Wat u kunt doen na deze handleiding
Open Kennisbank → upload uw documenten → wacht tot het systeem klaar is met verwerken → schakel de gewenste mogelijkheden voor de bot in → probeer de bot te vragen om de antwoorden op basis van de documenten te testen. Daarna kan uw bot klanten correct beantwoorden volgens de bedrijfsprocessen en daadwerkelijke taken uitvoeren.
Voorbereiding
| # | Voorwaarde | Waarom nodig |
|---|---|---|
| 1 | Inloggen op GTG CRM, AI Chatbot ingeschakeld voor ten minste één kanaal. | Kennisbank is een configuratie van de AI-chatbot. |
| 2 | Beschikbare bedrijfsdocumenten (beleid, prijslijsten, FAQ, handleidingen). | Dit is de inhoud waarop de bot zal baseren om antwoorden te geven. |
| 3 | (Optioneel) Beschik over bestel-, product-, of agendagegevens zodat de bot deze kan opzoeken. | Om de mogelijkheden voor het opzoeken van bestellingen/voorraadcontroles/afspraken in te schakelen. |
Stap 1 — Kennisbank openen en documenten uploaden
- Ga naar de configuratie sectie AI Chatbot, open het onderdeel Kennisbank (Knowledge Sources).
- Upload uw documenten (beleid, prijslijsten, FAQ, producthandleidingen).
✅ Verwacht resultaat: Documenten verschijnen in de lijst met kennisbanken en gaan naar de status 'in verwerking'.
Stap 2 — Wacht tot het systeem klaar is met verwerken
- Wacht tot de status van de documenten verandert naar klaar.
✅ Verwacht resultaat: Elk document toont de verwerkingsstatus; zodra het klaar is, kan de bot deze inhoud opzoeken om antwoorden te geven.
Stap 3 — Schakel de gewenste mogelijkheden voor de bot in
- Open de sectie voor het in-/uitschakelen van botmogelijkheden (capabilities).
- Schakel de groepen mogelijkheden in die u wilt: antwoorden op basis van documenten, bestellingen opzoeken, voorraad controleren, supporttickets aanmaken, afspraken maken…
✅ Verwacht resultaat: Alleen de door u ingeschakelde mogelijkheden werken; de opzoekacties respecteren uw gegevensbereik.
Stap 4 — Probeer de bot te vragen om te testen
- Open het testchatvenster en stel een paar vragen uit de documenten (bijvoorbeeld over het retourbeleid).
- Probeer een actie met een vraag (bijvoorbeeld de status van een bestelling opvragen).
✅ Verwacht resultaat: De bot antwoordt op basis van de door u geüploade documenten (correct volgens bedrijfsprocessen, geen verzinsels); voor actievragen zoekt de bot gegevens op en geeft echte data terug, of voert de toegestane actie uit.
Snelle referentietabel voor verwachte resultaten
| Actie | Resultaat dat u zult zien |
|---|---|
| Documenten uploaden | Documenten in de lijst, status 'in verwerking' |
| Verwerking voltooid | Status 'klaar', bot kan opzoeken |
| Mogelijkheden inschakelen | Alleen ingeschakelde mogelijkheden werken |
| Testvragen stellen | Bot antwoordt op basis van documenten, voert echte taken uit binnen beperkingen |
Opmerkingen
- De bot antwoordt op basis van de door u verstrekte documenten — hoe completer de documenten, hoe nauwkeuriger de antwoorden. Vul documenten aan als de bot onvolledige antwoorden geeft.
- De acties van de bot (bestellingen opzoeken, voorraad controleren, tickets aanmaken, afspraken maken) respecteren uw gegevensbereik en rechten, en zijn ontworpen om de privacy te beschermen.
- Monitor het percentage van handovers naar een menselijke medewerker (handoff) — een hoog handoffpercentage is een teken dat u documenten moet aanvullen.
