Introductie van functies
Een taak is zelden slechts één "te doen"-regel. "Voorbereiden productlancering" is eigenlijk tien kleine taken; "Contract klant A sluiten" omvat bellen, offerte sturen, een afspraak maken voor ondertekening. Met een platte takenlijst, stop je ofwel alles in één regel en vergeet je hoe ver je bent, of je creëert tientallen losse taken zonder te weten welke bij welke hoort. Communicatie verspreidt zich over chat en e-mail, en als de baas vraagt "wie heeft de meeste taken?", gok je maar wat.
Dat eindigt vanaf vandaag.
Taakbeheer 2.0 brengt alles samen op één enkele plek: elke taak kan worden opgesplitst in twee niveurs van subtaken met een automatisch bijgewerkte voortgang, met checklists, opmerkingen en teamleden @vermelden rechtstreeks in de taak, gekoppeld aan Deals, Producten, Bestellingen, Facturen, en een Analyse-tab die laat zien hoeveel werk elke persoon heeft. De takenlijst is opnieuw ontworpen, gekleurd op status en deadline zodat je in één oogopslag ziet welke taken dreigen te laat te komen.
Problemen Waarmee Bedrijven Geconfronteerd Worden
Vlakke takenlijst, niet onderverdeelbaar — Grote taken in een vage regel, gemakkelijk om details te vergeten
Weet niet hoeveel van een grote taak is voltooid — Voortgangsrapportage gebaseerd op gevoel, baas heeft geen idee van de realiteit
Ziet niet welke taken bijna de deadline naderen of al verlopen zijn — Deadlines onthouden uit het hoofd, gemakkelijk om taken te laten verlopen zonder het te beseffen
Communicatie over taken verspreid over chat/e-mail — Informatie raakt zoek, betrokkenen worden niet geïnformeerd
Weet niet wie te veel werk heeft — Oneerlijke verdeling, overbelaste personen maar het management ziet het niet
Taakbeheer 2.0 transformeert taken in een gestructureerde taakboom, met waarschuwingskleuren voor deadlines, een plek voor communicatie, en transparante cijfers — allemaal nauw verbonden met uw bedrijfsgegevens.
Hoogtepunten
1. Twee niveaus van subtaken + automatische voortgang
- Taken opdelen: een grote taak opsplitsen in subtaken (maximaal twee niveaus), elke subtaak heeft een eigen verantwoordelijke, deadline en status.
- Automatische voortgangsberekening: voltooi de subtaken, de voortgang van de hoofftaak wordt automatisch bijgewerkt — geen handmatige % updates meer.
- Je ziet direct hoeveel er nog moet gebeuren: de voortgangsbalk laat direct zien hoe ver de hoofftaak gevorderd is.
2. Checklist direct bij het aanmaken van de taak
- Takenlijst vanaf het begin opstellen: voeg een checklist van stappen toe op het moment dat je de taak aanmaakt, geen noodzaak om terug te gaan om het aan te vullen.
- Geen stappen vergeten: alle te doen taken staan op één plek en dragen ook bij aan de voortgang.
3. Voltooiing officieel geregistreerd door het systeem
- Betrouwbaar voltooiingstijdstip: de status en het tijdstip van voltooiing worden door de server geregistreerd, niet volgens de klok van de persoonlijke computer — consequente cijfers voor vergelijking en rapportage.
4. Koppeling met Deals, Producten, Bestellingen, Facturen + Activity 360
- Koppelen van gerelateerde objecten: koppel taken aan Deals, Producten, Bestellingen, Facturen om te weten welke kans/bestelling deze taak dient.
- Activity 360: een gemakkelijk te lezen tijdlijn die alle gebeurtenissen rondom de taak toont — wie wat deed, en wanneer.
- Eenvoudig traceren: vanuit een deal of bestelling, zie direct de gerelateerde taken en hun status.
5. Vernieuwde takenlijsten — kleuren op status & deadline + "Vandaag" bord
- Kleur vertelt de status: Te doen, Bezig, Voltooid, Geannuleerd — elke status heeft een zachte, gemakkelijk te lezen tint.
- Deadline direct zichtbaar: Taken die bijna verlopen zijn ambergeel, taken die verlopen zijn rood — de lijst toont meteen welke eerst actie vereist.
- Vandaag bord: Bovenaan de pagina staan de opties "verlopen · vandaag te doen · bijna verlopen · hoge prioriteit · mijn taken", klik erop om naar de gefilterde lijst te gaan.
💡 Een dagelijkse prioriteitsplanning nodig? Klik op "AI suggereert" om de assistent de volgorde van te doen taken voor u te laten bepalen (functie vereist credits).
6. Opmerkingen bij taken + teamleden @vermelden
- Directe communicatie binnen de taak: Alle discussies blijven bij de betreffende taak, niet verspreid over chat/e-mail.
- Teamleden @vermelden: Typ
@en selecteer een persoon uit het team; de gemelde naam wordt groen weergegeven voor betere zichtbaarheid, en die persoon ontvangt direct een in-app melding. - E-mail toevoegen indien nodig: Schakel de optie e-mail verzenden in voor gemelde personen om ook offline contacten te betrekken.
7. Taakanalyse — werkdruk per persoon
- Direct overzicht: Totaal aantal taken, bezig, voltooid, verlopen, voltooiingspercentage en op tijd voltooid percentage — inclusief vergelijking met de vorige periode.
- Werkdruk per persoon: Grafieken tonen wie veel taken heeft, wie nog ruimte heeft — om tijdig te herverdelen.
- Klik op een persoon: Bekijk gedetailleerd wat die persoon aan taken doet.
8. Goedkeurders & Melder — ondersteunt nu meerdere goedkeurders, met Starttijd & Betrokkenen
- Meerdere Goedkeurders (Reviewers): Wijs één of meerdere goedkeurders toe aan taken die meerdere goedkeuringsstappen vereisen.
- Melder (Reporter): De persoon die de taak aanmaakt/volgt om het eindresultaat te kennen.
- Starttijd & Betrokkenen: Stel een startmoment in en voeg een lijst met betrokkenen toe zodat zij de voortgang kunnen volgen.
9. Bijlagen uit Bibliotheek & interne links invoegen
- Bijlagen uit Bibliotheek (Media Library): Kies bestaande bestanden/afbeeldingen van de hele workspace, geen herupload vanaf uw computer nodig.
- Interne links invoegen: Voeg snel links toe naar websites, landingspagina's of artikelen van de workspace — geen handmatig URL plakken.
10. Taakautomatisering — toewijzen, status wijzigen, voltooien, e-mailmeldingen
- Taken automatisch toewijzen: proces om automatisch taken te creëren/toewijzen aan de juiste persoon wanneer er een gebeurtenis plaatsvindt (dealfase gewijzigd, nieuwe bestelling...).
- Melding bij statuswijziging / voltooiing: automatische melding aan de betrokken persoon wanneer een taak van status verandert of voltooid is.
- E-mail bij benoeming: inschakelen zodat de persoon die wordt genoemd (@vermelding) ook een e-mail ontvangt — in- en uitschakelen in het tabblad Automatisering van Taken.
- Deze scenario's bevinden zich in de Automatisering Hub (zie artikel Automatisering).
Voordelen voor Bedrijven
Subtaken + automatische voortgangsbewerking — Grote taken worden duidelijk opgesplitst, voortgang is transparant, geen handmatige updates nodig
Gekleurde lijsten + "Vandaag" bord — Met één oogopslag zie je taken die bijna/te laat zijn, begin de werkdag met de juiste focus
Reacties + benoemingen (@vermelding) — Vlotte communicatie binnen de taak, de juiste persoon wordt geïnformeerd — geen verloren informatie
Analyse per persoon — Zie wie overbelast is, en verdeel de taken tijdig opnieuw
Meerdere goedkeurders / rapporteurs — Duidelijke verantwoordelijkheid, meerdere goedkeuringsstappen indien nodig
Bijlagen uit Bibliotheek + interne links — Gebruik bestaande bronnen van de workspace opnieuw, zonder het systeem te verlaten
Koppelen aan Deals/Producten/Bestellingen/Facturen + Activity 360 — Alle taken gekoppeld aan bedrijfsgegevens, gemakkelijk te traceren
Automatiseer taken — Geen taken die verloren gaan, minder handmatige herinneringen
Voor Wie Geschikt?
- Sales teams die veel taken rond elke deal beheren (bellen, offertes maken, afspraken maken).
- Operations / projectteams die grote taken moeten opsplitsen, direct binnen de taak communiceren en de werkelijke voortgang volgen.
- Managers die het werkaanbod per persoon willen zien en nauwkeurige voortgangsrapportages willen ontvangen in plaats van elke persoon te moeten vragen.
Hoe Te Beginnen?
Ga naar CRM → Taken, maak een taak aan, voeg een checklist en subtaken toe, koppel deze aan de relevante Deal/Bestelling, en probeer vervolgens een teamgenoot te vermelden in een reactie en open het tabblad Analyse. Bekijk de stap-voor-stap handleiding voor Taakbeheer 2.0 om te volgen, en raadpleeg Automatisering om taken automatisch te laten lopen.
Gratis proberen — geen creditcard nodig.
