Generación automática de facturas electrónicas Una solución integral para vendedores multicanal.

Según las últimas regulaciones gubernamentales, las empresas ahora deben emitir facturas electrónicas por cada transacción de venta. Esto hace que los informes de ingresos y ganancias sean más transparentes y precisos, a la vez que garantiza el pago completo de impuestos de acuerdo con la normativa. Sin embargo, para muchos vendedores, especialmente aquellos que operan en múltiples plataformas de comercio electrónico como Shopee, TikTok Shop y Lazada, emitir manualmente facturas para docenas, incluso cientos, de pedidos al día supone una carga de trabajo considerable.

Entendiendo las dificultades que enfrentan los vendedores, GTG CRM ha desarrollado una función de generación automática de facturas electrónicas, liberándole por completo de esta laboriosa tarea manual. El sistema generará facturas automáticamente en cuanto se confirme el envío de un pedido, garantizando una precisión del 100 % con la información del pedido real. Solo necesita configurarlo una vez y luego podrá concentrarse plenamente en las ventas y la atención al cliente.

Función de facturación automática de GTG CRM

GTG CRM automatiza completamente el proceso de facturación electrónica con dos funcionalidades principales:

Generación automática de facturas: Tras confirmar el envío del pedido, el sistema genera automáticamente una factura electrónica con la información completa del producto, la cantidad y el valor. Puede crear un borrador para su revisión antes de emitirlo o emitirlo inmediatamente para ahorrar tiempo.

Ajuste automático de facturas: Cuando un cliente devuelve una parte de un producto de su pedido (por ejemplo, compra 3 productos y solo se queda con 2), GTG CRM genera automáticamente una factura de ajuste que refleja la cantidad real. Esto le ayuda a registrar y gestionar su inventario con precisión.

El sistema es totalmente compatible con los tres canales de venta más populares en la actualidad: Shopee, TikTok Shop y Lazada.

Instrucciones de instalación y uso

Paso 1: Configure la función de generación automática de facturas.

Acceda a la configuración de facturación electrónica en GTG CRM. Aquí encontrará dos opciones principales: "Facturas automáticas" y "Facturas de ajuste automático".

Para activar la función, simplemente haga clic en el botón azul junto al canal de ventas al que desea aplicarla: Shopee, TikTok Shop o Lazada.

Nota importante: Si ya ha autorizado la plataforma de comercio electrónico para generar facturas automáticamente, no debe habilitar esta función en GTG CRM ya que generará facturas duplicadas.

Paso 2: Configurar la información de la factura

Después de la activación, es necesario configurar la información básica para la factura:

• Estado de la factura: seleccione "Crear borrador" si desea obtener una vista previa antes de publicar, o "Publicar ahora" para una automatización completa.
• Hora de creación de la factura: Por defecto, se crea inmediatamente después de la confirmación de liberación del almacén.
• Plantilla y símbolos de factura: elija una plantilla que se adapte a sus necesidades de declaración.

Paso 3: Procesar el pedido y generar la factura automáticamente.

Cuando los nuevos pedidos de las plataformas de comercio electrónico se sincronizan con GTG CRM, se encuentran en estado "En espera". Debe cambiar el estado del pedido a "En espera de recogida" o "En entrega" para activar el proceso.

Cuando cambie el estado del pedido a "Entrega pendiente", el sistema GTG CRM creará automáticamente el pedido.

Tras confirmar el pedido y cambiarlo al estado "En tránsito", el sistema generará automáticamente un recibo de almacén. Al confirmarlo, el sistema generará automáticamente una factura electrónica.

Puede consultar la factura generada automáticamente en la sección "Facturas Electrónicas" del sistema. Toda la información sobre productos, cantidades y valores se completa con precisión desde el pedido original.

Paso 4: Procesar la factura de ajuste cuando el cliente devuelva la mercancía.

Si un cliente devuelve solo una parte de un producto, el proceso de ajuste de la factura también está totalmente automatizado. Simplemente vuelva a introducir la cantidad del producto devuelto en su inventario y haga clic en confirmar; GTG CRM generará automáticamente la factura de ajuste.

Condición obligatoria: Una factura de ajuste solo se puede crear después de emitir la factura original. Si la factura original aún está en borrador, primero debe emitirla.

Beneficios de utilizar esta función

• Ahorro de tiempo significativo: en lugar de ingresar manualmente la información para cada pedido, solo necesita confirmar el envío y el sistema procesará todo automáticamente.
• Precisión absoluta garantizada: la información de la factura se toma directamente de los pedidos reales, lo que hace que la posibilidad de errores sea prácticamente nula.
• Manejo flexible de casos especiales: los ajustes automáticos de facturas ayudan a gestionar rápidamente situaciones en las que los clientes devuelven productos.
• Concéntrese en las ventas: No se preocupe más por tareas administrativas como la emisión de facturas.
• Cumplimiento legal sencillo: asegúrese de que la facturación completa se proporciona de acuerdo con las nuevas regulaciones.

Nota importante

• Evite activar la función de facturación automática en GTG CRM si ya ha autorizado a la plataforma de comercio electrónico a generar facturas automáticamente, para evitar facturas duplicadas.
• Las facturas de ajuste sólo se pueden crear después de que se haya emitido oficialmente la factura original.
• Revise cuidadosamente la plantilla de factura y los símbolos durante la instalación inicial.