Eiginleikar kynntir
Í lok afstemmingartímabils sérðu að rafmagnsreikningur skrifstofunnar hefur ranglega verið bókaður á reikning skrifstofuvöru. Færsla hefur þegar verið skráð í bókhaldið. Ef þú eyðir henni tapast ummerkin; ef þú skrifar yfir hana veit næsti lesandi ekki hvað var breytt og hvers vegna. Og ef þú sjálfur gerðir færsluna, gæti enginn endurskoðað hana áður en hún fer í bókhaldið.
Í GTG CRM fer handvirk færsla fyrst í gegnum samþykkjanda og er síðan skráð í bókhaldið (sjálfgefið er það annar einstaklingur). Bókaðar færslur má afturkalla eða leiðrétta með nýrri færslu, en upprunalega færslan helst óbreytt. Fjórir hlutir sem þú getur gert:
- Afturkalla eða leiðrétta bókaða færslu: upprunalega færslan er hvorki eydd né skrifuð yfir.
- Senda til samþykkis: sjálfgefið fer færsla ekki í bókhald fyrr en annar aðili hefur samþykkt hana.
- Setja inn handvirka færslu: þú fyllir sjálfur út dagsetningu, fylgiskjalsnúmer, ástæðu og debit- og kreditlínur.
- Flytja inn upphafsstöðu úr skrá: upphafsstöðuskrá úr gamla kerfinu (CSV eða Excel), yfirfara hana og senda til samþykkis. Aðeins þann 01/01, einu sinni fyrir hvert fyrirtæki; heildartakmarkanir eru hér að neðan.
Upphafsstaða: núverandi takmarkanir
- Aðeins er hægt að flytja inn þann 01/01: GTG CRM styður nú aðeins fjárhagsár sem fylgja almanaksárinu. Hvert fyrirtæki (workspace) getur aðeins haft eina upphafsstöðu.
- Engin færsla má vera bókuð fyrir dagsetninguna á upphafsstöðunni; ef svo er hafnar GTG CRM henni þegar þú smellir á Senda til samþykkis.
- Ekki er enn hægt að skrá upphafsstöðu á miðju ári. Fyrirtæki sem byrjar á miðju ári skráir upphafsstöðu í byrjun árs og bókar síðan það sem hefur fallið til frá ársbyrjun með reiknings-, innkaupa- og bankayfirlitsskjám.
- Stöður viðskiptakrafna, viðskiptaskulda, birgða og fastafjármuna fara inn í bókhaldið, en birtast ekki í sölureikningalistum, innkaupareikningum, birgðaskjánum eða fastafjárskránni.
Vandamál sem fyrirtæki standa frammi fyrir
| Gömul aðferð | Afleiðing |
|---|---|
| Handvirk færsla þar sem sami aðili skráir og bókar | Eina ranga lína fer í bókhaldið án þess að nokkur hafi yfirfarið hana |
| Ranga færslu leiðrétt með því að eyða eða skrifa yfir hana | Engin ummerki eru eftir um hver leiðrétti, hvenær eða hvers vegna |
| Hver og einn leiðréttir á sinn hátt, án þess að skrá ástæðu | Erfitt að útskýra tölu þegar spurt er nánar |
| Slá upphafsstöðu ársins inn línu fyrir línu úr gamla bókhaldinu | Auðvelt er að rugla saman tölum og blanda saman punkti og kommu |
GTG CRM setur skráningu, samþykki, afturköllun og leiðréttingu allt á sama skjáinn Bókhaldsfærslur.
Helstu atriði
1. Setja inn handvirka færslu: þú skrifar sjálfur, kerfið fyllir ekki sjálfkrafa
Farðu í Fjármál & Starfsmannamál ▸ Bókhald ▸ Bókhaldsfærslur, smelltu á + Ný færsla og veldu Handvirk færsla. Dagsetning færslu, dagsetning fylgiskjals og númer fylgiskjals eru skilin eftir auðar; kerfið fyllir þau ekki sjálfkrafa. Samtalslínan neðst á síðunni sýnir Jafnvægi eða Ekki í jafnvægi ásamt mismun, og ekki er hægt að senda færslu sem er ekki í jafnvægi. Ekki er hægt að hengja við skjalaskrá (það er reitur Upprunalegt fylgiskjal meðfylgjandi fyrir athugasemd), og færsla er aðeins skráð í gjaldmiðli bókhaldsins.
- Ávinningur: ástæða, fylgiskjalsnúmer og upprunalegt fylgiskjal eru skráð með færslunni, þannig að síðar getur hver sem er opnað hana og séð af hverju hún var bókuð.
2. Sjálfgefið er að færsla sé aðeins bókuð eftir samþykki annars aðila
Smelltu á Senda til yfirferðar; drögin færast á flipann Drög með stöðuna Í bið eftir samþykki. Annar aðili með heimildina Samþykkja handvirkar færslur smellir á Yfirfara, les dagsetningu, fylgiskjal, ástæðu og debet- og kreditfærslur á einum skjá, og velur síðan Samþykkja og bóka eða Hafna ásamt ástæðu sem sá sem skráði færsluna getur lesið. Sjálfgefið getur sá sem skráði færsluna ekki sjálfur samþykkt hana: skjárinn sýnir "Þú skráðir þessa færslu. Einhver annar verður að samþykkja hana." og kerfið hafnar henni einnig ef reynt er samt. Bókuð færsla sýnir Skráður af og Samþykktur af; flipinn Virkni sýnir hver gerði hvert skref og hvenær.
Einstaklingsfyrirtæki? Aðili með heimildina Sýsla með notendur vinnusvæðis og heimildina Sýsla með bókhaldsstillingar getur kveikt á rofanum fyrir að leyfa skráanda að samþykkja sjálfan sig undir Bókhald ▸ Stillingar, í hlutanum Samþykkja handvirkar færslur. Rofinn er sjálfgefið slökktur. Þegar kveikt er á honum útskýrir staðfestingarglugginn afleiðingarnar skýrt, þeir sem hafa samþykkisheimild fá tilkynningu, kerfið skráir nafn og virkjunardag, og færslan fær merkið Samþykkt af skráanda.
Tvær fyrirfram skilgreindar tilkynningar (fyrir samþykkjanda og skráanda) eru í Sjálfvirknibankanum og eru slökktar þar til einhver kveikir á þeim; hnappurinn Sjálfvirkni á skjánum fyrir færsluna opnar beint þangað.
- Kostur: bókhaldið sýnir hvaða færsla var skráð af hverjum, hver samþykkti hana, og ef samþykktarskrefið er sleppt, hver tók ákvörðunina og á hvaða degi.
3. Snúa við eða leiðrétta bókaða færslu: upprunalega færslan helst óbreytt, tvær færslur tengjast saman
Á bókaðri handvirkri færslu eða upphafssaldo smellirðu á Snúa við eða leiðrétta. Fyrsta spurningin er Af hverju ertu að gera þetta?, með tveimur svörum og ekkert þeirra er valið fyrirfram. Síðan spyr GTG CRM aðeins þeirrar spurningar sem eiga við í þínu tilviki, þar með talið hvernig eigi að leiðrétta: Aðeins leiðrétta mismuninn (leiðréttingarfærsla skráir aðeins mismuninn) eða Snúa allri færslunni við og svo færa inn rétta færslu; þú velur á milli þessara tveggja leiða.
Svörin eru þín: GTG CRM skráir nákvæmlega það sem þú svaraðir, sannreynir það ekki, samþykkjandi getur lesið það og það veitir hvorki skattalega né bókhaldslega ráðgjöf. Sjálfgefið þarf einnig annar aðili að samþykkja færsluna sem er snúið við, réttu færsluna eða leiðréttingarfærsluna.
Upprunalega færslan er hvorki breytt né eytt: eftir að henni er snúið við fær hún merkið Snúið við og línuna Snúið við af ásamt númeri færslunnar sem snéri henni við. Þegar öllu er snúið við og rétt færsla bókuð, bætist einnig við línan Leiðrétt af með númeri réttu færslunnar; þegar aðeins er leiðrétt mismuninn, helst hún Bókuð og fær þessa línu.
- Kostur: þegar einhver spyr af hverju tala hafi breyst, geturðu opnað upprunalegu færsluna og smellt á tengilínuna til að sjá leiðréttingarfærsluna, skráningaraðila, samþykkjanda og ástæðuna.
ℹ️ Færslur sem eru bókaðar af öðrum hlutum GTG CRM (reikningar, bankafærslur, launaskrá, birgðir og ákveðin önnur ferli) eru ekki snúnar við á þessum skjá: skjárinn segir frá því hvaða hluta þær tilheyra. Ekki er hægt að snúa við færslu sem þegar hefur verið snúið við. Ef upphafssaldo var sleginn inn rangt skaltu velja Snúa við eða leiðrétta, svara "Þessi færsla er röng" og slá hana síðan inn aftur. Í sumum tilfellum getur GTG CRM ekki bókað leiðréttingu enn þá; skjárinn segir skýrt frá ástæðunni og leyfir ekki sendingu. Til dæmis, vegna verulegra villna frá fyrra ári sýnir skjárinn: "Veruleg villa frá fyrra ári þarf afturvirka leiðréttingu, en þessi útgáfa getur ekki bókað hana enn. Vinsamlegast hafðu samband við bókara þinn."
4. Upphafssaldo: dragðu inn skrá úr gamla bókhaldinu, yfirfarðu og sendu til samþykktar
Í Ný færslu, velurðu Upphafsstöðu: fjögur skref, og ekkert er vistað fyrr en þú velur Senda til samþykktar í síðasta skrefinu. Þú þarft skrá með stöðu úr gamla bókhaldinu (útflutta úr kerfi eða búna til handvirkt), með dálkaheitum; skjárinn hefur engan stað til að slá inn tölur beint. Dragðu CSV- eða Excel-skrá (hámark 5 MB, Excel les aðeins fyrsta vinnublaðið) hingað inn; dálkar mega vera í hvaða röð sem er og dálkaheitin mega vera á víetnömsku eða ensku, því í næsta skrefi segirðu GTG CRM hvaða dálkur er hvaða. Skráin er lesin beint í vafranum og ekkert fer frá tækinu fyrr en þú velur Fá tillögur með gervigreind eða Senda til samþykktar. Gervigreindartillögur nota inneign fyrir hverja skrá (fjöldi inneigna birtist á skjánum áður en þú smellir) og senda dálkaheiti ásamt allt að 8 sýnidálkum til gervigreindarþjónustunnar; gervigreindin stingur aðeins upp á dálkum, og þú yfirferðir hvern dálk. Ef þú velur Nota mína vörpun (handvirk dálkatenging) kostar það ekki inneign.
Talnasniðið (1.234.567,89 eða 1,234,567.89) svarar þú sjálfur, og fyrstu línurnar eru lesnar upp aftur svo þú sjáir strax ef eitthvað er rangt. Hver lína er pöruð við reikning í reikningaskránni þinni eftir númeri og síðan eftir nafni; línur sem eru merktar Óparað velurðu sjálfur, GTG CRM giskar ekki á reikninga. Upphafsstöða tekur aðeins við eignareikningum, skuldum og eigin fé, og samtala Debet verður að vera jöfn samtölu Kredit. Eftir samþykkt opnast Rekstrarjöfnuður og byrjar með þínum tölum í dálkunum Upphafsstaða debet og Upphafsstaða kredit. Sjálfgefið þarf upphafsstöðu líka að vera samþykkt af öðrum; takmarkanirnar hér að ofan gilda fyrir þennan hluta.
- Kostur: þú sérð tölurnar sem munu hefja bókina áður en þú sendir til samþykktar, og þarft ekki að endurnefna dálka.
Kostir fyrir fyrirtækið
| Eiginleiki | Hagnýtur ávinningur fyrir þig |
|---|---|
| Drög og samþykktaraðili | Samþykktaraðili sér dagsetningu, fylgiskjal, ástæðu og Debet- og Kreditlínur á einum skjá |
| Rofi fyrir eins manns fyrirtæki | Ef enginn sérstakur samþykktaraðili er til staðar er samt hægt að nota kerfið; ákvörðunin um að sleppa samþykktarskrefi er skráð með nafni og dagsetningu |
| Afturkalla eða leiðrétta | Upprunalega færslan helst óbreytt, tengd nýrri færslu, ásamt svari og ástæðu |
| Upphafsstöðu úr skrá | Yfirfer dálka og les línurnar upp aftur áður en sent er til samþykktar |
Fyrir hvern er þetta?
- Bókhaldsstarfsmenn og bókhaldsstjórar sem vilja að færslur sem þeir setja inn séu lesnar yfir af öðrum, og að upprunalega útgáfan haldist óbreytt þegar leiðrétt er.
- Bókhaldsþjónustur sem þurfa að hver handvirk færsla sýni skýrt hver setti hana inn, hver samþykkti hana og hvenær.
- Eigendur smáfyrirtækja sem halda sjálfir bók sem vilja sérstakan rofa, með nafni og dagsetningu, fyrir sjálfsamþykkt.
- Fyrirtæki sem hefja nýtt reikningsár í GTG CRM og vilja færa inn upphafsstöðu úr skrá, innan þeirra marka sem lýst er hér að ofan.
Hvernig á að byrja?
Farðu í Fjármál & Mannauður ▸ Bókhald ▸ Bókfærslur og smelltu á + Ný bókfærsla (yfirlit yfir bókhald er í greininni Fjölbókhaldsfærslur Beint Í CRM); þú þarft að virkja Bókhald og beita reikningskerfi fyrirtækisins fyrst, annars mun skjárinn sýna greinilega hvað þarf að gera. Vinnusvæðið þarf einn aðila með heimildina Stofna bókfærslu til að semja og annan aðila með heimildina Samþykkja handvirka bókfærslu til að samþykkja, sem er stillt undir Stillingar ▸ Aðgangsstýring og Stillingar ▸ Notendastjórnun (heimildin Samþykkja bókfærslu fyrir innkaupareikninga er önnur heimild). Þarftu skref fyrir skref með myndum? Sjáðu greinina Leiðbeiningar um handvirkar bókfærslur: stofnun, samþykki, bakfærsla eða leiðrétting og greinina Leiðbeiningar um að færa inn upphafsstöður úr CSV- eða Excel-skrá.
Prófaðu ókeypis — ekkert kreditkort krafist.
