Se soočaš s to težavo?
Anh Hùng ima majhno pekarno v Bình Duongu, ki peče torte za kavarne. Naročila prihajajo redno, mesečni prihodek izgleda dobro, a ob koncu leta, ko sešteje, ne razume, zakaj mu ne ostane dovolj denarja, kot je pričakoval. Surovine, ki jih kupuje, si zapisuje v zvezek, delo dveh zaposlenih šteje kot mesečno plačo, stroške električne energije za pečico pa "vključi v splošne stroške". Ko ga stranke vprašajo za ceno nove torte, jo "določi po občutku" — sešteje sestavine in pomnoži dvakrat. Nekatere sorte imajo dober dobiček, pri drugih pa s prodajo samo izgublja, a ne ve, pri katerih.
To je skupna težava vseh majhnih proizvodnih obratov: ne vedo, koliko jih dejansko stane izdelava izdelka, zato so vse odločitve o ceni, popustih in sprejemanju naročil veleprodajnih strank le srečneževe ugibanja. In ko se naročila kopičijo, ga skrbi še druga stvar: ni povsem prepričan, ali bo pravočasno dobavil, ker sredi izmene nihče ne more povedati, katera serija se peče in katera še čaka.
Kaj si v resnici želite doseči
Anh Hùng ne potrebuje zapletene "proizvodne programske opreme". Potrebuje jasen odgovor za vsak izdelek: koliko stanejo surovine za izdelavo, koliko dela in koliko stroškov za stroje — in koliko je skupaj. Od tod lahko določi ceno s zagotovljenim dobičkom, ve, katero vrsto izdelkov naj promovira in katero naj opusti. Prav tako želi na prvi pogled videti, koliko je danes pekarna naredila, da lahko obljubi datum dobave stranki, ne da bi ugibal. In želi, da se vse te številke samodejno stekajo v poročilo o dobičku in izgubah, namesto da bi jih moral vsak konec meseca ročno seštevati.
Kako vam GTG CRM pomaga pri tem
GTG CRM združuje funkcije v celoten proizvodni proces, kar neposredno na sistemu, ki ga uporabljate za prodajo, upravljanje zalog in računovodstvo:
- Enkratna definicija recepture (BOM) — za vsako vrsto torte definirajte količino sestavin (moka, sladkor, maslo ... vključno z odstotkom izgube) in proizvodne korake (mešanje, pečenje, dokončanje v določeni delavnici, koliko časa traja). Kdor koli to naredi, bo dosegel pravilno količino in strošek.
- Določitev cene dela in splošnih stroškov za vsako delavnico — enkratna definicija, vsi kasnejši proizvodni nalogi bodo samodejno izračunali pravilen delež dela in stroškov strojev, brez "ugibanj".
- Izdaja proizvodnega naloga, sistem samodejno izračuna stroške — izberite izdelek, recepturo, količino; ob zaključku sistem izračuna enotski strošek = (surovine + delo + splošni stroški) ÷ število izdelanih enot. Anh Hùng vidi dejansko številko za vsako vrsto torte.
- Stroški se samodejno vpišejo v računovodske knjige (COGM) — končni izdelki se v skladišče vnesejo po teh stroških, kar je zabeleženo neposredno v glavno knjigo, zato je poročilo o dobičku in izgubah natančno, brez končnih izdelkov "0 evrov".
- Načrtovanje nakupov in proizvodnje (MRP) — sistem primerja zaloge s sprejetimi naročili strank in zahtevanimi zalogami, predlaga, katere surovine je treba dodatno kupiti in koliko dodatnih izdelkov je treba izdelati — tako da med proizvodnjo ne zmanjka sestavin, prav tako pa ne obremenjujete skladišča z mrtvim kapitalom.
Ko se naročila kopičijo, Anh Hùng želi vedeti tudi, ali bo pravočasno dobavil — in zdaj ima odgovor. Z Ganttovim diagramom so serije razvrščene glede na zmogljivost pečice in število delavcev, pri čemer je upoštevan tudi čas prehoda med dvema vrstama peciva, zato obljubi dejanske datume dobave namesto ugibanj. Z enim klikom na Današnji / 3 dnevi / Teden vidite natančno fazo, ki jo želite pregledati.
Và ngay giữa ca, anh không còn phải chạy xuống bếp hỏi tay. Trên một zaslon na dotik, ki je nameščen pri vsaki ekipi, zaposleni odpre nalogo svoje ekipe, pritisne Začni, ko konča, pritisne Dokončaj in vpiše število izdelanih in pokvarjenih na licu mesta – podatki so takoj v sistemu in se neposredno odražajo v stroških. Velik zaslon na steni (Andon plošča) mu omogoča, da v enem samem pogledu vidi celotno delavnico: katera ekipa dela, katera je prosta, kje je zastoj in splošna produktivnost. Če zmanjka sestavin ali pride do težav z pečico, zaposleni pritisne gumb in takoj prejmete obvestilo.
Ko se delavnica širi, ji ta isti nabor funkcij pomaga tudi pri sledljivosti: vsaki seriji dodelite številko serije, tako da lahko v nekaj minutah po povratni informaciji stranke o kakovosti sledite natančno seriji uporabljenih surovin (genealogija); in prejemate opozorila o poteku roka, da ne bi ostale surovine/končni izdelki, ki jim je potekel rok. Svetovalci vam predlagajo tudi varnostne ravni zalog in količine za proizvodnjo v razumljivem jeziku – poznate stroške, imate pravočasna naročila, upravljate delavnico v realnem času in sledite serijam, vse na enem mestu.
Celoten pregled funkcij si lahko ogledate v članku Upravljanje proizvodnje ali sledite navodilom za nastavitev proizvodnje po korakih za izdelavo BOM-ov, načrtovanje in upravljanje delavnice.
Rezultati, ki jih boste dosegli
- Prodajne cene z osnovo: natančno poznate stroške vsakega izdelka, cene določate z zagotovilom dobička, namesto da jih podvojite po občutku.
- Veste, kateri izdelki prinašajo dobiček in kateri izgubo: s pogledom na dejanske stroške se odločite za spodbujanje dobičkonosnih izdelkov in prekinjanje tistih, ki tiho povzročajo izgubo.
- Natančno poročanje o dobičku in izgubi: stroški se neposredno knjižijo v računovodske evidence, konec ročnega seštevanja in razlik med podatki iz različnih programov.
- Ni prekinitev dobave surovin, ni mrtvega kapitala v zalogah: načrtovanje glede na naročila strank in določene ravni zalog vam omogočajo pravilno naročanje, proizvodnjo in pravočasnost.
- Pravočasna naročila in delavnica v realnem času: Ganttov diagram načrtujte glede na zmogljivost, da zagotovite pravilen rok dobave; zasloni delavnice in Andon plošče takoj pokažejo, kako daleč napreduje proizvodna linija in kje je zastoj.
- Sledljivost: sledenje serijam + opozorila o poteku roka vam omogočajo hitro reševanje težav s kakovostjo in preprečujejo, da bi izdelki presegli rok uporabe.
- Enoten sistem: prodaja, skladišče, računovodstvo in proizvodnja uporabljajo iste podatke.
Pogosto zastavljena vprašanja
Moja delavnica je majhna, le nekaj izdelkov, ali je potreben takšen zaplet? Prav zaradi majhnosti je treba poznati dejanske stroške – majhna napaka pri vsakem izdelku, pomnožena s proizvodnjo, povzroči veliko izgubo. Za vsak izdelek morate enkrat vnesti recepturo in lahko vklopite zaslon delavnice v realnem času, ko se navadite na postopek.
Trenutno vodim recepture v Excelu, ali je prehod težaven? Ne. Naložite svojo datoteko Excel/CSV, umetna inteligenca samodejno uskladi stolpce, da jih pregledate in nato uvozite – prehod je hiter.
Ali se stroški samodejno vnesejo v finančna poročila? Da. Ko je proizvodni nalog zaključen, se knjižba stroškov končnega izdelka vnese v glavno knjigo, zato poročilo o dobičku in izgubi pravilno odraža dejanske rezultate – pravilno se zajemajo iz dejanskih podatkov iz vsake faze proizvodnje.
Ali morajo zaposleni v delavnici uporabljati računalnik? Računalnik ni potreben. Potreben je le tablični računalnik na dotik, nameščen pri vsaki ekipi: zaposleni samo dotaknejo, da začnejo, dokončajo in vnesejo število – preprosto kot uporaba telefona.
Če proizvajam po zalogah in hkrati po naročilih strank, kaj potem? Oboje. Izdelujete za prodajo ali ustvarite proizvodni nalog, ki se neposredno poveže z prodajnim naročilom za manjkajoči del.
