Verkkokaupan liiketoiminnassa ammattimainen tilausten käsittelyprosessi on yrityksen menestyksen ratkaiseva tekijä. GTG CRM tarjoaa kattavan tilausten käsittelyprosessin, joka kattaa tilausten vastaanoton, varastonhallinnan, toimituksen, laskutuksen ja asiakaspalvelun – kaikki integroituna yhteen järjestelmään.
GTG CRM:n avulla et ainoastaan hallinnoi tilauksia, vaan voit myös yhdistää suurimpiin verkkokauppa-alustoihin, kuten Shopee, Lazada, TikTok Shop, synkronoida tuotteet ja varastot automaattisesti, luoda nopeasti toimitusmääräyksiä ja lähettää päteviä sähköisiä laskuja. Tämä on kattava ratkaisu, joka auttaa yrityksiä toimimaan tehokkaasti, parantamaan asiakaskokemusta ja kasvamaan kestävästi.
Pääominaisuudet
- Automaattinen konsultointi ja tilausten vahvistus: AI Chatbot auttaa vastaamaan kysymyksiin ja vahvistamaan asiakastilauksia 24/7, mikä vähentää henkilöstön työtaakkaa
- Keskitetty tilausten hallinta: Kaikki tilaukset verkkosivustolta, verkkokauppa-alustoilta ja muista kanavista hallitaan yhdessä järjestelmässä
- Monikanavainen myyntiyhteys: Integrointi Shopee, Lazada, TikTok Shop -alustoihin ja tuotteiden sekä tilausten kaksisuuntainen synkronointi
- Älykäs varastonhallinta: Reaaliaikainen varaston seuranta, automaattinen päivitys tilausten tullessa, usean varaston tuki
- Toimituskumppanien integrointi: Luo toimitustilauksia suoraan toimituskumppaneiden, kuten Giao Hàng Nhanh, Viettel Post, kanssa, tukee käteismaksua (COD)
- Sähköisten laskujen lähetys: Yhteys S-Invoice (Viettel) ja MISA -palveluihin pätevien ALV-laskujen lähettämiseksi
- Tilausten tilan seuranta: Selkeä tilan päivitys New → Processing → Completed
Normaali tilausten käsittelyprosessi
Vaihe 1: Tuotteiden ja varaston valmistelu
Varaston luominen ja hallinta
Ensinnäkin sinun on määritettävä varastot järjestelmään kohdassa Varastonhallinta → Varastot.
- Luo varasto tiedoilla: Varaston nimi, varaston koodi, osoite, vastuuhenkilö
- Tuki useille varastoille: Päävarasto, apuvarasto, konttorivarasto
- Seuraa varastotasoja kunkin varaston osalta erikseen
Tuotteiden luominen järjestelmään
Siirry kohtaan Myynti → Tuotehallinta luodaksesi uusia tuotteita.
Syötettävät tiedot:
- Tuotteen nimi, SKU, luokka, brändi
- Tuotekuvat ja -videot
- Muunnelmat: Väri, koko (enintään 3 ominaisuutta)
- Alkuperäinen hinta, ALV, myyntihinta (järjestelmä laskee automaattisesti voiton)
- Yksityiskohtainen kuvaus ja tekniset tiedot
- Alkuperäinen varastomäärä
Yhteys ja synkronointi verkkokauppa-alustoihin
Siirry kohtaan Myynti → Integraatiot yhdistääksesi verkkokauppa-alustoihin.
Yhteyden muodostamisen vaiheet:
- Valitse alusta, johon haluat yhdistää: Shopee / Lazada / TikTok Shop
- Vahvista kauppatilisi
- Kaksisuuntainen tuotesynkronointi:
- Tuo sisään: Hae tuotteita alustalta GTG CRM:ään
- Vie ulos: Siirrä tuotteita GTG CRM:stä alustalle
Hyödyt:
- Keskitetty hallinta kaikille tuotteille
- Varaston automaattinen synkronointi kanavien välillä
- Säästää aikaa manuaalisessa päivityksessä
Vaihe 2: Tilauksen vastaanotto
Tilausten vastaanotto useista kanavista
Tilaukset voivat tulla:
- Verkkosivustosi (integroitu GTG CRM)
- Shopee, Lazada, TikTok Shop (automaattinen synkronointi)
- Manuaaliset tilaukset (asiakas tilaa puhelimitse, Facebook...)
Vaihe 3: Tilausten käsittely ja pakkaaminen
Tarkista ja muokkaa tilausta (tarvittaessa)
- Ostajan tiedot
- Toimitusosoite
- Lisää/poista tuotteita
- Tuotteiden määrä
Varastotarkastus
Järjestelmä tarkistaa varastomäärät automaattisesti:
- ✅ Riittävä varasto → Jatka pakkaamiseen
- ❌ Puuttuva varasto → Tarvitset tavaraa toimittajalta
Tavaran hankintaprosessi (jos puuttuu):
Siirry kohtaan Toimittajat → Valitse toimittaja → Luo ostotilaus
- Valitse tarvittavat tuotteet
- Syötä määrä, yksikköhinta
- Vahvista ostotilaus
- Kun tavara saapuu, luo Varaston saapumisilmoitus
- Varastomäärä päivittyy automaattisesti
Vaihe 4: Kuljetustilauksen luominen
Kun tavarat on pakattu, luo kuljetustilaus suoraan tilauksesta.
Tarvittavat tiedot:
1. Valitse kuljetuspalvelu:
- Pikatoimitus
- Taloudellinen toimitus
2. Postiennakkomaksu (COD):
- Syötä asiakkaalta perittävä summa
- Sisältää sekä tavaran hinnan että toimituskulut (jos asiakas maksaa)
3. Paketin tiedot:
- Paino (kg)
- Mitat (pituus x leveys x korkeus)
- Kuka maksaa toimituskulut (myyjä/ostaja)
4. Vahvista tilauksen luominen:
- Järjestelmä hakee tiedot automaattisesti tilauksesta
- Lähettää pyynnön kuljetusyhtiölle
- Saat lähetystunnuksen
Kuljetustilauksen onnistuneen luomisen jälkeen:
- Tulosta toimituslipuke ja liitä se pakettiin
- Luovuta paketti kuljetusyhtiölle
Vaihe 5: Sähköisen laskun luominen
Yritysasiakkaille tai VAT-laskua tarvitseville voit luoda sähköisen laskun suoraan tilauksesta tai antaa järjestelmän luoda laskun automaattisesti.
Laskun luomisvaiheet:
- Valitse laskun tarjoaja: S-Invoice (Viettel) tai MISA
- Valitse laskumalli: Arvonlisäverolasku tai Myyntilasku
- Täytä tiedot: Ostajan tiedot (yrityksen nimi, Y-tunnus, osoite), Tuote ja määrä (haetaan automaattisesti tilauksesta), ALV-kanta, Maksutapa
- Esikatsele PDF:
- Luo lasku: Järjestelmä lähettää pyynnön tarjoajalle, laskuun lisätään veroviranomaisen tunnus, lataa ja lähetä asiakkaalle
Vaihe 6: Tilausten seuranta ja valmistuminen
Kuljetuksen seuranta
- Päivitä lähetystunnuksen tila kuljetusyhtiöltä
- Ilmoita asiakkaalle toimituksen etenemisestä
- Käsittele erityistapaukset (toimitus epäonnistunut, viivästynyt...)
Tilausten valmistuminen
Kun asiakas on vastaanottanut tavarat onnistuneesti:
- Päivitä tilauksen tila kohtaan Completed (Valmis)
- Vahvista maksu vastaanotetuksi (COD-tilaukset)
- Tallenna tiedot tapahtumahistoriaan
Ongelmaisten tilausten käsittely
Tapaukset, joissa asiakas palauttaa/vaihtaa tuotteen:
- Luo Vaihtolasku (jos lasku on jo annettu) - Säädä määrää, arvoa - Järjestelmä luo automaattisesti vaihtolaskun aktivoinnin jälkeen
- Päivitä varasto - Palauta tuotteet varastoon (jos kunnossa) - Kirjaa vaurioituneet tuotteet (jos sellaisia on)
- Hyvitä asiakkaalle (tarvittaessa)
Vakioidun Prosessin Edut
Yrityksille
- Keskitetty hallinta: Kaikki tilaukset, tuotteet, varasto yhdessä järjestelmässä
- Aikasäästö: Automaattioi monia vaiheita (tuotteiden synkronointi, lähetysten luonti, laskutus)
- Virheiden väheneminen: Tiedot synkronoituvat automaattisesti, rajoitettu manuaalinen syöttö
- Varastonhallinta: Reaaliaikainen päivitys, estää ylimyyntiä
- Lakisääteinen noudattaminen: Kelvolliset, täydelliset sähköiset laskut
Henkilöstölle
- Ystävällinen käyttöliittymä: Helppo käyttää, ei vaadi monimutkaista koulutusta
- Selkeä prosessi: Jokaista vaihetta ohjataan tarkasti
- Täysi integraatio: Ei tarvitse vaihtaa useiden sovellusten välillä
- Tehokas työskentely: Käsittele useita tilauksia samanaikaisesti
Asiakkaille
- Nopea reagointi: AI Chatbot tukee 24/7
- Tarkat toimitukset: Nopea käsittelyprosessi
- Tarkat tiedot: Tilaukset, toimitukset päivittyvät jatkuvasti
- Ammattimaiset laskut: Kelvolliset, täydelliset sähköiset laskut
Tärkeää Huomioitavaa
Verkkokauppa-alustojen yhdistämisestä:
- Vaatii vahvistetun kauppiastilin Shopee/Lazada/TikTok Shopissa
- Tuotteiden synkronointi tulisi tehdä vähäisen tilausmäärän aikoina tietojen ristiriitojen välttämiseksi
Varastonhallinnasta:
- Varaston tulisi päivittyä säännöllisesti tarkkuuden varmistamiseksi
- Suorita säännöllisiä varastotarkastuksia (kuukausittain/kvartaaleittain) vertailua varten järjestelmään
Laskutuksesta:
- Laskuta vain asiakkaan pyynnöstä tai suuren tilausarvon kohdalla
- Tarkista huolellisesti veronumero ja osoitetiedot ennen laskun antamista
- Vaihtolaskua tulisi käyttää vain tarvittaessa (tuotteiden palautus, virheet)
Kuljetuksesta:
- Pakkaa huolellisesti vaurioiden välttämiseksi kuljetuksen aikana
- Valitse kuljetuspalvelu, joka vastaa tilausarvoa ja asiakkaan vaatimuksia
Johtopäätös
GTG CRM:n vakioitu tilausten käsittelyprosessi auttaa verkkokauppaa toimimaan ammattimaisesti, tehokkaasti ja järjestelmällisesti. Tuotehallinnasta, monikanavaisesta integroinnista, tilausten käsittelystä, kuljetuksesta ja laskutuksesta asiakaspalveluun – kaikki on saumattomasti integroitu yhteen alustaan.
Soveltamalla tätä prosessia:
- Nopeutat tilausten käsittelyä
- Hallitset paremmin liiketoimintaa
- Optimoi käyttöikustannuksia
- Parannat asiakaskokemusta
- Kehität yritystä kestävästi
Aloita GTG CRM:n käyttö jo tänään ja koe ammattimainen myyntiprosessi!
Muunna lukemasi tuloksiksi – sovella heti GTG CRM:llä, ilmaiseksi.
Sovella nyt
