自动生成电子发票

根据最新的政府规定，商家现在必须为每笔销售交易开具电子发票。这使得收入和利润申报更加透明和准确，同时也确保了根据规定足额纳税。然而，对于许多卖家，尤其是那些在 Shopee、TikTok Shop、Lazada 等多个电商平台上销售的卖家来说，每天为数十甚至数百个订单手动开具发票是一项相当繁重的工作。

为了解卖家面临的困难，GTG CRM 开发了自动电子发票开具功能，帮助您彻底摆脱耗时的手动工作。系统将在订单确认发货后自动生成发票，确保与实际订单信息 100% 准确。您只需设置一次，然后就可以完全专注于销售和客户服务。

GTG CRM 自动开票功能

GTG CRM 支持通过两个主要功能完全自动化电子发票的开具流程：

自动开具原始发票：在您确认订单发货后，系统会自动生成电子发票，包含完整的商品信息、数量和金额。您可以选择生成草稿以便在开具前进行检查，或者立即开具以节省时间。

自动开具调整发票：当客户退回部分订单商品时（例如，购买 3 件商品但只保留 2 件），GTG CRM 会自动生成与实际数量相符的调整发票。这有助于您准确申报并正确管理库存。

该系统支持目前最流行的三个销售渠道：Shopee、TikTok Shop 和 Lazada。

设置和使用指南

步骤 1：设置自动开票功能

在 GTG CRM 中访问电子发票设置部分。在这里，您将看到两个主要设置：“自动发票”和“自动调整发票”。

要激活该功能，只需点击要应用的销售渠道旁边的绿色按钮：Shopee、TikTok Shop 或 Lazada。

重要提示：如果您已授权电商平台自动开具发票，则不应在 GTG CRM 上启用此功能，以免重复开票。

步骤 2：配置发票信息

激活后，您需要配置发票的基本信息：

• 发票状态：如果想在开具前进行检查，请选择“创建草稿”，或者选择“立即开具”以实现完全自动化。
• 发票创建时间：默认立即创建，在确认发货后。
• 发票模板和代码：选择适合您申报需求的模板。

步骤 3：处理订单和自动开具发票

当有来自电商平台的新订单同步到 GTG CRM 时，订单将处于“On Hold”状态。您需要将订单状态更改为“Chờ lấy hàng”（待取货）或“Đang giao”（配送中）以激活流程。

当您将订单状态更改为“Chờ giao hàng”（待配送）时，GTG CRM 系统将自动创建订单。

在订单确认并转为“Đang giao”（配送中）状态后，系统将自动生成出库单。通过确认出库单，系统将自动创建电子发票。

您可以在系统的“电子发票”部分查看新创建的自动发票。所有关于商品、数量、金额的信息都准确地从原始订单中填写。

步骤 4：处理客户退货时的调整发票

如果客户退回部分商品，调整发票的流程也将完全自动化。您只需重新入库客户退回的商品数量并确认，GTG CRM 就会为您自动生成调整发票。

必要条件：调整发票只能在原始发票开具后生成。如果原始发票仍处于草稿状态，您需要先开具原始发票。

使用此功能的好处

• 显著节省时间：无需手动输入每个订单的信息，只需确认发货，系统将自动处理所有事情。
• 绝对的准确性：发票信息直接来自实际订单，出错的可能性几乎为零。
• 灵活处理特殊情况：自动调整发票有助于快速处理客户退货的情况。
• 专注于销售：不再担心发票开具的行政工作。
• 轻松合规：确保根据新规定完整开具发票。

重要注意事项

• 如果您已授权电商平台自动开票，请避免在 GTG CRM 上启用自动开票功能，以免重复开票。
• 调整发票只能在原始发票正式开具后才能创建。
• 首次设置时，请仔细检查发票模板和代码。