お手元にExcelの顧客リストがあるでしょうか。数百件から数千件にのぼり、長年の販売で集まったものかもしれません。年末に特典のご案内を送りたいとお考えだと思います。送信ボタンを押す前に、一つ確認してみてください。このリストのうち、誰があなたからの特典を受け取ることに同意したのか、どこで、いつ同意したのか、そしてその証拠はどこにあるのか。ファイルにあるのは名前、電話番号、メールアドレスだけです。その答えを記録する列はありません。
ベトナムでは、メールとSMSによる広告に関する規定（政令91/2020/NĐ-CP）により、広告主は受信者が事前に同意した場合にのみ送信でき、尋ねられた際にはその同意を証明できなければなりません。顧客リストにメールアドレスがあるだけでは、同意とはみなされません。ウェブサイトで登録した方や、展示会で名刺を置いていった方を覚えているかもしれませんが、いざ示す段階になると、記憶は証拠にはなりません。（これは一般的な説明であり、法的助言ではありません。）
GTG CRMは、同意の記録が確認されるまで特典を保留します
ベトナムでは、年末の特典は同意が記録された方にのみお届けします。「この顧客はいつ、どこで同意したのか、証拠はどこにあるのか」と聞かれても、Excelファイルを探し回る必要はありません。連絡先の画面で一目で確認できます。
事前の同意を求める国に事業所がある場合（この記事ではベトナム）、社内の誰かがその連絡先の同意を記録するまで、GTG CRMはその連絡先にメールマーケティング、SMS、チャットメッセージを送信しません。設定を覚えておく必要も、送信のタイミングを見計らう必要もありません。メールキャンペーンから「自動化」のワークフローまで、マーケティングメッセージを送信する前には自動で確認が行われます。
次の3つの項目を入力し、確認文にチェックを入れてください。
- お客様はどこで特典の案内を受け取ることに同意しましたか？：ウェブサイトのフォーム、直接、紙の申込書、返信メール、イベント会場、電話、その他の方法。
- 保管している証拠と保管場所。例：「ウェブフォームからの登録者リストのエクスポートファイル、Google Driveに保存」。
- 同意した日付（以前の日付、または当日）：お客様が同意した日付で、未来の日付は指定できません。
確認文は次のとおりです。当社はこの同意を保管しており、求められた際には提示できます。
GTG CRMは、この申告を記録者の名前と記録時刻とともに保存します。GTG CRMは証拠の写しを保存せず、その内容も確認しません。証拠は引き続き、お客様が記録した場所に残ります。そのため、確認文には実際に証拠がある場合にのみチェックを入れてください。
記録の方法は3通りあり、顧客の数に応じて選べます
1件の場合：連絡先の画面から記録
販売 & CRM → 連絡先に進み、顧客を開いて「概要」タブの最下部までスクロールし、「マーケティングへの同意」の項目を探します。記録のない顧客には「同意の記録なし」と「同意を記録」ボタンが表示されます。ボタンを押して3つの欄に入力し、確認文にチェックを入れてから保存してください。項目の表示が「同意の記録あり」に変わり、記録者名、記録日、同意した場所、証拠が表示されます。顧客の「アクティビティ」タブにも、この操作の記録が1行追加されます。
複数の顧客：リストを選んで一度に記録
連絡先リストで、フィルターのマーケティング受信同意を開いて未記録を選ぶと、まだ記録が不足している人が分かります。マーケティング受信同意列では、一人ひとりの状態も確認できます。実際に同意を得ている連絡先を選び、同意を記録をクリックします。ウィンドウには、保存前に選択した連絡先の件数が表示され、保存後には結果が報告されます。すでに記録がある人はそのまま変更されず、受け取りを拒否している人はスキップされます。
ファイルをインポートする場合：チェックボックスは1つ
データのインポート画面の確認ステップには、「このファイルのマーケティング受信同意」（任意）という欄があり、その中にこのファイルの全員が、私の会社の特典を受け取ることに同意していますというチェックボックスがあります。このチェックボックスをオンにして上記の3つの情報を入力すると、インポートされたすべての連絡先に、あなたの名義による同意記録が付きます。オンにしない場合もリストはインポートされますが、連絡先は同意未記録の状態になります。
ファイルの列（例：「同意」列）を同意の項目に割り当てた場合でも、GTG CRMはその列を記録には使用しません。その列は無視され、最後の画面でどの列だったかが明示されます。割り当てられていない列はインポートされません。最後の画面にはM件中N件の連絡先について同意を記録しましたとも表示され、残りは受け取りを拒否した人、すでに記録がある人、またはインポートされなかった人です。
メールキャンペーンを送る前に、同意記録がある人とない人が分かります
ベトナムでは、各特典は同意が記録された人にのみ届けられます。メールキャンペーンでは、送信ボタンを押す直前に保留される人数が分かるため、送信し終えてから初めて気づくということはありません。
メールキャンペーンを送信する際、設定ステップで事前に次のように表示されます：同意未記録のため除外される連絡先：2件中1件。「同意を記録してください。該当する場合は、記録後に対象に含まれます」というメッセージと同意を記録リンクも表示されます。このリンクから、選択した人を対象とする記録ウィンドウが直接開きます。送信ボタンはブロックされず、残りの人は引き続きメールを受け取ります。
保留された各連絡先には、その人のアクティビティタブに記録が残ります。アカウント所有者には、未送信の特典があることを知らせる通知が毎日届きますが、それには日付のみが含まれ、誰の名前も含まれません。自動化のワークフローでは、メール送信ステップがスキップされ、ワークフローの実行履歴に理由が記録されます。ワークフローがエラーになることはありません。保留された特典を後で送るために取っておくことはできません。同意を記録した後は、次回の送信がその連絡先に届きます。送れなかった特典は、ご自身で再送してください。
同意を記録できる人と、GTG CRMが行わないこと
- 記録できるのは、同意の記録権限を持つ人だけです。 この権限のない営業担当者にも顧客のステータスは表示されますが、ボタンはグレーアウトされ、「同意の記録は管理者にご依頼ください。」と表示されます。同意の記録を自動化する仕組みはありません。これは人間が判断すべきことだからです。
- 配信停止を申し出た人には、マーケティングメールを一切送信しません。 どの同意記録も、この申し出に代わることはできません。一括記録を行う場合も、こうした顧客は対象から除外されます。
- 記録の誤りは修正できます。 より正確な証拠で記録を置き換えるか、記録を削除できます。以前の記録は履歴に残ります。記録を削除しても、顧客が配信停止者になるわけではありません。その顧客へのキャンペーン配信が保留に戻るだけです。
- GTG CRMは法律相談サービスではありません。 記録はお客様の会社による申告です。GTG CRMが証拠を検証することはなく、記録したからといってリストが適法になるわけではありません。リストが要件を満たしているか確信が必要な場合は、法務の専門家にご相談ください。
まずは手元のファイルから始めましょう。GTG CRMにインポートし、未記録でフィルターすると、記録のない連絡先が一目で分かります。そのうえで、実際に同意を得ているグループに対して記録を行ってください。残りのリストはそのまま保持されますが、いつ・どこで同意を得たかを説明できるまでは、配信対象にはなりません。
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