Wat je na deze handleiding kunt doen
Open de sectie Kennisbronnen → upload je documenten → wacht tot het systeem klaar is met verwerken → schakel de gewenste functies voor de bot in → probeer de bot te bevragen om de antwoorden op basis van de documenten te testen. Daarna kan je bot klanten correct en effectief beantwoorden en taken uitvoeren.
Voorbereiding
| # | Voorwaarde | Waarom nodig |
|---|---|---|
| 1 | Inloggen bij GTG CRM, Chatbot AI ingeschakeld voor ten minste één kanaal. | Kennisbronnen is de configuratie van de AI-chatbot. |
| 2 | Bedrijfsdocumenten beschikbaar (beleid, prijslijsten, FAQ, handleidingen). | Dit is de inhoud waarop de bot zal vertrouwen om antwoorden te geven. |
| 3 | (Optioneel) Bestel-, product-, agenda-gegevens beschikbaar voor de bot om op te zoeken. | Om functies voor het opzoeken van bestellingen/voorraadcontroles/afspraken te activeren. |
Stap 1 — Kennisbronnen openen en documenten uploaden
- Ga naar de configuratie-sectie van Chatbot AI, open het item Kennisbronnen (Knowledge Sources).
- Upload je documenten (beleid, prijslijsten, FAQ, producthandleidingen).
✅ Verwacht resultaat: Het document verschijnt in de lijst met kennisbronnen en verandert in de status "in behandeling".
Stap 2 — Wachten tot het systeem klaar is met verwerken
- Wacht tot de status van het document verandert naar klaar.
✅ Verwacht resultaat: Elk document toont de verwerkingsstatus; wanneer voltooid, kan de bot de inhoud opzoeken om te antwoorden.
Stap 3 — De gewenste functies voor de bot inschakelen
- Open de sectie voor het in-/uitschakelen van functies (capabilities) van de bot.
- Schakel de groepen functies in die je wilt: antwoorden op basis van documenten, bestellingen opzoeken, voorraad controleren, supporttickets aanmaken, afspraken plannen…
✅ Verwacht resultaat: Alleen de functies die je hebt ingeschakeld, zullen actief zijn; opzoekacties respecteren je gegevensbereik.
Stap 4 — Probeer de bot te bevragen om te testen
- Open het testchatvenster en stel een paar vragen die in de documenten staan (bijvoorbeeld vragen over het retourbeleid).
- Probeer een actie-vraag (bijvoorbeeld de status van een bestelling opvragen).
✅ Verwacht resultaat: De bot antwoordt op basis van de documenten die je hebt geüpload (correct volgens de bedrijfsvoering, verzint niets); bij een actie-vraag zoekt de bot gegevens op en geeft deze weer, of voert de toegestane taak uit.
Overzichtstabel van verwachte resultaten
| Actie | Wat je zult zien |
|---|---|
| Document uploaden | Document in de lijst, status "in behandeling" |
| Verwerking voltooid | Status "klaar", bot kan opzoeken |
| Functie inschakelen | Alleen ingeschakelde functies zijn actief |
| Testvragen stellen | Bot antwoordt op basis van documenten, voert daadwerkelijk taken uit binnen de grenzen |
Opmerkingen
- De bot antwoordt op basis van de door jou verstrekte documenten — hoe vollediger de documenten, hoe nauwkeuriger de antwoorden. Vul de documentatie aan wanneer de bot onvolledige antwoorden geeft.
- De acties van de bot (bestellingen opzoeken, voorraad controleren, tickets aanmaken, afspraken plannen) respecteren je gegevensbereik en rechten, en zijn ontworpen om privacy te waarborgen.
- Houd het percentage overdrachten naar een menselijke medewerker (handoff) in de gaten — een hoog handoff-percentage is een teken dat er documentatie moet worden aangevuld.
