수기 분개, 반전 또는 수정, 기초 잔액

기능 소개

월말 대사할 때 사무실 전기요금이 사무용품 계정으로 잘못 반영된 것을 발견했습니다. 분개는 이미 전표로 처리된 상태입니다. 삭제하면 흔적이 사라지고, 덮어쓰기로 수정하면 나중에 보는 사람이 무엇이 왜 바뀌었는지 알 수 없습니다. 게다가 그 분개를 직접 작성한 사람이 바로 자신이라면, 전표로 넘어가기 전에 다시 확인하는 사람이 없었을 수도 있습니다.

GTG CRM에서는 수동 분개가 승인자를 거친 뒤에야 전표로 처리됩니다(기본값은 다른 사람 1명). 전표로 처리된 분개는 역분개하거나 새 분개로 수정할 수 있으며, 원본은 그대로 남습니다. 할 수 있는 일은 네 가지입니다:

• 전표로 처리된 분개를 역분개하거나 수정: 원본을 삭제하거나 덮어쓰지 않습니다.
• 승인자에게 보내기: 기본적으로 분개는 다른 사람이 승인한 뒤에만 전표로 처리됩니다.
• 수동 분개 작성: 날짜, 전표 번호, 사유, 차변 및 대변 항목을 직접 입력합니다.
• 파일에서 기초 잔액 가져오기: 기존 장부의 잔액 파일(CSV 또는 Excel)을 업로드한 뒤 검토하고 승인 요청을 보냅니다. 이는 01/01에만, 회사당 한 번만 가능합니다. 전체 제한 사항은 바로 아래에 있습니다.

기초 잔액: 현재 제한 사항

• 01/01에만 가져올 수 있습니다: 현재 GTG CRM은 회계연도가 달력연도와 동일한 경우만 지원합니다. 회사(workspace)당 기초 잔액은 하나만 둘 수 있습니다.
• 기초 잔액 일자보다 이전 날짜에 전표 처리된 분개가 있으면 안 됩니다. 있으면 GTG CRM이 승인 요청을 보낼 때 거부합니다.
• 연중 중간 날짜의 잔액은 아직 입력할 수 없습니다. 연중에 시작한 회사는 연초 잔액을 입력한 뒤, 올해 발생분은 인보이스, 매입 인보이스, 은행 거래 내역 화면을 통해 기록합니다.
• 매출채권, 매입채무, 재고자산, 유형자산 잔액은 회계장부에 반영되지만, 매출 인보이스 목록, 매입 인보이스, 재고 화면, 고정자산 장부에는 표시되지 않습니다.

기업이 겪는 문제

기존 방식	결과
수기 분개, 작성자와 전표 처리자가 동일함	아무도 다시 확인하지 않은 채 한 줄이 장부에 들어감
잘못된 분개를 삭제하거나 덮어써서 수정함	누가, 언제, 왜 수정했는지 흔적이 남지 않음
사람마다 제각각 고치고 사유를 남기지 않음	다시 물어보면 숫자를 설명하기 어려움
기존 장부에서 연초 잔액을 줄마다 다시 입력함	숫자를 잘못 입력하거나 마침표와 쉼표를 혼동하기 쉬움

GTG CRM은 작성, 승인, 역분개 또는 수정을 모두 같은 분개 화면에서 처리합니다.

주요 특징

1. 수동 분개 작성: 자동 입력 없이 직접 작성

재무 및 인사 ▸ 회계 ▸ 분개로 이동한 뒤 + 새 분개를 클릭하고 수동 분개를 선택합니다. 분개일, 전표일, 전표 번호는 비워두며 시스템이 자동으로 채우지 않습니다. 페이지 하단의 합계 행에는 일치 또는 차액과 함께 미일치가 표시되며, 균형이 맞지 않는 분개는 제출할 수 없습니다. 증빙 파일은 아직 첨부할 수 없고(첨부 원본 증빙 입력란은 메모용입니다), 분개는 장부 통화로만 기록됩니다.

• 장점: 사유, 전표 번호, 원본 증빙을 분개와 함께 남기므로 나중에 누가 보더라도 왜 전표 처리했는지 확인할 수 있습니다.

2. 기본적으로 분개는 다른 사람이 승인한 뒤에만 전표 처리됨

승인 요청을 누르면 초안은 상태가 승인 대기인 채 초안 탭으로 이동합니다. 수동 분개 승인 권한이 있는 다른 사용자는 검토를 눌러 한 화면에서 날짜, 증빙, 사유, 차변 및 대변 항목을 확인한 뒤 승인 및 전기 또는 거부를 선택하고, 작성자가 볼 수 있도록 사유를 남깁니다. 기본적으로 작성자는 자신이 만든 분개를 직접 승인할 수 없으며, 화면에는 "이 분개는 본인이 작성했습니다. 다른 사람이 승인해야 합니다."라고 표시되고, 계속 시도해도 시스템에서 거부합니다. 전기된 분개에는 작성자와 승인자가 표시되며, 활동 탭에는 각 단계별로 누가 언제 했는지가 나옵니다.

1인 기업인가요? 워크스페이스 사용자 관리 및 회계 설정 관리 권한이 있는 사용자는 회계 ▸ 설정의 수동 분개 승인 항목에서 작성자가 직접 승인할 수 있도록 스위치를 켤 수 있습니다. 스위치는 기본적으로 꺼져 있습니다. 켜면 확인 창에서 그 영향이 분명히 안내되고, 승인 권한이 있는 사용자들에게 알림이 전송되며, 시스템은 활성화한 사람의 이름과 날짜를 기록하고 분개에는 작성자 본인이 승인함이라는 라벨이 표시됩니다.

미리 만들어진 두 알림(승인자용 및 작성자용)은 자동화 보관함에 있으며 누군가 활성화할 때까지 꺼져 있습니다. 분개 화면의 자동화 버튼을 누르면 바로 해당 위치로 이동합니다.

• 이점: 어떤 분개를 누가 작성했고, 누가 승인했으며, 승인 단계를 생략했다면 누가 언제 결정했는지 감사 추적이 가능합니다.

3. 전기된 분개를 반전하거나 수정하기: 원본은 그대로 두고, 두 분개가 서로 연결됩니다

전기된 수동 분개 또는 기초 잔액에서 반전 또는 수정을 누르세요. 첫 질문은 왜 이 작업을 하나요?이며, 선택지는 두 가지이고 미리 선택된 답변은 없습니다. 이후 GTG CRM은 상황에 맞는 질문만 표시하며, 수정 방식은 차액만 조정 (차액만 기록하는 조정 분개) 또는 전체 분개를 반전한 뒤 올바른 분개를 다시 입력 중에서 선택합니다. 이 두 방식은 사용자가 직접 선택합니다.

답변은 사용자의 것입니다. GTG CRM은 입력한 내용을 그대로 기록하며, 검증하지 않고, 승인자가 확인할 수는 있지만 세무나 회계 자문은 제공하지 않습니다. 기본적으로 반전 분개, 올바른 분개, 조정 분개 역시 다른 사람의 승인이 필요합니다.

원본은 수정되거나 삭제되지 않습니다. 반전 후에는 반전됨 라벨과 함께 반전됨 행에 반전 분개 번호가 표시됩니다. 전체를 반전한 뒤 올바른 분개를 다시 입력한 경우에는 수정됨 행에 올바른 분개 번호도 함께 표시됩니다. 차액만 조정한 경우에는 상태가 계속 전기됨으로 유지되며 해당 행이 표시됩니다.

• 이점: 숫자가 왜 바뀌었는지 질문을 받으면 원본 분개를 열고 연결된 행을 클릭해 수정 분개, 작성자, 승인자, 사유를 바로 확인할 수 있습니다.

ℹ️ GTG CRM의 다른 기능에서 생성된 분개(청구서, 은행 거래, 급여, 재고 및 일부 다른 흐름)는 이 화면에서 반전되지 않습니다. 화면에는 해당 분개가 어느 기능에서 왔는지 표시됩니다. 반전된 분개는 다시 반전할 수 없습니다. 기초 잔액 입력이 잘못된 경우에는 반전 또는 수정을 선택하고 "이 분개는 잘못되었습니다"라고 답한 뒤 다시 입력하세요. GTG CRM이 아직 전기할 수 없는 수정도 있습니다. 이 경우 화면에 이유가 명확히 표시되며 전송할 수 없습니다. 예를 들어 전년도 중대한 오류의 경우 화면에는 다음과 같이 표시됩니다. "전년도 중대한 오류는 소급 조정이 필요하지만, 이 버전에서는 전기할 수 없습니다. 회계 담당자와 상의하세요."

4. 기초 잔액: 이전 장부 파일을 업로드하고, 검토한 뒤 승인 요청

+ 새 분개에서 기초 잔액을 선택하면 네 단계로 진행되며, 마지막 단계의 검토 요청 전까지는 아무것도 저장되지 않습니다. 이전 장부의 잔액 파일(회계 프로그램에서 내보내거나 직접 만든 파일)과 열 이름이 있는 행이 필요하며, 화면에 숫자를 직접 입력하는 곳은 없습니다. CSV 또는 Excel 파일(최대 5MB, Excel은 첫 번째 시트만 읽음)을 끌어다 놓으면 됩니다. 열 순서는 무엇이든 상관없고, 열 이름도 한국어든 영어든 상관없습니다. 이후 단계에서 GTG CRM에 어떤 열이 무엇인지 알려주면 되기 때문입니다. 파일은 브라우저 안에서 바로 읽히며, AI로 추천 또는 검토 요청을 선택하기 전까지는 아무것도 밖으로 나가지 않습니다. AI로 추천은 파일당 크레딧이 필요하며(크레딧 수는 버튼을 누르기 전에 화면에 표시됨), 열 이름과 최대 8개의 샘플 행을 AI 서비스로 전송합니다. AI는 열만 추천하며, 각 열은 직접 확인해야 합니다. 내 매핑 방식 사용(직접 열 연결)을 선택하면 크레딧이 들지 않습니다.

숫자 표기 방식(1.234.567,89 또는 1,234,567.89)은 직접 선택하는 항목이며, 처음 몇 줄은 다시 읽어 보여 주므로 틀리면 바로 확인할 수 있습니다. 각 행은 시스템의 계정표에서 코드 순으로, سپس 이름 순으로 계정과 매칭됩니다. 미매칭으로 표시된 행은 직접 선택해야 하며, GTG CRM이 계정을 추측하지는 않습니다. 기초 잔액은 자산, 부채, 자본 계정만 받으며, 차변 합계와 대변 합계는 같아야 합니다. 승인되면 시산표는 사용자의 숫자를 기초 차변 잔액과 기초 대변 잔액 두 열로 시작합니다. 기본적으로 기초 잔액도 다른 사람의 승인이 필요하며, 위의 제한은 이 항목에도 적용됩니다.

• 장점: 장부를 제출하기 전에 시작 숫자를 확인할 수 있고, 열 이름을 바꿀 필요가 없습니다.

기업에 주는 이점

기능	실질적인 이점
임시 저장과 승인자	승인자는 날짜, 전표, 사유, 차변 및 대변 행을 한 화면에서 확인할 수 있습니다
1인 기업용 스위치	별도의 승인자가 없어도 사용할 수 있으며, 승인 생략 결정에 이름과 날짜가 기록됩니다
반대로 되돌리기 또는 수정	원본은 그대로 유지되고 새 분개와 연결되며, 답변과 사유가 함께 남습니다
파일에서 가져온 기초 잔액	검토 요청 전 열과 읽어들인 행을 확인할 수 있습니다

누구에게 적합한가요?

• 회계 담당자, 회계 책임자는 자신이 만든 분개가 다른 사람의 검토를 거치고, 수정 시 원본이 그대로 유지되길 원합니다.
• 회계 서비스 업체는 모든 수기 분개에 누가 작성했고 누가 승인했는지, 언제 했는지 명확히 남겨야 합니다.
• 직접 장부를 관리하는 소규모 사업자는 자가 승인용으로 이름과 날짜가 기록되는 별도 스위치를 원합니다.
• GTG CRM에서 새 회계연도를 시작하는 기업은 위의 제한 범위 내에서 파일로 기초 잔액을 가져오고 싶어 합니다.

어떻게 시작하나요?

재무 & 인사 ▸ 회계 ▸ 분개장으로 이동한 다음 + 새 분개장을 클릭하세요(전자세금계산서 회계의 전체 그림은 CRM 안에서 바로 이루어지는 복식부기 글을 참고하세요). 먼저 회계를 활성화하고 회사의 계정과목 체계를 적용해야 하며, 아직 완료되지 않았다면 화면에 필요한 작업이 표시됩니다. 워크스페이스에는 작성자를 위한 분개 작성 권한이 있는 사용자와 승인자를 위한 수동 분개 승인 권한이 있는 다른 사용자가 필요합니다. 이 설정은 설정 ▸ 액세스 수준 제어 및 설정 ▸ 사용자 관리에서 할 수 있으며, 공급업체 송장에 대한 분개 승인 권한은 별도의 권한입니다. 단계별 안내와 스크린샷이 필요하신가요? 수동 분개 안내: 작성, 승인, 반전 또는 수정 글과 CSV 또는 Excel 파일로 기초잔액 입력하기 안내 글을 확인하세요.

무료 체험 — 신용카드가 필요 없습니다.

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