연말 할인 행사를 보내려고 몇 년간 판매하며 모은 고객 파일이 Excel에 수백, 수천 줄 있다고 해 봅시다. 발송 버튼을 누르기 전에 한 가지 질문에 답해 보세요. 이 중에서 누가 당신의 할인 혜택을 받는 데 동의했는지, 어디서 언제 동의했는지, 그 증거는 어디에 있는지요. 파일에는 이름, 전화번호, 이메일만 있습니다. 그 질문에 답할 열은 없습니다.
베트남에서는 이메일과 SMS 광고에 관한 규정(Nghị định 91/2020/NĐ-CP)이 광고주에게 수신자가 사전에 동의한 경우에만 발송하도록 요구하며, 질문을 받았을 때 이를 입증할 수 있어야 한다고 정합니다. 고객 명부에 이메일 주소가 있다고 해서 동의가 있었던 것은 아닙니다. 웹사이트에 가입한 고객이 누구인지, 박람회에서 명함을 남긴 고객이 누구인지는 기억할 수 있을 수도 있습니다. 하지만 실제로 증명해야 할 때 기억은 증거가 되지 못합니다. (이는 일반적인 설명이며 법률 자문이 아닙니다.)
GTG CRM은 누군가 동의를 기록할 때까지 할인 혜택을 보류합니다
베트남에서는 연말 할인 행사가 동의가 기록된 사람에게만 전달됩니다. "이 고객은 언제, 어디서 동의했고, 증거는 어디 있나요?"라고 누가 물으면, Excel 파일을 다시 뒤지는 대신 연락처 페이지를 열어 한 화면에서 답을 확인할 수 있습니다.
귀하의 회사가 사전 동의를 요구하는 국가(이 글에서는 베트남)에 있다면, 회사 내 누군가가 해당 연락처의 동의를 기록하기 전까지 GTG CRM은 그 연락처에 마케팅 이메일, SMS, 채팅 메시지를 보내지 않습니다. 무언가를 켜거나 발송 시점을 직접 챙길 필요가 없습니다. 이메일 캠페인부터 자동화 섹션의 워크플로까지, 모든 마케팅 메시지 발송 전에 검사가 자동으로 실행됩니다.
세 가지 정보를 입력하고 확인 문구에 체크하면 됩니다:
- 고객이 할인 혜택 수신에 동의한 장소: 웹사이트 양식, 직접 대면, 종이 신청서, 회신 이메일, 행사 현장, 전화 통화 또는 기타 방식.
- 보관 중인 증거와 저장 위치. 예: "웹사이트 양식에서 내보낸 가입 목록 파일, Google Drive에 저장".
- 동의한 날짜 또는 그 이전 날짜: 고객이 동의한 날짜이며, 미래 날짜일 수 없습니다.
확인 문구는 다음과 같습니다: 우리 회사는 이 동의를 보관하고 있으며, 요청 시 제시할 수 있습니다.
GTG CRM은 이 진술을 기록한 사람의 이름과 기록 시각과 함께 저장합니다. GTG CRM은 귀하의 증거 사본을 저장하거나 검증하지 않습니다. 증거는 귀하가 기록해 둔 곳에 그대로 남아 있습니다. 그러므로 실제로 증거가 있을 때만 확인 문구에 체크하세요.
고객 수에 따라 고를 수 있는 세 가지 기록 방법
고객 한 명: 연락처 페이지에서 바로 기록
영업 & CRM → 연락처로 이동해 고객 한 명을 열고, 개요 탭의 맨 아래로 내려가 마케팅 수신 동의 항목을 찾으세요. 아직 기록이 없는 고객에게는 동의 기록되지 않음 상태와 동의 기록하기 버튼이 표시됩니다. 세 칸을 채우고 확인 문구에 체크한 다음 저장하세요. 항목 상태가 동의 기록됨으로 바뀌며, 기록한 사람의 이름, 기록 날짜, 동의 장소, 증거가 함께 표시됩니다. 고객의 활동 탭에도 이 작업을 기록한 항목이 하나 추가됩니다.
목록 전체: 선택 후 한 번에 기록
연락처 목록에서 필터 마케팅 수신 동의를 열고 미기록을 선택하면 아직 기록이 없는 사람을 볼 수 있습니다. 마케팅 수신 동의 열에서도 사람마다의 상태를 확인할 수 있습니다. 실제로 동의를 받은 연락처를 선택한 뒤 동의 기록하기를 누르세요. 저장하기 전에 창에 선택한 연락처 수가 표시되고, 저장 후에는 결과가 나옵니다. 새로 기록된 사람 수, 이미 기록이 있어 그대로 유지된 사람 수, 수신을 거부해서 제외된 사람 수가 함께 표시됩니다.
파일 가져오기 시: 체크박스 하나
데이터 가져오기 화면의 검토 단계에는 이 파일에 대한 마케팅 수신 동의(선택 사항) 항목이 있고, 그 안에 체크박스 이 파일의 모든 사람은 우리 회사의 혜택 수신에 동의했습니다가 있습니다. 이 체크박스를 선택하고 위에서 말한 세 가지 정보를 입력하면, 가져온 모든 연락처에 당신의 이름으로 된 동의 기록이 생깁니다. 체크하지 않으면 목록은 그대로 가져오지만, 해당 연락처는 동의 미기록 상태가 됩니다.
파일의 열(예: "동의" 열)을 마케팅 동의 필드에 연결하더라도 GTG CRM은 그 열을 기록에 사용하지 않습니다. 해당 열은 건너뛰며, 마지막 화면에서 어떤 열이 건너뛰어졌는지 명확히 알려 줍니다. 연결되지 않은 열은 가져오지 않습니다. 마지막 화면에는 N/M명의 연락처에 대해 동의 기록 완료도 표시되며, 나머지는 수신을 거부했거나, 이미 기록이 있었거나, 가져오지 않은 사람들입니다.
이메일 캠페인을 보내기 전에, 누가 동의 기록이 있고 누가 없는지 알 수 있습니다
베트남에서는 혜택 안내가 매번 동의가 기록된 사람에게만 전달됩니다. 이메일 캠페인의 경우, 전송 버튼을 누르기 직전에 보류되는 사람 수를 확인할 수 있으므로 발송이 끝난 뒤에야 알게 되는 일이 없습니다.
이메일 캠페인을 발송하면 설정 단계에서 미리 알려 줍니다. 동의 미기록으로 제외된 연락처: 2명 중 1명이라는 문구와 함께, "동의가 있다면 먼저 해당 사람들의 동의를 기록하세요. 그러면 발송 대상에 포함됩니다"라는 안내와 동의 기록하기 링크가 표시되며, 이 링크를 누르면 선택한 사람들을 위한 기록 창이 바로 열립니다. 발송 버튼은 막히지 않습니다. 나머지 사람들은 여전히 이메일을 받습니다.
보류된 각 연락처에는 해당 사람의 활동 탭에 기록이 남습니다. 계정 소유자는 매일 발송되지 않은 혜택이 있다는 알림을 받으며, 알림에는 날짜만 표시되고 대상자 이름은 포함되지 않습니다. 자동화의 워크플로에서는 이메일 발송 단계가 건너뛰어지고, 워크플로 실행 기록에 그 이유가 남습니다. 오류로 표시되지는 않습니다. 보류된 혜택은 나중에 발송되도록 보관되지 않습니다. 동의를 기록한 뒤에는 다음 발송부터 해당 연락처에게 전달되지만, 놓친 혜택은 직접 다시 보내야 합니다.
누가 기록 대상이며, GTG CRM이 하지 않는 것
- Chỉ người có quyền ghi nhận đồng ý mới ghi nhận được. Nhân viên kinh doanh không có quyền này vẫn thấy trạng thái của khách, nhưng các nút sẽ bị làm mờ và mục hiển thị "Hãy nhờ quản trị viên ghi nhận sự đồng ý." Không có quy trình tự động hóa nào có thể ghi nhận được: đây là quyết định của con người.
- Người đã từ chối nhận thì không bao giờ nhận email marketing từ bạn. Không có bản ghi đồng ý nào thay thế được yêu cầu đó, và khi ghi nhận hàng loạt, họ sẽ bị bỏ qua.
- Ghi sai thì có thể sửa. Bạn có thể Thay thế bản ghi bằng bằng chứng chính xác hơn, hoặc Xóa bản ghi. Bản ghi trước vẫn được lưu trong lịch sử. Xóa bản ghi không biến khách hàng thành người đã từ chối: ưu đãi dành cho khách đó chỉ đơn giản bị giữ lại trở lại.
- GTG CRM không phải là tư vấn pháp lý. Bản ghi là lời khai của doanh nghiệp bạn. GTG CRM không kiểm tra bằng chứng, và việc ghi nhận không tự động làm cho một danh sách trở nên hợp lệ. Nếu cần chắc chắn rằng danh sách của bạn đủ điều kiện, hãy hỏi ý kiến người am hiểu pháp lý của bạn.
Hãy bắt đầu từ chính tệp bạn đang có: nhập vào GTG CRM, lọc Chưa ghi nhận để xem ngay có bao nhiêu liên hệ chưa có bản ghi, rồi ghi nhận cho nhóm mà bạn thực sự có sự đồng ý. Phần còn lại của danh sách vẫn được giữ nguyên, chỉ là chưa nhận ưu đãi cho đến khi bạn có thể xác nhận họ đã đồng ý ở đâu và khi nào.
Dùng thử miễn phí — không cần thẻ tín dụng.
