Ervaar je deze problemen?
Anh Hùng heeft een kleine bakkerij in Binh Duong die taarten levert aan cafés. De bestellingen komen gestaag binnen, de maandelijkse omzet ziet er goed uit, maar aan het einde van het jaar, als hij rekent, begrijpt hij niet waarom er niet meer geld overblijft dan verwacht. De grondstoffen die hij koopt, noteert hij in een schriftje, het loon van zijn twee bakkers telt hij maandelijks bij elkaar op, en de elektriciteitskosten van de oven schuift hij gewoon bij de "algemene kosten". Als een klant vraagt om een prijsopgave voor een nieuw soort taart, bepaalt hij de prijs op gevoel — hij telt willekeurig de grondstoffen bij elkaar op en vermenigvuldigt dat met twee. Sommige soorten leveren veel winst op, andere kosten meer hoe meer hij er maakt, en hij weet niet welke welke is.
Dit is een veelvoorkomend probleem bij alle zelfproducerende bedrijven: ze weten niet hoeveel een product werkelijk kost om te maken, waardoor elke beslissing over verkoopprijs, promoties en groothandelsbestellingen een gok is. En als de bestellingen zich opstapelen, heeft hij nog een tweede zorg: hij weet niet zeker of hij op tijd kan leveren, omdat niemand midden op de dag kan zeggen welke batch aan het bakken is en welke nog wacht.
Wat je echt wilt bereiken
Anh Hùng heeft geen ingewikkeld "productiesoftware" nodig. Hij heeft een duidelijk antwoord nodig voor elk product: hoeveel kost het om één stuk te maken aan grondstoffen, hoeveel aan arbeid, hoeveel aan machines — en wat is het totaal. Vanaf daar kan hij winstgevende verkoopprijzen bepalen, weten welke producten hij moet promoten en welke hij moet laten vallen. Hij wil ook in één oogopslag kunnen zien hoe ver de werkplaats vandaag is om een leverdatum aan de klant te beloven zonder te hoeven gokken. En hij wil dat al deze cijfers automatisch in het winst-en-verliesrapport terechtkomen, zonder dat hij elke maand de hand hoeft bij te tellen.
Hoe GTG CRM je daarbij helpt
GTG CRM integreert functies in een gesloten productieproces, direct in het systeem dat je gebruikt voor verkoop, voorraadbeheer en boekhouding:
- Stel recepten eenmalig in (BOM) — voor elk type taart, geef de hoeveelheid grondstoffen op (bloem, suiker, boter... inclusief % verlies) en de productiestappen (mengen, bakken, afwerken in welke afdeling, hoe lang). Iedereen werkt volgens de juiste normen en kosten.
- Stel arbeidskosten en algemene kosten in per afdeling — één keer instellen, daarna worden alle productieorders automatisch berekend met de juiste arbeidskosten en machinekosten, geen "schattingen" meer.
- Geef een productieorder uit, het systeem berekent automatisch de kostprijs — selecteer het product, het recept, de hoeveelheid; bij voltooiing berekent het systeem de kostprijs per eenheid = (grondstoffen + arbeid + algemene kosten) ÷ aantal geproduceerde eenheden. Anh Hùng ziet de werkelijke cijfers, voor elk type taart.
- Kostprijs wordt automatisch geboekt in de boekhouding (COGM) — het eindproduct wordt tegen die kostprijs in het magazijn opgenomen en de boeking wordt direct in het grootboek verwerkt, dus een nauwkeurig winst-en-verliesrapport, geen eindproducten meer met een "0 euro" waarde.
- Inkoop- en productieplanning (MRP) — het systeem vergelijkt de voorraad met reeds geplaatste klantorders en voorraadnormen, suggereert welke extra grondstoffen nodig zijn en hoeveel er geproduceerd moet worden — zodat je niet zonder bloem zit tijdens de productie, en ook geen dood kapitaal aan voorraad hebt.
Als de bestellingen zich opstapelen, wil Anh Hùng ook weten of hij op tijd kan leveren — en nu heeft hij het antwoord. Met de planningsgrafiek (Gantt) worden de batches ingedeeld op basis van de ovencapaciteit en het aantal bakkers, inclusief de omsteltijd tussen twee soorten taarten, zodat hij een realistische leverdatum kan beloven in plaats van te gokken. Klik op Vandaag / 3 dagen / Week om het stadium te zien dat je wilt bekijken.
En midden op de dag hoeft hij niet meer naar de keuken te rennen om het te vragen. Op een touchscreen bij elke afdeling opent de bakker het werk van zijn afdeling, drukt op Start, en als hij klaar is drukt hij op Voltooid en voert direct het aantal gemaakte en afgekeurde eenheden in — de gegevens worden direct in het systeem ingevoerd en meegenomen in de kostprijsberekening. Een groot scherm aan de muur (andonbord) geeft hem in één oogopslag de hele werkplaats weer: welke afdeling draait, welke is vrij, waar er knelpunten zijn, en de algehele productiviteit. Als het bloem op is of de oven problemen heeft, drukt de bakker op een knop en een alarm gaat direct af naar hem.
Als de werkplaats groeit, helpt dezelfde functionaliteit hem ook om de herkomst te traceren: wijs een batchnummer toe aan elke productierun, zodat wanneer een klant feedback geeft over de kwaliteit, hij binnen enkele minuten de juiste batch grondstoffen die gebruikt is (de afstamming) kan achterhalen; en ontvang waarschuwingen voor de houdbaarheidsdatum om te voorkomen dat grondstoffen/eindproducten verlopen. De adviseurs suggereren ook veilige voorraadniveaus en benodigde productiehoeveelheden in begrijpelijke taal — ken de kostprijs, lever op tijd, beheer de werkplaats in real-time en traceer batches, allemaal op één plek.
Bekijk alle functies in het artikel Productiebeheer, of volg de stapsgewijze handleiding voor productie-instelling om BOM's te maken, schema's op te stellen en de werkplaats te beheren.
Resultaten die je behaalt
- Onderbouwde verkoopprijsbepaling: ken de exacte kostprijs van elk product, bepaal prijzen met gegarandeerde winst in plaats van willekeurig te verdubbelen.
- Weet welke producten winstgevend zijn, welke verlieslatend: bekijk de werkelijke kostprijs, beslis welke winstgevende producten je wilt promoten en welke verlieslatende producten je wilt stopzetten.
- Nauwkeurige winst- en verliesrapporten: de kostprijs wordt direct in de boekhouding verwerkt, geen handmatige berekeningen meer en afwijkende cijfers tussen verschillende softwarepakketten.
- Geen onderbrekingen in de toelevering, geen dood kapitaal in voorraad: planning op basis van klantorders en voorraadnormen helpt bij het correct inkopen, produceren en op het juiste moment leveren.
- Tijdig leveren en de werkplaats realtime zien: Gantt-planning op basis van capaciteit om de juiste leverdatum te beloven; het werkplaatscherm en het andonbord laten direct zien waar de productielijn is, waar er knelpunten zijn.
- Herkomst traceren: batch tracing + houdbaarheidsdatum waarschuwingen om kwaliteitsincidenten snel af te handelen en verlopen producten te voorkomen.
- Eén enkel systeem: verkoop, voorraad, boekhouding en productie praten dezelfde taal (dezelfde cijfers).
Veelgestelde vragen
Mijn werkplaats is klein, met slechts een paar producten, is dit dan niet te complex? Juist omdat het klein is, moet je de werkelijke kostprijs kennen — een kleine fout per product, vermenigvuldigd met de productiehoeveelheid, leidt tot aanzienlijke verliezen. Je hoeft alleen de recepten eenmalig voor elk product in te voeren, en je kunt het real-time werkplaatscherm inschakelen zodra je bekend bent met het proces.
Ik houd de recepten momenteel bij in Excel, is het moeilijk om over te stappen? Nee. Importeer je Excel/CSV-bestand, en AI koppelt automatisch de kolommen zodat je ze kunt goedkeuren en importeren — de overstap gaat snel.
Wordt de kostprijs automatisch opgenomen in de financiële rapporten? Ja. Wanneer een productieorder is voltooid, wordt de boeking van de kostprijs van het eindproduct in het grootboek verwerkt, zodat het winst- en verliesrapport de werkelijkheid weerspiegelt — correct berekend op basis van de werkelijke productieresultaten per fase.
Moeten de bakkers in de werkplaats computers gebruiken? Geen computers nodig. Alleen een touchscreen tablet bij de afdeling: de bakker tikt om te starten, te voltooien en het aantal in te voeren — net zo eenvoudig als het gebruik van een telefoon.
Werk ik zowel vanuit voorraad als op basis van klantorders? Beide. Je produceert voorraad om te verkopen, of je maakt een productieorder direct gekoppeld aan een verkooporder voor het ontbrekende deel.
