Van Excel tot een soepel opererend reisbureau met GTG CRM

“Reizen is een belevenis, maar om klanten een goede belevenis te bieden, heb je een betere operationele workflow nodig.”

Dat is wat Mevrouw Minh Nguyet, oprichter van GoExplore Travel – een reisbureau gespecialiseerd in het organiseren van tours in Centraal-Vietnam voor zowel binnenlandse als internationale klanten – deelde.

Beginnend met slechts 5 medewerkers en 3 hoofd tours (Hoi An, Hue, Ba Na Hills), had GoExplore te maken met “schema-uitval, vergeten klanten” – iets wat niet ongewoon is bij kleine reisbureaus.

“Klanten vroegen naar tours op Facebook, medewerkers noteerden dit in een schrift. De volgende dag belde iemand anders terug, maar we wisten niet of die klant al was geadviseerd. Elke week verloor ik uren om dubbel te controleren met Excel. Soms zorgde een kleine fout ervoor dat een hele groep de planning moest verzetten.”

En dat is het moment waarop mevrouw Nguyet besloot tot “echte digitale transformatie”, in plaats van alleen te adverteren en chat te gebruiken om tours te verkopen.

AI Landing Page – Wanneer klanten tours “ervaren” vanaf de eerste aanblik

Voorheen promootte GoExplore tours voornamelijk via Facebook. Veel posts, mooie foto's, maar klanten lazen ze en… scrolden verder, zonder hun gegevens achter te laten.

Met AI Landing Page in GTG CRM hoefde mevrouw Nguyet geen designer of programmeur in te huren.

Het systeem heeft een kant-en-klare sjabloonbibliotheek voor landing pages specifiek voor de reisbranche, inclusief formulieren voor het verzamelen van klantgegevens voor tourboekingen.

Ze hoefde alleen maar een sjabloon naar keuze te selecteren en wat basisinformatie zoals tournaam, bestemming, vertrekdatum in te voeren, de rest wordt door GTG CRM afgehandeld.

De AI van GTG CRM ondersteunt:

• Het schrijven van aantrekkelijke en SEO-geoptimaliseerde tourbeschrijvingen
• Het genereren van illustratieve afbeeldingen die passen bij het thema

“In slechts 10 minuten had ik een complete tourintroductiepagina – van inhoud en afbeeldingen tot registratieformulier. Geen ontwerp of aanpassingen nodig.”

Alle klantregistratiegegevens worden automatisch naar de CRM gestuurd, zodat het verkoopteam onmiddellijk kan bevestigen zonder enige klant te missen.

Het resultaat: binnen 1 week bracht de eerste landing page van GoExplore al meer dan 200 touraanmeldingen, vijf keer zoveel als reguliere Facebook-advertenties.

CRM – Elke klant, elke tour, alles op één scherm

Vroeger gebruikte GoExplore Excel om klantgegevens op te slaan. Elke persoon in een kolom, elke tour in een bestand op het spreadsheet.

Nu worden alle klantgegevens gecentraliseerd beheerd in GTG CRM, met volledige informatie:

• Naam, telefoonnummer, e-mail
• Geïnteresseerde tour en verwachte vertrekdatum
• Status (nieuw - in advies - aanbetaling gedaan - voltooid)
• Notities van de adviesmedewerker

Wanneer een klant belt, hoeft u alleen het telefoonnummer in te voeren en de volledige geschiedenis verschijnt direct: welke tour de klant eerder heeft gedaan, hoe de feedback was, wie de verantwoordelijke medewerker is.

Geen “willekeurig doorverbinden” meer – alles is duidelijk.

“Er was een keer dat een Australische klant opnieuw boekte voor een tour naar Da Nang - Hue. We wisten meteen dat ze vorige week een tour naar Hoi An hadden gedaan, vegetarisch aten en in een hotel aan de rivier verbleven. Dus na een paar minuten advies gingen ze direct akkoord.”

Dat is de kracht van CRM – gegevens omzetten in persoonlijke ervaringen.

Taken – Werkbeheer als professionele tourcoördinatie

Een ander groot probleem bij GoExplore was… iedereen dacht dat iemand anders het wel zou doen.

Klanten vragen, niemand antwoordt omdat ze denken dat iemand anders al heeft gereageerd. Klanten hebben al betaald, maar de bevestiging wordt vergeten.

Met Taken in GTG CRM, begon mevrouw Nguyet taken toe te wijzen aan elke medewerker:

• “Bevestig Da Nang tour – morgen om 10 uur”
• “Stuur tourcontract naar mevrouw Mai – deadline vandaag om 14 uur”
• “Bereid gastenlijst voor gids Huy voor”

Alles wordt weergegeven op één dashboard – wie doet wat, hoe ver gevorderd, al voltooid of niet.

“Ik hoef nu niet meer elke ochtend in de Zalo-groep te vragen. Ik open gewoon GTG CRM en weet meteen wie wat doet.”

Resultaat: Wanneer reizen wordt beheerd met data en emotie

Na 2 maanden implementatie van GTG CRM heeft GoExplore Travel een duidelijke transformatie ondergaan:

• Aantal uitgevoerde tours is gestegen met 28%
• Omzet is gestegen met 35%
• Klantbehoudpercentage bereikte 30%
• Klantenservicemedewerkers bespaarden 40% van hun tijd op planning en taakbeheer

Maar voor mevrouw Nguyet was het belangrijkste de “ontlasting”:

“Nu hoef ik me geen zorgen meer te maken over gemiste schema's, vergeten klanten of rommelige deadlines. Ik kan meer tijd besteden aan het bedenken van nieuwe tours – wat ik het liefste doe.”

Conclusie

Het verhaal van GoExplore Travel laat zien: “Goed procesbeheer is de basis van een onvergetelijke reis.”

GTG CRM helpt reisbureaus en touroperators te opereren als een compleet orkest – van het aantrekken van klanten, het verwerken van informatie, het toewijzen van taken tot nazorg – alles is verbonden op één platform.