Ominaisuuksien esittely
Yksi tehtävä on harvoin vain yksi "tehtävä". "Valmistele tuotelanseeraus" on todellisuudessa kymmenen pientä tehtävää; "Sopimuksen viimeistely asiakkaan A kanssa" sisältää soittamisen, tarjouksen lähettämisen ja allekirjoitusajan sopimisen. Litteässä tehtävälistassa joko ahdat kaiken yhteen riviin ja unohdat, mihin olet päässyt, tai luot kymmeniä irrallisia tehtäviä tietämättä, mikä kuuluu mihinkin. Viestintä on hajallaan chatissa ja sähköpostissa, ja kun pomo kysyy "kuka tekee eniten töitä?", voit vain arvata.
Se loppuu tästä päivästä.
Tehtävienhallinta 2.0 tuo kaiken yhteen yhteen paikkaan: jokainen tehtävä voidaan jakaa kaksitasoisiin ala-tehtäviin, joissa on automaattinen edistymisen laskenta, tehtävälistoja, kommentteja ja tiimiläisten @mainintoja suoraan tehtävässä, voidaan liittää tarjouksiin, tuotteisiin, tilauksiin, laskuihin ja analyysivälilehti, joka näyttää kunkin henkilön työmäärän. Lista on uudistettu, värikoodattu tilan ja määräpäivän mukaan, jotta näet yhdellä silmäyksellä, mitkä tehtävät ovat kiireellisiä.
Ongelmat, joita yritykset kohtaavat
| Vanha tapa | Seuraukset |
|---|---|
| Litteä tehtävälista, ei voida jakaa pienempiin osiin | Suuret tehtävät epämääräisinä riveinä, yksityiskohdat unohtuvat helposti |
| Ei tietoa, kuinka paljon suuresta tehtävästä on valmis | Edistymisraportointi perustuu tunteeseen, pomo ei tiedä todellista tilannetta |
| Ei näe, mitkä tehtävät lähestyvät määräaikaa tai ovat myöhässä | Määräpäivät muistetaan ulkoa, tehtävät myöhästyvät huomaamatta |
| Tehtävän tiedonanto hajallaan chatissa/sähköpostissa | Tiedot katoavat, asiaan liittyvät henkilöt eivät saa ilmoitusta |
| Ei tietoa, kuka tekee eniten töitä | Epätasainen jakautuminen, ylikuormittunut henkilö, jota johto ei huomaa |
Tehtävienhallinta 2.0 muuttaa tehtävät rakenteellisiksi tehtäväpuiksi, joissa on värivaroitukset määräpäivistä, keskustelutilaa ja läpinäkyviä numeroita — kaikki sidottuna yrityksesi liiketoimintatietoihin.
Kohokohdat
1. Kaksitasoiset ala-tehtävät + automaattinen edistymisen laskenta
- Pilko tehtävät pienemmiksi: jaa suuri tehtävä ala-tehtäviin (kaksi tasoa enintään), joilla jokaisella on oma vastuuhenkilö, määräpäivä ja tila.
- Automaattinen edistymisen laskenta: kun ala-tehtävät valmistuvat, päätehtävän edistyminen lasketaan automaattisesti — ei manuaalista %-päivitystä.
- Näet yhdellä silmäyksellä, kuinka paljon on jäljellä: edistymispalkki näyttää välittömästi, kuinka pitkälle suuri tehtävä on edennyt.
2. Tehtävälistat heti tehtävää luodessa
- Määrittele tehtävät alusta alkaen: lisää tehtävälista tarvittavista vaiheista heti tehtävää luodessa, ei tarvitse palata täydentämään.
- Ei unohdettuja vaiheita: kaikki tehtävät ovat yhdessä paikassa ja vaikuttavat edistymiseen.
3. Järjestelmän kirjaama luotettava valmistuminen
- Luotettava valmistumisaika: tilan ja valmistumisajan kirjaa palvelin, ei henkilökohtainen tietokoneen kello — johdonmukaiset tiedot vertailua ja raportointia varten.
4. Liitä tarjouksiin, tuotteisiin, tilauksiin, laskuihin + Activity 360
- Liitä liittyviin kohteisiin: liitä tehtävät tarjouksiin, tuotteisiin, tilauksiin, laskuihin tietääksesi, mihin mahdollisuuteen/tilaukseen tehtävä liittyy.
- Activity 360: helppolukuinen aikajana, joka näyttää kaikki tehtävään liittyvät tapahtumat — kuka teki mitä ja milloin.
- Helppo jäljittää: yhdestä tarjouksesta tai tilauksesta näet kaikki liittyvät tehtävät ja niiden tilan.
5. Uudistettu lista — värikoodattu tilan & määräpäivän mukaan + "Päivän tehtävät" -taulukko
- Väri kertoo tilan: Tekemättömät, Työn alla, Valmiit, Perutut – jokaisella tilalla on pehmeä, helposti luettava sävy.
- Määräpäivävaroitus suoraan rivillä: lähestyvä määräpäivä keltaisena, myöhässä oleva punaisena — listaa katsomalla tiedät, mitä käsitellä ensin.
- "Päivän tehtävät" -taulukko: sivun yläosassa valmiiksi ryhmiteltynä "myöhässä olevat · tänään määräpäiväiset · lähestyvät määräpäivät · korkea prioriteetti · omat tehtäväni", napsauttamalla hypätään suodatettuun listaan.
💡 Tarvitsetko päivän priorisointisuunnitelman? Napsauta "KUKA ehdottaa", niin assistentti järjestää sinulle tehtävät suositellussa järjestyksessä (ominaisuus vaatii krediittejä).
6. Kommentointi tehtävässä + tiimiläisten @maininta
- Keskustele suoraan tehtävässä: kaikki keskustelut ovat tehtävän vieressä, eivät eksy chatissa/sähköpostissa.
- Tiimiläisten @maininta: kirjoita
@ja valitse ryhmän jäsen; mainittu nimi näkyy vihreänä helposti tunnistettavaksi, ja kyseinen henkilö saa välittömästi sovellusilmoituksen. - Lisää sähköposti tarvittaessa: valitse lähetä sähköpostia mainitulle henkilölle tuodaksesi myös offline-käyttäjät mukaan.
7. Tehtäväanalyysitaulukko — työmäärä henkilöä kohden
- Välitön yleiskatsaus: tehtävien kokonaismäärä, työn alla, valmiit, myöhässä olevat, valmistumisaste ja täsmällisyysaste — vertailtuna edelliseen kauteen.
- Työmäärä henkilöä kohden: graafi näyttää, kuka tekee eniten töitä, kuka on vapaa — mahdollistaa ajantasaisen uudelleenjaon.
- Napsauta henkilöä: katso tarkemmin, mitä kyseinen henkilö tekee eri tehtävissä.
8. Hyväksyjät & Raportoijat — nyt tuetaan useita hyväksyjiä, sekä aloitusaika & liittyvät henkilöt
- Useita hyväksyjiä: määritä yksi tai useampi hyväksyjä tehtäville, jotka vaativat useita hyväksymisvaiheita.
- Raportoija: henkilö, joka luo/seuraa tehtävää saadakseen tiedon lopputuloksesta.
- Aloitusaika & Liittyvät henkilöt: aseta aloitusajankohta ja lisää liittyvien henkilöiden luettelo, jotta he voivat seurata edistymistä.
9. Liitetiedostot kirjastosta & sisäisten linkkien lisääminen
- Liitetiedostot kirjastosta (Media Library): valitse työtilan valmiita tiedostoja/kuvia, ei tarvitse ladata uudelleen koneelta.
- Sisäisten linkkien lisääminen: lisää nopeasti linkkejä työtilan verkkosivuille, laskentataulukoihin tai artikkeleihin — ei tarvitse liittää URL-osoitteita manuaalisesti.
10. Tehtävien automatisointi — tehtävänanto, tilan muutos, valmistuminen, sähköposti-ilmoitukset @maininnoista
- Automaattinen tehtävänanto: prosessi luo/antaa tehtäviä automaattisesti oikeille henkilöille tapahtumien perusteella (tarjous siirtyy vaiheeseen, uusi tilaus…).
- Ilmoitus tilan muutoksesta / valmistumisesta: ilmoittaa automaattisesti asiaan liittyville henkilöille, kun tehtävä muuttaa tilaa tai valmistuu.
- Sähköposti @maininnasta: ota käyttöön, jotta @mainitut henkilöt saavat lisäksi sähköpostin — kytke päälle/pois Tehtävän Automaatio-välilehdeltä.
- Nämä käsikirjoitukset löytyvät Automaatiovarastosta (katso artikkeli Automaatio).
Hyödyt yritykselle
| Ominaisuus | Todellinen hyöty sinulle |
|---|---|
| Ala-tehtävät + automaattinen edistymislaskenta | Suuret tehtävät jaetaan selkeästi, edistyminen läpinäkyvää, ei tarvitse päivittää manuaalisesti |
| Värikoodattu lista + "Päivän tehtävät" -taulukko | Näet yhdellä silmäyksellä lähestyvät/myöhässä olevat tehtävät, aloitat työpäivän keskittyneesti |
| Kommentointi + @maininta | Keskustelu kätevästi tehtävässä, oikeat henkilöt saavat ilmoituksen — ei tiedon katoamista |
| Analyysitaulukko henkilökohtaisesti | Näet, kuka on ylikuormittunut, ja voit jakaa tehtäviä uudelleen ajantasaisesti |
| Useita hyväksyjiä / Raportoijia | Vastuut selkeät, useita hyväksymisvaiheita tarvittaessa |
| Liitteet kirjastosta + sisäiset linkit | Käytä uudelleen työtilan resursseja, pysy järjestelmässä |
| Liitä tarjouksiin/tuotteisiin/tilauksiin/laskuihin + Activity 360 | Kaikki tehtävät sidottuna liiketoimintatietoihin, helppo jäljittää |
| Tehtävien automatisointi | Tehtävät eivät jää hoitamatta, vähentää manuaalista muistuttamista |
Kenelle sopii?
- Myyntitiimit hallitsemaan useita tehtäviä jokaisen tarjouksen ympärillä (soitot, tarjoukset, allekirjoitusajat).
- Operatiiviset / projektitiimit, jotka tarvitsevat suuren tehtävän pilkkomista, suoraa keskustelua tehtävässä ja todellisen edistymisen seurantaa.
- Esimiehet, jotka tarvitsevat näkyvyyttä kunkin henkilön työmäärään ja tarkkoja edistymisraportteja kysymättä jokaiselta erikseen.
Kuinka aloittaa?
Siirry kohtaan CRM → Tehtävät, luo tehtävä, lisää tehtävälista ja ala-tehtäviä, liitä se liittyvään tarjoukseen/tilaukseen ja kokeile kommentoida tiimiläistä @maininnalla ja avaa Analyysi-välilehti. Katso ohjeet Tehtävienhallinta 2.0:aan vaihe vaiheelta seurataksesi, ja tutustu lisäksi Automaatio-ominaisuuteen, jotta tehtävät hoituvat itsestään.
Kokeile ilmaiseksi — ei vaadi luottokorttia.
