Vanuit Excel-bestand naar een soepel draaiend toeristisch centrum met GTG CRM

“Reizen is een ervaring, maar om klanten een goede ervaring te bieden, heb je een beter operationeel proces nodig.”

Dat zegt Mevrouw Minh Nguyet, oprichter van GoExplore Travel – een reisbureau dat gespecialiseerd is in het organiseren van rondreizen in Centraal-Vietnam voor zowel binnenlandse als internationale klanten.

Beginnend met slechts 5 medewerkers en 3 kernreizen (Hoi An, Hue, Ba Na Hills), kampte GoExplore met een situatie van “vergeten boekingen, vergeten klanten” – iets wat niet ongebruikelijk is bij kleine reisbureaus.

“Klanten stuurden berichten over tours op Facebook, medewerkers schreven het op in een schrift. De volgende dag belde iemand anders terug, maar wist niet of de klant al was geadviseerd. Elke week besteedde ik uren aan het kruislings controleren met Excel. Soms kon een kleine fout ertoe leiden dat een hele groep de reis moest verzetten.”

En dat was het moment waarop Mevrouw Nguyet besloot tot een “echte digitale transformatie”, in plaats van alleen te adverteren en chat te gebruiken om tours te verkopen.

Landing Page AI – Wanneer klanten direct bij de eerste aanblik “betrokken” worden bij de tour

Voorheen promootte GoExplore tours voornamelijk via Facebook. Veel posts, mooie foto’s, maar nadat klanten ze hadden gelezen… gingen ze verder en lieten ze geen informatie achter.

Met Landing Page AI in GTG CRM, hoefde Mevrouw Nguyet geen ontwerper of programmeur in te huren.

Het systeem heeft een ingebouwde bibliotheek met Landing Page-sjablonen, gespecialiseerd voor de reisbranche, met ingebouwde formulieren voor het verzamelen van klantgegevens voor tourboekingen.

Ze hoeft alleen maar het sjabloon te kiezen dat ze leuk vindt, wat basisinformatie in te voeren zoals de naam van de tour, bestemming, vertrekdatum, en GTG CRM regelt de rest.

De AI van GTG CRM ondersteunt:

• Schrijven van aantrekkelijke en SEO-vriendelijke tourbeschrijvingen
• Genereren van illustratieve afbeeldingen die passen bij het thema

“In slechts 10 minuten heb ik een complete tour introductiepagina – van inhoud en afbeeldingen tot het registratieformulier. Geen ontwerp nodig, geen bewerking nodig.”

Alle geregistreerde klantgegevens worden automatisch naar de CRM gestuurd, zodat het verkoopteam direct contact kan opnemen zonder enige klant te missen.

Het resultaat: binnen slechts 1 week leverde de eerste landing page van GoExplore meer dan 200 tourboekingen op, 5 keer zoveel als een gewone Facebook-advertentiepost.

CRM – Elke klant, elke tour, allemaal op één scherm

Vroeger gebruikte GoExplore Excel om klantgegevens op te slaan. Elke persoon in een kolom, elke tour in een apart bestand op het werkblad.

Nu worden alle klantgegevens gecentraliseerd beheerd in GTG CRM, met volledige informatie:

• Naam, telefoonnummer, e-mailadres
• Interesse in tour en verwachte vertrekdatum
• Status (nieuw - in advisering - borg betaald - voltooid)
• Opmerkingen van de adviseur

Wanneer een klant belt, hoeft u alleen maar het telefoonnummer in te voeren en de volledige geschiedenis verschijnt onmiddellijk: welke tour de klant eerder heeft geboekt, wat de feedback was, wie de verantwoordelijke medewerker is.

Geen chaotisch doorverbinden meer – alles is duidelijk.

"Er was eens een Australische klant die opnieuw belde om een tour naar Da Nang - Hue bij te boeken. We wisten meteen dat ze vorige week de Hoi An tour hadden gedaan, van vegetarisch eten hielden en in een hotel aan de rivier verbleven. Met slechts een paar minuten advies stemden ze meteen in."

Dat is de kracht van CRM – data omzetten in gepersonaliseerde ervaringen.

Taken – Beheer werk als een professionele tourcoördinator

Een ander groot probleem bij GoExplore was… iedereen dacht dat iemand anders het wel zou doen.

Klanten vroegen iets, niemand antwoordde omdat ze dachten dat een ander al gereageerd had. Klanten hadden al een aanbetaling gedaan, maar vergaten dit te bevestigen.

Met Taken in GTG CRM, begon mevrouw Nguyet taken toe te wijzen aan elke medewerker:

• "Tour Da Nang - Hue bevestigen - morgen om 10 uur 's ochtends"
• "Contract van de tour naar mevrouw Mai sturen - deadline vandaag om 14 uur"
• "Gastenlijst voorbereiden voor gids Huy"

Alles wordt weergegeven op één enkel dashboard – wie doet wat, hoe ver is het, is het voltooid.

"Ik hoef mijn Zalo-groep elke ochtend niet meer te vragen. Als ik GTG CRM open, weet ik meteen wie wat aan het doen is."

Resultaten: Waar toerisme wordt gedreven door data en emotie

Na 2 maanden implementatie van GTG CRM heeft GoExplore Travel een duidelijke transformatie ondergaan:

• Aantal vertrokken tours steeg met 28%
• Omzet steeg met 35%
• Klantbehoudpercentage bereikte 30%
• Klantenservicemedewerkers bespaarden 40% van hun tijd op het beheren van schema's en taken

Maar voor mevrouw Nguyet was het belangrijkste de "opluchting":

"Nu hoef ik me geen zorgen meer te maken over gemiste afspraken, vergeten klanten of overvolle deadlines. Ik kan meer tijd besteden aan het bedenken van nieuwe tours – wat ik het liefst doe."

Conclusie

Het verhaal van GoExplore Travel laat zien: "Goed procesbeheer is de basis voor een onvergetelijke reis."

GTG CRM helpt toeristische en reiscentra te opereren als een compleet orkest – van klantwerving, informatieverwerking, taaktoewijzing tot nazorg – alles verbonden in één platform.