Xuất hóa đơn điện tử tự động Giải pháp toàn diện cho người bán hàng đa kênh

Theo quy định mới nhất của chính phủ, các hộ kinh doanh giờ đây bắt buộc phải xuất hóa đơn điện tử cho từng giao dịch bán hàng. Điều này giúp việc kê khai doanh thu, lợi nhuận trở nên minh bạch và chính xác hơn, đồng thời đảm bảo đóng thuế đầy đủ theo đúng quy định. Tuy nhiên, đối với nhiều nhà bán hàng, đặc biệt là những người kinh doanh trên nhiều sàn thương mại điện tử như Shopee, TikTok Shop, Lazada, việc phải xuất hóa đơn thủ công cho hàng chục, thậm chí hàng trăm đơn hàng mỗi ngày thực sự là một gánh nặng công việc không nhỏ.

Hiểu được những khó khăn mà người bán hàng đang gặp phải, GTG CRM đã phát triển tính năng xuất hóa đơn điện tử tự động, giúp bạn hoàn toàn giải phóng khỏi công việc thủ công tốn thời gian này. Hệ thống sẽ tự động tạo hóa đơn ngay khi đơn hàng được xác nhận xuất kho, đảm bảo chính xác 100% với thông tin từ đơn hàng thực tế. Bạn chỉ cần cài đặt một lần duy nhất, sau đó hoàn toàn tập trung vào việc bán hàng và chăm sóc khách hàng.

Tính năng xuất hóa đơn tự động của GTG CRM

GTG CRM hỗ trợ tự động hóa hoàn toàn quy trình xuất hóa đơn điện tử với hai tính năng chính:

Xuất hóa đơn gốc tự động: Sau khi bạn xác nhận xuất kho cho đơn hàng, hệ thống tự động tạo hóa đơn điện tử với đầy đủ thông tin sản phẩm, số lượng, giá trị. Bạn có thể tùy chọn tạo bản nháp để kiểm tra trước khi phát hành, hoặc phát hành ngay lập tức để tiết kiệm thời gian.

Xuất hóa đơn điều chỉnh tự động: Khi khách hàng trả lại một phần sản phẩm trong đơn hàng (ví dụ mua 3 sản phẩm nhưng chỉ giữ lại 2), GTG CRM tự động tạo hóa đơn điều chỉnh phù hợp với số lượng thực tế. Điều này giúp bạn kê khai chính xác và quản lý tồn kho đúng đắn.

Hệ thống hỗ trợ đầy đủ ba kênh bán hàng phổ biến nhất hiện nay là Shopee, TikTok Shop và Lazada.

Hướng dẫn cài đặt và sử dụng

Bước 1: Cài đặt tính năng xuất hóa đơn tự động

Truy cập vào phần cài đặt hóa đơn điện tử trong GTG CRM. Tại đây, bạn sẽ thấy hai phần cài đặt chính là "Hóa đơn tự động" và "Hóa đơn điều chỉnh tự động".

Để kích hoạt tính năng, bạn chỉ cần bấm vào nút màu xanh bên cạnh kênh bán hàng muốn áp dụng: Shopee, TikTok Shop hoặc Lazada.

Lưu ý quan trọng: Nếu bạn đã ủy quyền cho sàn thương mại điện tử tự động xuất hóa đơn rồi, không nên bật thêm tính năng này trên GTG CRM vì sẽ dẫn đến việc xuất hóa đơn trùng lặp.

Bước 2: Cấu hình thông tin hóa đơn

Sau khi kích hoạt, bạn cần cấu hình các thông tin cơ bản cho hóa đơn:

• Trạng thái hóa đơn: Chọn "Tạo bản nháp" nếu muốn kiểm tra trước khi phát hành, hoặc "Phát hành ngay" để tự động hóa hoàn toàn
• Thời điểm tạo hóa đơn: Mặc định tạo ngay sau xác nhận xuất kho
• Mẫu hóa đơn và ký hiệu: Chọn mẫu phù hợp với nhu cầu kê khai

Bước 3: Xử lý đơn hàng và xuất hóa đơn tự động

Khi có đơn hàng mới từ các sàn thương mại điện tử đồng bộ về GTG CRM, đơn hàng sẽ ở trạng thái "On Hold". Bạn cần chuyển trạng thái đơn hàng sang "Chờ lấy hàng" hoặc "Đang giao" để kích hoạt quy trình.

Khi bạn chuyển đơn hàng sang trạng thái "Chờ giao hàng", hệ thống GTG CRM sẽ tự động tạo đơn hàng.

Sau khi đơn hàng đã được xác nhận và chuyển sang trạng thái "Đang giao", hệ thống sẽ tự động xuất phiếu nhập kho. Bằng cách xác nhận phiếu nhập kho, hệ thống sẽ tự động tạo một hoá đơn điện tử.

Bạn có thể kiểm tra hóa đơn vừa được tạo tự động trong mục "Hóa đơn điện tử" của hệ thống. Tất cả thông tin về sản phẩm, số lượng, giá trị đều được điền chính xác từ đơn hàng gốc.

Bước 4: Xử lý hóa đơn điều chỉnh khi khách trả hàng

Trong trường hợp khách hàng trả lại một phần sản phẩm, quy trình hóa đơn điều chỉnh cũng được tự động hóa hoàn toàn. Bạn chỉ cần nhập lại kho số lượng sản phẩm khách hàng trả lại và bấm xác nhận, GTG CRM tự động tạo hóa đơn điều chỉnh cho bạn.

Điều kiện cần thiết: Hóa đơn điều chỉnh chỉ có thể được tạo khi hóa đơn gốc đã được phát hành. Nếu hóa đơn gốc vẫn ở trạng thái bản nháp, bạn cần phát hành hóa đơn gốc trước.

Lợi ích khi sử dụng tính năng này

• Tiết kiệm thời gian đáng kể: Thay vì thủ công nhập thông tin cho từng đơn hàng, bạn chỉ cần xác nhận xuất kho là hệ thống tự động xử lý tất cả
• Đảm bảo độ chính xác tuyệt đối: Thông tin hóa đơn lấy trực tiếp từ đơn hàng thực tế, khả năng sai sót gần như bằng không
• Xử lý linh hoạt các trường hợp đặc biệt: Hóa đơn điều chỉnh tự động giúp xử lý nhanh tình huống khách trả hàng
• Tập trung vào bán hàng: Không còn lo lắng về công tác hành chính xuất hóa đơn
• Tuân thủ pháp luật dễ dàng: Đảm bảo xuất hóa đơn đầy đủ theo quy định mới

Lưu ý quan trọng

• Tránh kích hoạt tính năng xuất hóa đơn tự động trên GTG CRM nếu bạn đã ủy quyền cho sàn TMĐT tự động xuất hóa đơn, tránh xuất hóa đơn trùng lặp
• Hóa đơn điều chỉnh chỉ tạo được khi hóa đơn gốc đã được phát hành chính thức
• Kiểm tra kỹ mẫu hóa đơn và ký hiệu khi cài đặt lần đầu