génération automatique de factures électroniques

Selon la dernière réglementation gouvernementale, les entreprises sont désormais tenues d'émettre des factures électroniques pour chaque transaction de vente. Cela permet une déclaration de revenus et de bénéfices plus transparente et précise, tout en garantissant le paiement intégral des impôts conformément à la réglementation. Cependant, pour de nombreux vendeurs, en particulier ceux qui vendent sur plusieurs plateformes de commerce électronique telles que Shopee, TikTok Shop et Lazada, l'obligation d'émettre des factures manuellement pour des dizaines, voire des centaines de commandes par jour représente une charge de travail considérable.

Comprenant les difficultés rencontrées par les vendeurs, GTG CRM a développé une fonctionnalité d'émission automatique de factures électroniques, vous libérant complètement de cette tâche manuelle chronophage. Le système créera automatiquement des factures dès que la commande sera confirmée comme étant sortie de l'entrepôt, garantissant une précision de 100% avec les informations de la commande réelle. Il vous suffit de configurer une seule fois, puis de vous concentrer entièrement sur la vente et le service client.

Fonctionnalité d'émission automatique de factures de GTG CRM

GTG CRM prend en charge l'automatisation complète du processus d'émission de factures électroniques avec deux fonctionnalités principales :

Émission automatique de la facture originale : Après avoir confirmé la sortie de l'entrepôt pour une commande, le système crée automatiquement une facture électronique avec toutes les informations sur le produit, la quantité et la valeur. Vous pouvez choisir de créer un brouillon pour vérification avant l'émission, ou de l'émettre immédiatement pour gagner du temps.

Émission automatique de la facture d'ajustement : Lorsque le client retourne une partie des produits d'une commande (par exemple, il achète 3 articles mais n'en conserve que 2), GTG CRM crée automatiquement une facture d'ajustement correspondant à la quantité réelle. Cela vous aide à déclarer avec précision et à gérer correctement votre inventaire.

Le système prend en charge les trois canaux de vente les plus populaires actuellement : Shopee, TikTok Shop et Lazada.

Guide d'installation et d'utilisation

Étape 1 : Installer la fonctionnalité d'émission automatique de factures

Accédez à la section des paramètres des factures électroniques dans GTG CRM. Vous y trouverez deux sections de paramètres principales : "Facture automatique" et "Facture d'ajustement automatique".

Pour activer la fonctionnalité, il vous suffit de cliquer sur le bouton vert à côté de la plateforme de vente souhaitée : Shopee, TikTok Shop ou Lazada.

Note importante : Si vous avez déjà autorisé la plateforme de commerce électronique à émettre automatiquement des factures, n'activez pas cette fonctionnalité sur GTG CRM, car cela entraînerait une double émission de factures.

Étape 2 : Configurer les informations de la facture

Après l'activation, vous devrez configurer les informations de base de la facture :

• Statut de la facture : Sélectionnez "Créer un brouillon" si vous souhaitez vérifier avant l'émission, ou "Émettre immédiatement" pour une automatisation complète.
• Moment de création de la facture : Créée par défaut immédiatement après la confirmation de la sortie de l'entrepôt.
• Modèle de facture et symbole : Choisissez le modèle qui convient à vos besoins de déclaration.

Étape 3 : Traiter les commandes et émettre des factures automatiques

Lorsqu'une nouvelle commande provenant des plateformes de commerce électronique est synchronisée avec GTG CRM, la commande sera dans l'état "En attente". Vous devez changer le statut de la commande en "Prêt à être emballé" ou "En cours de livraison" pour activer le processus.

Lorsque vous changez le statut de la commande en "En attente de livraison", le système GTG CRM créera automatiquement la commande.

Une fois la commande confirmée et passée au statut "En cours de livraison", le système émettra automatiquement le bon de sortie d'entrepôt. En confirmant le bon de sortie d'entrepôt, le système créera automatiquement une facture électronique.

Vous pouvez vérifier la facture nouvellement créée automatiquement dans la section "Factures électroniques" du système. Toutes les informations sur les produits, les quantités et les valeurs sont remplies avec précision à partir de la commande d'origine.

Étape 4 : Traiter les factures d'ajustement lors des retours clients

Dans le cas où un client retourne une partie des produits, le processus de facture d'ajustement est également entièrement automatisé. Il vous suffit de réintroduire dans l'entrepôt la quantité de produits retournés par le client et de confirmer, GTG CRM créera automatiquement la facture d'ajustement pour vous.

Condition requise : La facture d'ajustement ne peut être créée que si la facture originale a été émise. Si la facture originale est toujours à l'état de brouillon, vous devez d'abord émettre la facture originale.

Avantages de l'utilisation de cette fonctionnalité

• Gain de temps considérable : Au lieu de saisir manuellement les informations pour chaque commande, il vous suffit de confirmer la sortie de l'entrepôt et le système s'occupe de tout automatiquement.
• Garantie d'une précision absolue : Les informations de la facture proviennent directement de la commande réelle, le risque d'erreur est quasiment nul.
• Gestion flexible des cas particuliers : L'émission automatique de factures d'ajustement permet de gérer rapidement les situations de retour client.
• Concentration sur les ventes : Ne vous souciez plus des tâches administratives liées à l'émission de factures.
• Conformité légale facilitée : Assure l'émission de factures conformes à la nouvelle réglementation.

Notes importantes

• Évitez d'activer la fonctionnalité d'émission automatique de factures sur GTG CRM si vous avez déjà autorisé la plateforme de commerce électronique à émettre automatiquement des factures, afin d'éviter les doubles émissions.
• Les factures d'ajustement ne peuvent être créées que lorsque la facture originale a été officiellement émise.
• Vérifiez attentivement le modèle de facture et le symbole lors de la première installation.