Gebruikershandleiding: Personeelszaken en salarisadministratie in GTG CRM

Wat kun je doen nadat je deze handleiding hebt gevolgd?

Activeer de salarisadministratie en selecteer een nationale dataset → bekijk en pas wettelijke cijfers (tarieven, drempels, belastingschijven) aan uw situatie aan → voeg medewerkers toe → maak arbeidsovereenkomsten aan met behulp van AI → voer de maandelijkse salarisverwerking uit → controleer en finaliseer salarissen → bekijk automatische salarisboekingen in het grootboek → verstuur loonstroken naar medewerkers. Het volledige HR- en salarisproces bevindt zich in hetzelfde systeem als de verkoop- en boekhoudprocessen.

Nog niet bekend met de functies? Bekijk dan eerst het gedeelte over personeelsbeheer en salarisadministratie .

Bereid je van tevoren voor.

1. Log in bij GTG CRM en verkrijg de rechten van HR-manager/salarisadministrateur. — Het inschakelen van de salarisadministratie, het aanpassen van gegevenssets en het afronden van de salarisverwerking zijn acties die door de HR-manager worden uitgevoerd.

2. Het grootboekstelsel is al in gebruik binnen de boekhouding. — Hierdoor kunnen loonkosten in het grootboek worden geregistreerd.

3. Ken het land dat van toepassing is op uw bedrijf. — Om de juiste salarisgegevensset te selecteren (standaard is Vietnam).

Stap 1 — Schakel de salarisberekening in en selecteer een landgegevensset.

1. Open Personeelszaken → Instellingen .
2. Schakel de salarisadministratie in .
3. Selecteer de landdataset — standaard is Vietnam (sociale verzekering/ziekenverzekering/werkloosheidsverzekering + progressieve inkomstenbelasting). Als uw bedrijf in een ander land is gevestigd, selecteer dan dat land.

✅ Verwacht resultaat : Salarisberekening is ingeschakeld; in het gedeelte Instellingen wordt de geselecteerde landgegevensset weergegeven, samen met een lijst van wettelijke items.

Stap 2 — Bekijk en pas de salarisgegevens aan (optioneel, maar aanbevolen)

1. Open in de salarisinstellingen de lijst met wettelijke items (sociale verzekeringspremie, drempelbedrag, inkomstenbelastingtarief, maximumbedrag, enz.).
2. Bij elk item wordt het standaard GTG-nummer weergegeven, samen met de bronvermelding en het geldigheidsjaar .
3. Klik op 'Een item bewerken ', voer de gewenste waarde in en klik vervolgens op 'Opslaan' .
4. Wil je terugkeren naar het GTG-nummer? Klik dan op 'Terugzetten naar standaardwaarde' .

✅ Verwacht resultaat : De door u aangepaste waarde wordt opgeslagen en gebruikt voor de volgende salarisperiode; de ​​knop 'Standaardwaarde herstellen' zet het item terug naar het GTG-nummer. Alle wijzigingen worden vastgelegd in het activiteitenlogboek van de salarisinstellingen (wie de wijziging heeft aangebracht, van welke waarde naar welke waarde).

💡 Tip : Als je twijfelt, houd dan gewoon de standaardwaarde van GTG aan — dat is het getal met de bronvermelding. Je kunt (of je accountant) dit op elk moment aanpassen als de wetgeving verandert of de situatie anders is.

Stap 3 — Medewerkers toevoegen

1. Ga naar Personeelszaken → Medewerkers en klik vervolgens op Medewerker toevoegen.
2. Vul uw basisgegevens in (volledige naam, functie, afdeling, ID-kaart-/paspoortnummer, enz.).

✅ Verwacht resultaat : De medewerker verschijnt op de lijst met een volledig profiel.

💡 Heb je al een lijst met medewerkers in Excel? Gebruik bulkimport met CSV om het hele team binnen enkele minuten te importeren.

Stap 4 — Een arbeidsovereenkomst opstellen en deze ontwerpen met behulp van AI

1. Open het werknemersprofiel → stel een arbeidsovereenkomst op (contracttype, duur, basissalaris, toeslagen).
2. Klik op "Genereren met AI" om een ​​standaard arbeidsovereenkomst te genereren (waarbij het bedrijfslogo automatisch wordt ingevoegd) — of upload een ondertekende versie.

✅ Verwacht resultaat : Een schriftelijk arbeidscontract (DOCX/PDF) dat aan de werknemer wordt overhandigd.

Stap 5 — Activeer het contract

1. Klik in het contract op Activeren .

✅ Verwacht resultaat : Het contract is van kracht; elke werknemer heeft slechts één geldig contract tegelijk.

Stap 6 — Maak de maandelijkse salarisadministratie aan

1. Ga naar Personeelszaken → Salarisadministratie en maak een salarisperiode aan voor de betreffende maand.
2. Het systeem berekent bruto salaris → sociale verzekering/ziektekostenverzekering/werkloosheidsverzekering → inkomstenbelasting → netto salaris voor elke werknemer, op basis van de dataset (aangepast in stap 2).

✅ Verwacht resultaat : De salaristabel toont alle kolommen voor bruto salaris, inhoudingen, belastingen en netto salaris voor elke werknemer.

Stap 7 — Salaris controleren en definitief vaststellen

1. Controleer de cijfers; voeg indien nodig tussentijdse betalingen/bonusbetalingen toe.
2. Klik op Voltooien .

✅ Verwacht resultaat : Het loonoverzicht wordt afgesloten; het systeem genereert automatisch de journaalpost voor de loonkosten.

Stap 8 — Bekijk de automatische salarisboekingen in het grootboek.

1. Open boekhouding → Grootboek / Journaalpost .

✅ Verwacht resultaat : Er zal een journaalpost worden gemaakt om de salariskosten in evenwicht te brengen (Debet salariskosten / Credit te betalen aan werknemers 334 + inhoudingen); de persoonlijke inkomstenbelasting zal apart worden verwerkt wanneer deze verschuldigd is.

Stap 9 — Verstuur loonstroken naar de werknemers

1. Verstuur de loonstroken naar de werknemers zodra de definitieve salarisadministratie is afgerond.

✅ Verwacht resultaat : Werknemers ontvangen hun loonstrookjes rechtstreeks van het e-mailadres van uw bedrijf .

Snel naslagtabel voor verwachte resultaten

Selecteer een landdataset — Er verschijnt een lijst met wetten voor dat land.

Wijzig een tarief en sla op — bij de volgende salarisbetaling wordt uw tarief gebruikt; de wijziging wordt geregistreerd.

Klik op 'Terugzetten naar standaardinstellingen' — Het item wordt dan teruggezet naar het GTG-nummer (inclusief bronvermelding).

Maak een maandelijks loonoverzicht met kolommen voor brutosalaris, inhoudingen, belastingen en nettosalaris voor elke medewerker.

Salarisafsluiting — Genereer automatisch de loonkostenboekingen in het grootboek.

Opmerking

• U bepaalt de cijfers : de standaard GTG-waarde wordt vermeld; de uiteindelijke waarde die voor de salarisberekening wordt gebruikt, bepaalt u zelf. Controleer de gegevens wanneer de wetgeving verandert of wanneer de bedrijfssituatie anders is.
• Salarisgegevens zijn gevoelig : alleen bevoegd personeel kan salaris-, bank- en belastinginformatie inzien; het systeem registreert wie de gegevens heeft bekeken.
• Land : Standaard is Vietnam geselecteerd; GTG heeft vooraf samengestelde datasets voor veel andere landen — selecteer gewoon het juiste land en het werkt.