Þessi grein leiðir þig í gegnum nákvæmar skref hvernig á að gefa út rafræna reikninga (e-reikninga) með GTG CRM — frá fyrstu uppsetningu til daglegra útgáfa og úrlausnar villna.

Skref 0: Undirbúningur áður en byrjað er

Áður en þú gefur út rafræna reikninga þarftu að undirbúa:

Atriði Lýsing
✅ Skráning kennitölu Hafa kennitölu (fyrir einstakling eða fyrirtæki)
✅ Skráning rafrænna reikninga hjá skattyfirvöldum Skráðu þig til að nota rafræna reikninga hjá viðkomandi skattstofu
✅ Stafrænt vottorð (USB lykill/undirskriftarvél) Notað til að stafrænt undirrita reikninga
✅ GTG CRM reikningur Skráðu þig á gtgcrm.com

Skref 1: Uppsetning fyrirtækisupplýsinga

Innskráning í GTG CRM → Stillingar → Fyrirtækjaupplýsingar:

```

Nafn fyrirtækis: ABC ehf.

Kennitala: 0123456789

Heimilisfang: 123 Nguyễn Văn A, Hverfi 1, HCMC

Sími: 028 1234 5678

Netfang: info@abc.com.vn

Löglegur fulltrúi: Nguyễn Văn A

```

Skref 2: Uppsetning reikningssniða

Fara í Reikningsstjórnun → Sniðsstillingar:

  1. Velja reikningstegund:
  • Virðisaukaskattsreikningur (5%, 8%, 10% skatthlutfall)
  • Sölureikningur (án virðisaukaskatts)
  1. Velja útlitssnið:
  • Fyrirtækjalógó
  • Undirskriftarupplýsingar
  • Sjálfgefnar athugasemdir
  1. Uppsetning reikningsnúmers:
  • Sniðsnúmer: 1C24TAA (dæmi)
  • Kerfið býr sjálfkrafa til samfellda reikningsnúmera

Skref 3: Handvirk útgáfa reikninga

Aðferð 1: Búa til nýjan reikning

  1. Fara í Reikningar → Búa til nýjan
  2. Slá inn upplýsingar um kaupanda:
  • Nafn fyrirtækis / einstaklings
  • Kennitala (ef fyrirtæki)
  • Heimilisfang
  1. Bæta við vöru/þjónustu:
  • Vöruheiti
  • Mælieining
  • Magn
  • Einingaverð
  • Skatthlutfall (0%, 5%, 8%, 10%)
  1. Athuga heildarupphæð
  2. Smella á "Undirrita & gefa út reikning"
  3. Stafræn undirskrift með USB lykli
  4. Reikningurinn er sendur til skattyfirvalda (ef rafrænn reikningur með kóða) og sendur til viðskiptavinar með tölvupósti
Búa til nýjan reikning

Aðferð 2: Útgáfa reiknings úr pöntun

  1. Fara í Pantanir → velja fullgerða pöntun
  2. Smella á "Gefa út reikning"
  3. Kerfið fyllir sjálfkrafa út upplýsingar úr pöntuninni:
  • Kaupandaupplýsingar (frá CRM)
  • Vörulisti (úr pöntuninni)
  • Heildarupphæð
  1. Athuga → Undirrita & gefa út
Sjálfvirk útgáfa reikninga þegar pöntun er fullgerð

Skref 4: Sjálfvirk útgáfa reikninga

Uppsetning sjálfvirkni til að kerfið gefi út rafræna reikninga sjálfkrafa:

```

Kveikja: Pöntun breytist í stöðu "Fullgerð"

↓

Aðgerð 1: Búa til rafrænan reikning (upplýsingar úr pöntuninni)

↓

Aðgerð 2: Sjálfvirk stafræn undirskrift (ef til er HSM undirskriftarvottorð)

↓

Aðgerð 3: Senda til skattyfirvalda

↓

Aðgerð 4: Senda tölvupóst til viðskiptavinar (með viðhengi PDF reiknings)

```

Athugið: Sjálfvirk stafræn undirskrift krefst HSM (Hardware Security Module) undirskriftarvottorðs — ólíkt venjulegum USB lyklum. Hafðu samband við þjónustuaðila stafrænna vottorða til að uppfæra.

Skref 5: Útgáfa reikninga í stórum stíl

Þegar þú þarft að gefa út marga reikninga í einu:

  1. Fara í Pantanir → velja margar pantanir (merkja reitinn)
  2. Smella á "Gefa út reikninga í stórum stíl"
  3. Kerfið býr til reikninga fyrir allar valdar pantanir
  4. Skoða lista yfir reikninga
  5. Undirrita & gefa út alla

Skref 6: Úrlausn villna

Reikningur með rangt nafn/heimilisfang (ekki rangt kennitala eða upphæð):

  1. Fara í reikninginn sem á að leiðrétta
  2. Velja "Tilkynna um villu"
  3. Kerfið sendir tilkynningu til skattyfirvalda
  4. Ekki þarf að gefa út nýjan reikning

Reikningur með ranga kennitölu, upphæð, skatthlutfall:

  1. Fara í reikninginn sem á að leiðrétta
  2. Velja "Gefa út endurskoðaðan reikning" eða "Gefa út leiðréttan reikning"
  3. Slá inn réttar upplýsingar
  4. Undirrita & gefa út nýjan reikning
  5. Gamli reikningurinn verður merktur "Endurskoðaður/Leiddréttur"

Hætta við reikning:

  1. Velja reikninginn → "Hætta við reikning"
  2. Slá inn ástæðu fyrir hættunni
  3. Kerfið sendir tilkynningu um hættuna til skattyfirvalda

Skref 7: Skýrslugerð & Stjórnun

Reikningsyfirlit býður upp á:

  • Heildarfjöldi útgefins reikninga (eftir dagsetningu/mánuði/ári)
  • Heildarvelta frá reikningum
  • Reikningar eftir stöðu (útgefnir, hætt við, leiðréttir)
  • Flytja út í Excel/PDF til að senda endurskoðanda

Niðurstaða ###

Útgáfa rafrænna reikninga með GTG CRM er hönnuð til að einfalda allt ferlið: frá uppsetningu fyrirtækjaupplýsinga, stofnun reikninga, stafrænnar undirskriftar, sendingar til skattyfirvalda til síðari stjórnunar og leit. Með því að tengjast beint við pantanir, vörur og viðskiptavinagögn getur þú búið til reikninga hratt, dregið úr handvirkri innslætti og takmarkað villur.

Þegar það er sameinað sjálfvirkni, geta fyrirtæki einnig sett upp sjálfvirkt ferli: pöntun fullgerð → búa til reikning → stafræn undirskrift → senda til viðskiptavinar. Þetta sparar tíma, tryggir samræmi við reglur og gerir reikningsstjórnun skýrari og auðveldari að hafa yfirsýn yfir í daglegri starfsemi.

Algengar Spurningar

Sp: Hversu marga inneignarpunkta þarf ég til að gefa út 1 reikning?

A: Kostnaður við útgáfu rafrænna reikninga fer eftir notkunarplani. Með grunnpakka (199.000 VND/mánuði, 80.000 inneignarpunkta), getur þú gefið út þúsundir reikninga/mánuði.

Sp: Erstuðningur við reikninga í erlendum gjaldmiðlum?

A: Já. GTG CRM styður útgáfu reikninga í VND og erlendum gjaldmiðlum (USD, EUR...) með gengi.

Sp: Hvað ef ég missi nettengingu?

A: Rafrænir reikningar krefjast nettengingar til að senda til skattyfirvalda. Þú getur búið til drög að reikningum þegar þú ert án nettengingar og síðan undirritað & gefið út þegar þú ert með nettengingu.

Sp: Hvernig fá viðskiptavinir reikninga?

A: Með tölvupósti (PDF sem viðhengi) eða með því að leita á netinu með leitaráskóðanum á reikningnum.