génération automatique de factures électroniques Une solution complète pour les vendeurs multicanaux.

Conformément à la dernière réglementation gouvernementale, les entreprises sont désormais tenues d'émettre des factures électroniques pour chaque transaction. Cette mesure rend la déclaration des revenus et des bénéfices plus transparente et précise, tout en garantissant le paiement intégral des impôts conformément à la réglementation. Cependant, pour de nombreux vendeurs, notamment ceux qui opèrent sur plusieurs plateformes de commerce électronique comme Shopee, TikTok Shop et Lazada, l'émission manuelle de factures pour des dizaines, voire des centaines de commandes chaque jour représente une charge de travail considérable.

Conscient de la complexité du métier de commercial, GTG CRM a développé une fonctionnalité de génération automatique de factures électroniques, vous libérant ainsi de cette tâche manuelle fastidieuse. Le système génère automatiquement les factures dès la confirmation d'une commande pour expédition, garantissant une parfaite exactitude des informations. Une seule configuration suffit : vous pouvez ensuite vous concentrer pleinement sur vos ventes et le service client.

Fonctionnalité de facturation automatique de GTG CRM

GTG CRM automatise entièrement le processus de facturation électronique grâce à deux fonctionnalités principales :

Génération automatique des factures : Une fois l’expédition de la commande confirmée, le système génère automatiquement une facture électronique contenant toutes les informations relatives aux produits, à la quantité et au montant. Vous pouvez choisir de créer un brouillon pour vérification avant émission, ou de l’émettre immédiatement pour gagner du temps.

Ajustement automatique des factures : lorsqu’un client retourne une partie d’une commande (par exemple, s’il a acheté 3 produits mais n’en a conservé que 2), GTG CRM génère automatiquement une facture d’ajustement reflétant la quantité réelle. Cela vous permet d’enregistrer et de gérer votre stock avec précision.

Le système prend entièrement en charge les trois canaux de vente les plus populaires actuellement : Shopee, TikTok Shop et Lazada.

Instructions d'installation et d'utilisation

Étape 1 : Configurer la fonction de génération automatique de factures.

Accédez aux paramètres de facturation électronique dans GTG CRM. Vous y trouverez deux options principales : « Factures automatiques » et « Factures d’ajustement automatiques ».

Pour activer cette fonctionnalité, il suffit de cliquer sur le bouton bleu situé à côté du canal de vente auquel vous souhaitez l'appliquer : Shopee, TikTok Shop ou Lazada.

Remarque importante : si vous avez déjà autorisé la plateforme de commerce électronique à générer automatiquement des factures, vous ne devez pas activer cette fonctionnalité dans GTG CRM car cela entraînera des factures en double.

Étape 2 : Configurer les informations de facturation

Après l'activation, vous devez configurer les informations de base de la facture :

• Statut de la facture : Sélectionnez « Créer un brouillon » si vous souhaitez prévisualiser la facture avant publication, ou « Publier maintenant » pour une automatisation complète.
• Délai de création de la facture : par défaut, elle est créée immédiatement après la confirmation de la mise à disposition de la marchandise en entrepôt.
• Modèle et symboles de facture : Choisissez un modèle adapté à vos besoins de déclaration.

Étape 3 : Traiter la commande et générer automatiquement la facture.

Lorsque de nouvelles commandes provenant de plateformes e-commerce sont synchronisées avec GTG CRM, elles apparaissent avec le statut « En attente ». Pour lancer le processus, vous devez modifier leur statut en « En attente de retrait » ou « En cours de livraison ».

Lorsque vous modifiez le statut de la commande en « Livraison en attente », le système CRM de GTG créera automatiquement la commande.

Une fois la commande confirmée et son statut « En transit » établi, le système génère automatiquement un accusé de réception. La validation de cet accusé de réception entraîne la création automatique d'une facture électronique.

Vous pouvez consulter la facture générée automatiquement dans la section « Factures électroniques » du système. Toutes les informations relatives aux produits, aux quantités et aux montants sont fidèlement reproduites à partir de la commande initiale.

Étape 4 : Traiter la facture d'ajustement lorsque le client retourne la marchandise.

Lorsqu'un client ne retourne qu'une partie d'un produit, le processus d'ajustement de la facture est également entièrement automatisé. Il vous suffit de saisir à nouveau la quantité du produit retourné dans votre inventaire et de cliquer sur « Confirmer » ; GTG CRM générera automatiquement la facture d'ajustement.

Condition requise : une facture de régularisation ne peut être créée qu’après l’émission de la facture initiale. Si la facture initiale est encore à l’état de brouillon, vous devez d’abord l’émettre.

Avantages de l'utilisation de cette fonctionnalité

• Gain de temps considérable : au lieu de saisir manuellement les informations pour chaque commande, il vous suffit de confirmer l'expédition et le système se chargera de tout automatiquement.
• Exactitude absolue garantie : les informations des factures sont extraites directement des commandes réelles, ce qui rend le risque d'erreurs pratiquement nul.
• Gestion flexible des cas particuliers : les ajustements automatiques des factures permettent de traiter rapidement les situations où les clients retournent des marchandises.
• Concentrez-vous sur les ventes : fini les soucis liés aux tâches administratives comme l'émission des factures.
• Conformité légale simplifiée : assurez-vous que la facturation complète est fournie conformément à la nouvelle réglementation.

Note importante

• Évitez d'activer la fonction de facturation automatique sur GTG CRM si vous avez déjà autorisé la plateforme de commerce électronique à générer automatiquement des factures, afin d'éviter les factures en double.
• Les factures de rectification ne peuvent être créées qu'après l'émission officielle de la facture originale.
• Vérifiez attentivement le modèle de facture et les symboles lors de l'installation initiale.