Je hebt in Excel een oud klantenbestand, een paar honderd of duizend regels, verzameld over meerdere jaren verkoop. Aan het eind van het jaar wil je een aanbieding sturen. Voordat je op verzenden klikt, probeer je één vraag te beantwoorden: van wie in dit bestand heeft iemand toestemming gegeven om aanbiedingen van jou te ontvangen, waar gaven ze die toestemming, wanneer, en waar ligt het bewijs? Het bestand bevat alleen namen, telefoonnummers en e-mailadressen. De kolom met het antwoord op die vraag ontbreekt.
In Vietnam stelt de regelgeving voor advertenties per e-mail en sms (Decreet 91/2020/NĐ-CP) dat adverteerders alleen mogen versturen als de ontvanger vooraf toestemming heeft gegeven, en dat zij dat moeten kunnen aantonen wanneer ernaar wordt gevraagd. Een e-mailadres dat in je klantenlijst staat, is nog geen toestemming. Je weet misschien nog welke klanten zich op de website hebben aangemeld en welke hun visitekaartje op een beurs hebben achtergelaten, maar wanneer je het moet aantonen, is je geheugen geen bewijs. (Dit is een algemene beschrijving, geen juridisch advies.)
GTG CRM houdt aanbiedingen tegen totdat iemand de toestemming vastlegt
In Vietnam bereikt de eindejaarsaanbieding van je bedrijf alleen de mensen die hebben ingestemd en wier toestemming is vastgelegd. Wanneer iemand vraagt "wanneer en waar heeft deze klant toestemming gegeven, en waar is het bewijs?", open je de contactpagina en zie je het antwoord op één scherm, in plaats van het Excel-bestand door te spitten.
Als je bedrijf gevestigd is in een land dat vooraf toestemming vereist (in dit artikel Vietnam), verstuurt GTG CRM geen e-mailmarketing, sms'jes of chatberichten naar een contactpersoon totdat iemand in je bedrijf heeft vastgelegd dat die contactpersoon toestemming heeft gegeven. Je hoeft niets aan te zetten en niet op elke verzending te letten: de controle draait vóór elk marketingbericht, van e-mailcampagnes tot de processen onder Automatisering.
Je vult drie gegevens in en vinkt één bevestigingszin aan:
- Waar hebben ze ingestemd met je aanbiedingen?: formulier op de website, persoonlijk, papieren formulier, antwoord per e-mail, op een evenement, telefoongesprek of op een andere manier.
- Het bewijs dat je bewaart en waar je het bewaart, bijvoorbeeld "Exportbestand van de aanmeldingen uit mijn formulier, opgeslagen in Google Drive".
- Toestemming gegeven op of vóór de datum: de datum waarop zij hebben ingestemd, die niet in de toekomst mag liggen.
De bevestigingszin luidt: Mijn bedrijf bewaart deze toestemming en kan die tonen wanneer erom wordt gevraagd.
GTG CRM slaat deze verklaring op onder de naam van de persoon die haar heeft vastgelegd, met het tijdstip van vastlegging. GTG CRM bewaart geen kopie van je bewijs en controleert het niet: het bewijs blijft staan op de plek waar jij het hebt opgeslagen. Vink de bevestigingszin daarom alleen aan als je het bewijs ook echt hebt.
Drie manieren om toestemming vast te leggen, afhankelijk van hoeveel klanten je hebt
Eén klant: direct op de contactpagina
Ga naar Verkoop & CRM → Contactpersonen, open een klant en scroll naar beneden op het tabblad Overzicht, naar de sectie Toestemming voor marketing. Een klant zonder vastgelegde toestemming toont Geen toestemming vastgelegd met de knop Toestemming vastleggen. Vul de drie velden in, vink de bevestigingszin aan en sla op. De sectie verandert in Toestemming vastgelegd, met de naam van de persoon die het heeft vastgelegd, de datum van vastlegging, de plaats waar toestemming is gegeven en het bewijs. Het tabblad Activiteit van de klant krijgt een extra regel die deze handeling registreert.
Een hele lijst: selecteren en in één keer vastleggen
Ga in de contactenlijst naar het filter Toestemming voor marketing en kies Nog niet vastgelegd om te zien wie nog geen registratie heeft. De kolom Toestemming voor marketing toont ook de status van elke persoon. Selecteer de personen van wie je echt toestemming hebt en klik op Toestemming vastleggen. Het venster toont het aantal geselecteerde contacten voordat je opslaat, en daarna het resultaat: hoeveel personen een registratie hebben gekregen, hoeveel onveranderd bleven omdat ze al eerder een registratie hadden, en hoeveel zijn overgeslagen omdat ze zich hebben afgemeld.
Bij het importeren van een bestand: één vinkje
In de stap Controleren van het scherm Gegevens importeren staat het kader Toestemming voor marketing voor dit bestand (optioneel) met het vakje Iedereen in dit bestand heeft ingestemd met de aanbiedingen van mijn bedrijf. Vink dit vakje aan, vul de drie gegevens in zoals hierboven, en elk geïmporteerd contact krijgt een toestemmingsregistratie onder jouw naam. Zonder vinkje wordt de lijst wel geïmporteerd, alleen staan de contacten dan in de status Toestemming nog niet vastgelegd.
Als je een kolom uit het bestand (bijvoorbeeld de kolom "Toestemming") koppelt aan een toestemmingsveld, gebruikt GTG CRM die kolom toch niet om toestemming vast te leggen: de kolom wordt overgeslagen en het eindscherm vermeldt welke kolom dat is. Een kolom die niet is gekoppeld, wordt niet geïmporteerd. Het eindscherm toont ook Toestemming vastgelegd voor N van M contacten; de rest zijn personen die zich hebben afgemeld, al een registratie hadden of niet zijn geïmporteerd.
Voordat je een e-mailcampagne verstuurt, weet je wie een toestemmingsregistratie heeft en wie niet
In Vietnam ontvangen mensen aanbiedingen alleen als hun toestemming is vastgelegd. Bij een e-mailcampagne zie je het aantal personen dat wordt tegengehouden vlak voordat je op verzenden klikt, en niet pas nadat alles al is verstuurd.
Wanneer je een e-mailcampagne verstuurt, toont de stap Instellingen vooraf: Contact overgeslagen omdat toestemming niet is vastgelegd: 1 van 2, met de tekst "Leg eerst de toestemming voor hen vast, als je die hebt, dan worden ze opgenomen" en de link Toestemming vastleggen. Die link opent direct het venster voor de personen die je hebt geselecteerd. De verzendknop is niet geblokkeerd: de overige personen ontvangen de e-mail gewoon.
Elk tegengehouden contact krijgt een regel in het tabblad Activiteit van die persoon. De accounthouder ontvangt elke dag een melding dat er een aanbieding niet is verstuurd. Die melding bevat alleen de datum, geen namen. Bij een proces onder Automatisering wordt de verzendstap overgeslagen, en de uitvoeringsgeschiedenis van het proces noteert de reden. Het proces geeft geen foutmelding. Een tegengehouden aanbieding wordt niet bewaard om later automatisch te worden verstuurd: na het vastleggen van de toestemming gaat de volgende verzending naar dat contact, en een gemiste aanbieding stuur je zelf opnieuw.
Wie wordt geregistreerd, en wat GTG CRM niet doet
- Alleen een persoon met het recht om toestemming vast te leggen, kan deze vastleggen. Een salesmedewerker zonder dit recht ziet de status van de klant wel, maar de knoppen zijn grijs en er verschijnt de melding "Vraag een beheerder om de toestemming vast te leggen." Geen enkele automatisering kan toestemming vastleggen: dit is een beslissing van een mens.
- Wie zich heeft afgemeld, ontvangt nooit marketingmails van u. Geen enkel toestemmingsrecord kan dat verzoek vervangen, en bij massaal vastleggen worden deze contacten overgeslagen.
- Fouten kunnen worden hersteld. U kunt een record Vervangen door beter bewijs, of een record Verwijderen. Het vorige record blijft zichtbaar in de geschiedenis. Het verwijderen van een record maakt een klant niet tot iemand die zich heeft afgemeld: die klant wordt alleen weer opgenomen in de aanbiedingen.
- GTG CRM is geen juridisch advies. De records zijn een verklaring van uw bedrijf. GTG CRM controleert het bewijs niet, en het vastleggen maakt een lijst niet vanzelf geldig. Als u zeker wilt weten dat uw lijst aan de voorwaarden voldoet, raadpleeg dan iemand met juridische kennis.
Begin met het bestand dat u al heeft: importeer het in GTG CRM, filter op Nog niet vastgelegd om direct te zien hoeveel contacten nog geen record hebben, en leg vervolgens toestemming vast voor de groep waarvan u echt weet dat zij hebben ingestemd. De rest van de lijst blijft staan, alleen ontvangen die contacten de aanbiedingen nog niet totdat u kunt aantonen waar en wanneer zij hebben ingestemd.
Gratis proefversie — geen creditcard nodig.
