Pembuatan faktur elektronik otomatis

Berdasarkan peraturan terbaru dari pemerintah, pelaku usaha kini wajib menerbitkan faktur elektronik untuk setiap transaksi penjualan. Hal ini membuat pelaporan pendapatan dan laba menjadi lebih transparan dan akurat, sekaligus memastikan pembayaran pajak penuh sesuai ketentuan. Namun, bagi banyak penjual, terutama mereka yang berbisnis di berbagai marketplace seperti Shopee, TikTok Shop, Lazada, menerbitkan faktur secara manual untuk puluhan, bahkan ratusan pesanan setiap hari, benar-benar menjadi beban kerja yang tidak sedikit.

Memahami kesulitan yang dihadapi para penjual, GTG CRM telah mengembangkan fitur penerbitan faktur elektronik otomatis, yang membantu Anda sepenuhnya terbebas dari pekerjaan manual yang memakan waktu ini. Sistem akan secara otomatis membuat faktur segera setelah pesanan dikonfirmasi keluar gudang, memastikan keakuratan 100% dengan informasi dari pesanan sebenarnya. Anda hanya perlu melakukan pengaturan sekali saja, lalu sepenuhnya fokus pada penjualan dan layanan pelanggan.

Fitur Penerbitan Faktur Otomatis GTG CRM

GTG CRM mendukung otomatisasi penuh proses penerbitan faktur elektronik dengan dua fitur utama:

Penerbitan Faktur Asli Otomatis: Setelah Anda mengonfirmasi pesanan keluar gudang, sistem secara otomatis membuat faktur elektronik dengan informasi produk, kuantitas, dan nilai lengkap. Anda dapat memilih untuk membuat draf untuk ditinjau sebelum diterbitkan, atau menerbitkan segera untuk menghemat waktu.

Penerbitan Faktur Penyesuaian Otomatis: Ketika pelanggan mengembalikan sebagian produk dalam pesanan (misalnya, membeli 3 produk tetapi hanya menyimpan 2), GTG CRM secara otomatis membuat faktur penyesuaian yang sesuai dengan kuantitas aktual. Ini membantu Anda membuat pelaporan yang akurat dan mengelola inventaris dengan benar.

Sistem mendukung penuh tiga saluran penjualan paling populer saat ini: Shopee, TikTok Shop, dan Lazada.

Panduan Pengaturan dan Penggunaan

Langkah 1: Mengatur Fitur Penerbitan Faktur Otomatis

Akses bagian pengaturan faktur elektronik di GTG CRM. Di sini, Anda akan menemukan dua bagian pengaturan utama: "Faktur Otomatis" dan "Faktur Penyesuaian Otomatis".

Untuk mengaktifkan fitur ini, cukup klik tombol hijau di samping saluran penjualan yang ingin Anda terapkan: Shopee, TikTok Shop, atau Lazada.

Catatan Penting: Jika Anda telah memberikan otorisasi kepada marketplace untuk menerbitkan faktur secara otomatis, jangan mengaktifkan fitur ini di GTG CRM karena akan menyebabkan penerbitan faktur ganda.

Langkah 2: Mengonfigurasi Informasi Faktur

Setelah diaktifkan, Anda perlu mengonfigurasi informasi dasar untuk faktur:

• Status Faktur: Pilih "Buat Draf" jika Anda ingin meninjau sebelum menerbitkan, atau "Terbitkan Segera" untuk otomatisasi penuh.
• Waktu Pembuatan Faktur: Dibuat segera setelah konfirmasi keluar gudang secara default.
• Template dan Simbol Faktur: Pilih template yang sesuai dengan kebutuhan pelaporan.

Langkah 3: Memproses Pesanan dan Menerbitkan Faktur Otomatis

Ketika ada pesanan baru dari marketplace yang disinkronkan ke GTG CRM, pesanan akan berstatus "On Hold". Anda perlu mengubah status pesanan menjadi "Menunggu Pengambilan" atau "Sedang Dikirim" untuk mengaktifkan prosesnya.

Ketika Anda mengubah status pesanan menjadi "Menunggu Pengiriman", sistem GTG CRM akan secara otomatis membuat pesanan.

Setelah pesanan dikonfirmasi dan diubah statusnya menjadi "Dalam Pengiriman", sistem akan secara otomatis menerbitkan slip masuk gudang. Dengan mengonfirmasi slip masuk gudang, sistem akan secara otomatis membuat faktur elektronik.

Anda dapat memeriksa faktur yang baru saja dibuat secara otomatis di bagian "Faktur Elektronik" sistem. Semua informasi tentang produk, kuantitas, dan nilai diisi secara akurat dari pesanan asli.

Langkah 4: Memproses Faktur Penyesuaian Saat Pelanggan Mengembalikan Barang

Dalam kasus pelanggan mengembalikan sebagian produk, proses faktur penyesuaian juga sepenuhnya otomatis. Anda hanya perlu memasukkan kembali kuantitas produk yang dikembalikan pelanggan ke gudang dan klik konfirmasi, GTG CRM akan secara otomatis membuat faktur penyesuaian untuk Anda.

Persyaratan: Faktur penyesuaian hanya dapat dibuat jika faktur asli telah diterbitkan. Jika faktur asli masih dalam status draf, Anda perlu menerbitkan faktur asli terlebih dahulu.

Manfaat Menggunakan Fitur Ini

• Menghemat Waktu yang Signifikan: Alih-alih memasukkan informasi secara manual untuk setiap pesanan, Anda hanya perlu mengonfirmasi keluar gudang dan sistem akan menangani semuanya secara otomatis.
• Menjamin Akurasi Mutlak: Informasi faktur diambil langsung dari pesanan sebenarnya, kemungkinan kesalahan hampir nol.
• Menangani Kasus Khusus Secara Fleksibel: Faktur penyesuaian otomatis membantu menangani situasi pengembalian barang oleh pelanggan dengan cepat.
• Fokus pada Penjualan: Tidak perlu lagi khawatir tentang administrasi penerbitan faktur.
• Kepatuhan Hukum yang Mudah: Memastikan penerbitan faktur yang lengkap sesuai dengan peraturan baru.

Catatan Penting

• Hindari mengaktifkan fitur penerbitan faktur otomatis di GTG CRM jika Anda telah memberikan otorisasi kepada marketplace untuk menerbitkan faktur secara otomatis, untuk menghindari penerbitan faktur ganda.
• Faktur penyesuaian hanya dapat dibuat jika faktur asli telah diterbitkan secara resmi.
• Periksa template dan simbol faktur dengan cermat saat pertama kali mengatur.