Heeft u dit probleem?
Anh Hùng heeft een kleine bakkerij in Binh Duong, die gebak levert aan cafés. De bestellingen komen gestaag binnen, de maandelijkse omzet lijkt er goed uit te zien, maar aan het einde van het jaar, bij het berekenen, begrijpt hij niet waarom er geen geld overblijft zoals verwacht. De grondstoffen die hij koopt, worden genoteerd in een schriftje, het loon van de twee bakkers wordt maandelijks berekend, de elektriciteitskosten van de oven worden "in de algemene kosten opgenomen". Wanneer een klant vraagt om een prijsopgave voor een nieuw type gebak, **bepaalt hij de prijs intuïtief** - hij telt de grondstoffen bij elkaar op en vermenigvuldigt het met twee. Sommige soorten leveren veel winst op, andere kosten meer naarmate er meer van gemaakt wordt, en hij weet niet welke welke is.
Dit is de gemeenschappelijke pijn van elke zelfproducerende onderneming: **niet weten hoeveel een product werkelijk kost om te maken**, waardoor elke beslissing over verkoopprijs, promoties, en het accepteren van groothandelsbestellingen een gok is. En wanneer de bestellingen zich opstapelen, heeft hij nog een tweede zorg: **niet zeker weten of hij op tijd kan leveren**, omdat niemand midden op de dag kan zeggen welke batch aan het bakken is, welke nog wacht.
Wat u werkelijk wilt bereiken
Anh Hùng heeft geen ingewikkelde "productie software" nodig. Hij heeft een duidelijk antwoord nodig voor elk product: **hoeveel geld aan grondstoffen, hoeveel loonkosten, hoeveel machinekosten het kost om er één te maken - en wat het totaal is.** Van daaruit kan hij een winstgevende verkoopprijs bepalen, weten welke soort hij moet promoten en welke hij moet laten vallen. Hij wil ook in één oogopslag kunnen zien **hoe ver de bakkerij vandaag is** om de leverdatum aan de klant te beloven zonder te hoeven gokken. En hij wil dat al deze cijfers automatisch in de winst- en verliesrekening terechtkomen, zonder handmatig te hoeven optellen aan het einde van de maand.
Hoe GTG CRM u daarbij helpt
GTG CRM koppelt functies tot een gesloten productieproces, direct op het systeem dat u gebruikt voor verkoop, voorraadbeheer en boekhouding:
- Eenmalig receptuur definiëren (BOM) - voor elk type gebak, definieert u de hoeveelheid grondstoffen (bloem, suiker, boter... inclusief % verlies) en de productiestappen (mengen, bakken, afwerken in welke afdeling, hoe lang). Iedereen die het doet, volgt de juiste normen en kosten.
- Loonkosten en algemene kosten per afdeling instellen - eenmalige instelling, alle volgende productieorders berekenen automatisch het juiste deel van de arbeidskosten en machinekosten, geen "schattingen" meer.
- Productieorder aanmaken, systeem berekent automatisch kostprijs - selecteer product, receptuur, hoeveelheid; wanneer voltooid, berekent het systeem **eenheidskostprijs = (grondstoffen + arbeidskosten + algemene kosten) ÷ aantal geproduceerde eenheden**. Anh Hùng ziet de werkelijke cijfers, voor elk type gebak.
- Kostprijs wordt automatisch in boekhouding opgenomen (COGM) - afgewerkte producten worden opgenomen in voorraad tegen die kostprijs en de journaalpost wordt direct in het grootboek geregistreerd, zodat de winst- en verliesrekening accuraat is, zonder afgewerkte producten met "0 euro" waarde.
- Planning van inkoop en productie (MRP) - het systeem vergelijkt de voorraad met klantorders en voorraadniveaus, en suggereert welke extra grondstoffen nodig zijn en hoeveel er geproduceerd moet worden - zodat u niet zonder bloem komt te zitten tijdens de productie, en ook geen dood kapitaal in de voorraad heeft.
Wanneer bestellingen zich opstapelen, wil Anh Hùng ook weten **of hij op tijd kan leveren** - en nu heeft hij het antwoord. Met de **planningstool (Gantt)** worden batches gerangschikt op basis van ovencapaciteit en aantal bakkers, inclusief de omsteltijd tussen twee soorten gebak, zodat hij **een leverdatum kan beloven die nauwkeurig is met de realiteit** in plaats van te gokken. Klik op Vandaag / 3 dagen / Week om de periode te zien die u wilt bekijken.
En op dit moment, midden in de ploeg, hoeft u niet meer naar de keuken te rennen om het personeel te vragen. Op een touchscreen op elke afdeling kan de werknemer het werk van zijn afdeling openen, op Starten drukken, en wanneer het klaar is, op Voltooien drukken en direct het aantal gemaakte en het aantal defecte invoeren — de gegevens worden onmiddellijk in het systeem opgenomen en rechtstreeks aan de kostprijs toegevoegd. Een groot wanddisplay (andonbord) geeft u in één oogopslag een overzicht van de hele fabriek: welke afdeling draait, welke is vrij, waar de knelpunten zitten, en de algemene productiviteit. Als het deeg op is of de oven defect raakt, drukt de werknemer op een knop en wordt u direct gealarmeerd.
Naarmate de fabriek groeit, helpt dezelfde functionaliteit u ook om de herkomst te traceren: u wijst een batchnummer toe aan elke productiebatch, zodat wanneer een klant feedback geeft over de kwaliteit, u binnen enkele minuten de juiste batch grondstoffen (de "familieboom") kunt traceren; en u ontvangt meldingen over de houdbaarheidsdatum om te voorkomen dat grondstoffen/eindproducten verlopen. De adviseurs suggereren ook veilige voorraadniveaus en benodigde productielimieten in begrijpelijke taal — kostprijs kennen, op tijd leveren, de fabriek in realtime beheren en batches traceren, allemaal op één plek.
Bekijk de volledige functionaliteit in het artikel Productiebeheer, of volg de stap-voor-stap handleiding voor productie-instellingen om de stuklijst (BOM) op te stellen, planningen te maken en de fabriek te beheren.
Resultaten die u ontvangt
- Onderbouwde verkoopprijzen: ken de exacte kostprijs van elk product, bepaal prijzen met winst in plaats van willekeurig te verdubbelen.
- Weet welke winstgevend is en welke niet: bekijk de werkelijke kostprijs, beslis om winstgevende producten te promoten en de producten te schrappen die stilletjes verlies veroorzaken.
- Nauwkeurige winst- en verliesrapportages: kostprijs wordt rechtstreeks in het boekhoudsysteem verwerkt, geen handmatige optelling meer en discrepanties tussen software.
- Geen onderbreking van grondstoffen, geen dood kapitaal in voorraad: planning op basis van klantorders en voorraadniveaus helpt bij het correct inkopen, produceren en leveren, op het juiste moment.
- Op tijd leveren en realtime fabrieksoverzicht: maak Gantt-planningen op basis van capaciteit om de juiste leverdatum te beloven; het fabrieksdisplay en het andonbord geven direct aan hoe ver de productielijn is en waar de knelpunten zitten.
- Herkomst traceren: batch-trace + houdbaarheidsmeldingen om kwaliteitsincidenten snel af te handelen en te voorkomen dat goederen verlopen.
- Eén enkel systeem: verkoop, voorraad, boekhouding en productie gebruiken dezelfde gegevens.
Veelgestelde vragen
Mijn fabriek is klein, met slechts een paar producten, is dit dan te complex? Juist omdat het klein is, is het belangrijk om de werkelijke kostprijs te kennen — een kleine fout per product, vermenigvuldigd met de productiehoeveelheid, kan leiden tot aanzienlijk verlies. U hoeft de formule slechts één keer per product in te voeren en kunt het realtime fabrieksdisplay inschakelen zodra u het proces onder de knie heeft.
Ik registreer momenteel formules in Excel, is de overstap lastig? Nee. Upload uw Excel/CSV-bestand, en AI koppelt automatisch de kolommen zodat u ze kunt controleren en importeren — de overstap gaat snel.
Wordt de kostprijs automatisch in de financiële rapporten verwerkt? Ja. Wanneer een productieorder voltooid is, wordt de kostprijs van het eindproduct in het grootboek geboekt, zodat de winst- en verliesrapportage correct is — rechtstreeks verwerkt vanuit de werkelijke productiecijfers van elke fase.
Moeten de werknemers in de fabriek een computer gebruiken? Geen computer nodig. Alleen een touchscreen tablet op de afdeling: werknemers tikken om te starten, te voltooien en aantallen in te voeren — net zo eenvoudig als het gebruik van een telefoon.
Wat als ik zowel op voorraad produceer als op klantorder? Beide. U kunt voorraad produceren om te verkopen, of een productieorder aanmaken die rechtstreeks is gekoppeld aan een verkooporder voor het ontbrekende deel.
