eränä"
  3. Järjestelmä luo laskut kaikille valituille tilauksille
  4. Tarkista laskuluettelo
  5. Allekirjoita & vie kaikki

Vaihe 6: Virheiden käsittely

Virheellinen nimi/osoite laskussa (ei virheellistä veronumeroa tai summaa):

  1. Mene laskuun, jota haluat muokata
  2. Valitse "Ilmoita virheestä"
  3. Järjestelmä lähettää ilmoituksen verovirastolle
  4. Uutta laskua ei tarvitse luoda

Virheellinen veronumero, summa tai verokanta laskussa:

  1. Mene laskuun, jota haluat muokata
  2. Valitse "Vie korvaava lasku" tai "Vie korjattu lasku"
  3. Syötä oikeat tiedot
  4. Allekirjoita & vie uusi lasku
  5. Vanha lasku merkitään "Korvattu/korjattu"

Laskun peruuttaminen:

  1. Valitse lasku → "Peruuta lasku"
  2. Syötä peruuttamisen syy
  3. Järjestelmä lähettää peruutusilmoituksen verovirastolle

Vaihe 7: Raportointi & Hallinta

Laskujen hallintapaneeli tarjoaa:

  • Viedyt laskut yhteensä (päivä/kuukausi/vuosi)
  • Laskujen kokonaistuotto
  • Laskut tilan mukaan (viedyt, peruutettavat, korjatut)
  • Vie Exceliin/PDF:ään lähetettäväksi kirjanpitäjälle

Yhteenveto ###

Sähköisten laskujen vienti GTG CRM:n avulla on suunniteltu yksinkertaistamaan koko prosessia: yritystietojen määrittämisestä, laskujen luomisesta, digitaalisesta allekirjoituksesta ja verovirastolle lähettämisestä aina myöhempään hallintaan ja hakuun asti. Suoran yhteyden ansiosta tilauksiin, tuotteisiin ja asiakastietoihin voit luoda laskuja nopeasti, vähentää manuaalista syöttöä ja rajata virheitä.

Yhdistämällä automaatioon yritykset voivat myös luoda automatisoituja prosesseja: tilaus valmis → luo lasku → digitaalinen allekirjoitus → lähetä asiakkaalle. Tämä säästää aikaa, varmistaa sääntöjen noudattamisen ja tekee laskujen hallinnasta selkeämpää ja helpommin hallittavaa päivittäisessä liiketoiminnassa.

UKK

K: Kuinka monta krediittiä tarvitsen yhden laskun viemiseksi?

V: Sähköisten laskujen vientikustannukset riippuvat käyttämästäsi paketista. Peruspaketilla (199K/kk, 80 000 krediittiä) voit viedä tuhansia laskuja kuukaudessa.

K: Tuetaanko laskuja ulkomaan valuutassa?

V: Kyllä. GTG CRM tukee laskujen vientiä VNĐ:ssä ja ulkomaan valuutoissa (USD, EUR...) muuntokursseilla.

K: Entä jos internet-yhteys katkeaa?

V: Sähköiset laskut vaativat internet-yhteyden lähettämiseksi verovirastolle. Voit luoda luonnoslaskuja offline-tilassa ja sitten allekirjoittaa ja viedä ne ollessasi online-tilassa.

K: Miten asiakkaat vastaanottavat laskun?

V: Sähköpostitse (liitteenä PDF) tai verkossa hakukoodilla, joka on laskussa.