การสร้างใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์อัตโนมัติ โซลูชันที่ครอบคลุมสำหรับผู้ขายหลายช่องทาง

ตามกฎระเบียบล่าสุดของรัฐบาล ธุรกิจต่างๆ จำเป็นต้องออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์สำหรับทุกธุรกรรมการขาย ซึ่งจะทำให้การรายงานรายได้และกำไรมีความโปร่งใสและแม่นยำยิ่งขึ้น พร้อมทั้งช่วยให้ชำระภาษีได้อย่างครบถ้วนตามกฎระเบียบ อย่างไรก็ตาม สำหรับผู้ขายจำนวนมาก โดยเฉพาะผู้ที่ดำเนินธุรกิจบนแพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซหลายแห่ง เช่น Shopee, TikTok Shop และ Lazada การออกใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองสำหรับคำสั่งซื้อหลายสิบหรือหลายร้อยรายการในแต่ละวันนั้นเป็นภาระงานที่หนักมาก

ด้วยความเข้าใจถึงความยากลำบากที่พนักงานขายต้องเผชิญ GTG CRM จึงได้พัฒนาฟีเจอร์การสร้างใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์อัตโนมัติ เพื่อช่วยให้คุณไม่ต้องเสียเวลาไปกับงานสร้างใบแจ้งหนี้ด้วยตนเอง ระบบจะสร้างใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติทันทีที่ยืนยันการจัดส่งสินค้า เพื่อให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลถูกต้อง 100% ตรงกับคำสั่งซื้อจริง คุณเพียงแค่ตั้งค่าเพียงครั้งเดียว จากนั้นคุณก็สามารถมุ่งเน้นไปที่การขายและการบริการลูกค้าได้อย่างเต็มที่

ฟีเจอร์การออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติของ GTG CRM

GTG CRM ช่วยให้กระบวนการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เป็นไปโดยอัตโนมัติอย่างสมบูรณ์ด้วยคุณสมบัติหลักสองประการ:

การสร้างใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ: หลังจากที่คุณยืนยันการจัดส่งสินค้าแล้ว ระบบจะสร้างใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์โดยอัตโนมัติ พร้อมข้อมูลสินค้า จำนวน และมูลค่าครบถ้วน คุณสามารถเลือกที่จะสร้างฉบับร่างเพื่อตรวจสอบก่อนออก หรือออกใบแจ้งหนี้ทันทีเพื่อประหยัดเวลา

การปรับปรุงใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ: เมื่อลูกค้าส่งคืนสินค้าบางส่วนในคำสั่งซื้อ (ตัวอย่างเช่น ซื้อ 3 ชิ้น แต่เก็บไว้เพียง 2 ชิ้น) GTG CRM จะสร้างใบแจ้งหนี้ปรับปรุงโดยอัตโนมัติเพื่อให้สะท้อนถึงปริมาณที่แท้จริง ซึ่งจะช่วยให้คุณบันทึกและจัดการสินค้าคงคลังได้อย่างแม่นยำ

ระบบรองรับช่องทางการขายยอดนิยม 3 ช่องทางในปัจจุบันอย่างเต็มรูปแบบ ได้แก่ Shopee, TikTok Shop และ Lazada

คู่มือการติดตั้งและการใช้งาน

ขั้นตอนที่ 1: ตั้งค่าฟีเจอร์การสร้างใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ

เข้าถึงการตั้งค่าการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ใน GTG CRM ที่นี่ คุณจะพบการตั้งค่าหลักสองอย่าง ได้แก่ "ใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ" และ "ใบแจ้งหนี้ปรับปรุงอัตโนมัติ"

หากต้องการเปิดใช้งานฟีเจอร์นี้ เพียงคลิกปุ่มสีฟ้าที่อยู่ถัดจากช่องทางการขายที่คุณต้องการใช้งาน ได้แก่ Shopee, TikTok Shop หรือ Lazada

หมายเหตุสำคัญ: หากคุณได้อนุญาตให้แพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซสร้างใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติแล้ว คุณไม่ควรเปิดใช้งานคุณสมบัตินี้ใน GTG CRM อีก เนื่องจากจะทำให้เกิดใบแจ้งหนี้ซ้ำซ้อน

ขั้นตอนที่ 2: กำหนดค่าข้อมูลใบแจ้งหนี้

หลังจากเปิดใช้งานแล้ว คุณต้องกำหนดค่าข้อมูลพื้นฐานสำหรับใบแจ้งหนี้:

• สถานะใบแจ้งหนี้: เลือก "สร้างฉบับร่าง" หากต้องการดูตัวอย่างก่อนเผยแพร่ หรือ "เผยแพร่ทันที" สำหรับระบบอัตโนมัติเต็มรูปแบบ
• เวลาสร้างใบแจ้งหนี้: โดยค่าเริ่มต้น ระบบจะสร้างใบแจ้งหนี้ทันทีหลังจากได้รับการยืนยันการปล่อยสินค้าจากคลังสินค้า
• แม่แบบและสัญลักษณ์ใบแจ้งหนี้: เลือกแม่แบบที่เหมาะสมกับความต้องการในการแจ้งรายการสินค้าของคุณ

ขั้นตอนที่ 3: ดำเนินการตามคำสั่งซื้อและสร้างใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ

เมื่อคำสั่งซื้อใหม่จากแพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซถูกซิงโครไนซ์ไปยัง GTG CRM คำสั่งซื้อเหล่านั้นจะอยู่ในสถานะ "พักไว้" คุณต้องเปลี่ยนสถานะคำสั่งซื้อเป็น "รอรับสินค้า" หรือ "กำลังจัดส่ง" เพื่อเริ่มกระบวนการ

เมื่อคุณเปลี่ยนสถานะคำสั่งซื้อเป็น "รอการจัดส่ง" ระบบ CRM ของ GTG จะสร้างคำสั่งซื้อโดยอัตโนมัติ

หลังจากที่คำสั่งซื้อได้รับการยืนยันและเปลี่ยนสถานะเป็น "กำลังจัดส่ง" ระบบจะสร้างใบรับสินค้าเข้าคลังสินค้าโดยอัตโนมัติ เมื่อยืนยันใบรับสินค้าเข้าคลังสินค้าแล้ว ระบบจะสร้างใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์โดยอัตโนมัติ

คุณสามารถตรวจสอบใบแจ้งหนี้ที่สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติได้ในส่วน "ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์" ของระบบ ข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับสินค้า จำนวน และมูลค่า จะถูกกรอกอย่างถูกต้องจากใบสั่งซื้อเดิม

ขั้นตอนที่ 4: ดำเนินการออกใบแจ้งหนี้ปรับปรุงเมื่อลูกค้าส่งสินค้าคืน

ในกรณีที่ลูกค้าส่งคืนสินค้าเพียงบางส่วน กระบวนการปรับปรุงใบแจ้งหนี้ก็จะเป็นแบบอัตโนมัติเช่นกัน คุณเพียงแค่ป้อนจำนวนสินค้าที่ส่งคืนลงในคลังสินค้าของคุณแล้วคลิกยืนยัน GTG CRM จะสร้างใบแจ้งหนี้ปรับปรุงให้คุณโดยอัตโนมัติ

เงื่อนไขที่จำเป็น: ใบแจ้งหนี้ปรับปรุงสามารถสร้างได้หลังจากออกใบแจ้งหนี้ฉบับเดิมแล้วเท่านั้น หากใบแจ้งหนี้ฉบับเดิมยังอยู่ในรูปแบบร่าง คุณต้องออกใบแจ้งหนี้ฉบับเดิมก่อน

ประโยชน์ของการใช้ฟีเจอร์นี้

• ประหยัดเวลาได้อย่างมาก: แทนที่จะป้อนข้อมูลสำหรับแต่ละคำสั่งซื้อด้วยตนเอง คุณเพียงแค่ยืนยันการจัดส่ง และระบบจะดำเนินการทุกอย่างโดยอัตโนมัติ
• รับประกันความถูกต้องแม่นยำสูงสุด: ข้อมูลในใบแจ้งหนี้ได้มาจากคำสั่งซื้อจริงโดยตรง ทำให้โอกาสเกิดข้อผิดพลาดแทบเป็นศูนย์
• การจัดการกรณีพิเศษที่ยืดหยุ่น: การปรับปรุงใบแจ้งหนี้อัตโนมัติช่วยให้จัดการสถานการณ์ที่ลูกค้าส่งสินค้าคืนได้อย่างรวดเร็ว
• มุ่งเน้นที่การขาย: ไม่ต้องกังวลกับงานธุรการ เช่น การออกใบแจ้งหนี้อีกต่อไป
• การปฏิบัติตามกฎหมายที่ง่ายดาย: ตรวจ สอบให้แน่ใจว่ามีการออกใบแจ้งหนี้ครบถ้วนตามข้อกำหนดใหม่

หมายเหตุสำคัญ

• หลีกเลี่ยงการเปิดใช้งานฟีเจอร์ออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติใน GTG CRM หากคุณได้อนุญาตให้แพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซสร้างใบแจ้งหนี้อัตโนมัติแล้ว เพื่อป้องกันการออกใบแจ้งหนี้ซ้ำซ้อน
• ใบแจ้งหนี้ปรับปรุงสามารถออกได้หลังจากที่ใบแจ้งหนี้ฉบับเดิมได้รับการออกอย่างเป็นทางการแล้วเท่านั้น
• โปรดตรวจสอบแม่แบบใบแจ้งหนี้และสัญลักษณ์อย่างละเอียดระหว่างการติดตั้งครั้งแรก