Pembuatan faktur elektronik otomatis Solusi komprehensif untuk penjual multi-saluran.

Menurut peraturan pemerintah terbaru, bisnis kini diharuskan menerbitkan faktur elektronik untuk setiap transaksi penjualan. Hal ini membuat pelaporan pendapatan dan keuntungan lebih transparan dan akurat, sekaligus memastikan pembayaran pajak penuh sesuai dengan peraturan. Namun, bagi banyak penjual, terutama mereka yang beroperasi di berbagai platform e-commerce seperti Shopee, TikTok Shop, dan Lazada, menerbitkan faktur secara manual untuk puluhan, bahkan ratusan, pesanan setiap hari merupakan beban kerja yang signifikan.

Memahami kesulitan yang dihadapi oleh tenaga penjualan, GTG CRM telah mengembangkan fitur pembuatan faktur elektronik otomatis, yang sepenuhnya membebaskan Anda dari tugas manual yang memakan waktu ini. Sistem akan secara otomatis membuat faktur segera setelah pesanan dikonfirmasi untuk pengiriman, memastikan keakuratan 100% dengan informasi dari pesanan sebenarnya. Anda hanya perlu mengaturnya sekali, kemudian Anda dapat sepenuhnya fokus pada penjualan dan layanan pelanggan.

Fitur pembuatan faktur otomatis GTG CRM

GTG CRM sepenuhnya mengotomatiskan proses pembuatan faktur elektronik dengan dua fitur utama:

Pembuatan faktur otomatis: Setelah Anda mengkonfirmasi pengiriman pesanan, sistem secara otomatis membuat faktur elektronik dengan informasi produk lengkap, kuantitas, dan nilai. Anda dapat memilih untuk membuat draf untuk ditinjau sebelum diterbitkan, atau menerbitkannya segera untuk menghemat waktu.

Penyesuaian faktur otomatis: Ketika pelanggan mengembalikan sebagian produk dalam pesanan mereka (misalnya, membeli 3 produk tetapi hanya menyimpan 2), GTG CRM secara otomatis membuat faktur penyesuaian untuk mencerminkan jumlah sebenarnya. Ini membantu Anda mencatat dan mengelola inventaris Anda secara akurat.

Sistem ini sepenuhnya mendukung tiga saluran penjualan terpopuler saat ini: Shopee, TikTok Shop, dan Lazada.

Petunjuk pemasangan dan penggunaan

Langkah 1: Siapkan fitur pembuatan faktur otomatis.

Akses pengaturan faktur elektronik di GTG CRM. Di sini, Anda akan menemukan dua pengaturan utama: "Faktur Otomatis" dan "Faktur Penyesuaian Otomatis".

Untuk mengaktifkan fitur ini, cukup klik tombol biru di sebelah saluran penjualan yang ingin Anda terapkan: Shopee, TikTok Shop, atau Lazada.

Catatan penting: Jika Anda telah mengizinkan platform e-commerce untuk membuat faktur secara otomatis, Anda tidak boleh mengaktifkan fitur ini di GTG CRM karena akan mengakibatkan faktur ganda.

Langkah 2: Konfigurasi informasi faktur

Setelah aktivasi, Anda perlu mengkonfigurasi informasi dasar untuk faktur:

• Status faktur: Pilih "Buat draf" jika Anda ingin melihat pratinjau sebelum menerbitkan, atau "Terbitkan sekarang" untuk otomatisasi penuh.
• Waktu pembuatan faktur: Secara default, faktur dibuat segera setelah konfirmasi pelepasan barang dari gudang.
• Templat dan simbol faktur: Pilih templat yang sesuai dengan kebutuhan deklarasi Anda.

Langkah 3: Memproses pesanan dan membuat faktur secara otomatis.

Saat pesanan baru dari platform e-commerce disinkronkan ke GTG CRM, pesanan akan berada dalam status "Ditangguhkan". Anda perlu mengubah status pesanan menjadi "Menunggu Pengambilan" atau "Sedang Dikirim" untuk mengaktifkan prosesnya.

Saat Anda mengubah status pesanan menjadi "Menunggu Pengiriman", sistem CRM GTG akan secara otomatis membuat pesanan.

Setelah pesanan dikonfirmasi dan statusnya diubah menjadi "Dalam Perjalanan", sistem akan secara otomatis membuat tanda terima gudang. Dengan mengkonfirmasi tanda terima gudang, sistem akan secara otomatis membuat faktur elektronik.

Anda dapat memeriksa faktur yang dibuat secara otomatis di bagian "Faktur Elektronik" pada sistem. Semua informasi mengenai produk, kuantitas, dan nilai terisi secara akurat dari pesanan asli.

Langkah 4: Proses faktur penyesuaian saat pelanggan mengembalikan barang.

Dalam kasus di mana pelanggan hanya mengembalikan sebagian produk, proses penyesuaian faktur juga sepenuhnya otomatis. Anda cukup memasukkan kembali jumlah produk yang dikembalikan ke dalam inventaris Anda dan klik konfirmasi; GTG CRM akan secara otomatis membuat faktur penyesuaian untuk Anda.

Syarat yang diperlukan: Faktur penyesuaian hanya dapat dibuat setelah faktur asli diterbitkan. Jika faktur asli masih dalam bentuk draf, Anda perlu menerbitkan faktur asli terlebih dahulu.

Manfaat menggunakan fitur ini

• Penghematan waktu yang signifikan: Alih-alih memasukkan informasi secara manual untuk setiap pesanan, Anda hanya perlu mengkonfirmasi pengiriman dan sistem akan memproses semuanya secara otomatis.
• Keakuratan mutlak terjamin: Informasi faktur diambil langsung dari pesanan aktual, sehingga kemungkinan kesalahan hampir nol.
• Penanganan kasus khusus yang fleksibel: Penyesuaian faktur otomatis membantu menangani situasi di mana pelanggan mengembalikan barang dengan cepat.
• Fokus pada penjualan: Tidak perlu lagi khawatir tentang tugas-tugas administratif seperti menerbitkan faktur.
• Kepatuhan hukum yang mudah: Pastikan faktur lengkap diberikan sesuai dengan peraturan baru.

Catatan penting

• Hindari mengaktifkan fitur pembuatan faktur otomatis di GTG CRM jika Anda telah mengizinkan platform e-commerce untuk membuat faktur secara otomatis, untuk mencegah faktur ganda.
• Faktur penyesuaian hanya dapat dibuat setelah faktur asli diterbitkan secara resmi.
• Periksa dengan saksama templat faktur dan simbol-simbolnya selama instalasi awal.