Funkcijos pristatymas
Viena užduotis retai būna tik „reikia padaryti“. „Paruošti produktą paleidimui“ iš tikrųjų yra dešimt mažų užduočių; „Užbaigti sutartį su klientu A“ apima skambinimą, kainos pasiūlymo siuntimą, pasirašymo susitarimą. Naudodami plokščią užduočių sąrašą, arba sugrūdote viską į vieną eilutę ir pamirštate, kur esate, arba sukuriate dešimtis atskirų užduočių, nežinodami, kuri prie kurios priklauso. Komunikacija išsibarsčiusi pokalbiuose ir el. laiškuose, o kai viršininkas klausia „kas dabar prisiėmė daugiausiai darbo?“, jūs tik spėliojate.
Tai baigėsi nuo šiandienos.
Valdymo užduotys 2.0 viską sutelkia vienoje vietoje: kiekviena užduotis gali būti suskirstyta į dviejų lygių sub-užduotis su automatiškai kaupiama pažanga, turi kontrolinį sąrašą, komentarų ir komandos narių paminėjimą (@mention) tiesiogiai užduotyje, gali būti susieta su Sandoriais, Produktais, Užsakymais, Sąskaitomis faktūromis, ir analizės skirtukas, rodantis kiekvieno asmens darbo krūvį. Sąrašas pertvarkytas, spalvotas pagal būseną ir terminą, kad iš karto matytumėte, kuri užduotis vėluoja.
Problemos, su kuriomis susiduria įmonės
| Senas metodas | Rezultatas |
|---|---|
| Plokščias užduočių sąrašas, negalima skaidyti | Didelės užduotys tampa miglotomis eilutėmis, lengva pamiršti detales |
| Nežinoma, kiek procentų didelė užduotis yra baigta | Pažangos ataskaitos pateikiamos intuityviai, viršininkas nesuvokia realybės |
| Nežinoma, kurios užduotys artėja link termino arba yra pavėlavusios | Terminų prisimename atmintinai, lengva pavėluoti, nesužinant |
| Užduočių komunikacija išsibarsčiusi pokalbiuose/el. laiškuose | Informacija pametama, susiję asmenys neinformuojami |
| Nežinoma, kas turi daugiausiai darbo | Paskirstymas nelygus, asmuo perkrautas, o vadovas to nemato |
Valdymo užduotys 2.0 paverčia užduotis struktūrizuotais darbo medžiais, su terminų spalvos perspėjimais, bendravimo vietomis ir skaidriais duomenimis — viskas glaudžiai susieta su jūsų verslo duomenimis.
Išskirtiniai bruožai
1. Dviejų lygių sub-užduotys + automatiškai kaupiama pažanga
- Skaidykite užduotis: didelę užduotį suskirstykite į sub-užduotis (iki dviejų lygių), kiekviena sub-užduotis turi atskirą atsakingą asmenį, terminą ir būseną.
- Automatinis pažangos skaičiavimas: užbaigiant sub-užduotis, pagrindinės užduoties pažanga kaupiasi automatiškai — nereikia rankiniu būdu atnaujinti %.
- Iš karto matyti, kiek liko: pažangos juosta iš karto parodo, kaip toli pažengusi pagrindinė užduotis.
2. Kontrolinis sąrašas kuriant užduotį
- Nustatykite elementus nuo pat pradžių: pridėkite kontrolinį sąrašą su žingsniais kurdami užduotį, nereikia grįžti ir papildyti.
- Nepraleiskite žingsnių: visi reikalingi darbai yra vienoje vietoje ir prisideda prie pažangos.
3. Sistemos patikimai registruojamas užbaigimas
- Patikimas užbaigimo laikas: užbaigimo būsena ir laikas registruojamas serverio, o ne asmeninio kompiuterio laikrodžio — nuoseklūs duomenys lyginant ir ataskaitose.
4. Susieta su Sandoriais, Produktais, Užsakymais, Sąskaitomis faktūromis + 360° veiklos
- Susiekite su susijusiais objektais: susiekite užduotį su Sandoriais, Produktais, Užsakymais, Sąskaitomis faktūromis, kad žinotumėte, kuriai galimybei/užsakymui ši užduotis tarnauja.
- 360° veikla: lengvai skaitoma laiko juosta, rodanti visus užduoties įvykius — kas, ką ir kada darė.
- Lengvas sekimas: nuo sandorio ar užsakymo, iš karto matote susijusias užduotis ir jų būseną.
5. Pertvarkytas sąrašas — spalvos pagal būseną ir terminus + „Šiandien“ lentelė
- Spalva iš karto parodo būseną: Reikia daryti, Daroma, Baigta, Atšaukta — kiekviena būsena turi švelnų, lengvai skaitomą atspalvį.
- Termino perspėjimas tiesiai eilutėje: užduotis, kuri artėja link termino, yra gintarinės spalvos, pavėlavusi — raudonos — pažiūrėjus į sąrašą, iš karto matyti, ką reikia tvarkyti pirmiausia.
- „Šiandien“ lentelė: viršuje yra paruoštas „pavėluotos · terminas šiandien · artėja terminas · aukštas prioritetas · mano užduotys“, paspaudus, pereinama prie tinkamai filtruoto sąrašo.
💡 Reikia prioritetinio dienos plano? Paspauskite „KAS pasiūlys“, kad asistentas sudėliotų užduočių eiliškumą, kurias turėtumėte atlikti pirmiausia (funkcija naudoja kreditus).
6. Komentarai užduotyje + komandos narių paminėjimai (@mention)
- Bendravimas tiesiai užduotyje: visa diskusija yra šalia pačios užduoties, nepasiklydusi pokalbiuose/el. laiškuose.
- Komandos narių paminėjimai (@mention): įveskite
@ir pasirinkite žmogų iš komandos; paminėtas vardas rodomas žaliai, lengvai pastebimas, o tas asmuo iš karto gauna pranešimą programėlėje. - Pridėkite el. laišką, kai reikia: įjunkite parinktį siųsti el. laišką paminėtam asmeniui, kad įtrauktumėte ir neprisijungusius.
7. Užduočių analizės lentelė — krūvis pagal asmenį
- Momentinis apžvalgos vaizdas: bendras užduočių skaičius, daromos, baigtos, pavėlavusios, užbaigimo ir termino laikymosi rodikliai — kartu su palyginimu su ankstesniu laikotarpiu.
- Krūvis pagal asmenį: diagrama rodo, kas turi daugiausiai darbo, kas turi laisvų resursų — laiku perskirstykite.
- Paspauskite ant asmens: peržiūrėkite, ką tas asmuo daro su įvairiomis užduotimis.
8. Patvirtintojai ir pranešėjai — dabar palaiko kelis patvirtintojus, su pradžios laiku ir susijusiais asmenimis
- Keli patvirtintojai (Reviewers): priskirkite vieną ar kelis patvirtintojus užduotims, kurios reikalauja kelių tvirtinimo etapų.
- Pranešėjas (Reporter): užduoties kūrėjas/sekėjas, kad žinotų galutinį rezultatą.
- Pradžios laikas ir susiję asmenys: nustatykite pradžios datą ir pridėkite susijusių asmenų sąrašą, kad jie sektų pažangą.
9. Pridėkite iš bibliotekos ir įterpkite vidinius nuorodas
- Pridėkite iš bibliotekos (Media Library): pasirinkite failus/nuotraukas, esančius visoje darbo erdvėje, nereikia iš naujo įkelti iš kompiuterio.
- Įterpkite vidines nuorodas: greitai pridėkite nuorodas į tinklalapius, puslapius ar darbo erdvės įrašus — nereikia rankiniu būdu įklijuoti URL.
10. Automatiniai užduočių vykdymo procesai — priskyrimas, būsenos keitimas, užbaigimas, el. pašto paminėjimai
- Automatinis užduočių priskyrimas: procesas automatiškai sukuria/priskiria užduotis tinkamam asmeniui, kai įvyksta įvykis (sandoris pereina į kitą etapą, naujas užsakymas ir t. t.).
- Pranešti keičiant būseną / užbaigiant: automatiškai informuoti susijusius asmenis, kai užduotis keičia būseną arba yra užbaigiama.
- El. laiškas, kai esate paminėtas: įjunkite, kad paminėtas asmuo gautų papildomą el. laišką — įjungti/išjungti tiesiai užduoties Automatikos skirtuke.
- Šie scenarijai yra Automatikos Saugykloje (žr. įrašą Automatiką).
Nauda verslui
| Funkcija | Reali nauda jums |
|---|---|
| Sub-užduotys + automatinė pažanga | Didelės užduotys aiškiai suskirstytos, pažanga skaidri, nereikia rankiniu būdu atnaujinti |
| Spalvotas sąrašas + „Šiandien“ lentelė | Iš karto matyti artėjančias/pavėlavusias užduotis, darbo dienos pradžia su tinkamu prioritetu |
| Komentarai + paminėjimai (@mention) | Bendravimas sutelktas užduotyje, informuoti tinkami asmenys — informacija nepaklysta |
| Analizės lentelė pagal asmenį | Matyti, kas yra perkrautas, laiku perskirstyti |
| Keli patvirtintojai / pranešėjai | Atsakomybė aiški, galima atlikti kelis tvirtinimo etapus, kai reikia |
| Pridėkite iš bibliotekos + vidinės nuorodos | Naudoti darbo erdvės resursus iš naujo, neišvykstant iš sistemos |
| Susieta su Sandoriais/Produktais/Užsakymais/Sąskaitomis faktūromis + 360° veikla | Visos užduotys susietos su verslo duomenimis, lengvas sekimas |
| Automatizuotos užduotys | Užduotys nepasimeta, sumažėja rankinis priminimų siuntimas |
Kam tinka?
- Pardavimų komandos, valdančios daug užduočių aplink kiekvieną sandorį (skambučiai, kainos pasiūlymai, pasirašymo susitarimai).
- Operacijų / projektų komandos, kurioms reikia suskirstyti dideles užduotis, bendrauti tiesiogiai užduotyje ir stebėti realią pažangą.
- Vadybininkai, norintys matyti krūvį pagal asmenį ir gauti tikslias pažangos ataskaitas, o ne klausti kiekvieno asmeniškai.
Kaip pradėti?
Eikite į CRM → Užduotys, sukurkite užduotį, pridėkite kontrolinį sąrašą ir sub-užduotis, susiekite ją su susijusiu Sandoriu/Užsakymu, tada pabandykite paminėti komandos narį komentare ir atidarykite Analizės skirtuką. Peržiūrėkite Valdymo užduočių 2.0 vadovą žingsnis po žingsnio, kad galėtumėte atlikti, ir peržiūrėkite Automatizavimą, kad užduotys vyktų automatiškai.
Nemokamas bandomasis laikotarpis — nereikia kredito kortelės.
