Functie Introductie
Een taak is zelden slechts één simpele "te doen"-regel. "Productlancering voorbereiden" bestaat eigenlijk uit tien kleine klusjes; "Contract klant A afronden" omvat bellen, offerte sturen, afspraak maken om te tekenen. Met een platte takenlijst prop je óf alles in één regel en vergeet je waar je bent gebleven, óf je creëert tientallen losse taken zonder te weten welke bij welke hoort. Communicatie is verspreid over chat en e-mail, en als de baas vraagt "wie heeft de meeste taken?", moet je maar gokken.
Dat stopt vandaag.
Taakbeheer 2.0 bundelt alles op één plek: elke taak kan worden opgesplitst in subtaken op twee niveaus met automatisch bijgewerkte voortgang, een checklist, commentaar en @vermeldingen van teamleden direct in de taak, gekoppeld aan Deals, Producten, Bestellingen, Facturen, en een Analyse-tab die de workload per persoon toont. De takenlijst is opnieuw ontworpen, gekleurd op basis van status en deadline zodat je in één oogopslag ziet welke taken dreigen te verlopen.
Problemen Waar Ondernemingen Mee Worstelen
| Oude Methode | Gevolgen |
|---|---|
| Platte takenlijst, geen onderverdeling mogelijk | Grote taken als vage regels, details makkelijk vergeten |
| Niet weten hoeveel van een grote taak voltooid is | Voortgangsrapportage gebaseerd op gevoel, leidinggevenden missen realiteit |
| Niet zien welke taken bijna verlopen of al verlopen zijn | Deadlines onthouden uit het hoofd, taken gemakkelijk onopgemerkt laten verlopen |
| Taakcommunicatie verspreid over chat/e-mail | Informatie kwijt, betrokkenen niet op de hoogte |
| Niet weten wie de meeste taken heeft | Ongelijke verdeling, overbelaste medewerkers zonder dat het management dit ziet |
Taakbeheer 2.0 transformeert taken in een gestructureerde taakboom, met deadlinewaarschuwingen, communicatiekanalen en transparante cijfers — allemaal nauw verbonden met uw bedrijfsgegevens.
Hoogtepunten
1. Subtaken op twee niveaus + automatisch voortgang bijwerken
- Taken opsplitsen: splits een grote taak op in subtaken (maximaal twee niveaus), elk met een eigen verantwoordelijke, deadline en status.
- Automatische voortgangsberekening: voltooi de subtaken, de voortgang van de hoofptaak telt automatisch op — geen handmatige %-updates nodig.
- Direct zien hoeveel nog te doen: de voortgangsbalk toont direct hoever de hoofptaak is.
2. Checklist direct bij het aanmaken van een taak
- Duidelijke stappen vanaf het begin: voeg een checklist van stappen toe bij het aanmaken van de taak, geen noodzaak om later terug te keren.
- Geen stap missen: alle te doen taken zijn op één plek gecentreerd en dragen bij aan de voortgang.
3. Voltooiing wordt nauwkeurig door het systeem geregistreerd
- Betrouwbaar voltooiingsmoment: status en voltooiingstijd worden geregistreerd door de server, niet gebaseerd op de lokale klok van de gebruiker — consistente gegevens voor vergelijking en rapportage.
4. Koppelen aan Deals, Producten, Bestellingen, Facturen + 360° Activiteit
- Koppeling met gerelateerde objecten: koppel taken aan Deals, Producten, Bestellingen, Facturen om te zien aan welke kans/bestelling deze taak bijdraagt.
- 360° Activiteit: een leesbare tijdlijn die alle gebeurtenissen rond de taak weergeeft — wie deed wat, en wanneer.
- Eenvoudige tracing: van een deal of bestelling direct de gerelateerde taken en hun status zien.
5. Herontworpen takenlijst — kleuren op status & deadline + "Vandaag"-bord
- Kleuren tonen de status: Te doen, Bezig, Voltooid, Geannuleerd — elke status heeft een subtiele, leesbare tint.
- Deadlinewaarschuwing direct in de regel: taken die bijna verlopen worden amber gekleurd, taken die verlopen worden rood gekleurd — in één oogopslag zie je welke taken prioriteit hebben.
- "Vandaag"-bord: bovenaan de pagina een samenvatting van "verlopen · vandaag te doen · bijna verlopen · hoge prioriteit · mijn taken", klik erop om direct naar de gefilterde lijst te springen.
💡 Een dagelijkse prioriteitenlijst nodig? Klik op "WIJ GEVEN ADVIES" om de assistent de volgorde van de te doen taken te laten bepalen (functie vereist credits).
6. Commentaar binnen taken + @vermeldingen van teamleden
- Communicatie direct in de taak: alle discussies blijven bij de taak zelf, niet verspreid over chat/e-mail.
- Teamleden @vermelden: typ
@en selecteer een teamlid; de vermelde naam wordt groen weergegeven en het teamlid ontvangt direct een in-app melding. - E-mail toevoegen indien nodig: schakel de optie e-mail versturen in voor de vermelde persoon om ook offline teamleden erbij te betrekken.
7. Taakanalysebord — workload per persoon
- Direct overzicht: totaal aantal taken, bezig, voltooid, verlopen, voltooiingspercentage en percentage op tijd — inclusief vergelijking met de vorige periode.
- Workload per persoon: een grafiek toont wie veel taken heeft, wie nog ruimte heeft — tijdig herverdelen.
- Klik op een persoon: zie gedetailleerd wat die persoon aan taken doet.
8. Goedkeurders & Rapporteurs — nu ondersteuning voor meerdere goedkeurders, met Starttijd & Betrokkenen
- Meerdere Goedkeurders (Reviewers): wijs één of meerdere goedkeurders toe voor taken die meerdere goedkeuringsstappen vereisen.
- Rapporteur (Reporter): de persoon die de taak aanmaakt/volgt om het eindresultaat te kennen.
- Starttijd & Betrokkenen: stel een startdatum in en voeg een lijst met betrokkenen toe zodat zij de voortgang kunnen volgen.
9. Bijlagen uit de Bibliotheek & interne links invoegen
- Bijlagen uit de Bibliotheek (Media Library): selecteer bestanden/afbeeldingen die al beschikbaar zijn in de workspace, geen herhaaldelijke upload nodig.
- Interne links invoegen: voeg snel links toe naar websites, landingspagina's of artikelen van de workspace — geen handmatige URL-plakkerij.
10. Taakautomatisering — toewijzen, statuswijziging, voltooiing, e-mailnotificaties
- Automatisch taken toewijzen: automatische workflow voor het aanmaken/toewijzen van taken aan de juiste persoon bij een gebeurtenis (deal overgang, nieuwe bestelling, etc.).
- Melding bij statuswijziging / voltooiing: stuurt automatisch meldingen naar betrokkenen bij statuswijzigingen of voltooiing van taken.
- E-mail bij @vermelding: schakel in om personen die @vermeld zijn ook per e-mail te informeren — eenvoudig in- of uitschakelen in de Automatiseringstab van de taak.
- Deze scenario's bevinden zich in de Automatisering Catalogus (zie artikel Automatisering).
Voordelen voor Ondernemingen
| Functie | Werkelijke voordelen voor u |
|---|---|
| Subtaken + automatische voortgang | Grote taken duidelijk opgedeeld, transparante voortgang, geen handmatige updates |
| Gekleurde lijst + "Vandaag"-bord | In één oogopslag zie je taken die bijna/verlopen zijn, begin de werkdag gefocust |
| Commentaar + @vermeldingen | Communicatie gecentreerd in de taak, juiste personen geïnformeerd — geen verloren informatie |
| Analyse per persoon | Ziet wie overbelast is, tijdig herverdelen |
| Meerdere Goedkeurders / Rapporteurs | Duidelijke verantwoordelijkheden, meerdere goedkeuringsstappen indien nodig |
| Bijlagen uit Bibliotheek + interne links | Hergebruik van workspace-resources, zonder het systeem te verlaten |
| Koppeling met Deals/Producten/Bestellingen/Facturen + 360° Activiteit | Alle taken gekoppeld aan bedrijfsgegevens, gemakkelijk te traceren |
| Taakautomatisering | Taken vallen niet weg, minder handmatige herinneringen |
Voor Wie Geschikt?
- Sales teams die veel taken rond elke deal moeten beheren (bellen, offertes, afspraken).
- Operations / projectteams die grote taken moeten opsplitsen, direct binnen de taak moeten communiceren en de echte voortgang moeten volgen.
- Managers die de workload per persoon willen zien en nauwkeurige voortgangsrapportages nodig hebben in plaats van individuele navragen.
Hoe Te Beginnen?
Ga naar CRM → Taken, maak een taak aan, voeg een checklist en subtaken toe, koppel deze aan een relevante Deal/Bestelling, en probeer dan een teamlid te @vermelden en de Analyse-tab te openen. Bekijk de stap-voor-stap handleiding voor Taakbeheer 2.0 om te volgen, en raadpleeg ook Automatisering om taken automatisch te laten lopen.
Gratis proefperiode — geen creditcard nodig.
