การสร้างใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์อัตโนมัติ

ตามกฎระเบียบใหม่ล่าสุดของรัฐบาล ธุรกิจทุกประเภทจะต้องออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์สำหรับการขายทุกครั้ง ซึ่งจะช่วยให้การรายงานรายได้และกำไรมีความโปร่งใสและแม่นยำยิ่งขึ้น อีกทั้งยังเป็นการรับประกันการชำระภาษีอย่างครบถ้วนตามกฎหมาย อย่างไรก็ตาม สำหรับผู้ขายหลายราย โดยเฉพาะผู้ที่ขายสินค้าบนแพลตฟอร์ม E-commerce หลายแห่ง เช่น Shopee, TikTok Shop, Lazada การออกใบกำกับภาษีด้วยตนเองสำหรับสินค้าหลายสิบหรือหลายร้อยรายการต่อวัน ถือเป็นภาระงานที่หนักไม่น้อย

GTG CRM เข้าใจถึงความยากลำบากที่ผู้ขายกำลังเผชิญ จึงได้พัฒนาฟีเจอร์ออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์อัตโนมัติ เพื่อปลดปล่อยคุณจากงานที่ต้องใช้เวลามากนี้ ระบบจะสร้างใบกำกับภาษีโดยอัตโนมัติทันทีที่ยืนยันการจัดส่งสินค้า เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลถูกต้อง 100% ตรงกับข้อมูลในคำสั่งซื้อจริง คุณเพียงแค่ตั้งค่าครั้งเดียว จากนั้นก็สามารถทุ่มเทให้กับการขายและการดูแลลูกค้าได้อย่างเต็มที่

ฟีเจอร์ออกใบกำกับภาษีอัตโนมัติของ GTG CRM

GTG CRM รองรับการทำงานอัตโนมัติเต็มรูปแบบสำหรับกระบวนการออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ ด้วย 2 ฟีเจอร์หลัก:

ออกใบกำกับภาษีต้นฉบับอัตโนมัติ: หลังจากที่คุณยืนยันการจัดส่งสินค้า ระบบจะสร้างใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์โดยอัตโนมัติ พร้อมข้อมูลผลิตภัณฑ์ จำนวน และมูลค่าครบถ้วน คุณสามารถเลือกสร้างเป็นฉบับร่างเพื่อตรวจสอบก่อนออกจริง หรือออกทันทีเพื่อประหยัดเวลา

ออกใบกำกับภาษีปรับปรุงอัตโนมัติ: เมื่อลูกค้าส่งคืนสินค้าบางส่วน (เช่น สั่งซื้อ 3 ชิ้น แต่เก็บไว้เพียง 2 ชิ้น) GTG CRM จะสร้างใบกำกับภาษีปรับปรุงที่สอดคล้องกับจำนวนจริงโดยอัตโนมัติ สิ่งนี้ช่วยให้คุณรายงานได้อย่างแม่นยำและจัดการสินค้าคงคลังได้อย่างถูกต้อง

ระบบรองรับช่องทางการขายที่ได้รับความนิยมสูงสุด 3 ช่องทางในปัจจุบัน ได้แก่ Shopee, TikTok Shop และ Lazada

คำแนะนำการตั้งค่าและใช้งาน

ขั้นตอนที่ 1: ตั้งค่าฟีเจอร์ออกใบกำกับภาษีอัตโนมัติ

ไปที่ส่วนการตั้งค่าใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ใน GTG CRM ที่นี่ คุณจะพบกับการตั้งค่าหลัก 2 ส่วนคือ "ใบกำกับภาษีอัตโนมัติ" และ "ใบกำกับภาษีปรับปรุงอัตโนมัติ"

ในการเปิดใช้งานฟีเจอร์ เพียงแค่คลิกปุ่มสีเขียวข้างช่องทางการขายที่คุณต้องการใช้งาน: Shopee, TikTok Shop หรือ Lazada

ข้อควรทราบที่สำคัญ: หากคุณได้อนุญาตให้แพลตฟอร์ม E-commerce ออกใบกำกับภาษีอัตโนมัติแล้ว ไม่ควรเปิดฟีเจอร์นี้บน GTG CRM เพิ่มเติม เพราะจะทำให้เกิดการออกใบกำกับภาษีซ้ำซ้อน

ขั้นตอนที่ 2: กำหนดค่าข้อมูลใบกำกับภาษี

หลังจากเปิดใช้งานแล้ว คุณต้องกำหนดค่าข้อมูลพื้นฐานสำหรับใบกำกับภาษี:

• สถานะใบกำกับภาษี: เลือก "สร้างฉบับร่าง" หากต้องการตรวจสอบก่อนออก หรือ "ออกทันที" เพื่อให้เป็นอัตโนมัติเต็มรูปแบบ
• เวลาออกใบกำกับภาษี: ตั้งค่าเริ่มต้นคือออกทันทีหลังยืนยันการจัดส่ง
• รูปแบบใบกำกับภาษีและสัญลักษณ์: เลือกรูปแบบที่เหมาะสมกับความต้องการในการรายงาน

ขั้นตอนที่ 3: จัดการคำสั่งซื้อและออกใบกำกับภาษีอัตโนมัติ

เมื่อมีคำสั่งซื้อใหม่จากแพลตฟอร์ม E-commerce ที่เชื่อมต่อกับ GTG CRM คำสั่งซื้อจะอยู่ในสถานะ "On Hold" คุณต้องเปลี่ยนสถานะคำสั่งซื้อเป็น "รอรับสินค้า" หรือ "กำลังจัดส่ง" เพื่อเริ่มกระบวนการ

เมื่อคุณเปลี่ยนสถานะคำสั่งซื้อเป็น "รอจัดส่ง" ระบบ GTG CRM จะสร้างคำสั่งซื้อโดยอัตโนมัติ

หลังจากคำสั่งซื้อได้รับการยืนยันและเปลี่ยนเป็นสถานะ "กำลังจัดส่ง" ระบบจะออกใบรับสินค้าโดยอัตโนมัติ การยืนยันใบรับสินค้านี้จะทำให้ระบบสร้างใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์โดยอัตโนมัติ

คุณสามารถตรวจสอบใบกำกับภาษีที่สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติได้ในส่วน "ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์" ของระบบ ข้อมูลสินค้า จำนวน และมูลค่าทั้งหมดจะถูกกรอกอย่างถูกต้องจากคำสั่งซื้อต้นฉบับ

ขั้นตอนที่ 4: จัดการใบกำกับภาษีปรับปรุงเมื่อลูกค้าคืนสินค้า

ในกรณีที่ลูกค้าคืนสินค้าบางส่วน กระบวนการออกใบกำกับภาษีปรับปรุงก็เป็นไปโดยอัตโนมัติเช่นกัน คุณเพียงแค่บันทึกจำนวนสินค้าที่ลูกค้าคืนและกดยืนยัน GTG CRM จะสร้างใบกำกับภาษีปรับปรุงให้คุณโดยอัตโนมัติ

เงื่อนไขที่จำเป็น: ใบกำกับภาษีปรับปรุงจะสามารถสร้างได้ก็ต่อเมื่อใบกำกับภาษีต้นฉบับได้รับการออกแล้วเท่านั้น หากใบกำกับภาษีต้นฉบับยังอยู่ในสถานะฉบับร่าง คุณต้องออกใบกำกับภาษีต้นฉบับก่อน

ประโยชน์ของการใช้ฟีเจอร์นี้

• ประหยัดเวลาอย่างมาก: แทนที่จะต้องป้อนข้อมูลสำหรับแต่ละคำสั่งซื้อด้วยตนเอง เพียงแค่ยืนยันการจัดส่งสินค้า ระบบก็จะจัดการทุกอย่างให้โดยอัตโนมัติ
• รับประกันความถูกต้องสมบูรณ์: ข้อมูลใบกำกับภาษีถูกดึงมาจากคำสั่งซื้อจริง ทำให้โอกาสเกิดข้อผิดพลาดน้อยมาก
• จัดการกรณีพิเศษได้อย่างยืดหยุ่น: ใบกำกับภาษีปรับปรุงอัตโนมัติช่วยให้จัดการกับการคืนสินค้าได้อย่างรวดเร็ว
• มุ่งเน้นการขาย: ไม่ต้องกังวลกับงานธุรการในการออกใบกำกับภาษีอีกต่อไป
• ปฏิบัติตามกฎหมายได้ง่าย: รับประกันการออกใบกำกับภาษีอย่างครบถ้วนตามกฎระเบียบใหม่

ข้อควรทราบที่สำคัญ

• หลีกเลี่ยงการเปิดใช้งานฟีเจอร์ออกใบกำกับภาษีอัตโนมัติบน GTG CRM หากคุณได้อนุญาตให้แพลตฟอร์ม E-commerce ออกใบกำกับภาษีอัตโนมัติแล้ว เพื่อป้องกันการออกใบกำกับภาษีซ้ำซ้อน
• ใบกำกับภาษีปรับปรุงจะสามารถสร้างได้ก็ต่อเมื่อใบกำกับภาษีต้นฉบับได้รับการออกอย่างเป็นทางการแล้วเท่านั้น
• ตรวจสอบรูปแบบใบกำกับภาษีและสัญลักษณ์ให้ละเอียดเมื่อทำการตั้งค่าครั้งแรก