Veelvoorkomende factuurfouten met boetes: boetes, verjaringstermijn en oplossingen

Bij belastingbeheer zijn facturen niet alleen gebruikelijke boekhoudkundige documenten, maar ook directe grondslagen voor de belastingdienst om de omzet, kosten en belastingverplichtingen van een onderneming vast te stellen. In de praktijk worden veel ondernemingen en particulieren met een eigen bedrijf beboet, niet omdat ze opzettelijk de wet overtreden, maar omdat ze facturen op het verkeerde moment, met de verkeerde transactieaard of ongeldige facturen uitgeven.

Het onderstaande artikel vat veelvoorkomende facturatiefouten waarvoor boetes worden opgelegd, samen met specifieke boetes, de verjaringstermijn voor sancties en hoe om te gaan met reeds uitgegeven onjuiste facturen, zodat ondernemingen proactief juridische risico's kunnen vermijden.

Fout 1: Facturatie op het verkeerde moment

Wanneer wordt een factuur als op het verkeerde moment uitgegeven beschouwd?

Een onderneming wordt geacht een factuur op het verkeerde moment te hebben opgesteld wanneer de factuur niet is uitgereikt op het wettelijk voorgeschreven moment, inclusief de volgende veelvoorkomende gevallen:

• Goederen zijn geleverd of diensten zijn voltooid, maar de factuur wordt te laat opgesteld
• Factuur wordt opgesteld vóór levering van goederen of vóór voltooiing van diensten
• Factuur wordt geregistreerd in een verkeerd boekhoudkundig tijdperk, wat leidt tot afwijkingen in omzet en belastingverplichtingen
• Dit soort fouten wordt vaak ontdekt wanneer de belastingdienst de datum van de daadwerkelijke transactie vergelijkt met de gegevens van de elektronische factuur.

Boetes voor het uitreiken van facturen op het verkeerde moment

Volgens Decreet 125/2020/ND-CP (geldig tot vóór 16-01-2026)

• Waarschuwing: Van toepassing wanneer een factuur op het verkeerde moment wordt opgesteld, maar de belastingverplichting niet vertraagt en er verzachtende omstandigheden zijn
• Boete van 3.000.000 tot 5.000.000 VND: Van toepassing wanneer een factuur op het verkeerde moment wordt opgesteld, maar dit niet leidt tot vertraging van de belastingverplichting
• Boete van 4.000.000 tot 8.000.000 VND: Van toepassing op het opstellen van facturen op het verkeerde moment volgens de voorschriften voor de verkoop van goederen en de levering van diensten

Volgens Decreet 310/2025/ND-CP (geldig vanaf 16-01-2026)

De boetes worden bepaald op basis van het aantal facturen dat de overtreding begaat:

• Waarschuwing: Promotieartikelen, reclame, monsters, giften, geschenken, donaties; intern gebruik; levering van goederen onder vorm van lening, bruikleen of retourzending van goederen; uitreiking van 01 factuur
• Boete van 500.000 - 1.500.000 VND: Van 02 tot minder dan 10 facturen (levering van goederen onder vorm van lening, bruikleen of retourzending van goederen); 01 factuur (opstellen van factuur op het verkeerde moment bij verkoop van goederen/diensten)
• Boete van 2.000.000 - 5.000.000 VND: Van 10 tot minder dan 50 facturen (levering van goederen onder vorm van lening, bruikleen of retourzending van goederen); Van 01 tot minder dan 10 facturen (opstellen van factuur op het verkeerde moment bij verkoop van goederen/diensten)
• Boete van 5.000.000 - 15.000.000 VND: Van 50 tot minder dan 100 facturen (levering van goederen onder vorm van lening, bruikleen of retourzending van goederen); Van 10 tot minder dan 20 facturen (opstellen van factuur op het verkeerde moment bij verkoop van goederen/diensten)
• Boete van 15.000.000 - 30.000.000 VND: Vanaf 100 facturen (levering van goederen onder vorm van lening, bruikleen of retourzending van goederen); Van 10 tot minder dan 20 facturen (opstellen van factuur op het verkeerde moment bij verkoop van goederen/diensten)
• Boete van 30.000.000 - 50.000.000 VND: 50 tot minder dan 100 facturen (verkoop van goederen, levering van diensten)
• Boete van 50.000.000 - 70.000.000 VND: Vanaf 100 facturen (verkoop van goederen, levering van diensten)

Hoe om te gaan met het uitreiken van facturen op het verkeerde moment

Voor de verkoper

• Identificeer opnieuw de datum van de daadwerkelijke transactie
• Doe aangifte van BTW en registreer de winst voor de vennootschapsbelasting in het tijdperk waarin de transactie plaatsvond, niet op de datum van facturatie
• Pas de aangifte aan als er in een verkeerd tijdperk is aangegeven

Voor de koper

• Doe aangifte van de inkomende BTW in het tijdperk waarin de factuur is ontvangen
• Registreer de kosten voor de vennootschapsbelasting in het tijdperk van de daadwerkelijke transactie

Als een factuur op het verkeerde moment wordt ontdekt, moet de koper de verkoper onmiddellijk vragen om correctie om het risico van het gebruik van ongeldige facturen te voorkomen.

Illustratief voorbeeld

Factuur opgesteld op 01-01-2026, maar goederen feitelijk geleverd op 31-12-2025:

• De verkoper registreert de omzet en doet aangifte van de belasting in het tijdperk december 2025
• De koper doet aangifte van de BTW in januari 2026, maar registreert de kosten in het jaar 2025

Fout 2: Uitgifte van fictieve facturen of gebruik van illegale facturen

Wat is een fictieve factuur?

Een fictieve factuur is een factuur die geen weerspiegeling is van de daadwerkelijke economische transactie, inclusief:

• Vervalsde factuur, zonder daadwerkelijke transactie: Factuur met volledige informatie, maar de koop/verkoop van goederen/diensten heeft feitelijk niet plaatsgevonden, of slechts gedeeltelijk.
• Weerspiegeling van een verkeerde werkelijke waarde: Factuur met een waarde die hoger of lager is dan de werkelijke waarde van de verkochte goederen/diensten.
• Factuur zonder alle verplichte inhoud: Factuur zonder volledige inhoud zoals naam, adres, belastingnummer van verkoper en koper, datum, beschrijving van goederen/diensten, eenheid, aantal, prijs per eenheid, totaalbedrag conform voorschriften.
• Factuur die op oneigenlijke wijze is doorgekrast of gewijzigd: Factuur die is doorgekrast of gewijzigd zonder te voldoen aan de voorschriften voor factuurwijzigingen.
• Verschil tussen de kopieën van de factuur: De waarden op de kopieën van de factuur wijken van elkaar af en komen niet met elkaar overeen.
• Gebruik van facturen van andere organisaties of individuen om te legaliseren: Gebruik van facturen die niet van het eigen bedrijf zijn om de gekochte of verkochte goederen of diensten te bewijzen.
• Gebruik van facturen die door bevoegde instanties als illegaal zijn geclassificeerd: Facturen die door de belastingdienst, politie of andere bevoegde instanties als illegaal zijn geclassificeerd.
• Facturen uitgegeven door organisaties die niet de bevoegdheid hebben facturen uit te geven, of facturen die nog geen geldigheidsduur hebben.

Boetes voor het uitgeven van fictieve facturen

Sancties voor het onjuist aangeven, wat leidt tot een tekort aan te betalen belasting of een verhoging van het bedrag aan vrijgestelde, verminderde of terugbetaalde belasting

Boete van 20% van de te weinig aangegeven belasting of het belastingbedrag dat ten onrechte is vrijgesteld, vermindert of terugbetaald voor het gebruik van ongeldige facturen of documenten om de waarde van gekochte goederen of diensten te boeken, waardoor het te betalen belastingbedrag wordt verminderd of het terugbetaalde, vrijgestelde, verminderde belastingbedrag wordt verhoogd, maar wanneer de belastingdienst een controle of inspectie uitvoert en de koper de fout kan aantonen van het gebruik van ongeldige facturen of documenten door de verkoper en de koper de boekhouding volledig conform de voorschriften heeft gevoerd.

Sancties voor belastingontduiking (Artikel 17 Decreet 125/2020/ND-CP): Afhankelijk van de ernst van de overtreding en de verzwarende of verzachtende omstandigheden, zijn de specifieke boetes als volgt:

• Boete gelijk aan 1 keer het ontduikte belastingbedrag, indien de overtreder een of meer verzachtende omstandigheden heeft
• Boete gelijk aan 1,5 keer het ontduikte belastingbedrag, indien er geen verzwarende of verzachtende omstandigheden zijn
• Boete gelijk aan 2 keer het ontduikte belastingbedrag, indien er één verzwarende omstandigheid is
• Boete gelijk aan 2,5 keer het ontduikte belastingbedrag, indien er twee verzwarende omstandigheden zijn
• Boete gelijk aan 3 keer het ontduikte belastingbedrag, indien er drie of meer verzwarende omstandigheden zijn

In ernstige gevallen kunnen personen en commerciële rechtspersonen worden vervolgd strafrechtelijk conform het Wetboek van Strafrecht.

Hoe om te gaan met ontdekte facturen met tekenen van fictiviteit

Bij het ontdekken van facturen die de transactie niet correct weerspiegelen:

• Stop het gebruik van die factuur voor belastingaangifte
• Controleer alle contracten, leveringsdocumenten, betalingsdocumenten
• Corrigeer de boekhouding en belastingaangiften indien er verkeerd is geboekt
• Neem proactief contact op met de belastingdienst in geval van een hoog risico

Het blijven gebruiken van onjuiste facturen na ontdekking kan worden beschouwd als opzettelijke overtreding, wat leidt tot hogere boetes.

Verjaringstermijn voor facturatieovertredingen

Volgens de wettelijke bepalingen inzake sancties voor administratieve overtredingen op het gebied van belastingen en facturatie, is de verjaringstermijn voor administratieve sancties met betrekking tot facturen 02 jaar

Hoe de startdatum voor de verjaringstermijn te bepalen:

• Voor voltooide overtredingen, wordt de termijn berekend vanaf de datum van beëindiging van de overtreding
• Voor lopende overtredingen, wordt de termijn berekend vanaf de datum waarop de bevoegde autoriteit de overtreding heeft ontdekt

Dit betekent dat zelfs nadat de onderneming de fouten heeft gecorrigeerd, het risico op sancties nog steeds 02 jaar bestaat.

Conclusie

Facturatiefouten, van verkeerde timing tot fictieve facturen, hebben allemaal duidelijke sanctieoverzichten en een verjaringstermijn van tot wel 02 jaar. In een tijdperk waarin belastingbeheer steeds meer gebaseerd is op elektronische gegevens, brengt het uitreiken van facturen die niet de werkelijke transactie weerspiegelen aanzienlijke risico's met zich mee op het gebied van sancties, navorderingen en juridische aansprakelijkheid.

Het proactief controleren van verkooptransacties, omzet en factuurmomenten vanaf het begin is cruciaal om de risico's voor ondernemingen te verminderen. Met een gecentraliseerd beheerplatform zoals GTG CRM kunnen ondernemingen bestellingen, omzet en facturen op hetzelfde systeem volgen, waardoor ze facturen op het juiste moment kunnen uitreiken, de verkoopgegevens transparant maken en belastingverplichtingen kunnen optimaliseren, vooral voor particulieren met een eigen bedrijf en kleine ondernemingen die te maken hebben met druk van forfaitaire belastingen en belastingcontroles.