Verkkokaupassa ammattimainen tilausten käsittelyprosessi on yrityksen menestyksen ratkaiseva tekijä. GTG CRM tarjoaa kattavan tilausten käsittelyprosessin, joka kattaa tilausten vastaanoton, varastonhallinnan, toimituksen, laskutuksen ja asiakaspalvelun – kaikki integroituna yhteen järjestelmään.
GTG CRM:n avulla et ainoastaan hallitse tilauksia, vaan voit myös yhdistää suuriin verkkokauppa-alustoihin, kuten Shopee, Lazada, TikTok Shop, synkronoida tuotteet ja varastot automaattisesti, luoda toimitustilauksia nopeasti ja antaa virallisia sähköisiä laskuja. Tämä on kattava ratkaisu, joka auttaa yritystä toimimaan tehokkaasti, parantamaan asiakaskokemusta ja kehittymään kestävästi.
Pääominaisuudet
- Automaattinen neuvonta ja tilausten vahvistus: AI Chatbot tukee asiakkaiden vastaamista ja tilausten vahvistamista 24/7, vähentäen henkilöstön työtaakkaa
- Keskitetty tilausten hallinta: Kaikki verkkosivuston, verkkokauppa-alustojen ja muiden kanavien tilaukset hallitaan yhdessä järjestelmässä
- Monikanavainen myynnin integrointi: Integrointi Shopee, Lazada, TikTok Shop -alustoihin sekä kaksisuuntainen tuotteiden ja tilausten synkronointi
- Älykäs varastonhallinta: Reaaliaikainen varastosaldon seuranta, automaattinen päivitys tilausten yhteydessä, tukee useita varastoja
- Toimituspalveluiden integrointi: Luo toimitustilauksia suoraan toimituspalveluiden, kuten Giao Hàng Nhanh, Viettel Post, kanssa, tukee COD:tä (Cash on Delivery)
- Sähköisen laskun vienti: Yhdistä S-Invoice (Viettel) ja MISA -järjestelmiin laillisten ALV-laskujen luomiseksi
- Tilausten tilan seuranta: Selkeä tilan päivitys New → Processing → Completed
Vakioitu tilausten käsittelyprosessi
Vaihe 1: Tuotteiden ja varaston valmistelu
Varaston luominen ja hallinta
Ensin sinun tulee määrittää varastot järjestelmässä kohdassa Varastonhallinta → Varastot.
- Luo varasto tiedoilla: Varaston nimi, varaston koodi, osoite, vastuuhenkilö
- Useiden varastojen tuki: Päävarasto, apuvarasto, sivuliikkeen varasto
- Varastosaldon seuranta erikseen jokaiselle varastolle
Tuotteiden luominen järjestelmään
Siirry kohtaan Myynti → Tuotteiden hallinta luodaksesi uusia tuotteita.
Syötettävät tiedot:
- Tuotteen nimi, SKU, kategoria, brändi
- Tuotekuvat ja videot
- Muunnelmat: Väri, koko (enintään 3 attribuuttia)
- Alkuperäinen hinta, ALV, myyntihinta (järjestelmä laskee automaattisesti voiton)
- Yksityiskohtainen kuvaus ja tekniset tiedot
- Alkuperäinen varastosaldo
Yhteys ja synkronointi verkkokauppa-alustojen kanssa
Siirry kohtaan Myynti → Integroinnit yhdistääksesi verkkokauppa-alustoihin.
Yhdistämisvaiheet:
- Valitse yhdistettävä alusta: Shopee / Lazada / TikTok Shop
- Vahvista kauppatilisi
- Kaksisuuntainen tuotteiden synkronointi:
- Tuo: Hae tuotteita alustalta GTG CRM:ään
- Vie: Siirrä tuotteita GTG CRM:stä alustalle
Hyödyt:
- Kaikkien tuotteiden keskitetty hallinta
- Automaattinen varastosaldon synkronointi kanavien välillä
- Manuaalisen päivityksen työn säästö
Vaihe 2: Tilausten vastaanottaminen
Tilausten vastaanottaminen eri kanavista
Tilaukset voivat tulla:
- Verkkosivustoltasi (integroitu GTG CRM:ään)
- Shopee, Lazada, TikTok Shop (automaattinen synkronointi)
- Manuaaliset tilaukset (asiakkaat tilaavat puhelimella, Facebookilla jne.)
Vaihe 3: Tilauksen käsittely ja tavaran valmistelu
Tilauksen tarkistus ja muokkaus (tarvittaessa)
- Ostajan tiedot
- Toimitusosoite
- Tuotteiden lisäys/poisto
- Tuotteiden määrä
Varastosaldon tarkistus
Järjestelmä tarkistaa automaattisesti varastosaldon:
- ✅ Riittävästi varastossa → Pakkaus aloitetaan
- ❌ Puuttuu varastosta → Tarpeen täydentää toimittajalta
Varaston täydennysprosessi (jos puuttuu):
Siirry kohtaan Toimittajat → Valitse toimittaja → Luo ostotilaus
- Valitse täydennettävät tuotteet
- Syötä määrä, yksikköhinta
- Vahvista ostotilaus
- Kun tavara saapuu, luo Varaston täydennystilaus
- Varastosaldo päivittyy automaattisesti
Vaihe 4: Toimitustilauksen luominen
Kun pakkaus on valmis, luo toimitustilaus suoraan tilauksesta.
Tarvittavat tiedot:
1. Valitse toimituspalvelu:
- Giao Hàng Nhanh
- Giao Hàng Tiết Kiệm
2. COD-summa (Cash on Delivery):
- Syötä asiakkaalta perittävä summa
- Sisältää sekä tavaroiden hinnan että toimituskulut (jos asiakas maksaa)
3. Paketin tiedot:
- Paino (kg)
- Mitat (pituus x leveys x korkeus)
- Kuka maksaa toimituskulut (myyjä/ostaja)
4. Vahvista tilauksen luominen:
- Järjestelmä hakee tiedot automaattisesti tilauksesta
- Lähettää pyynnön toimituspalvelulle
- Saada lähetystunnus
Kun toimitustilaus on luotu onnistuneesti:
- Tulosta toimituslipuke ja kiinnitä se pakettiin
- Luovuta kuljetusyhtiölle
Vaihe 5: Sähköisen laskun vienti
Yritysasiakkaille tai ALV-laskua tarvitseville voit viedä sähköisen laskun suoraan tilauksesta tai antaa järjestelmän luoda laskun automaattisesti.
Laskun vientivaiheet:
- Valitse laskutuspalveluntarjoaja: S-Invoice (Viettel) tai MISA
- Valitse laskumalli: ALV-lasku tai myyntilasku
- Täytä tiedot: Ostajan tiedot (yrityksen nimi, veronumero, osoite), Tuotteet ja määrät (haetaan automaattisesti tilauksesta), ALV-prosentti, Maksutapa
- Esikatselu PDF:
- Vie lasku: Järjestelmä lähettää pyynnön palveluntarjoajalle, Verohallinnon leimalla varustettu lasku luodaan, Lataa ja lähetä asiakkaalle
Vaihe 6: Tilauksen seuranta ja valmistuminen
Toimituksen seuranta
- Päivitä lähetystunnuksen tila kuljetusyhtiöltä
- Ilmoita asiakkaalle toimituksen etenemisestä
- Käsittele erikoistapaukset (toimitus epäonnistui, viivästyi jne.)
Tilauksen valmistuminen
Kun asiakas on vastaanottanut tavaran onnistuneesti:
- Päivitä tilauksen tila asentoon Completed
- Vahvista suoritus (COD-tilauksissa)
- Tallenna tiedot tapahtumahistoriaan
Ongelmallisten tilausten käsittely
Jos asiakas palauttaa/vaihtaa tavaraa:
- Luo korvaava lasku (jos lasku on jo luotu) - Säädä määrää, arvoa - Järjestelmä luo korvaavan laskun automaattisesti aktivoinnin jälkeen
- Päivitä varastosaldon - Palauta palautetut tavarat varastoon (jos hyväkuntoisia) - Merkitse vialliset tavarat (jos niitä on)
- Palauta raha asiakkaalle (tarvittaessa)
Vakioidun prosessin hyödyt
Yritykselle
- Keskitetty hallinta: Kaikki tilaukset, tuotteet, varastot yhdessä järjestelmässä
- Ajansäästö: Monien vaiheiden automaatio (tuotesynkronointi, toimitustilausten luominen, laskutus)
- Virheiden väheneminen: Tiedot synkronoidaan automaattisesti, rajoittaa manuaalista syöttöä
- Varastosaldon valvonta: Reaaliaikainen päivitys, välttää ylimyyntiä
- Lainsäädännön noudattaminen: Lailliset, täydelliset sähköiset laskut
Henkilöstölle
- Käyttäjäystävällinen käyttöliittymä: Helppo käyttää, ei vaadi monimutkaista koulutusta
- Selkeä prosessi: Jokainen vaihe ohjataan yksityiskohtaisesti
- Täydellinen integraatio: Ei tarvitse siirtyä useiden sovellusten välillä
- Tehokas työskentely: Käsittele useita tilauksia samanaikaisesti
Asiakkaalle
- Nopea vastaus: AI Chatbot tukee 24/7
- Oikea-aikainen toimitus: Nopea käsittelyprosessi
- Tarkat tiedot: Tilaukset ja toimitukset päivittyvät jatkuvasti
- Ammattimainen laskutus: Lailliset, täydelliset sähköiset laskut
Tärkeitä huomioita
Verkkokauppa-alustojen yhdistämisestä:
- Tarvitset vahvistetun kauppatilin Shopee/Lazada/TikTok Shop -alustalla
- Tuotteiden synkronointi kannattaa tehdä aikoina, jolloin tilauksia on vähän, jotta vältetään dataristeystä
Varastonhallinnasta:
- Varastosaldot tulisi päivittää säännöllisesti tarkkuuden varmistamiseksi
- Varaston inventointi säännöllisesti (kuukausittain/neljännesvuosittain) vertailua varten järjestelmän kanssa
Laskutuksesta:
- Vie lasku vain, kun asiakas pyytää tai tilauksen arvo on suuri
- Tarkista veronumero ja osoitetiedot huolellisesti ennen vientiä
- Korvaavia laskuja käytetään vain tarvittaessa (palautukset, virheet)
Toimituksesta:
- Pakkaa huolellisesti vahinkojen välttämiseksi kuljetuksen aikana
- Valitse toimituspalvelu, joka sopii tilauksen arvoon ja asiakkaan vaatimuksiin
Yhteenveto
GTG CRM:n vakioitu tilausten käsittelyprosessi auttaa verkkokauppiaita toimimaan ammattimaisesti, tehokkaasti ja järjestelmällisesti. Tuotehallinnasta, monikanavaisesta integraatiosta, tilausten käsittelystä, toimituksesta ja laskutuksesta asiakaspalveluun – kaikki on saumattomasti integroitu yhteen alustaan.
Tämän prosessin käyttöönotolla:
- Nopeutat tilausten käsittelyä
- Valvota liiketoimintaa paremmin
- Optimoi toimintakustannuksia
- Paranna asiakaskokemusta
- Kehitä liiketoimintaa kestävästi
Aloita GTG CRM:n käyttö tänään kokeaksesi ammattimaisen myyntiprosessin!
Muuta lukemasi tuloksiksi – käytä GTG CRM:ää ilmaiseksi.
Käytä nyt
