Apa yang dapat Anda lakukan setelah panduan ini

Baca sekilas daftar tugas berdasarkan warna status/batas waktu dan papan "Hari Ini" → buat tugas dengan daftar periksa, waktu mulai, banyak peninjau, dan orang terkait → lampirkan file dari Perpustakaan dan sisipkan tautan internal → pecah menjadi sub-tugas dan lihat kemajuan yang terakumulasi secara otomatis → tautkan tugas ke Kesepakatan/Pesanan → komentar dengan @mention rekan tim → selesaikan tugas → lihat tab Analisis dan lacak Aktivitas 360 → aktifkan otomatisasi tugas.

Belum memahami gambaran umum fitur? Lihat artikel Manajemen Tugas 2.0 terlebih dahulu.

Persiapan Sebelumnya

1. Masuk ke GTG CRM, akses modul CRM → Tasks. — Tempat membuat dan mengelola tugas.

2. (Direkomendasikan) Sudah ada Kesepakatan/Pesanan/Faktur untuk ditautkan. — Untuk menggunakan fitur penautan objek terkait.

3. (Direkomendasikan) Beberapa rekan tim di workspace. — Untuk menetapkan peninjau, orang terkait, dan @mention dalam komentar.

Langkah 1 — Baca sekilas daftar tugas: warna status/batas waktu + papan "Hari Ini"

  1. Buka CRM → Tasks.
  2. Perhatikan baris tugas: setiap status memiliki nuansa warna; tugas yang mendekati batas waktu diberi warna kuning, tugas yang terlambat diberi warna merah.
  3. Di bagian atas halaman, lihat papan "Hari Ini": klik grup "terlambat / jatuh tempo hari ini / mendekati batas waktu / prioritas tinggi / tugas saya" untuk pemfilteran cepat.

✅ Hasil yang Diharapkan: Daftar menampilkan warna berdasarkan status dan batas waktu; mengklik grup di papan "Hari Ini" akan memfilter daftar dengan benar ke grup tersebut.

Daftar tugas diberi warna berdasarkan status/batas waktu dan papan Hari Ini
💡 Klik "AI Sarankan" untuk mendapatkan rencana prioritas harian (fitur menggunakan kredit).

Langkah 2 — Buat tugas dengan daftar periksa, waktu mulai, peninjau & orang terkait

  1. Klik untuk membuat tugas baru.
  2. Masukkan Judul, Deskripsi, Batas Waktu, Tingkat Prioritas, Penanggung Jawab.
  3. Atur Waktu Mulai dan tambahkan Orang Terkait (orang yang perlu memantau tugas).
  4. Di bagian peran, tetapkan satu atau beberapa Peninjau (Reviewers) dan Pelapor (Reporter) jika alur kerja memerlukan persetujuan/pemantauan.
  5. Tambahkan daftar periksa langkah-langkah yang perlu dilakukan saat membuat.

✅ Hasil yang Diharapkan: Tugas dibuat dengan daftar periksa, waktu mulai, daftar peninjau (beberapa orang), dan orang terkait ditampilkan sepenuhnya.

Formulir pembuatan tugas dengan daftar periksa, waktu mulai, banyak peninjau, dan orang terkait

Langkah 3 — Lampirkan file dari Perpustakaan & sisipkan tautan internal

  1. Di dalam tugas, buka bagian Lampiran → pilih tab "Pilih dari Perpustakaan" untuk mengambil file/gambar yang sudah ada di workspace.
  2. Buka bagian Tautan → pilih "Sisipkan Tautan Internal" untuk menautkan situs web, halaman arahan, atau postingan dari workspace.

✅ Hasil yang Diharapkan: File dari Perpustakaan dan tautan internal ditautkan ke tugas tanpa perlu mengunggah ulang atau menempelkan URL secara manual.

Lampirkan dari Perpustakaan dan sisipkan tautan internal dalam tugas

Langkah 4 — Pecah menjadi sub-tugas dan lihat kemajuan yang terakumulasi secara otomatis

  1. Buka tugas yang baru saja dibuat, tambahkan sub-tugas — dapat membuat hingga dua level; setiap sub-tugas memiliki penanggung jawab, batas waktu, dan statusnya sendiri.
  2. Selesaikan sub-tugas secara bertahap.

✅ Hasil yang Diharapkan: Bilah kemajuan tugas induk terakumulasi secara otomatis berdasarkan jumlah sub-tugas yang diselesaikan — Anda tidak perlu memasukkan % secara manual.

Tugas dengan sub-tugas dan bilah kemajuan yang terakumulasi secara otomatis

Langkah 5 — Tautkan tugas ke Kesepakatan, Produk, Pesanan, Faktur

  1. Di dalam tugas, buka bagian objek terkait (related objects).
  2. Tautkan Kesepakatan / Produk / Pesanan / Faktur yang sesuai.

✅ Hasil yang Diharapkan: Tugas menampilkan objek yang ditautkan; dari Kesepakatan/Pesanan tersebut, Anda juga dapat melihat tugas terkait secara terbalik.

Langkah 6 — Komentar & @mention rekan tim

  1. Buka tab Komentar tugas, masukkan konten.
  2. Ketik @ lalu pilih nama rekan tim untuk @mention; posting komentar.

✅ Hasil yang Diharapkan: Nama yang di-mention ditampilkan berwarna hijau; orang yang di-mention menerima notifikasi dalam aplikasi (dan email jika otomatisasi email @mention aktif — lihat Langkah 10).

Komentar dengan nama yang di-mention berwarna hijau

Langkah 7 — Selesaikan tugas

  1. Tandai tugas sebagai selesai.

✅ Hasil yang Diharapkan: Status dan waktu penyelesaian dicatat oleh sistem (tidak diambil dari jam komputer pribadi), sehingga angka konsisten saat pencocokan dan pelaporan.

Langkah 8 — Lihat tab Analisis: volume per orang

  1. Di menu Tasks, buka tab Analisis (Analytics).
  2. Lihat kartu ringkasan dan grafik; klik anggota untuk melihat lebih detail apa yang sedang dikerjakan orang tersebut.

✅ Hasil yang Diharapkan: Tab Analisis menampilkan total tugas / sedang dikerjakan / selesai / terlambat / rasio penyelesaian + tren, dan grafik volume per orang.

Tab Analisis tugas dengan volume per orang dan tren penyelesaian

Langkah 9 — Lacak perkembangan di Aktivitas 360

  1. Buka tab Aktivitas 360 tugas.

✅ Hasil yang Diharapkan: Linimasa yang mudah dibaca menunjukkan semua perkembangan seputar tugas (pembuatan, pembaruan, penyelesaian, tautan, komentar) — siapa melakukan apa, kapan.

Tab Aktivitas 360 tugas dengan linimasa perkembangan

Langkah 10 — Aktifkan otomatisasi tugas

  1. Di menu Tasks, buka tab Otomatisasi (atau masuk ke Katalog Otomatisasi, bagian Tugas).
  2. Aktifkan skenario yang sesuai: notifikasi saat ditugaskan tugas baru, saat status tugas berubah, saat tugas selesai, dan email saat di-mention dalam komentar.

✅ Hasil yang Diharapkan: Notifikasi yang sesuai dikirim secara otomatis; saat email @mention diaktifkan, orang yang di-@mention menerima email selain notifikasi dalam aplikasi.

Skenario otomatisasi untuk tugas di Katalog Otomatisasi

Tabel referensi cepat hasil yang diharapkan

Buka daftar Tugas — Baris tugas diberi warna berdasarkan status/batas waktu; papan "Hari Ini" mengelompokkan tugas yang perlu diproses

Buat tugas + daftar periksa + peninjau — Tugas dengan daftar periksa, banyak peninjau, waktu mulai, orang terkait

Lampirkan dari Perpustakaan / tautan internal — File dan tautan internal ditautkan ke tugas tanpa perlu mengunggah/menempelkan URL

Tambahkan sub-tugas — Kemajuan tugas induk terakumulasi secara otomatis

Tautkan objek terkait — Kesepakatan/Produk/Pesanan/Faktur ditautkan dua arah

Komentar + @mention — Nama yang di-mention berwarna hijau; orang yang di-mention menerima notifikasi (dan email jika diaktifkan)

Selesaikan tugas — Waktu penyelesaian dicatat oleh sistem

Buka tab Analisis — Volume per orang + tren penyelesaian

Buka Aktivitas 360 — Linimasa perkembangan tugas

Aktifkan otomatisasi — Notifikasi penugasan/perubahan status/penyelesaian tugas + email @mention

Catatan

  • Sub-tugas mendukung hingga dua level — cukup untuk memecah tanpa kerumitan.
  • Kemajuan tugas induk adalah akumulasi otomatis dari sub-tugas — ubah status sub-tugas, jangan ubah % tugas induk secara manual.
  • Peninjau kini bisa beberapa orang; Pelapor tetap satu orang.
  • Email saat di-mention adalah opsi aktif/nonaktif untuk seluruh workspace; notifikasi dalam aplikasi selalu dikirim ke orang yang di-@mention.
  • Lampiran dari Perpustakaan mengambil file dalam cakupan seluruh workspace; tautan internal hanya menyarankan situs web/halaman arahan/posting yang sudah diterbitkan.
  • Otomatisasi masih dapat membuat/menugaskan tugas kepada Anda seperti sebelumnya (misalnya saat kesepakatan berpindah tahap).