Veelvoorkomende factuurfouten: boetes, verjaringstermijn en oplossingen

In het kader van fiscaal beheer zijn facturen niet alleen gebruikelijke boekhoudkundige bewijzen, maar ook directe basis voor de fiscus om de omzet, kosten en fiscale verplichtingen van een onderneming vast te stellen. In de praktijk worden veel ondernemingen en huishoudens beboet, niet omdat ze opzettelijk overtreden, maar omdat ze facturen op het verkeerde moment uitreiken, de aard van de transactie verkeerd weergeven of ongeldige facturen gebruiken.

Het onderstaande artikel vat veelvoorkomende factuurfouten waarvoor boetes worden opgelegd, samen met specifieke boetes, de verjaringstermijn voor het opleggen van boetes en oplossingen voor reeds uitgereikte verkeerde facturen, om ondernemingen te helpen proactief juridische risico's te vermijden.

Fout 1: Factuur niet op het juiste moment opstellen

Wanneer wordt een factuur als opgesteld op het verkeerde moment beschouwd?

Een onderneming wordt geacht een factuur niet op het juiste moment te hebben opgesteld wanneer de factuur niet wordt uitgereikt op het door de wet voorgeschreven tijdstip, waaronder de volgende veelvoorkomende gevallen:

• Goederen zijn geleverd of diensten zijn voltooid, maar de factuur wordt te laat opgesteld
• Factuur opstellen vóór levering van goederen of vóór voltooiing van diensten
• Factuur registreren in een onjuiste boekhoudperiode, wat leidt tot afwijkingen in omzet en fiscale verplichtingen
• Deze fout wordt vaak ontdekt wanneer de fiscus de datum van de werkelijke transactie vergelijkt met de gegevens van de elektronische factuur.

Boetes voor het uitreiken van een factuur op het verkeerde moment

Volgens Decreet 125/2020/ND-CP (geldig tot 16 januari 2026)

• Waarschuwing: Toegepast bij het opstellen van een factuur op het verkeerde moment, maar zonder vertraging van de fiscale verplichtingen en met verzachtende omstandigheden
• Boete van 3.000.000 tot 5.000.000 VND: Toegepast bij het opstellen van een factuur op het verkeerde moment, maar zonder vertraging van de fiscale verplichtingen
• Boete van 4.000.000 tot 8.000.000 VND: Toegepast voor het opstellen van een factuur niet op het juiste moment volgens de voorschriften voor verkoop van goederen en levering van diensten

Volgens Decreet 310/2025/ND-CP (geldig vanaf 16 januari 2026)

De boetes worden bepaald op basis van het aantal overtredende facturen:

• Waarschuwing: Promotionele goederen, reclame, monsters, giften, schenkingen; intern; facturering voor leningen, bruiklenen of teruggave van goederen; uitgifte van 01 factuur
• Boete van 500.000 - 1.500.000 VND: Van 02 tot minder dan 10 facturen (uitgifte voor leningen, bruiklenen of teruggave van goederen); 01 factuur (opstellen van factuur op het verkeerde moment bij verkoop van goederen/diensten)
• Boete van 2.000.000 - 5.000.000 VND: Van 10 tot minder dan 50 facturen (uitgifte voor leningen, bruiklenen of teruggave van goederen); Van 01 tot minder dan 10 facturen (opstellen van factuur op het verkeerde moment bij verkoop van goederen/diensten)
• Boete van 5.000.000 - 15.000.000 VND: Van 50 tot minder dan 100 facturen (uitgifte voor leningen, bruiklenen of teruggave van goederen); Van 10 tot minder dan 20 facturen (opstellen van factuur op het verkeerde moment bij verkoop van goederen/diensten)
• Boete van 15.000.000 - 30.000.000 VND: Vanaf 100 facturen (uitgifte voor leningen, bruiklenen of teruggave van goederen); Van 10 tot minder dan 20 facturen (opstellen van factuur op het verkeerde moment bij verkoop van goederen/diensten)
• Boete van 30.000.000 - 50.000.000 VND: 50 tot minder dan 100 facturen (verkoop van goederen, levering van diensten)
• Boete van 50.000.000 - 70.000.000 VND: Vanaf 100 facturen (verkoop van goederen, levering van diensten)

Oplossing bij het uitreiken van een factuur op het verkeerde moment

Voor de verkoper

• Herdefinieer de datum van de werkelijke transactie
• Aangeven van btw en registreren van de vennootschapsbelasting in de periode waarin de transactie plaatsvond, niet op de datum van facturering
• Aanpassen van belastingaangiften indien verkeerd aangegeven in de periode

Voor de koper

• Aangeven van inkomende btw in de periode waarin de factuur is ontvangen
• Registreren van kosten voor de vennootschapsbelasting in de periode van de werkelijke transactie

Indien een factuur op het verkeerde moment wordt vastgesteld, wordt de koper geadviseerd om de verkoper tijdig om correctie te vragen om het risico op het gebruik van ongeldige facturen te vermijden.

Illustratief voorbeeld

Factuur opgesteld op 01/01/2026, maar goederen daadwerkelijk geleverd op 31/12/2025:

• Verkoper registreert omzet en geeft belasting aan in de maand december 2025
• Koper geeft btw aan in januari 2026, maar registreert kosten in 2025

Fout 2: Uitgifte van valse facturen of gebruik van illegale facturen

Wat is een valse factuur?

Een valse factuur is een factuur die niet de werkelijke economische transactie weerspiegelt, inclusief:

• Valse factuur, geen werkelijke transactie: Een factuur met volledige informatie, maar de koop- of verkooptransactie van goederen of diensten heeft niet plaatsgevonden of slechts gedeeltelijk.
• Valse weergave van de werkelijke waarde: Een factuur met een hogere of lagere waarde dan de werkelijke waarde van de verkochte goederen of diensten.
• Factuur met onvoldoende verplichte inhoud: Een factuur waarin verplichte informatie ontbreekt, zoals de naam, adres, belastingcode van de verkoper en koper, datum, beschrijving van goederen/diensten, eenheid, aantal, stukprijs, totaalbedrag volgens de voorschriften.
• Factuur met onjuiste wijzigingen: Een factuur die is gewijzigd zonder naleving van de voorschriften voor het wijzigen van facturen.
• Verschillen tussen de exemplaren van de factuur: De waarden op de verschillende exemplaren van de factuur wijken van elkaar af.
• Gebruik van facturen van andere organisaties of personen om een transactie te legitimeren: Gebruik van facturen die niet van het eigen bedrijf zijn om ingekochte of verkochte goederen of diensten te bewijzen.
• Gebruik van facturen die door overheidsinstanties als illegaal zijn geclassificeerd: Facturen die door de fiscus, politie of andere bevoegde instanties als illegaal zijn geclassificeerd.
• Facturen uitgegeven door entiteiten die niet bevoegd zijn om facturen uit te geven, of facturen die nog niet geldig zijn.

Boetes voor het uitreiken van valse facturen

Boetes voor onjuiste aangifte die leiden tot te weinig betaalde belasting of een verhoging van de belastingvrijstelling, vermindering of terugbetaling

Een boete van 20% van de te weinig betaalde belasting of het te veel ontvangen bedrag aan vrijstelling, vermindering of terugbetaling, voor het gebruik van ongeldige facturen of documenten om de waarde van ingekochte goederen of diensten te verantwoorden, waardoor de te betalen belasting wordt verlaagd of de terug te betalen, vrijgestelde of verminderde belasting wordt verhoogd. Wanneer de fiscus een inspectie uitvoert en de koper kan aantonen dat de overtreding met de ongeldige factuur of document bij de verkoper ligt en de koper de boekhouding correct heeft gevoerd.

Boetes voor belastingontduiking (artikel 17 van Decreet 125/2020/ND-CP): Afhankelijk van de ernst van de overtreding en verzwarende/verzachtende omstandigheden, zijn de specifieke boetes als volgt:

• Boete gelijk aan 1 keer het bedrag van de ontweken belasting, indien de overtreder ten minste één verzachtende omstandigheid heeft
• Boete gelijk aan 1,5 keer het bedrag van de ontweken belasting, indien er geen verzwarende of verzachtende omstandigheden zijn
• Boete gelijk aan 2 keer het bedrag van de ontweken belasting, indien er één verzwarende omstandigheid is
• Boete gelijk aan 2,5 keer het bedrag van de ontweken belasting, indien er twee verzwarende omstandigheden zijn
• Boete gelijk aan 3 keer het bedrag van de ontweken belasting, indien er drie of meer verzwarende omstandigheden zijn

In ernstige gevallen kunnen individuen en commerciële entiteiten strafrechtelijk worden vervolgd volgens het Wetboek van Strafrecht.

Oplossing bij het ontdekken van verdachte facturen

Wanneer een factuur wordt ontdekt die de transactie niet correct weergeeft:

• Stop met het gebruiken van die factuur voor belastingaangifte
• Controleer alle contracten, ontvangstbewijzen en betalingsbewijzen
• Pas de boekhouding en belastingaangiften aan indien er een verkeerde boeking is gemaakt
• Werk proactief samen met de fiscus in geval van hoog risico

Doorgaan met het gebruik van een verkeerde factuur na ontdekking kan worden beschouwd als opzettelijke overtreding, wat leidt tot hogere boetes.

Verjaringstermijn voor overtredingen met betrekking tot facturen

Volgens de wettelijke voorschriften voor de bestraffing van administratieve overtredingen op het gebied van belastingen en facturen is de verjaringstermijn voor administratieve overtredingen met betrekking tot facturen 02 jaar

Hoe de startdatum van de verjaringstermijn te berekenen:

• Voor afgesloten overtredingen, wordt de termijn berekend vanaf de datum van beëindiging van de overtreding
• Voor lopende overtredingen, wordt de termijn berekend vanaf de datum van ontdekking door de bevoegde autoriteit

Dit betekent dat zelfs nadat de onderneming de fouten heeft gecorrigeerd, het risico op boetes nog steeds 02 jaar bestaat.

Conclusie

Factuurfouten, van verkeerde timing tot valse facturen, hebben allemaal duidelijke strafregels en een verjaringstermijn van maximaal 02 jaar. In een tijdperk waarin fiscaal beheer steeds meer gebaseerd is op elektronische gegevens, brengt het uitreiken van facturen die niet de werkelijke transactie weerspiegelen aanzienlijke risico's met zich mee op het gebied van boetes, terugvordering en juridische aansprakelijkheid.

Het proactief controleren van verkooptransacties, omzet en factuurmoment vanaf het begin is cruciaal om risico's te minimaliseren. Met een gecentraliseerd beheersysteem zoals GTG CRM, kunnen ondernemingen bestellingen, omzet en facturen volgen op hetzelfde systeem, waardoor facturen op tijd kunnen worden uitgereikt, verkoopgegevens transparant zijn en de fiscale verplichtingen worden geoptimaliseerd, vooral voor huishoudens en kleine ondernemingen die te maken hebben met de druk van forfaitaire belastingen en fiscale controles.