Står du overfor disse problemene?
Mr. Dung driver et tjenestefirma med 18 ansatte i Ho Chi Minh-byen. Hver slutten av måneden bruker regnskapsføreren hans nesten to dager på en Excel-fil: skrive inn lønn, beregne sosiale avgifter, dobbeltsjekke progresjonsskatt, og deretter kopiere tallene inn i regnskapssystemet. En feil i skattesatsen fører til en feil i hele tabellen, og han oppdager det først når de ansatte stiller spørsmål.
Han har prøvd et lønnsberegningsprogram, men opplevde det motsatte problemet: han kunne ikke se hvilke satser og terskler programmet brukte, og han kunne ikke gjøre endringer. Når minstelønnssatsen for regionen endret seg midt i året, eller når bedriftens situasjon avvek fra «standardinnstillingene», måtte han sende e-post til leverandøren og vente. Han var fanget mellom to ytterpunkter: manuell beregning var lett å gjøre feil, mens bruk av programvare førte til tap av kontroll.
Hva du egentlig ønsker å oppnå
Mr. Dung ønsket en mellomløsning: et system som automatisk beregnet lønn, korrekt i henhold til loven, men som var transparent og kunne justeres – slik at han (og hans regnskapsfører) kunne se nøyaktig hvilke lovbestemmelser som ble brukt, vite hvor de kom fra, og selv gjøre justeringer ved behov uten å måtte vente på noen. Han ønsket at lønnskjøringen automatisk skulle bokføres i regnskapet, med korrekte kontoer og periode – uten en ny manuell kopi. Og hvis bedriften hans en dag åpnet en filial i et annet land, ønsket han å bruke det samme systemet i stedet for å kjøpe ny programvare.
Med andre ord: automatisk for å unngå feil, men fortsatt ha kontroll over tallene.
Slik hjelper GTG CRM deg med dette
GTG CRM plasserer modulen for Personale & Lønn ved siden av Salg og Regnskap, og er designet etter prinsippet "du har kontroll over tallene":
- Ferdigbygd nasjonalt datasett med kildehenvisninger. Velg Vietnam (eller et av de mange andre landene GTG har ferdigkonfigurert), og systemet har allerede data for sosiale avgifter/sykepenger/arbeidsledighetstrygd, progresjonsskatt, minstelønnssats for regionen og hvordan akkumulere fra begynnelsen av året. Hvert tall vises med kildehenvisning og gjeldende år – Mr. Dung vet hva han baserer seg på.
- Du kan se og justere alle tall. I Lønnsinnstillinger kan du åpne enhver post (sats, terskel, trinn, tak), og endre den til å reflektere bedriftens faktiske forhold; neste lønnskjøring vil bruke den umiddelbart. Ikke fornøyd? Tilbakestill til standard med ett klikk for å gå tilbake til GTGs standardverdier.
- Alle endringer spores. Hvem endret hvilken sats, fra hvilken gammel til ny verdi – alt blir logget. Dette er data som påvirker reell lønn, så det må være revisjonsspor.
- Lønnskjøring bokføres automatisk. Når du fullfører en lønnskjøring, blir bokføringen for lønnskostnader direkte registrert i hovedboken (Debet lønnskostnader / Kredit skyldige lønninger + avgifter), akkurat som fakturaer blir bokført – ingen mer manuell kopiering for andre gang.
Hovedpoenget når det gjelder ansvar: GTG påtar seg ikke "ansvarserstatning" for Mr. Dung når det gjelder lovbestemte tall, og lar ham bære konsekvensene hvis det blir feil. GTG tilbyr en standardinnstilling som er transparent, har kildehenvisninger og kan justeres – mens du (eller din regnskapsfører) er den som ser over, justerer og har kontroll over det endelige tallet. Dette er nettopp slik et profesjonelt lønnsystem bør fungere: verktøyet håndterer beregninger og bokføring, mens bedriftseieren beholder beslutningsmyndigheten.
Resultater du oppnår
- Færre feil, mindre tidsbruk: lønnsberegning + sosiale avgifter + progresjonsskatt automatisk, ferdig på få minutter i stedet for to dager med Excel.
- Trygghet med kontroll: se alle lovbestemte tall, kjenne kilden, justere selv når loven endres – ikke sitte fast og vente på leverandøren.
- Revisjonsspor: alle endringer i satser logges, transparent for regnskap og ved revisjon.
- Ingen manuell kopiering for andre gang: lønnskostnader bokføres automatisk i hovedboken med korrekte kontoer og periode.
- Klar for ekspansjon: samme system for lønnsutbetaling etter standarder for Vietnam og andre land.
Se alle funksjoner i artikkelen Personaleadministrasjon & Lønnsberegning, eller følg bruksanvisningen for Personale & Lønn steg-for-steg.
