Generación automática de facturas electrónicas

Según la última normativa gubernamental, los negocios ahora están obligados a emitir facturas electrónicas por cada transacción de venta. Esto hace que la declaración de ingresos y beneficios sea más transparente y precisa, y garantiza el pago de impuestos completo según lo estipulado. Sin embargo, para muchos vendedores, especialmente aquellos que operan en múltiples plataformas de comercio electrónico como Shopee, TikTok Shop y Lazada, tener que emitir facturas manualmente para docenas, o incluso cientos de pedidos al día, es una carga de trabajo considerable.

Entendiendo las dificultades que enfrentan los vendedores, GTG CRM ha desarrollado una función de emisión automática de facturas electrónicas, liberándote por completo de esta tediosa tarea manual. El sistema creará facturas automáticamente tan pronto como se confirme el envío del pedido, garantizando una precisión del 100% con la información del pedido real. Solo necesitas configurarlo una vez, y luego puedes concentrarte plenamente en vender y atender a tus clientes.

Funcionalidad de facturación automática de GTG CRM

GTG CRM admite la automatización completa del proceso de facturación electrónica con dos funciones principales:

Emisión automática de facturas originales: Después de confirmar el envío del pedido, el sistema crea automáticamente una factura electrónica con información completa del producto, cantidad y valor. Puedes elegir crear un borrador para revisarlo antes de emitirlo, o emitirlo inmediatamente para ahorrar tiempo.

Emisión automática de facturas de ajuste: Cuando un cliente devuelve una parte de los productos de un pedido (por ejemplo, compra 3 productos pero solo se queda con 2), GTG CRM crea automáticamente una factura de ajuste que coincide con la cantidad real. Esto te ayuda a declarar con precisión y gestionar el inventario correctamente.

El sistema admite completamente los tres canales de venta más populares en la actualidad: Shopee, TikTok Shop y Lazada.

Instrucciones de configuración y uso

Paso 1: Configurar la función de facturación automática

Accede a la sección de configuración de facturación electrónica en GTG CRM. Aquí encontrarás dos secciones de configuración principales: "Facturación automática" y "Facturación de ajuste automática".

Para activar la función, simplemente haz clic en el botón verde al lado del canal de ventas que deseas aplicar: Shopee, TikTok Shop o Lazada.

Nota importante: Si ya has autorizado a la plataforma de comercio electrónico a emitir facturas automáticamente, no actives esta función en GTG CRM, ya que esto provocará la emisión de facturas duplicadas.

Paso 2: Configurar la información de la factura

Después de activar, deberás configurar la información básica de la factura:

• Estado de la factura: Selecciona "Crear borrador" si deseas revisar antes de emitir, o "Emitir ahora" para una automatización completa.
• Momento de creación de la factura: Por defecto, se crea inmediatamente después de confirmar el envío.
• Plantilla y serie de la factura: Elige la plantilla que se adapte a tus necesidades de declaración.

Paso 3: Procesar pedidos y emitir facturas automáticamente

Cuando lleguen nuevos pedidos de las plataformas de comercio electrónico a GTG CRM, los pedidos estarán en estado "En espera". Debes cambiar el estado del pedido a "Listo para recoger" o "En reparto" para activar el proceso.

Cuando cambies el estado del pedido a "En reparto", el sistema GTG CRM creará automáticamente el pedido.

Una vez que el pedido ha sido confirmado y cambiado a estado "En reparto", el sistema emitirá automáticamente el albarán de salida. Al confirmar el albarán de salida, el sistema creará automáticamente una factura electrónica.

Puedes revisar la factura recién creada automáticamente en la sección "Facturas electrónicas" del sistema. Toda la información sobre productos, cantidades y valores se completa con precisión a partir del pedido original.

Paso 4: Procesar facturas de ajuste cuando los clientes devuelven productos

En caso de que un cliente devuelva una parte de los productos, el proceso de facturas de ajuste también se automatiza por completo. Simplemente necesitas volver a registrar en el almacén la cantidad de productos devueltos por el cliente y hacer clic en confirmar, y GTG CRM creará automáticamente la factura de ajuste por ti.

Condición necesaria: Las facturas de ajuste solo se pueden crear si la factura original ya ha sido emitida. Si la factura original todavía está en estado de borrador, debes emitir primero la factura original.

Beneficios de usar esta función

• Ahorro de tiempo considerable: En lugar de introducir manualmente la información para cada pedido, solo necesitas confirmar el envío y el sistema se encarga de todo automáticamente.
• Garantiza una precisión absoluta: La información de la factura se extrae directamente del pedido real, con una probabilidad de error casi nula.
• Manejo flexible de casos especiales: Las facturas de ajuste automáticas ayudan a gestionar rápidamente las situaciones de devolución de productos por parte de los clientes.
• Enfócate en las ventas: No más preocupaciones por las tareas administrativas de emisión de facturas.
• Cumplimiento legal sencillo: Garantiza la emisión completa de facturas según la nueva normativa.

Notas importantes

• Evita activar la función de facturación automática en GTG CRM si ya has autorizado a la plataforma de comercio electrónico a emitir facturas automáticamente para evitar facturas duplicadas.
• Las facturas de ajuste solo se pueden crear cuando la factura original ha sido emitida oficialmente.
• Verifica cuidadosamente la plantilla y la serie de la factura al configurar por primera vez.