إنشاء الفواتير الإلكترونية تلقائياً حل شامل للبائعين متعددي القنوات.

يقوم النظام تلقائيًا بإنشاء فواتير إلكترونية عند تأكيد استلام البضائع من المستودع، ويدعم تعديل الفواتير عند إرجاع العملاء للبضائع. يدعم منصات شوبي، وتيك توك، ولازادا.

جدول المحتويات

وفقًا لأحدث اللوائح الحكومية، بات لزامًا على الشركات إصدار فواتير إلكترونية لكل عملية بيع. يُسهم هذا في جعل تقارير الإيرادات والأرباح أكثر شفافية ودقة، ويضمن في الوقت نفسه سداد الضرائب كاملةً وفقًا للوائح. مع ذلك، يُمثل إصدار الفواتير يدويًا لعشرات، بل مئات، الطلبات يوميًا عبئًا كبيرًا على العديد من البائعين، لا سيما أولئك الذين يعملون على منصات تجارة إلكترونية متعددة مثل شوبي، وتيك توك شوب، ولازادا.

إدراكًا للصعوبات التي يواجهها مندوبو المبيعات، طوّرت GTG CRM ميزة إنشاء الفواتير الإلكترونية تلقائيًا، مما يغنيك تمامًا عن هذه المهمة اليدوية المُرهقة. يقوم النظام بإنشاء الفواتير تلقائيًا بمجرد تأكيد شحن الطلب، ما يضمن دقة تامة في مطابقة المعلومات مع بيانات الطلب الفعلي. ما عليك سوى إعداد النظام مرة واحدة، ثم يمكنك التركيز كليًا على المبيعات وخدمة العملاء.

ميزة إصدار الفواتير التلقائية في نظام إدارة علاقات العملاء GTG

يقوم نظام إدارة علاقات العملاء GTG CRM بأتمتة عملية إصدار الفواتير الإلكترونية بالكامل من خلال ميزتين رئيسيتين:

إصدار الفواتير تلقائيًا: بعد تأكيد شحن الطلب، يقوم النظام تلقائيًا بإنشاء فاتورة إلكترونية تتضمن معلومات المنتج كاملةً، والكمية، والقيمة. يمكنك اختيار إنشاء مسودة للمراجعة قبل الإصدار، أو إصدارها فورًا لتوفير الوقت.

تعديل الفاتورة تلقائيًا: عندما يُعيد العميل جزءًا من منتج في طلبه (على سبيل المثال، شراء 3 منتجات والاحتفاظ باثنين فقط)، يقوم نظام إدارة علاقات العملاء GTG CRM تلقائيًا بإنشاء فاتورة تعديل تعكس الكمية الفعلية. يساعدك هذا على تسجيل وإدارة مخزونك بدقة.

يدعم النظام بشكل كامل قنوات البيع الثلاث الأكثر شيوعًا اليوم: Shopee و TikTok Shop و Lazada.

تعليمات التركيب والاستخدام

الخطوة 1: إعداد ميزة إنشاء الفواتير التلقائية.

يمكنك الوصول إلى إعدادات الفواتير الإلكترونية في نظام إدارة علاقات العملاء GTG. ستجد هنا إعدادين رئيسيين: "الفواتير التلقائية" و"فواتير التسوية التلقائية".

لتفعيل هذه الميزة، ما عليك سوى النقر على الزر الأزرق الموجود بجوار قناة البيع التي تريد تطبيقها عليها: Shopee أو TikTok Shop أو Lazada.

قم بتفعيل خاصية إنشاء الفواتير التلقائية.

ملاحظة هامة: إذا كنت قد سمحت بالفعل لمنصة التجارة الإلكترونية بإنشاء الفواتير تلقائيًا، فلا يجب عليك تفعيل هذه الميزة في GTG CRM لأنها ستؤدي إلى فواتير مكررة.

الخطوة الثانية: إعداد معلومات الفاتورة

بعد التفعيل، ستحتاج إلى ضبط المعلومات الأساسية للفاتورة:

حالة الفاتورة: حدد "إنشاء مسودة" إذا كنت ترغب في المعاينة قبل النشر، أو "النشر الآن" للأتمتة الكاملة.
وقت إنشاء الفاتورة: بشكل افتراضي، يتم إنشاؤها فور تأكيد الإفراج من المستودع.
نموذج الفاتورة والرموز: اختر نموذجًا يناسب احتياجاتك في الإعلان.

الخطوة 3: معالجة الطلب وإنشاء الفاتورة تلقائياً.

عند مزامنة الطلبات الجديدة من منصات التجارة الإلكترونية مع نظام إدارة علاقات العملاء GTG، ستكون حالة الطلبات "معلقة". عليك تغيير حالة الطلب إلى "بانتظار الاستلام" أو "جاري التوصيل" لتفعيل العملية.

عند تغيير حالة الطلب إلى "في انتظار التسليم"، سيقوم نظام إدارة علاقات العملاء GTG بإنشاء الطلب تلقائيًا.

بعد تأكيد الطلب وتغيير حالته إلى "قيد النقل"، سيقوم النظام تلقائيًا بإنشاء إيصال استلام من المستودع. وبمجرد تأكيد هذا الإيصال، سيقوم النظام تلقائيًا بإنشاء فاتورة إلكترونية.

يمكنك الاطلاع على الفاتورة المُنشأة تلقائياً في قسم "الفواتير الإلكترونية" في النظام. جميع المعلومات المتعلقة بالمنتجات والكميات والقيم مُدخلة بدقة من الطلب الأصلي.

يتم إنشاء الفواتير الإلكترونية تلقائياً.

الخطوة الرابعة: معالجة فاتورة التسوية عندما يقوم العميل بإرجاع البضائع.

في حال قيام العميل بإرجاع جزء فقط من المنتج، تتم عملية تعديل الفاتورة تلقائيًا بالكامل. ما عليك سوى إعادة إدخال كمية المنتج المُعاد إلى مخزونك والنقر على "تأكيد"، وسيقوم نظام إدارة علاقات العملاء (GTG CRM) بإنشاء فاتورة التعديل تلقائيًا.

شرط أساسي: لا يمكن إنشاء فاتورة تعديل إلا بعد إصدار الفاتورة الأصلية. إذا كانت الفاتورة الأصلية لا تزال في صيغة مسودة، فيجب عليك إصدارها أولاً.

فوائد استخدام هذه الميزة

توفير كبير في الوقت: بدلاً من إدخال المعلومات يدويًا لكل طلب، ما عليك سوى تأكيد الشحنة وسيقوم النظام بمعالجة كل شيء تلقائيًا.
دقة مطلقة مضمونة: يتم أخذ معلومات الفاتورة مباشرة من الطلبات الفعلية، مما يجعل احتمالية حدوث الأخطاء معدومة تقريبًا.
معالجة مرنة للحالات الخاصة: تساعد التعديلات التلقائية على الفواتير في التعامل بسرعة مع المواقف التي يقوم فيها العملاء بإرجاع البضائع.
التركيز على المبيعات: لا داعي للقلق بشأن المهام الإدارية مثل إصدار الفواتير.
الامتثال القانوني السهل: ضمان تقديم الفواتير الكاملة وفقًا للوائح الجديدة.

ملاحظة هامة

تجنب تفعيل ميزة الفوترة التلقائية على نظام إدارة علاقات العملاء GTG إذا كنت قد سمحت بالفعل لمنصة التجارة الإلكترونية بإنشاء الفواتير تلقائيًا، وذلك لمنع تكرار الفواتير.
لا يمكن إنشاء فواتير التسوية إلا بعد إصدار الفاتورة الأصلية رسمياً.
يرجى التحقق بعناية من نموذج الفاتورة والرموز أثناء التثبيت الأولي.