Automaattinen laskunhallinta ja tuotehallinta yrityksille GTG CRM:n avulla

Liiketoiminnassa laskujen ja tuotteiden hallinta ovat kaksi keskeistä tekijää, jotka vaikuttavat toiminnan tehokkuuteen ja lakien noudattamiseen. Jotta ymmärrämme automatisointiratkaisujen merkityksen, meidän on analysoitava yksityiskohtaisesti kunkin asiakasryhmän tarpeet.

Tarpeiden analyysi asiakasryhmittäin

1. Kotitalousyritys (Household Business)

Tärkeitä oikeudellisia erityispiirteitä

Valtioneuvoston asetuksen 01/2021 mukaan kotitalousyrityksillä on seuraavat erityispiirteet:

• Rajaton vastuu: Yrityksen omistaja vastaa henkilökohtaisella koko omaisuudellaan yritystoiminnan velvoitteista
• Ei oikeushenkilöllisyyttä: Toimii yksityishenkilön nimissä, ei itsenäisenä oikeushenkilönä
• Määrällinen raja: Jokainen yksityishenkilö/kotitalous voi rekisteröidä vain yhden kotitalousyrityksen
• Yhdistetty taloushallinto: Kaikki henkilökohtaisilta ja yritystililtä saadut tulot lasketaan kotitalousyrityksen tuloiksi

Taloushallinnon hallinnan haasteet

Kotitalousyritykset kohtaavat usein vaikeuksia:

1. Henkilökohtaisten ja yritystulojen erottamisen vaikeus: Kaikki tilit katsotaan kotitalousyrityksen tuloiksi
2. Kaksinkertainen verotusmenetelmä: Käytetään sekä ilmoitusmenetelmää että kiinteän veron menetelmää säädösten mukaan
3. Tilien eriyttämisen vaatimus: Päätös 3389 suosittelee erillisen tilin avaamista liiketoimintaa varten
4. Ostolaskujen hallinta: Kululaskut on säilytettävä täydellisesti tarkkaa veroilmoitusta varten

Erityistarpeet

• Yksinkertainen ja helppokäyttöinen tuotehallintaratkaisu omistajille, joilla ei ole syvällistä kirjanpito-osaamista
• Ostolaskujen (kulujen) automaattinen kerääminen ja luokittelu eri lähteistä
• Yksinkertaiset talousraportit kuukausittaisten tulojen/kulujen seuraamiseksi
• Nopea laskujen luonti asiakkaille

2. Pienet ja keskisuuret yritykset (PK-yritykset)

Toiminnan erityispiirteet

• Oikeushenkilöllisyys: Vastuussa rajoitetusti osakepääoman puitteissa
• Henkilöstön koko: 5-50 työntekijää, vaatii selkeää valtuuksien jakoa
• Monia myyntikanavia: Verkossa, offline, agentit, jakelijat
• Kirjanpitojärjestelmä: Omistettu kirjanpito-osasto

Hallinnan haasteet

1. Suuri laskumäärä: Satoja ostolaskuja/myyntilaskuja kuukaudessa
2. Monipuolinen tuotehallinta: Monet SKU:t, monet toimittajat, monet yksiköt
3. Monimutkaiset veroraportit: Ostojen arvonlisävero/myyntien arvonlisävero, yhtiöveron täsmäytys
4. Järjestelmäintegraatio: Vaatii yhteyden kirjanpito-ohjelmistoihin (MISA, MISA AMIS...)
5. Jäljitettävyys: Erä-, parasta ennen -päivämäärien, alkuperän hallinta

3. Suuret yritykset ja konsernit

Toiminnan erityispiirteet

• Suuri koko: Yli 100 työntekijää, monta konttoria, tytäryhtiöt
• Monialainen liiketoiminta: Eri alojen liiketoiminta
• ERP-järjestelmä: Käytössä kokonaisvaltainen hallintajärjestelmä (SAP, Oracle...)
• Monimutkaiset prosessit: Monitasoinen valtuuksien jako, tiukat hyväksyntäprosessit

GTG CRM -ratkaisun esittely

Analysoituamme yksityiskohtaisesti kunkin asiakasryhmän tarpeet, GTG CRM tarjoaa kattavan ratkaisun, jossa on kaksi keskeistä ominaisuutta:

Automaattinen sähköisen laskun luonti

Suora yhteys luotettaviin toimittajiin

GTG CRM on integroitu syvällisesti kahden Vietnamin johtavan sähköisten laskujen toimittajan kanssa:

Automaattinen laskun luontiprosessi

Vaihe 1: Yhden kerran konfiguraatio

• Kirjaudu GTG CRM:ään → Asetukset → Laskut
• Valitse toimittaja (S-Invoice tai MISA)
• Syötä todennustiedot (API-avain, käyttäjätunnus/salasana)
• Järjestelmä tarkistaa automaattisesti yhteyden ja synkronoi laskumallit

Vaihe 2: Luo lasku 3 minuutissa

1. Valitse "Luo uusi lasku" tilausvahvistuksesta tai luo manuaalisesti
2. Syötä ostajan tiedot: Yrityksen/henkilön nimi, veronumero (jos yritys), osoite, laskun sähköpostiosoite
3. Lisää tuotteet/palvelut: Hae valmiista tuoteluettelosta, Syötä määrä, yksikköhinta täyttyy automaattisesti hinnastosta, Valitse verokanta (0%, 5%, 8%, 10%), Käytä alennusta tarvittaessa

Vaihe 3: Esikatselu ja lähetys

• Esikatsele PDF-lasku ennen virallista lähetystä
• Tarkista ostajan tiedot, tuotteet, kokonaissumma
• Paina "Lähetä lasku" → Järjestelmä tekee automaattisesti: Lähetä pyyntö S-Invoicelle/MISAlle, Hanki laskunumero ja sähköinen allekirjoitus, Lähetä PDF-lasku asiakkaalle sähköpostitse, Tallenna GTG CRM:ään

Vaihtolaskujen käsittely

Kun lähetettyä laskua on tarpeen muuttaa (asiakas palauttaa tuotteen, väärä määrä/hinta...):

1. Etsi alkuperäinen lasku luettelosta
2. Valitse "Luo vaihtolasku"
3. Muokkaa korjattavia tietoja
4. Järjestelmä tekee automaattisesti: Peruuta vanha lasku säännösten mukaan, Luo uusi lasku huomautuksella "Korvaa laskun nro...", Linkitä molemmat laskut jäljitettävyyttä varten

Ammattimainen tuotehallinta

Monitasoinen tuotehallintarakenne

Hierarkkinen tuoteluettelo

• Luo pää- ja alikategorioita rajoittamattomalle tasolle
• Esimerkki: Elektroniikka → Puhelimet → Samsung → Galaxy S -sarja
• Helppo haku ja suodatus kategorian mukaan

Yksityiskohtaiset tuotetiedot

• Automaattinen tai muokattava SKU-koodi
• Tuotteen nimi (vietnamiksi + englanniksi)
• Yksityiskohtainen kuvaus, monipuoliset kuvat
• Perusyksikkö ja muunnettu yksikkö
• Hankintahinta, myyntihinta (hinta voi olla kanavakohtainen)
• Sovellettava verokanta (0 %, 5 %, 8 %, 10 %)

Variaatioiden hallinta (Variants)

• Ominaisuudet: Väri, koko, kapasiteetti...
• Jokaisella variaatiolla oma SKU-koodi, oma hinta
• Varastonhallinta jokaisen variaation mukaan

Varaston integrointi

• Reaaliaikainen varastonseuranta
• Varoitus vähäisestä varastosta, lähestyvästä vanhenemisesta
• Eräkohtainen varastonhallinta (sisään-, ulos-, saldo)

Ostolaskujen automaattisen keräämisen ominaisuus

Tämä on ainutlaatuinen ominaisuus, joka säästää kirjanpitäjältä kymmeniä tunteja kuukaudessa.

Toimintatapa

Vaihe 1: Yrityksen sähköpostin yhdistäminen

• Mene Asetukset → Sähköpostin integraatiot
• Syötä laskut vastaanottavan sähköpostin tiedot (Gmail, Outlook...)
• Myönnä käyttöoikeudet (turvallinen OAuth 2.0 -käyttö)

Vaihe 2: Ota automaattinen kerääminen käyttöön

• Valitse "Kerää ostolaskut automaattisesti"
• Järjestelmä skannaa sähköpostia säännöllisesti (tunnin tai päivän välein)
• Tunnistaa automaattisesti PDF-laskut yleisiltä toimittajilta

Vaihe 3: Automaattinen tiedon poiminta

GTG CRM käyttää AI OCR -tekniikkaa laskujen lukemiseen ja tietojen poimimiseen:

• Toimittajan nimi, veronumero
• Laskunumero, laskun päivämäärä
• Tuotteiden/palveluiden luettelo
• Summa ennen veroja, arvonlisävero, kokonaissumma

Vaihe 4: Vahvistus ja tallennus

• Kirjanpitäjä tarkistaa poimitut tiedot
• Muokkaa tarvittaessa (järjestelmä oppii ja parantaa tarkkuutta)
• Luokittelee sopivaan kululuokkaan
• Merkitsee "Maksettu" tai "Ei maksettu"

Todelliset hyödyt

Todelliset käyttöskenaariot

Skenaario 1: Online-muotiyrityksen kotitalousyritys

Tausta: Mai-rouva harjoittaa vaatteiden verkkokauppaa, 200 tilausta/kk, ostaa tavaraa 5 toimittajalta.

Edelliset ongelmat:

• Joutui luomaan laskuja käsin tai käyttämään Exceliä
• Ei pystynyt seuraamaan ostolaskuja
• Verotuksen ilmoittaminen vei koko loppukuun

GTG CRM:n käytön jälkeen:

1. Tuotehallinta: Syötti 50 vaatemallia väri/kokovariaatioilla → 200 SKU:ta
2. Automaattinen laskun luonti: Kun asiakas tilaa → Luo automaattisesti laskun → Lähettää sen asiakkaalle
3. Ostolaskujen kerääminen: Sähköpostit, joissa laskut toimittajilta → Tulevat automaattisesti järjestelmään
4. Veroraportointi: Kuukauden lopussa luo osto- ja myyntiveroraportit 10 minuutissa

Tulos: Säästää 15 tuntia/kk, myynti kasvaa 30 %, koska voi keskittyä myyntiin hallinnollisen työn sijaan.

Skenaario 2: Lääketieteellisten laitteiden jakeluyhtiö

Tausta: Yrityksellä 20 työntekijää, 500 tuotetta, 1000 laskua/kk.

Edelliset ongelmat:

• Käytti MISA Accountingia, mutta joutui syöttämään tiedot kahdesti (erillinen CRM + erillinen MISA)
• Myyntihenkilöstö ei tiennyt, oliko tuotetta varastossa
• Laskujen luominen MISAlla kesti 5 minuuttia/lasku

GTG CRM:n käytön jälkeen:

1. MISA-integraatio: GTG CRM ↔ MISA synkronoi molempiin suuntiin
2. Varastonhallinta: Myyntihenkilöstö näkee reaaliaikaisen varaston CRM:ssä
3. 1 klikkauksen laskun luonti: Tilauksesta → Luo lasku → Tulee automaattisesti MISAan
4. Myyntiraportit: Toimitusjohtaja katsoo raportteja tuotteittain, alueittain, myyjäittäin

Tulos: Vähentää hallinnollisia tunteja 50 %, lisää myyntihenkilöstön tehokkuutta 25 %.

Yhteenveto hyödyistä

Tuottavuuden kasvu

• Säästää 10–20 tuntia/kk hallinnollisessa työssä
• 5 kertaa nopeampi laskun luonti kuin manuaalisesti
• 80 % prosessien automaattisuus ostolaskujen keräämisessä ja käsittelyssä

Kustannusten väheneminen

• Ei tarvitse ostaa erikseen laskunluontiohjelmistoa
• Vähentää kirjanpitohenkilöstöä automaation ansiosta
• Vältä veroseuraamuksia virheiden tai puuttuvien laskujen vuoksi

Lainmukaisuus

• 100 % lainmukaisia laskuja verohallinnon säännösten mukaisesti
• Täydellinen sähköisten laskujen tallennus 10 vuodeksi
• Valmis tarkastukseen milloin tahansa

Tärkeitä huomioita

Sähköisistä laskuista

1. Vaatii rekisteröitymisen toimittajalle (S-Invoice tai MISA) ennen käyttöä
2. Palvelumaksut: Noin 500 000–1 000 000 VND/vuosi paketin mukaan
3. Lähetettyjä laskuja ei voi poistaa, ainoastaan vaihtolaskuja/muutoslaskuja voi luoda
4. Vakaa internetyhteys: Tarvitaan synkronointiin toimittajan kanssa

Tuotehallinnasta

1. Suositellaan tietojen standardointia ennen syöttöä (SKU-koodi, tuotteen nimi, yksikkö)
2. Säännöllinen inventointi tarkkojen varastomäärien varmistamiseksi
3. Käyttäjäoikeuksien jako, jotta vältetään mielivaltaiset hinnat/tuotemuutokset
4. Tietojen varmuuskopiointi säännöllisesti (GTG CRM varmuuskopioi automaattisesti päivittäin)

Automaattisesta laskujen keräämisestä

1. OCR-tarkkuus: ~95–98 %, vaatii silti manuaalista tarkistusta
2. Tukee vain tavallista PDF-muotoa (valokuvat on muunnettava)
3. Yrityksen sähköposti: Suositellaan erillisen sähköpostin käyttöä laskujen vastaanottamiseen henkilökohtaisten sähköpostien sekaannuksen välttämiseksi

Johtopäätös

GTG CRM tarjoaa kattavan ja automaattisen ratkaisun laskujen ja tuotteiden hallintaan, joka sopii kaikenkokoisille yrityksille kotitalousyrityksistä suuriin konserneihin.

• Automaattinen laskun luonti suoraan S-Invoicen & MISAn kanssa
• Automaattinen ostolaskujen kerääminen sähköpostista
• Ammattimainen tuotehallinta variaatioilla & varastolla
• Välittömät raportit tuloista, kuluista, voitoista
• 100 % lainmukainen Vietnamin lainsäädännön mukaan

Kokeile jo tänään vapauttaaksesi aikaasi ja keskittyäksesi liiketoiminnan kehittämiseen!