إنشاء الفواتير الإلكترونية تلقائياً

وفقًا لأحدث لوائح الحكومة، يتعين على الشركات الآن إصدار فواتير إلكترونية لكل معاملة بيع. يساعد هذا في جعل الإبلاغ عن الإيرادات والأرباح أكثر شفافية ودقة، مع ضمان دفع الضرائب بالكامل وفقًا للوائح. ومع ذلك، بالنسبة للعديد من البائعين، وخاصة أولئك الذين يبيعون عبر منصات التجارة الإلكترونية المتعددة مثل Shopee و TikTok Shop و Lazada، فإن الاضطرار إلى إصدار فواتير يدويًا لعشرات، بل لمئات الطلبات كل يوم، يمثل عبئًا كبيرًا على العمل.

إدراكًا للصعوبات التي يواجهها البائعون، طورت GTG CRM ميزة إصدار الفواتير الإلكترونية تلقائيًا، مما يحررك تمامًا من هذا العمل اليدوي المستهلك للوقت. سيقوم النظام بإنشاء الفواتير تلقائيًا بمجرد تأكيد الشحنة، مما يضمن دقة 100٪ مع المعلومات من الطلبات الفعلية. ما عليك سوى إعدادها مرة واحدة، ثم التركيز بالكامل على المبيعات وخدمة العملاء.

ميزة إصدار الفواتير التلقائي من GTG CRM

تدعم GTG CRM الأتمتة الكاملة لعملية إصدار الفواتير الإلكترونية بميزتين رئيسيتين:

إصدار الفواتير الأصلية تلقائيًا: بعد تأكيد الشحنة للطلب، يقوم النظام تلقائيًا بإنشاء فاتورة إلكترونية بالمعلومات الكاملة للمنتج والكمية والقيمة. يمكنك اختيار إنشاء مسودة للمراجعة قبل الإصدار، أو الإصدار على الفور لتوفير الوقت.

إصدار الفواتير التعديلية تلقائيًا: عندما يعيد العميل جزءًا من المنتجات في الطلب (على سبيل المثال، شراء 3 منتجات ولكن الاحتفاظ بـ 2 فقط)، فإن GTG CRM ينشئ تلقائيًا فاتورة تعديل تتوافق مع الكمية الفعلية. يساعدك هذا في الإبلاغ بدقة وإدارة المخزون بشكل صحيح.

يدعم النظام بالكامل قنوات البيع الثلاث الأكثر شيوعًا حاليًا: Shopee و TikTok Shop و Lazada.

دليل الإعداد والاستخدام

الخطوة 1: إعداد ميزة إصدار الفواتير التلقائي

انتقل إلى قسم إعدادات الفواتير الإلكترونية في GTG CRM. هنا، ستجد قسمين رئيسيين للإعداد: "الفواتير التلقائية" و "الفواتير التعديلية التلقائية".

لتفعيل الميزة، ما عليك سوى النقر على الزر الأخضر بجوار قناة البيع التي تريد تطبيقها: Shopee أو TikTok Shop أو Lazada.

ملاحظة هامة: إذا كنت قد فوضت بالفعل منصة التجارة الإلكترونية لإصدار الفواتير تلقائيًا، فلا تقم بتفعيل هذه الميزة مرة أخرى على GTG CRM، لأن ذلك سيؤدي إلى تكرار الفواتير.

الخطوة 2: تكوين معلومات الفاتورة

بعد التفعيل، تحتاج إلى تكوين المعلومات الأساسية للفاتورة:

• حالة الفاتورة: اختر "إنشاء مسودة" للمراجعة قبل الإصدار، أو "إصدار فوري" للأتمتة الكاملة.
• وقت إنشاء الفاتورة: يتم الإنشاء تلقائيًا بعد تأكيد الشحنة.
• نموذج الفاتورة ورمزها: اختر النموذج المناسب لاحتياجات الإبلاغ.

الخطوة 3: معالجة الطلبات وإصدار الفواتير تلقائيًا

عند وصول طلب جديد من منصات التجارة الإلكترونية إلى GTG CRM، سيكون الطلب في حالة "معلق" (On Hold). تحتاج إلى تغيير حالة الطلب إلى "جاهز للشحن" (Chờ lấy hàng) أو "قيد التسليم" (Đang giao) لتفعيل العملية.

عند تغيير حالة الطلب إلى "جاهز للتسليم"، سيقوم نظام GTG CRM تلقائيًا بإنشاء الطلب.

بعد تأكيد الطلب وتغيير حالته إلى "قيد التسليم"، سيقوم النظام تلقائيًا بإصدار أمر الاستلام. من خلال تأكيد أمر الاستلام، سيقوم النظام تلقائيًا بإنشاء فاتورة إلكترونية.

يمكنك التحقق من الفاتورة التي تم إنشاؤها تلقائيًا في قسم "الفواتير الإلكترونية" في النظام. يتم ملء جميع المعلومات حول المنتجات والكميات والقيم بدقة من الطلب الأصلي.

الخطوة 4: معالجة الفواتير التعديلية عند إرجاع العميل

في حالة قيام العميل بإرجاع جزء من المنتجات، يتم أيضًا أتمتة عملية الفواتير التعديلية بالكامل. ما عليك سوى إعادة إدخال كمية المنتجات التي قام العميل بإرجاعها إلى المخزون والنقر على تأكيد، وسيقوم GTG CRM تلقائيًا بإنشاء فاتورة تعديل لك.

الشروط المطلوبة: لا يمكن إنشاء فاتورة تعديل إلا بعد إصدار الفاتورة الأصلية. إذا كانت الفاتورة الأصلية لا تزال في حالة مسودة، فأنت بحاجة إلى إصدار الفاتورة الأصلية أولاً.

فوائد استخدام هذه الميزة

• توفير كبير في الوقت: بدلاً من إدخال المعلومات يدويًا لكل طلب، ما عليك سوى تأكيد الشحنة وسيتم معالجة كل شيء تلقائيًا بواسطة النظام.
• ضمان دقة مطلقة: يتم سحب معلومات الفاتورة مباشرة من الطلبات الفعلية، مما يقلل من احتمالية الخطأ تقريبًا إلى الصفر.
• معالجة مرنة للحالات الخاصة: تساعد الفواتير التعديلية التلقائية في التعامل بسرعة مع مواقف إرجاع العملاء.
• التركيز على المبيعات: لا داعي للقلق بشأن المهام الإدارية لإصدار الفواتير.
• الامتثال للقوانين بسهولة: ضمان إصدار الفواتير بالكامل وفقًا للوائح الجديدة.

ملاحظات هامة

• تجنب تفعيل ميزة إصدار الفواتير التلقائي على GTG CRM إذا كنت قد فوضت منصة التجارة الإلكترونية لإصدار الفواتير تلقائيًا، لتجنب تكرار الفواتير.
• لا يمكن إنشاء فاتورة تعديل إلا بعد إصدار الفاتورة الأصلية رسميًا.
• تحقق جيدًا من نموذج الفاتورة ورمزها عند الإعداد الأولي.