Dit artikel begeleidt u stap voor stap bij het exporteren van elektronische facturen (HĐĐT) met GTG CRM — van de initiële instellingen tot het dagelijks exporteren van facturen en het verwerken van fouten.
Stap 0: Voorbereidingen voor het starten
Voordat u elektronische facturen exporteert, moet u het volgende voorbereiden:
| Item | Beschrijving |
|---|---|
| ✅ Registratie btw-nummer | Heb een belastingidentificatienummer (persoonlijk of zakelijk) |
| ✅ Registratie elektronische facturen bij de Belastingdienst | Registreren voor het gebruik van elektronische facturen bij het bevoegde belastingkantoor |
| ✅ Digitale certificaat (token/USB-sleutel) | Gebruikt voor elektronische handtekening op de factuur |
| ✅ GTG CRM-account | Registreren op gtgcrm.com |
Stap 1: Bedrijfsinformatie instellen
Log in op GTG CRM → Instellingen → Bedrijfsinformatie:
```
Bedrijfsnaam: ABC Co., Ltd.
Belastingidentificatienummer: 0123456789
Adres: 123 Nguyen Van A, District 1, Ho Chi Minh City
Telefoon: 028 1234 5678
E-mail: info@abc.com.vn
Vertegenwoordiger: Nguyen Van A
```
Stap 2: Factuursjabloon instellen
Ga naar Factuurbeheer → Sjablooninstellingen:
- Kies het factuurtype:
- BTW-facturen (tarieven 5%, 8%, 10%)
- Verkoopfacturen (zonder btw)
- Kies het weergavesjabloon:
- Bedrijfslogo
- Voettekst
- Standaard notities
- Factuursleutel instellen:
- Sjabloonsleutel: 1C24TAA (voorbeeld)
- Het systeem genereert automatisch opeenvolgende factuurnummers
Stap 3: Handmatig facturen exporteren
Methode 1: Nieuwe factuur aanmaken
- Ga naar Facturen → Nieuw aanmaken
- Voer de gegevens van de koper in:
- Bedrijfsnaam / naam van persoon
- Belastingidentificatienummer (indien bedrijf)
- Adres
- Producten/diensten toevoegen:
- Product/dienst naam
- Eenheid
- Aantal
- Prijs per eenheid
- BTW-tarief (0%, 5%, 8%, 10%)
- Controleer het totaalbedrag
- Klik op "Digitale handtekening & Factuur exporteren"
- Onderteken digitaal met token/USB
- De factuur wordt naar de Belastingdienst gestuurd (indien de elektronische factuur een code heeft) en per e-mail naar de klant verzonden
Methode 2: Factuur exporteren vanuit een bestelling
- Ga naar Bestellingen → selecteer een voltooide bestelling
- Klik op "Factuur exporteren"
- Het systeem vult automatisch de gegevens uit de bestelling in:
- Klantgegevens (uit CRM)
- Productenlijst (uit de bestelling)
- Totaalbedrag
- Controleren → Digitaal ondertekenen & exporteren
Stap 4: Geautomatiseerd facturen exporteren (Automatisering)
Stel automatisering in om het systeem elektronische facturen te laten exporteren:
```
Trigger: Bestelling overgeschakeld naar status "Voltooid"
↓
Actie 1: Elektronische factuur aanmaken (gegevens uit de bestelling)
↓
Actie 2: Automatisch digitaal ondertekenen (indien HSM-certificaat aanwezig)
↓
Actie 3: Versturen naar Belastingdienst
↓
Actie 4: E-mail verzenden naar klant (met factuur-PDF als bijlage)
```
Let op: Automatisch digitaal ondertekenen vereist een HSM (Hardware Security Module) digitaal certificaat — anders dan een standaard USB-token. Neem contact op met uw certificaatleverancier voor een upgrade.
Stap 5: Massaal facturen exporteren
Wanneer u meerdere facturen tegelijkertijd moet exporteren:
- Ga naar Bestellingen → selecteer meerdere bestellingen (vink aan)
- Klik op "Massaal facturen exporteren"
- Het systeem maakt facturen aan voor alle geselecteerde bestellingen
- Beoordeel de facturenlijst
- Digitaal ondertekenen & alle exporteren
Stap 6: Fouten corrigeren
Factuur met onjuiste naam/adres (niet btw-nummer of bedrag):
- Ga naar de te corrigeren factuur
- Selecteer "Fout melden"
- Het systeem stuurt een melding naar de Belastingdienst
- U hoeft geen nieuwe factuur te maken
Factuur met onjuist btw-nummer, bedrag, of btw-tarief:
- Ga naar de te corrigeren factuur
- Selecteer "Vervangende factuur exporteren" of "Aangepaste factuur exporteren"
- Voer de juiste gegevens in
- Digitale handtekening & nieuwe factuur exporteren
- De oude factuur wordt gemarkeerd als "Vervangen/Aangepast"
Factuur annuleren:
- Selecteer de factuur → "Factuur annuleren"
- Voer de reden voor annulering in
- Het systeem stuurt een annuleringsbericht naar de Belastingdienst
Stap 7: Rapportage & Beheer
Het factuurdashboard biedt:
- Totaal aantal geëxporteerde facturen (per dag/maand/jaar)
- Totale omzet uit facturen
- Facturen per status (geëxporteerd, geannuleerd, aangepast)
- Exporteren naar Excel/PDF voor de boekhouder
Conclusie ###
Het exporteren van elektronische facturen met GTG CRM is ontworpen om het gehele proces te vereenvoudigen: van het instellen van bedrijfsinformatie, het maken van facturen, digitale handtekening, versturen naar de belastingdienst tot later beheer en opvraging. Dankzij de directe koppeling met bestellingen, producten en klantgegevens kunt u snel facturen maken, handmatige invoer verminderen en fouten beperken.
Bij combinatie met automatisering kunnen bedrijven ook automatische processen instellen: bestelling voltooid → factuur aanmaken → digitaal ondertekenen → naar klant verzenden. Dit bespaart tijd, zorgt voor naleving van regelgeving en maakt het factuurbeheer duidelijker en beter controleerbaar in de dagelijkse bedrijfsvoering.
Veelgestelde vragen
V: Hoeveel credits heb ik nodig om 1 factuur te exporteren?
A: De kosten voor het exporteren van elektronische facturen zijn afhankelijk van het gebruikte abonnement. Met het Basic-abonnement (199K/maand, 80.000 credits) kunt u duizenden facturen per maand exporteren.
V: Worden facturen in vreemde valuta ondersteund?
A: Ja. GTG CRM ondersteunt het exporteren van facturen in VND en vreemde valuta (USD, EUR...) met omrekeningskoersen.
V: Wat gebeurt er als de internetverbinding wegvalt?
A: Elektronische facturen vereisen een internetverbinding om naar de Belastingdienst te worden verzonden. U kunt conceptfacturen (draft) maken wanneer u offline bent, en deze vervolgens digitaal ondertekenen en exporteren wanneer u weer online bent.
V: Hoe ontvangen klanten hun facturen?
A: Via e-mail (met PDF als bijlage) of online opvragen met de opvraagcode op de factuur.
