Anda punya file pelanggan lama di Excel, beberapa ratus atau beberapa ribu baris, dikumpulkan dari bertahun-tahun berjualan. Akhir tahun ini Anda ingin mengirim program promo. Sebelum menekan kirim, coba jawab satu pertanyaan: dari daftar ini, siapa yang sudah setuju menerima promo dari Anda, mereka setuju di mana dan kapan, dan buktinya tersimpan di mana? File hanya berisi nama, nomor telepon, dan email. Kolom yang menjawab pertanyaan itu tidak ada.
Di Vietnam, aturan tentang iklan lewat email dan SMS (Nghị định 91/2020/NĐ-CP) mewajibkan pengiklan hanya mengirim jika penerima sudah memberi persetujuan sebelumnya, dan pengiklan harus bisa membuktikannya jika ditanya. Alamat email yang ada di daftar pelanggan belum berarti persetujuan. Anda mungkin ingat pelanggan mana yang mendaftar di website dan mana yang meninggalkan kartu nama di pameran, tetapi saat harus menunjukkannya, ingatan bukanlah bukti. (Ini adalah deskripsi umum, bukan nasihat hukum.)
GTG CRM menahan promo sampai ada pencatatan persetujuan
Di Vietnam, promo akhir tahun Anda hanya sampai ke orang yang persetujuannya sudah tercatat. Ketika ada yang bertanya "kontak ini setuju kapan, di mana, dan buktinya di mana?", Anda membuka halaman kontak dan melihat jawabannya dalam satu layar, bukan mengobrak-abrik file Excel.
Jika bisnis Anda berada di negara yang mewajibkan persetujuan di muka (dalam artikel ini adalah Vietnam), GTG CRM tidak akan mengirim email pemasaran, SMS, atau pesan chat ke sebuah kontak sampai ada orang di bisnis Anda yang mencatat bahwa kontak tersebut sudah setuju. Anda tidak perlu ingat mengaktifkan apa pun atau mengawasi setiap pengiriman: pemeriksaan berjalan sebelum setiap pesan pemasaran, mulai dari kampanye email hingga alur di bagian Otomatisasi.
Anda mengisi tiga hal dan mencentang satu kalimat konfirmasi:
- Di mana mereka menyetujui menerima promo Anda?: formulir di website, langsung, formulir kertas, balasan email, di acara, panggilan telepon, atau cara lain.
- Bukti yang Anda simpan dan tempat penyimpanannya, misalnya "Ekspor daftar pendaftaran dari formulir saya, disimpan di Google Drive".
- Diperoleh pada atau sebelum tanggal: tanggal ketika mereka menyetujui, yang tidak boleh berupa tanggal di masa depan.
Kalimat konfirmasinya adalah: Bisnis saya menyimpan persetujuan ini dan dapat menunjukkannya jika diminta.
GTG CRM menyimpan pernyataan ini atas nama orang yang mencatatnya, beserta waktu pencatatannya. GTG CRM tidak menyimpan salinan bukti Anda dan tidak memeriksanya: bukti tetap berada di tempat Anda menyimpannya. Karena itu, centang kalimat konfirmasi hanya jika Anda benar-benar memilikinya.
Tiga cara mencatat, tergantung jumlah pelanggan Anda
Satu pelanggan: langsung di halaman kontak
Buka Penjualan & CRM → Kontak, buka satu pelanggan, lalu gulir ke bagian paling bawah tab Ringkasan, ke bagian Persetujuan menerima pemasaran. Pelanggan yang belum punya catatan akan menampilkan Persetujuan belum dicatat beserta tombol Catat persetujuan. Isi tiga kolom, centang kalimat konfirmasi, lalu simpan. Bagian ini berubah menjadi Persetujuan sudah dicatat, dengan nama pencatat, tanggal pencatatan, tempat persetujuan, dan buktinya. Tab Aktivitas pelanggan akan mendapat satu baris tambahan yang mencatat hal ini.
Satu daftar sekaligus: pilih lalu catat dalam sekali proses
Di daftar kontak, buka filter Persetujuan pemasaran dan pilih Belum dicatat untuk melihat siapa saja yang masih belum memiliki catatan. Kolom Persetujuan pemasaran juga menunjukkan status setiap orang. Pilih orang-orang yang benar-benar sudah memberikan persetujuan, lalu klik Catat persetujuan. Jendela akan menampilkan jumlah kontak yang dipilih sebelum disimpan, lalu melaporkan hasilnya: berapa orang yang sudah dicatat, berapa orang yang dipertahankan karena sudah memiliki catatan sebelumnya, dan berapa orang yang dilewati karena sudah menolak menerima.
Saat mengimpor file: satu kotak centang
Pada langkah Tinjau ulang di layar Impor data terdapat bagian Persetujuan pemasaran untuk file ini (opsional) dengan kotak Semua orang dalam file ini telah menyetujui menerima penawaran dari bisnis saya. Centang kotak ini, isi ketiga informasi seperti di atas, dan setiap kontak yang diimpor akan memiliki catatan persetujuan atas nama Anda. Jika tidak dicentang, daftar tetap diimpor, hanya saja kontak berada dalam status Belum dicatat persetujuan.
Jika Anda memetakan kolom file (misalnya kolom "Đồng ý") ke sebuah kolom persetujuan, GTG CRM tetap tidak menggunakan kolom itu untuk mencatat: kolom tersebut diabaikan dan layar terakhir menyebutkan kolom mana. Kolom yang tidak dipetakan tidak akan diimpor. Layar terakhir juga menunjukkan Persetujuan dicatat untuk N dari M kontak, sisanya adalah orang-orang yang menolak menerima, sudah memiliki catatan, atau tidak diimpor.
Sebelum mengirim kampanye email, Anda tahu siapa yang sudah memiliki catatan persetujuan dan siapa yang belum
Di Vietnam, setiap penawaran hanya dikirim kepada orang yang persetujuannya sudah dicatat. Untuk kampanye email, Anda melihat jumlah orang yang ditahan tepat sebelum menekan kirim, bukan setelah semuanya terkirim.
Saat mengirim kampanye email, langkah Pengaturan menampilkan lebih dulu: Kontak dilewati karena belum dicatat persetujuannya: 1 dari 2, disertai kalimat "Catat persetujuan mereka terlebih dahulu, jika Anda memilikinya, dan mereka akan disertakan" serta tautan Catat persetujuan, yang membuka jendela pencatatan untuk orang-orang yang Anda pilih. Tombol Kirim tidak diblokir: orang lain tetap menerima email.
Setiap kontak yang ditahan memiliki satu baris di tab Aktivitas mereka. Pemilik akun menerima satu notifikasi setiap hari yang menyatakan ada penawaran yang belum terkirim, hanya disertai tanggal dan tanpa nama siapa pun. Dengan alur kerja di bagian Otomatisasi, langkah pengiriman email dilewati dan riwayat run alur kerja mencatat alasannya; alur kerja tidak menampilkan error. Penawaran yang sudah tertahan tidak disimpan untuk dikirim nanti: setelah persetujuan dicatat, pengiriman berikutnya akan menjangkau kontak tersebut, sedangkan penawaran yang terlanjur terlewat harus Anda kirim ulang sendiri.
Siapa yang boleh dicatat, dan hal-hal yang tidak dilakukan GTG CRM
- Chỉ người có quyền ghi nhận sự đồng ý mới được ghi nhận. Nhân viên kinh doanh không có quyền này vẫn thấy trạng thái của khách, nhưng các nút bị làm mờ và mục hiển thị "Hãy nhờ quản trị viên ghi nhận sự đồng ý." Không có quy trình tự động hóa nào có thể ghi nhận được: đây là quyết định của con người.
- Người đã từ chối nhận thông tin thì không bao giờ nhận email marketing từ bạn. Không có bản ghi đồng ý nào thay thế được yêu cầu đó, và khi ghi nhận hàng loạt, họ sẽ bị bỏ qua.
- Ghi sai thì có thể sửa. Bạn có thể Thay thế bản ghi bằng bằng chứng chính xác hơn, hoặc Xóa bản ghi. Bản ghi trước vẫn được lưu trong lịch sử. Xóa bản ghi không biến khách hàng thành người đã từ chối: ưu đãi dành cho khách đó chỉ đơn giản là bị giữ lại.
- GTG CRM không phải là tư vấn pháp lý. Bản ghi là lời khai của doanh nghiệp bạn. GTG CRM không kiểm tra bằng chứng, và việc ghi nhận không tự động làm cho một danh sách trở nên hợp lệ. Nếu cần chắc chắn danh sách của bạn đáp ứng đủ điều kiện, hãy hỏi chuyên gia pháp lý của bạn.
Hãy bắt đầu từ chính tệp bạn đang có: nhập vào GTG CRM, lọc Chưa ghi nhận để xem ngay có bao nhiêu liên hệ chưa có bản ghi, rồi ghi nhận cho nhóm mà bạn thực sự có sự đồng ý. Phần còn lại của danh sách vẫn được giữ nguyên, chỉ là chưa nhận ưu đãi cho đến khi bạn có thể xác định họ đã đồng ý ở đâu và khi nào.
Dùng thử miễn phí — không cần thẻ tín dụng.
