Automaattinen laskujen hallinta & tuotteiden hallinta kotitalousyrityksille GTG CRM:n avulla

Liiketoiminnassa laskujen ja tuotteiden hallinta ovat kaksi avaintekijää, jotka ratkaisevat toiminnan tehokkuuden ja lain noudattamisen. Jotta automaatiota hyödyntävän ratkaisun merkitys ymmärrettäisiin kunnolla, meidän on analysoitava yksityiskohtaisesti kunkin asiakasryhmän tarpeet.

Tarpeiden analyysi asiakasryhmittäin

1. Kotitalousyritys (Household Business)

Tärkeät oikeudelliset ominaisuudet

Hallinnon asetuksen 01/2021 mukaan kotitalousyrityksillä on seuraavat erityispiirteet:

• Rajoittamaton vastuu: Yrittäjä vastaa liiketoiminnasta koko henkilökohtaisella omaisuudellaan
• Ei oikeushenkilöllisyyttä: Toimii henkilön nimissä, ei itsenäisenä oikeushenkilönä
• Määrällinen rajoitus: Jokainen henkilö/ kotitalous voi rekisteröidä vain yhden kotitalousyrityksen
• Yhdistetty taloushallinto: Kaikki henkilökohtaisilta ja liiketoiminnan tileiltä tulevat tulot katsotaan kotitalouden tuloksi

Taloushallinnon haasteet

Kotitalousyritykset kohtaavat usein seuraavia vaikeuksia:

1. Henkilökohtaisten ja liiketoiminnan tulojen erottaminen on vaikeaa: Kaikkia tilejä pidetään kotitalouden tulonlähteinä
2. Kaksoisverotusmenetelmä: Sekä ilmoitusmenetelmää että kiinteämääräistä menetelmää sovelletaan säädösten mukaisesti
3. Tilien eriyttämisvaatimus: Päätös 3389 suosittelee avaamaan erillisen tilin liiketoimintaa varten
4. Saapuvien laskujen hallinta: Kululaskut on säilytettävä täydellisesti verotuksen oikeaa ilmoittamista varten

Tarkat tarpeet

• Yksinkertainen ja helppokäyttöinen tuotehallintaratkaisu yrittäjälle, jolla ei ole syvällistä kirjanpidon osaamista
• Saapuvien laskujen (kulujen) automaattinen keruu ja luokittelu eri lähteistä
• Yksinkertaiset talousraportit, joiden avulla kuukausittaiset tulot ja kulut hahmottuvat helposti
• Nopea laskun laatiminen yksityisasiakkaille

2. Pienet ja keskisuuret yritykset (SMEs)

Toiminnan ominaisuudet

• Oikeushenkilöllisyys: Vastuu on rajoitettu osakepääoman puitteisiin
• Henkilöstön koko: 5–50 työntekijää, mikä edellyttää selkeää käyttöoikeuksien hallintaa
• Useita myyntikanavia: Verkossa, kivijalassa, jälleenmyyjien ja jakelijoiden kautta
• Kirjanpitojärjestelmä: Käytössä on oma kirjanpitotiimi

Hallinnolliset haasteet

1. Suurten laskumäärien käsittely: Satoja saapuvia ja lähteviä laskuja kuukaudessa
2. Monipuolinen tuotehallinta: Paljon SKU-koodeja, toimittajia ja yksikköjä
3. Monimutkainen veroraportointi: ALV:n osto- ja myyntivero, yhteisöveron lopullinen verotus
4. Järjestelmäintegraatio: Tarve yhdistää kirjanpito-ohjelmistoihin (MISA, MISA AMIS...)
5. Jäljitettävyys: Erien, viimeisten käyttöpäivien ja alkuperän hallinta

3. Suuret yritykset & konsernit

Toiminnan ominaisuudet

• Suuri mittakaava: Yli 100 työntekijää, useita toimipisteitä ja tytäryhtiöitä
• Monialainen toiminta: Liiketoimintaa useilla eri aloilla
• ERP-järjestelmä: Käytössä on jo kokonaisvaltainen hallintajärjestelmä (SAP, Oracle...)
• Monimutkaiset prosessit: Monitasoinen käyttöoikeuksien hallinta, tiukat hyväksymisprosessit

GTG CRM -ratkaisun esittely

Kun eri asiakasryhmien tarpeet on analysoitu yksityiskohtaisesti, GTG CRM tarjoaa kattavan ratkaisun, jossa on kaksi keskeistä ominaisuutta:

Sähköisten laskujen automaattinen muodostaminen

Suora yhteys luotettaviin palveluntarjoajiin

GTG CRM on integroitu syvälle kahteen Vietnamin johtavaan sähköisten laskujen palveluntarjoajaan:

Automaattinen laskutuksen luontiprosessi

Vaihe 1: Määritä yhteys kerran

• Kirjaudu sisään GTG CRM → Asetukset → Sähköinen lasku
• Valitse toimittaja (S-Invoice tai MISA)
• Syötä todennustiedot (API-avain, käyttäjätunnus/salasana)
• Järjestelmä tarkistaa yhteyden automaattisesti ja synkronoi laskupohjan

Vaihe 2: Luo lasku 3 minuutissa

1. Valitse "Luo uusi lasku" tilauksesta tai luo se manuaalisesti
2. Täytä ostajan tiedot: Yrityksen/henkilön nimi, verotunnus (jos kyseessä on yritys), osoite, laskun vastaanottava sähköposti
3. Lisää tuote/palvelu: Hae valmiista tuoteluettelosta, syötä määrä, yksikköhinta täyttyy automaattisesti hinnastosta, valitse verokanta (0%, 5%, 8%, 10%), sovella alennus tarvittaessa

Vaihe 3: Esikatsele ja vie

• Esikatsele laskun PDF ennen lopullista vientiä
• Tarkista ostajan tiedot, tuotteet ja kokonaissumma
• Paina "Vie lasku" → Järjestelmä tekee automaattisesti: Lähettää pyynnön S-Invoiceen/MISAan, vastaanottaa laskunumeron ja sähköisen allekirjoituksen, lähettää laskun PDF:n asiakkaalle sähköpostitse, tallentaa sen GTG CRM:ään

Korvaavan laskun käsittely

Kun jo vietyä laskua täytyy muuttaa (asiakas palauttaa tavaran, määrä/hinta on väärin...):

1. Etsi alkuperäinen lasku listasta
2. Valitse "Luo korvaava lasku"
3. Muokkaa korjattavia tietoja
4. Järjestelmä tekee automaattisesti: Mitätöi vanhan laskun määräysten mukaisesti, luo uuden laskun merkinnällä "Korvaa laskun numero...", linkittää molemmat laskut jäljitettävyyttä varten

Ammattimainen tuotehallinta

Monitasoinen tuotehallinnan rakenne

Hierarkkiset tuoteryhmät

• Luo rajattomasti ylä- ja alaryhmiä
• Esimerkki: Elektroniikka → Puhelimet → Samsung → Galaxy S -sarja
• Helppo hakea ja suodattaa ryhmän mukaan

Tuotteen yksityiskohtaiset tiedot

• Automaattinen tai mukautettu SKU-koodi
• Tuotteen nimi (vietnamiksi + englanniksi)
• Yksityiskohtainen kuvaus, monipuoliset kuvat
• Perusyksikkö ja muunnosyksikkö
• Hankintahinta, myyntihinta (hinta voidaan asettaa kanavakohtaisesti)
• Sovellettava verokanta (0%, 5%, 8%, 10%)

Muunnelmien hallinta (Variants)

• Ominaisuudet: Väri, koko, kapasiteetti...
• Jokaisella muunnelmalla oma SKU ja oma hinta
• Varastonhallinta muunnelmakohtaisesti

Logistiikkaintegraatio

• Seuraa varastoa reaaliajassa
• Varoitukset loppuvasta varastosta, pian vanhenevasta varastosta
• Hallitse saapuvaa/lähtevää/varastossa olevaa tavaraa eräkohtaisesti

Automatisoitu saapuvien laskujen keruutoiminto

Tämä on yksinoikeudella tarjottu ominaisuus, joka säästää kirjanpidolta kymmeniä tunteja kuukaudessa.

Toimintaperiaate

Vaihe 1: Yhdistä yrityksen sähköposti

• Siirry kohtaan Asetukset → Sähköpostin integrointi
• Syötä laskuja vastaanottavan sähköpostin tiedot (Gmail, Outlook...)
• Myönnä käyttöoikeus (käytetään turvallista OAuth 2.0 -menetelmää)

Vaihe 2: Ota automaattinen keruu käyttöön

• Valitse "Kerää saapuvat laskut automaattisesti"
• Järjestelmä skannaa sähköpostit säännöllisesti (tunnin välein tai päivittäin)
• Tunnistaa automaattisesti yleisten toimittajien PDF-laskut

Vaihe 3: Poimi tiedot automaattisesti

GTG CRM käyttää AI OCR:ää laskujen lukemiseen ja tietojen poimimiseen:

• Toimittajan nimi, verotunnus
• Laskunumero, laskun päiväys
• Tuote-/palveluluettelo
• Veroton summa, ALV, maksettava kokonaissumma

Vaihe 4: Vahvista ja tallenna

• Kirjanpitäjä tarkistaa poimitut tiedot
• Muokkaa tarvittaessa (järjestelmä oppii ja parantaa tarkkuutta)
• Luokittele oikeaan kulukategoriaan
• Merkitse "Maksettu" tai "Ei maksettu"

Käytännön hyödyt

Havainnolliset käyttötapaukset

Tilanne 1: Verkkokauppaa pyörittävä yksityisyrittäjä

Tausta: Mai-myymälää pitävä Mai myy vaatteita verkossa, hänellä on 200 tilausta/kk ja tavaraa tulee 5 toimittajalta.

Aiempi ongelma:

• Laskut piti tehdä käsin tai käyttää Exceliä
• Tulolaskuja ei pystytty seuraamaan
• Veroraportointi vei koko kuukauden viimeisen päivän

GTG CRM:n käytön jälkeen:

1. Tuotehallinta: Syötä 50 vaatetusmallia väri-/kokoversioineen → 200 SKU:ta
2. Automaattinen laskutus: Kun asiakas tekee tilauksen → Luo lasku automaattisesti → Lähetä asiakkaalle sähköpostitse
3. Ostolaskujen kerääminen: Toimittajien laskut saapuvat sähköpostiin → menevät automaattisesti järjestelmään
4. Veroraportit: Kuukauden lopussa vie vero-ostojen ja -myyntien raportti 10 minuutissa

Tulos: Säästää 15 tuntia/kk, liikevaihto kasvaa 30 %, kun aikaa vapautuu myynnille hallinnollisen työn sijaan.

Tilanne 2: Lääkintälaitteita jakava yritys

Tausta: Yrityksessä on 20 työntekijää, 500 tuotetta ja 1000 laskua/kk.

Aiempi ongelma:

• Käytettiin MISA Accountingia, mutta tiedot piti syöttää kahdesti (oma CRM + erillinen MISA)
• Myyjät eivät tienneet, onko tavaraa varastossa vai loppu
• Laskun luonti MISA:n kautta vei 5 minuuttia/lasku

GTG CRM:n käytön jälkeen:

1. MISA-integraatio: GTG CRM ↔ MISA synkronoi kaksisuuntaisesti
2. Varastonhallinta: Myyjät näkevät varastosaldot reaaliajassa CRM:stä
3. Lasku 1 klikkauksella: Tilauksesta → Lasku → siirtyy automaattisesti MISAan
4. Myyntiraportit: Toimitusjohtaja näkee raportit tuotteen, alueen ja työntekijän mukaan

Tulos: Hallinnollinen työ vähenee 50 %, myyntihenkilöstön tehokkuus kasvaa 25 %.

Yhteenvetohyödyt

Lisää tuottavuutta

• Säästää 10-20 tuntia/kk hallinnollisessa työssä
• Laskutus 5 kertaa nopeampaa kuin käsin
• 80 % prosessista automatisoituu ostolaskujen keräämisessä ja käsittelyssä

Vähennä kustannuksia

• Ei tarvitse ostaa erikseen laskutusohjelmistoa
• Vähemmän kirjanpitohenkilöstöä automaation ansiosta
• Vältä veroseuraamukset virheiden tai puuttuvien laskujen vuoksi

Lainmukaisuus

• 100 % lainmukaiset laskut verohallinnon määräysten mukaisesti
• Kokonaisvaltainen säilytys sähköisille laskuille 10 vuotta
• Valmiina tilintarkastukseen milloin tahansa

Tärkeä huomio

Sähköisistä laskuista

1. Rekisteröityminen palveluntarjoajalle vaaditaan (S-Invoice tai MISA) ennen käyttöä
2. Palvelumaksu: Noin 500.000 - 1.000.000đ/vuosi paketista riippuen
3. Jo luotua laskua ei voi poistaa, vain korvaava/muokkaava lasku voidaan tehdä
4. Vakaa internet-yhteys: Tarvitaan palveluntarjoajan kanssa synkronointiin

Tuotehallinnasta

1. On hyvä standardoida tiedot ennen tuontia (SKU-koodi, tuotteen nimi, mittayksikkö)
2. Suorita säännöllinen inventointi varmistaaksesi varastosaldojen tarkkuuden
3. Rajoita käyttäjäoikeuksia estääksesi hinnan/tuotteiden luvattoman muokkaamisen
4. Varmuuskopioi tiedot säännöllisesti (GTG CRM varmuuskopioi automaattisesti ყოველდღიურად)

Automaattisesta laskujen keruusta

1. OCR-tarkkuus: noin 95–98 %, manuaalinen tarkistus on silti tarpeen
2. Tukee vain standardia PDF-muotoa (kuvakaappaukset on muunnettava)
3. Yrityssähköposti: On suositeltavaa käyttää erillistä sähköpostia laskujen vastaanottamiseen, jotta ne eivät sekoitu henkilökohtaisiin viesteihin

Johtopäätös

GTG CRM tarjoaa kokonaisvaltaisen ja automaattisen ratkaisun laskujen ja tuotteiden hallintaan, ja se sopii kaikenkokoisille yrityksille yksityisistä elinkeinonharjoittajista suuriin konserneihin.

• Automaattinen laskutus suoraan integroituna S-Invoice & MISA -palveluihin
• Automaattinen keruu saapuville laskuille sähköpostista
• Tuotteiden hallinta ammattimaisesti variaatioineen & varastoineen
• Reaaliaikaiset raportit liikevaihdosta, kuluista ja voitosta
• 100 %:n vaatimustenmukaisuus Vietnamin lakisääteisten määräysten kanssa

Kokeile jo tänään ja vapauta aikaa keskittyäksesi liiketoiminnan kasvattamiseen!