Dit artikel leidt stap voor stap door het proces van het uitreiken van elektronische facturen (e-facturen) met GTG CRM — van de initiële setup tot het dagelijks uitgeven van facturen en het omgaan met fouten.

Stap 0: Voorbereiding Vooraf

Voordat u e-facturen gaat uitgeven, moet u het volgende voorbereiden:

Onderwerp Beschrijving
✅ Registreer BTW-nummer Beschik over een BTW-nummer (persoonlijk of bedrijfsmatig)
✅ Registreer e-facturen bij de Belastingdienst Meld u aan voor het gebruik van e-facturen bij de lokale belastingdienst
✅ Digitale handtekening certificaat (Token/USB) Gebruikt voor het digitaal ondertekenen van facturen
✅ GTG CRM-account Registreer op gtgcrm.com

Stap 1: Bedrijfsinformatie Instellen

Log in op GTG CRM → Instellingen → Bedrijfsinformatie:

```

Bedrijfsnaam: ABC B.V.

BTW-nummer: 0123456789

Adres: 123 Nguyen Van A, District 1, Ho Chi Minh City

Telefoon: 028 1234 5678

E-mail: info@abc.com.vn

Vertegenwoordiger: Nguyen Van A

```

Stap 2: Factuursjabloon Instellen

Ga naar Factuurbeheer → Sjablooninstellingen:

  1. Kies factuurtype:
  • BTW-factuur (tarief 5%, 8%, 10%)
  • Verkoopfactuur (geen BTW)
  1. Kies weergavesjabloon:
  • Bedrijfslogo
  • Voettekstinformatie
  • Standaardnotities
  1. Factuursymbool Instellen:
  • Sjabloonsymbool: 1C24TAA (voorbeeld)
  • Systeem genereert automatisch opeenvolgende factuurnummers

Stap 3: Handmatig Factuur Uitgeven

Methode 1: Nieuwe factuur aanmaken

  1. Ga naar Facturen → Nieuw aanmaken
  2. Klantinformatie invoeren:
  • Bedrijfsnaam / Persoon
  • BTW-nummer (indien bedrijf)
  • Adres
  1. Producten/diensten toevoegen:
  • Product/dienst naam
  • Eenheid
  • Aantal
  • Prijs per eenheid
  • BTW-tarief (0%, 5%, 8%, 10%)
  1. Totale bedrag controleren
  2. Klik op "Ondertekenen & Factuur Uitgeven"
  3. Digitaal ondertekenen met token/USB
  4. Factuur wordt verzonden naar de Belastingdienst (indien de e-factuur een code heeft) en per e-mail naar de klant
Nieuwe factuur aanmaken

Methode 2: Factuur uitgeven vanuit een bestelling

  1. Ga naar Bestellingen → selecteer de voltooide bestelling
  2. Klik op "Factuur Uitgeven"
  3. Systeem vult automatisch informatie uit de bestelling in:
  • Klantinformatie (uit CRM)
  • Productlijst (uit de bestelling)
  • Totaalbedrag
  1. Controleren → Ondertekenen & Uitgeven
Automatisch factuur uitgeven bij voltooide bestelling

Stap 4: Automatische Factuur Uitgave (Automatisering)

Stel automatisering in om het systeem automatisch e-facturen te laten uitgeven:

```

Trigger: Bestellingstatus verandert naar "Voltooid"

↓

Actie 1: Maak een elektronische factuur aan (informatie uit de bestelling)

↓

Actie 2: Automatisch digitaal ondertekenen (indien HSM-certificaat is geconfigureerd)

↓

Actie 3: Verzenden naar de belastingdienst

↓

Actie 4: E-mailen naar de klant (met factuur-PDF bijgevoegd)

```

Let op: Automatisch digitaal ondertekenen vereist een HSM (Hardware Security Module) certificaat — anders dan een reguliere USB-token. Neem contact op met uw certificaatleverancier voor een upgrade.

Stap 5: Bulkfacturatie

Wanneer u meerdere facturen tegelijkertijd wilt exporteren:

  1. Ga naar Bestellingen → selecteer meerdere bestellingen (vink de checkboxes aan)
  2. Klik op "Bulkfacturen exporteren"
  3. Het systeem genereert facturen voor alle geselecteerde bestellingen
  4. Bekijk de factuurlijst
  5. Ondertekenen & Exporteren

Stap 6: Fouten corrigeren

Facturen met onjuiste naam/adres (MST en bedrag correct):

  1. Ga naar de te corrigeren factuur
  2. Selecteer "Foutmelding melden"
  3. Het systeem stuurt een melding naar de belastingdienst
  4. Een nieuwe factuur is niet nodig

Facturen met onjuist MST, bedrag, belastingtarief:

  1. Ga naar de te corrigeren factuur
  2. Selecteer "Vervangende factuur exporteren" of "Aangepaste factuur exporteren"
  3. Voer de correcte gegevens in
  4. Onderteken & Exporteer de nieuwe factuur
  5. De oude factuur wordt gemarkeerd als "Vervangen/Aangepast"

Facturen annuleren:

  1. Selecteer de factuur → "Factuur annuleren"
  2. Voer de reden voor annulering in
  3. Het systeem stuurt een annuleringsmelding naar de belastingdienst

Stap 7: Rapportage & Beheer

Het Factuur Dashboard biedt:

  • Totaal aantal geëxporteerde facturen (per dag/maand/jaar)
  • Totale omzet uit facturen
  • Facturen per status (geëxporteerd, geannuleerd, aangepast)
  • Excel/PDF exporteren om te delen met de boekhouder

Conclusie ###

Het exporteren van elektronische facturen met GTG CRM is ontworpen om het hele proces te vereenvoudigen: van het instellen van bedrijfsgegevens, het aanmaken van facturen, digitaal ondertekenen, verzenden naar de belastingdienst tot later beheer en opzoeken. Dankzij de directe koppeling met bestellingen, producten en klantgegevens kunt u snel facturen aanmaken, handmatige invoer verminderen en fouten beperken.

In combinatie met automatisering kunnen bedrijven ook geautomatiseerde processen instellen: bestelling voltooid → factuur aanmaken → digitaal ondertekenen → naar de klant verzenden. Dit bespaart tijd, zorgt voor naleving van regelgeving en maakt het factuurbeheer duidelijker en beter beheersbaar in de dagelijkse bedrijfsvoering.

FAQ

V: Hoeveel credits heb ik nodig om 1 factuur te exporteren?

A: De kosten voor het exporteren van een elektronische factuur zijn afhankelijk van het gebruiksplan. Met het Basisplan (199K/maand, 80.000 credits) kunt u duizenden facturen per maand exporteren.

V: Worden facturen in vreemde valuta ondersteund?

A: Ja. GTG CRM ondersteunt facturatie in VNĐ en vreemde valuta (USD, EUR...) met wisselkoersen.

V: Wat gebeurt er als de internetverbinding wegvalt?

A: Elektronische facturen vereisen een internetverbinding om naar de belastingdienst te worden verzonden. U kunt facturen als concept (draft) maken wanneer u offline bent, en deze vervolgens ondertekenen en exporteren wanneer u weer online bent.

V: Hoe ontvangen klanten hun facturen?

A: Via e-mail (met de PDF bijgevoegd) of door online op te zoeken met de zoekcode op de factuur.