자동 전자 송장 생성 멀티채널 판매자를 위한 종합 솔루션.

최근 정부 규정에 따라 기업은 모든 판매 거래에 대해 전자 송장을 발행해야 합니다. 이는 매출 및 이익 보고의 투명성과 정확성을 높이는 동시에 규정에 따른 세금 납부를 보장합니다. 그러나 특히 쇼피, 틱톡샵, 라자다 등 여러 전자상거래 플랫폼에서 사업을 운영하는 많은 판매자, 특히 수십 건에서 수백 건에 달하는 주문에 대해 매일 수동으로 송장을 발행하는 것은 상당한 업무 부담입니다.

영업 담당자들이 겪는 어려움을 이해하고 GTG CRM은 시간 소모적인 수동 작업을 완전히 없애주는 자동 전자 송장 생성 기능을 개발했습니다. 시스템은 주문이 출하 확정되는 즉시 송장을 자동으로 생성하여 실제 주문 정보와 100% 정확하게 일치하도록 보장합니다. 한 번만 설정하면 이후에는 영업 및 고객 서비스에 온전히 집중할 수 있습니다.

GTG CRM의 자동 송장 발행 기능

GTG CRM은 두 가지 주요 기능을 통해 전자 송장 발행 프로세스를 완벽하게 자동화합니다.

자동 송장 생성: 주문 배송을 확인하면 시스템에서 제품 정보, 수량 및 금액이 모두 포함된 전자 송장을 자동으로 생성합니다. 발행 전에 검토를 위한 초안을 생성하거나 시간을 절약하기 위해 즉시 발행할 수 있습니다.

자동 송장 조정: 고객이 주문한 제품의 일부를 반품하는 경우(예: 제품 3개를 구매했지만 2개만 남기는 경우), GTG CRM은 실제 수량을 반영하여 자동으로 조정 송장을 생성합니다. 이를 통해 재고를 정확하게 기록하고 관리할 수 있습니다.

이 시스템은 현재 가장 인기 있는 세 가지 판매 채널인 쇼피, 틱톡샵, 라자다를 완벽하게 지원합니다.

설치 및 사용 설명서

1단계: 자동 송장 생성 기능을 설정합니다.

GTG CRM에서 전자 송장 설정에 접속하세요. 여기에는 "자동 송장"과 "자동 조정 송장"이라는 두 가지 주요 설정이 있습니다.

이 기능을 활성화하려면 적용하려는 판매 채널(Shopee, TikTok Shop 또는 Lazada) 옆에 있는 파란색 버튼을 클릭하기만 하면 됩니다.

중요 사항: 이미 전자상거래 플랫폼에서 자동 송장 생성을 승인한 경우, GTG CRM에서 해당 기능을 활성화하지 마십시오. 중복 송장이 발생할 수 있습니다.

2단계: 송장 정보 구성

활성화 후에는 송장에 필요한 기본 정보를 설정해야 합니다.

• 송장 상태: 발행 전에 미리 보려면 "임시 저장"을 선택하고, 완전 자동화를 원하면 "지금 발행"을 선택하세요.
• 송장 생성 시간: 기본적으로 창고 출고 확인 직후에 생성됩니다.
• 송장 양식 및 기호: 신고 요건에 맞는 양식을 선택하십시오.

3단계: 주문을 처리하고 송장을 자동으로 생성합니다.

전자상거래 플랫폼에서 GTG CRM으로 새 주문이 동기화되면 주문은 "보류 중" 상태로 표시됩니다. 프로세스를 활성화하려면 주문 상태를 "픽업 대기 중" 또는 "배송 중"으로 변경해야 합니다.

주문 상태를 "배송 대기 중"으로 변경하면 GTG CRM 시스템에서 자동으로 주문이 생성됩니다.

주문이 확정되고 상태가 "배송 중"으로 변경되면 시스템에서 자동으로 창고 입고증을 생성합니다. 창고 입고증을 확인하면 시스템에서 자동으로 전자 송장을 생성합니다.

시스템의 "전자 송장" 섹션에서 자동으로 생성된 송장을 확인할 수 있습니다. 제품, 수량 및 금액에 관한 모든 정보는 원래 주문서에서 정확하게 입력되어 있습니다.

4단계: 고객이 상품을 반품하면 조정 송장을 처리합니다.

고객이 제품의 일부만 반품하는 경우, 송장 조정 프로세스 또한 완전히 자동화되어 있습니다. 반품된 제품의 수량을 재고에 다시 입력하고 확인을 클릭하기만 하면 GTG CRM이 자동으로 조정 송장을 생성해 줍니다.

필수 조건: 조정 청구서는 원본 청구서가 발행된 후에만 생성할 수 있습니다. 원본 청구서가 아직 초안 상태인 경우, 먼저 원본 청구서를 발행해야 합니다.

이 기능을 사용하면 얻을 수 있는 이점

• 상당한 시간 절약 효과: 주문 건마다 정보를 수동으로 입력하는 대신, 배송만 확인하면 시스템이 모든 것을 자동으로 처리합니다.
• 절대적인 정확성 보장: 송장 정보는 실제 주문서에서 직접 가져오므로 오류 발생 가능성이 거의 없습니다.
• 특수 사례에 대한 유연한 처리: 자동 송장 조정 기능을 통해 고객이 상품을 반품하는 상황을 신속하게 처리할 수 있습니다.
• 영업에 집중하세요: 송장 발행과 같은 관리 업무는 더 이상 신경 쓸 필요가 없습니다.
• 간편한 법규 준수: 새로운 규정에 따라 완전한 청구서 발행을 보장합니다.

중요 사항

• 전자상거래 플랫폼에서 자동 송장 생성을 이미 승인한 경우, 중복 송장 발행을 방지하기 위해 GTG CRM에서 자동 송장 생성 기능을 활성화하지 마십시오.
• 조정 청구서는 원래 청구서가 공식적으로 발행된 후에만 생성할 수 있습니다.
• 초기 설치 시 송장 템플릿과 기호를 꼼꼼히 확인하십시오.