사용 가이드: GTG CRM으로 웹사이트에서 예약 주문 받기

상품이 품절되었지만, 몇 주 후 입고 예정이고 이미 구매 문의를 한 고객도 있습니다. 이 안내서는 여러분의 웹사이트에서 이 모든 과정을 처음부터 끝까지 다룹니다. 상품에 사전 주문을 켜고, 입고 전에 주문과 선입금을 받고, 입금을 확인하고, 입고되면 기다리던 고객에게 순서대로 배송하고, 고객이 취소하거나 잔액을 결제하지 않았을 때 처리하는 방법입니다. 이 전 과정에서 시스템의 재고 수량은 계속 정확하게 유지됩니다.

GTG CRM에 게시된 웹사이트를 가진 쇼핑몰 사장님 또는 판매 담당자를 위한 안내입니다. 참여자는 세 명입니다. 여러분(설정하고 배송하는 사람), 여러분이 이름을 지정한 환불 승인자(쇼핑몰을 혼자 운영하면 본인을 선택), 그리고 고객입니다. 고객은 쇼핑몰 웹사이트만 이용하며 GTG CRM 계정은 필요하지 않습니다. 이 기능은 쇼핑몰 자체 웹사이트를 위한 것이며, Shopee나 TikTok의 사전 주문 버튼이 아닙니다.

이 안내서를 마치면 할 수 있는 일

상품에 사전 주문 켜기 → 고객이 웹사이트에서 주문하고 결제 → 여러분이 입금이 계좌에 들어왔는지 확인 → 입고되면 미리 점검한 후 기다리는 고객에게 순서대로 배송 → 취소하거나 잔액을 결제하지 않은 고객이 있으면, 여러분이 정한 약관에 따라 환불할지 선입금을 보관할지 결정.

사전 준비

#	조건	필요한 이유
1	쇼핑몰 웹사이트가 게시되어 있어야 함	고객은 여러분의 웹사이트에서 사전 주문을 합니다. 게시되지 않았다면 스위치를 켤 수 없고, 카드에 웹사이트 게시 버튼이 표시됩니다
2	선결제 방식 하나(온라인 결제 또는 계좌이체)	사전 주문은 이 두 가지 방식으로만 선결제를 받으며, 배송 시 대금을 받는 방식은 없습니다
3	창고 하나에 있는 상품 재고 항목 하나(수량 0도 가능)	고객의 배송비는 이 창고를 기준으로 계산됩니다
4	여러분이 직접 작성한 약관 및 환불 안내 내용(베트남 쇼핑몰: 약관은 반드시 베트남어로 작성)	시스템은 어떤 문구도 미리 채워 주지 않습니다. 고객은 주문할 때 이 내용을 읽고 동의 체크를 해야 합니다. 베트남 쇼핑몰의 경우, 베트남어 약관이 없으면 스위치를 켤 수 없습니다
5	환불 승인자 이름	결제가 완료된 주문이 취소되면, 환불 처리는 이 사람이 담당합니다
6	설정을 위한 상품 수정 권한, 주문 결제 기록 권한(입금 확인용)	상품 보기 권한만 있는 사람은 내용을 읽을 수는 있지만 아무것도 바꿀 수 없습니다

1단계 — 상품에 사전 주문 켜기

사전 주문은 상품별로 설정하며, 기본값은 끔입니다. 스위치는 필수 항목에 모두 답한 후에만 켤 수 있습니다. 배송 전에 받는 돈에는 쇼핑몰 사장님만 결정할 수 있는 사항이 따르기 때문입니다.

1. 판매 & CRM ▸ 카탈로그 ▸ 상품 센터를 열고, 수정할 상품을 먼저 연 뒤 판매 정보 탭을 선택하세요.
2. 웹사이트 선주문 카드를 찾으세요. "켜려면 아래 항목을 완료하세요(각 줄마다 버튼이 있습니다)"라는 문구 아래에 아직 남은 항목 목록이 있습니다. 각 줄의 버튼을 이용해 하나씩 순서대로 완료하세요. 항목 이름은 조금 다를 수 있으니 카드에 표시되는 줄을 그대로 따르세요. 현재 카드에서 요구하는 항목은 다음과 같습니다. 약관 내용(기본 언어); 베트남에서 판매한다면 언어 이름이 포함된 "○○로 된 약관" 줄도 추가해야 하며(베트남어), 약관이 베트남어로 되어 있어야 켤 수 있습니다. 환불 내용(전액 결제와 선금 결제 모두에 필요); 환불 승인자; 출고 전 수령 금액을 기록하는 방식을 확인했습니다(직접 작성하는 문장이며, 이름과 시간과 함께 저장됩니다); 이 상품의 부가세(VAT) 결정(상품의 VAT 칸에서 직접 선택); 이 상품을 보관할 창고 하나(재고 줄); 쇼핑몰 게시 완료; 선결제 방식 하나; 그리고 받을 수량과 예상 날짜 두 칸(각 칸마다 별도의 저장 버튼이 있으며, 다음 단계를 참고하세요).

카드에는 시장에서 보통 포함되는 판매 약관 영역도 있습니다. 이 영역은 배송 기간, 결제 및 환불 방법, 교환·반품과 기한 및 비용 부담 주체, 수량 제한, 불만 접수 방법, 프로모션 적용 기간 등을 떠올리게 하는 체크리스트입니다. 자신의 약관과 대조해 보라는 참고용일 뿐이며, 이 목록의 어떤 문구도 내용에 자동으로 추가되지 않고, 켜는 데 필수인 항목도 없습니다.

✅ 예상 결과: 각 항목을 마치면 목록에서 사라집니다. 목록에 남은 항목이 없어지면 스위치를 켤 수 있습니다.

1. 받을 수량(모든 분류 합계)(받을 수 있는 총 수량이며, 이 수치를 넘기지 않습니다)과 예상 날짜(상품이 입고될 예정일, 예: 15/12/2026)을 입력하고, 각 칸을 따로 저장하세요. 이 두 칸도 해야 할 항목 목록에 있으므로, 빠진 것이 있으면 스위치를 켤 수 없습니다. 스위치를 켜기로 바꾼 다음, 아래 항목도 설정하세요. 미결제 주문 보관 시간(시간, 최대 72)(시간 내에 결제하지 않으면 주문이 자동 취소되고 수량은 다른 고객에게 돌아갑니다. 시스템은 72보다 큰 값을 거부합니다), 주문당 최대 수량, 구매자 취소 허용에서는 매장에 문의한 경우에만(기본값) 또는 상품이 고객에게 전달될 때까지 중 하나를 선택하세요.
2. 결제에서 즉시 전액 결제 또는 즉시 선금 결제, 나머지는 나중에 결제 중 하나를 선택하세요.

✅ 예상 결과: 카드에 켜짐 스위치와 방금 설정한 값들이 표시됩니다. 모든 변경 사항은 이름과 함께 상품의 활동 내역에 기록됩니다.

선금 결제를 선택한 경우, 상품에 대한 규칙을 설정하세요.

1. 고정 금액을 선택하거나, 상품 가격의 비율을 선택한 뒤 최소 금액을 입력하세요(선택 사항).
2. 나머지 금액 결제 기한(일, 최대 7)을 설정하세요. 1일에서 7일 사이의 값을 직접 입력하며, 미리 정해진 일수는 없습니다.
3. 주문이 취소되면 첫 결제 금액에 어떤 일이 생기는지를 기본 문구 없이 직접 작성하세요. 이 내용은 구매자가 주문 전에 보는 문구입니다.

선금(예약금) 방식에서는 이 세 항목(예약금 규칙, 나머지 금액을 지불할 날짜 수, 첫 결제 안내 내용)을 모두 입력해야 켜거나 저장할 수 있습니다. 입력란 바로 아래의 자동 계산 줄이 도움이 됩니다: "이 상품의 경우 고객은 … 바로 지불하고, … 나중에 지불합니다." 예를 들어 상품 가격이 1,500,000₫이고 고정 예약금이 300,000₫이면 고객은 300,000₫을 바로 지불하고 1,200,000₫을 나중에 지불합니다. 상품 가격이 2,000,000₫이고 예약금이 가격의 15%에 최소 500,000₫이면, 15%는 300,000₫에 불과하므로 고객은 500,000₫(최소 금액으로 올림)을 바로 지불하고 1,500,000₫을 나중에 지불합니다. 예약금은 상품 가격을 넘을 수 없습니다. 고정 금액이 가격보다 크면 구매자는 전액을 바로 지불합니다. 결제 단계에서 구매자에게 보이는 잔액은 주문의 실제 잔액입니다. 구매자가 배송 방법을 선택하면 배송비가 포함되므로, 이 줄에서 계산한 금액보다 클 수 있습니다.

✅ 예상 결과: 자동 계산 줄이 생각하신 금액과 일치해야 합니다. 일치하지 않으면 판매를 시작하기 전에 규칙을 수정하세요.

💡 팁: 예약금 규칙과 환불 안내는 구매자가 가장 꼼꼼히 읽는 내용입니다. 고객에게 메시지로 직접 설명할 수 있는 문장으로 작성하고, 직접 테스트 주문을 한 번 해보면서 고객이 어떻게 읽는지 확인해 보세요.

2단계 — 웹사이트에서 구매자의 선주문 화면 확인하기

고객에게 안내하기 전에, 한 번은 구매자의 입장에서 화면을 보고 무엇이 표시되는지 확인하세요.

1. 쇼핑몰 웹사이트에서 상품 페이지를 엽니다(시크릿 모드 사용을 권장합니다). 페이지에는 날짜 및 가격과 함께 선주문, 예정일 시작이 표시되고 장바구니 담기 버튼이 보입니다. 페이지에 "품절"이라는 문구는 없으며, 판매자가 받을 수 있는 최대 수량도 절대 표시되지 않습니다. 선주문 수량이 모두 찼거나 선주문을 끄면, 상품 페이지와 목록은 일반 품절 상품과 똑같이 보입니다. 장바구니에 이미 상품을 담아 둔 구매자는 주문 단계에서 선주문 수량이 모두 소진되었다는 안내와 함께 매장 연락처를 보게 됩니다.

1. 장바구니에 담고 결제 단계로 이동합니다. 선주문 약관 영역에는 다음이 있습니다: 매장 약관 읽기 버튼(클릭하면 약관이 그 자리에서 바로 열림), 매장 약관을 읽었습니다 체크박스(체크하지 않으면 주문 버튼을 누를 수 없음), 결제 금액 항목(즉시 지불할 금액과 나중에 지불할 금액), 그리고 매장 환불 규정(1단계에서 작성하신 원문)입니다. 온라인 결제 또는 계좌이체만 가능하며, 배송 시 대금을 받는 방식은 없습니다. 시스템은 주문 시 구매자가 동의한 약관 버전을 기록합니다.

1. 주문이 끝나면 구매자는 입고 대기 중, 예정일 시작 문구와 날짜, 그리고 결제 완료 표시가 있는 주문 페이지를 보게 됩니다. 예약금 주문에는 추가로 나중 결제 잔액이 표시됩니다. 결제 필요 금액은 판매자가 상품을 배송한 후(4단계)에만 나타납니다. 취소를 매장 문의를 통해서만 허용한다면, 페이지에는 주문을 취소하려면 매장에 문의해 주세요.라고 표시됩니다.

1. 판매자 화면에서 운영 ▸ 상거래 ▸ 판매 주문을 여세요. 새 주문의 상태는 사전 주문입니다(마우스를 올리면 "입고를 기다리는 중입니다. 구매자가 기다리고 있을 때 발송 처리하면 배송됩니다."라고 표시됩니다).

1. 마지막 탭인 사전 주문을 여세요. 상품과 옵션별로 대기 중, 결제 완료(계약금도 결제 완료로 집계됩니다), 미결제, 추가 구매 필요, 재고 있음 수량이 보입니다. 추가 구매 필요는 공급업체에 아직 더 주문해야 하는 수량입니다. 이 표를 가지고 발주하려면 .xlsx 다운로드를 누르세요.

✅ 예상 결과: 테스트 주문이 사전 주문에 표시되고, 상품의 재고 수량은 그대로입니다. 보유 중, 예약 중, 판매 가능 수량이 전과 같아야 합니다. 사전 주문은 실물 재고가 아니라 별도로 기록되기 때문입니다. 미결제 주문은 보관 시간이 끝나면 자동으로 취소되고, 수량은 다른 구매자에게 다시 열립니다. 계좌이체 주문도 마찬가지이니, 보관 시간이 끝나기 전에 입금을 확인하세요(3단계). 장바구니에 재고 상품과 사전 주문 상품이 함께 있으면 여전히 하나의 주문이며, 재고 상품은 사전 주문 상품과 함께 발송된다는 메모가 붙습니다. 구매자는 사전 주문 항목을 빼고 나머지를 바로 받을 수도 있습니다.

3단계 — 계좌이체 확인

계좌이체로 결제한 구매자는 시스템이 확인할 수 없는 판매자의 은행 계좌로 입금합니다. 따라서 입금이 도착했는지는 판매자가 직접 확인해야 합니다. 결제 게이트웨이를 통해 결제하고 게이트웨이에서 확인이 가능한 주문은 자동으로 확인되므로 따로 누를 것이 없습니다.

1. 사전 주문 탭에서 미결제 상태인 구매자의 행을 찾으세요(예: 2개 구매, 총 300.000 ₫). 그리고 계좌이체 입금 확인을 누르세요.
2. 은행 앱을 열고, 계좌에 돈이 들어온 것을 확인한 후에만 다음으로 넘어가세요. 확인 창에도 이 내용이 안내되어 있습니다.
3. 받은 금액(기본값은 즉시 지불해야 하는 금액이며, 주문 총액을 넘을 수 없습니다), 계좌 입금일(기본값은 오늘이며, 미래 날짜는 선택할 수 없습니다), 이체 메모(선택 사항)를 입력하세요.
4. 입금 확인을 누르세요.

✅ 예상 결과: 주문이 결제 완료(또는 계약금 수령)로 처리되며, 순서대로 발송할 준비가 됩니다. 이 결제를 이미 수기로 기록해 두었다면, 시스템은 그 금액을 이중으로 계산하지 않고 기존 기록을 인정합니다. 주문의 활동 내역에는 누가 확인했는지, 금액이 얼마인지, 어느 날짜인지가 기록됩니다.

4단계 — 입고 시: 미리보기 후 대기 중인 구매자에게 발송

1. 상품이 입고되면 시스템은 이 입고분을 기다리는 결제 완료 주문이 몇 개인지 알려주고, 사전 주문 열기 링크를 표시합니다. 클릭하거나 사전 주문 탭을 직접 다시 여세요.
2. 입고 시 상품의 미리보기 섹션에 일어날 일이 나열됩니다. 아직 아무것도 바뀌지 않습니다. 순서는 결제 완료된 오래된 주문부터 먼저 배송입니다. 미결제 주문은 절대 포함되지 않습니다. 한 주문이 남은 수량보다 크면, 아무도 누락되지 않도록 배송은 바로 그 주문에서 멈춥니다. 사용되지 않은 수량은 그대로 남습니다.
3. 적절하다고 판단되면 대기 중인 구매자에게 배송을 클릭하고, "{n}개 단위를 {m}개의 대기 주문에 배송할까요?" 질문을 다시 읽은 뒤 예, 배송합니다를 클릭하세요.

✅ 예상 결과: 결과는 주문별로 다시 표시됩니다: 배송됨, 건너뜀: 미결제 또는 중단: 남은 수량 초과, 그리고 대기 중 단위 수. 픽업 창고가 아직 없는 주문은 현재 건너뜀: 창고 없음으로 표시됩니다(미리보기에서는 "창고가 선택되지 않아 건너뜀"). 따라서 주문들이 픽업하는 창고에 정확히 재고를 입고하세요. 그 직후 다시 클릭해도 아무것도 바뀌지 않습니다. 배송된 주문은 사전 주문에서 빠지고, 수량은 실제 재고로 확정되며, 웹사이트의 다른 주문과 같이 진행됩니다. 출고하고 택배사에 인계하세요.

선금 주문의 경우: 배송 후 구매자는 잔액 지불 필요 이메일을 받고, 주문 페이지에 나머지 금액 결제가 표시됩니다. 결제 기한은 1단계에서 설정한 일수입니다(최대 7일).

입고가 늦어지면: 날짜 변경을 클릭하고, 예상 시작일 칸의 상품 카드 열기 버튼을 누른 뒤 새 날짜를 입력하고 거기서 저장하면 대기 중인 사람들의 날짜가 바뀝니다. 구매자는 작업에서 메시지를 승인한 후에야 새 날짜 안내를 받으며, 이 과정은 기본적으로 꺼져 있는 자동화 템플릿을 거칩니다(참고 섹션 참조). 템플릿이 꺼져 있으면 시스템은 누구에게도 자동으로 알리지 않으며, 구매자에게는 직접 알려야 합니다. 새 날짜 안내 이메일에는 새 날짜가 맞지 않을 경우 취소하는 방법(1단계에서 구매자가 직접 취소하도록 허용했다면 취소 버튼, 그렇지 않으면 샵에 문의)도 안내되며, 환불은 구매자가 동의한 약관에 따라 샵이 결정하며 자동으로 환불되는 금액은 없다는 점도 알려줍니다.

5단계 — 구매자가 취소하거나 남은 금액을 결제하지 않은 경우

시스템은 자동으로 환불하거나 선금을 보관하지 않습니다. 선택한 담당자에게 작업을 생성하고, 그 사람이 결정 내용을 기록합니다. 구매자에게 보내는 이메일과 작업 제목에서는 전액 결제든 선금이든 받은 금액을 첫 번째 결제라고 부릅니다.

5a. 결제된 주문이 취소된 경우. 기본적으로 구매자는 샵에 문의하고, 그러면 주문 페이지에서 취소를 클릭합니다(한 번 클릭으로 취소되며 확인 창은 없습니다). 수량은 반환됩니다. 구매자가 결제했다면, 환불 승인자는 작업에서 "사전 주문 {주문번호}: 구매자 환불"이라는 작업을 보게 되며, 열면 결제된 사전 주문이 취소됨 블록에 구매자, 주문, 지불 금액, 그리고 귀하가 작성한 환불 내용이 표시됩니다(읽기 전용).

1. [[Mở thao tác Hoàn tiền của đơn hàng]]

작업	보게 될 결과
항목을 다 채우지 않은 상태에서 카드 열기	"켜려면 다음 항목을 완료하세요" 목록이 나타나고, 토글은 켜지지 않음
모든 항목을 완료한 뒤 켜기로 전환	주문 수량, 예정일, 주문 유지 시간, 주문당 최대 수량, 결제, 취소 권한 등 설정값이 표시됨
주문 유지 시간에 72보다 큰 값 입력	시스템이 거부함
선결제 선택, 가격 1.500.000 ₫, 고정 선결제 300.000 ₫	"이 상품의 경우 고객은 300.000 ₫를 즉시 결제하고 1.200.000 ₫는 나중에 결제합니다."
웹사이트에서 상품 페이지 보기	"사전 주문, 예정일 …" 표시, 품절 문구 없음, 최대 수량 표시 없음
입고 수량이 가득 찼거나 사전 주문을 끈 경우	페이지가 일반 품절 상품처럼 표시됨
구매자가 약관 체크박스를 선택하지 않음	주문 버튼을 누를 수 없음
구매자가 주문을 완료함	주문이 "사전 주문" 상태가 되고 재고 수량은 변하지 않음
"입금 확인" 클릭	주문이 결제 완료(또는 선결제 수령)로 간주됨; 기록 로그에 담당자, 금액, 날짜가 남음
입고 전 "사전 주문" 탭 열기	"미리 보기" 부분에 앞으로 일어날 일이 나열되며, 아무것도 변경되지 않음
"예, 발송" 클릭	"발송 완료"; "건너뜀: 미결제" 또는 "중단: 남은 수량 초과"와 함께 "여전히 대기 중" 표시; 다시 클릭해도 변경 없음
"날짜 변경" 클릭	예정일이 바뀜; 구매자에게는 작업에서 메시지를 승인한 후에만 알림이 전송됨 (기본 자동화 템플릿은 꺼져 있음)
결제된 주문 취소	환불 승인자를 위한 "결제된 사전 주문이 취소됨" 작업 생성
선결제 주문이 잔금 기한을 넘김	주문이 자동 취소되고, 선결제금 처리 결정 작업이 나타남

참고 사항

• 권한, 쉽게 말하면: 사전 주문 카드를 변경하려면 상품 수정 권한이 필요하고, 읽기만 하려면 상품 보기 권한이 필요합니다. 계좌이체 확인 버튼은 주문 결제 기록 권한이 있는 사람에게만 보입니다. 환불 승인자도 결정을 기록하려면 이 권한이 필요합니다. 배송 처리와 날짜 변경에는 주문 수정 권한이 필요합니다. 자동화 프로세스, 연동 기능, AI 어시스턴트는 계좌이체를 확인할 수 없습니다. 돈이 도착했는지는 사람이 확인해서 말해야 합니다.
• 자동으로 환불하거나 보류하는 것은 없습니다. 환불과 선결제금 보류는 모두 사용자의 결정이며, 사용자의 결정으로 기록됩니다. GTG CRM에서의 환불은 장부에만 기록되며, 돈을 이체하지는 않습니다.
• 배송 시 대금을 받지 않습니다. 사전 주문은 온라인 결제 또는 계좌이체만 받습니다.
• 약관, 환불 내용, 선결제 규칙, 부가가치세(VAT), 선수령 금액의 기록 방식은 모두 사용자가 결정합니다. 시스템이 미리 채워 넣거나, 기본값을 제안하거나, 무엇이 유효한지 판단해 주지 않습니다. 선수령 금액의 회계 처리와 세금 의무는 shop과 국가마다 다르므로 회계 담당자와 확인하세요.
• 예정일은 사용자의 추정치이며 시스템이 보장하는 약속이 아닙니다. 사용자가 날짜를 변경할 수 있으며, 구매자는 사용자가 승인한 후에만 알림을 받습니다.
• 선택 사항인 자동화 템플릿이 세 개 있습니다 (입고 시 승인, 환불 작업, 날짜 변경 알림). 모두 기본적으로 꺼져 있으며, 사전 주문 탭에서 이들로 연결되는 링크를 제공합니다. 5단계의 환불 작업과 선결제금 결정은 모두 꺼져 있어도 계속 실행됩니다.
• 소개 수수료: 입고를 기다리는 사전 주문에는 소개 수수료가 발생하지 않습니다. 자세한 내용은 고객 소개 프로그램을 참고하세요.
• 사전 주문은 사용자가 게시한 웹사이트에서만 가능합니다. Shopee와 TikTok에는 각자의 사전 예약 토글이 있으며, 이는 별개의 기능입니다.