Giới Thiệu Tính Năng
Một đầu việc thật hiếm khi chỉ là một dòng "cần làm". "Chuẩn bị ra mắt sản phẩm" thực ra là mười việc nhỏ; "Chốt hợp đồng khách A" gồm gọi, gửi báo giá, hẹn ký. Với danh sách công việc phẳng, bạn hoặc nhồi tất cả vào một dòng rồi quên đã làm tới đâu, hoặc tạo hàng chục task rời rạc không biết cái nào thuộc cái nào. Việc trao đổi thì nằm rải rác ở chat và email, còn khi sếp hỏi "ai đang gánh nhiều việc nhất?", bạn chỉ đoán.
Điều đó kết thúc từ hôm nay.
Quản Lý Công Việc 2.0 gom tất cả về một nơi duy nhất: mỗi công việc có thể chia thành công việc con hai cấp với tiến độ tự cộng dồn, có checklist, bình luận và nhắc tên (@mention) đồng đội ngay trong việc, gắn được với Deal, Sản phẩm, Đơn hàng, Hóa đơn, và một tab Phân tích cho biết khối lượng công việc của từng người. Danh sách được thiết kế lại, tô màu theo trạng thái và hạn để nhìn là biết việc nào sắp trễ.
Vấn Đề Mà Doanh Nghiệp Đang Gặp
| Cách làm cũ | Hệ quả |
|---|---|
| Danh sách công việc phẳng, không chia nhỏ được | Đầu việc lớn thành một dòng mơ hồ, dễ quên chi tiết |
| Không biết một việc lớn đã xong bao nhiêu phần | Báo cáo tiến độ bằng cảm tính, sếp không nắm thực tế |
| Không thấy việc nào sắp đến hạn hay đã quá hạn | Nhớ deadline bằng trí nhớ, dễ để việc trễ mà không hay |
| Trao đổi công việc tản mát ở chat/email | Thông tin lạc mất, người liên quan không được báo |
| Không biết ai đang ôm nhiều việc | Phân bổ lệch, người quá tải mà quản lý không thấy |
Quản Lý Công Việc 2.0 biến công việc thành cây việc có cấu trúc, có màu cảnh báo hạn, có chỗ trao đổi, và có số liệu minh bạch — tất cả gắn chặt với dữ liệu kinh doanh của bạn.
Điểm Nổi Bật
1. Công việc con hai cấp + tiến độ tự cộng dồn
- Chia nhỏ đầu việc: tách một việc lớn thành các việc con (tối đa hai cấp), mỗi việc con có người phụ trách, hạn và trạng thái riêng.
- Tiến độ tự tính: hoàn thành các việc con, tiến độ việc cha tự cộng lên — không phải cập nhật % bằng tay.
- Nhìn là biết còn bao nhiêu: thanh tiến độ cho biết ngay việc lớn đã đi được bao xa.
2. Checklist ngay khi tạo việc
- Khai đầu mục từ đầu: thêm checklist các bước ngay lúc tạo task, không phải quay lại bổ sung.
- Không sót bước: mọi việc cần làm nằm gọn trong một chỗ và cũng góp vào tiến độ.
3. Hoàn thành do hệ thống ghi nhận chuẩn
- Thời điểm hoàn thành đáng tin: trạng thái và thời gian hoàn thành do máy chủ ghi nhận, không lấy theo đồng hồ máy cá nhân — số liệu nhất quán khi đối chiếu và báo cáo.
4. Gắn với Deal, Sản phẩm, Đơn hàng, Hóa đơn + Activity 360
- Liên kết đối tượng liên quan: gắn công việc với Deal, Sản phẩm, Đơn hàng, Hóa đơn để biết việc này phục vụ cơ hội/đơn nào.
- Activity 360: một dòng thời gian dễ đọc cho biết mọi diễn biến quanh công việc — ai làm gì, khi nào.
- Truy vết dễ: từ một deal hay đơn hàng, thấy ngay các việc liên quan và tình trạng của chúng.
5. Danh sách thiết kế lại — tô màu theo trạng thái & hạn + bảng "Hôm nay"
- Nhìn màu là biết trạng thái: Cần làm, Đang làm, Hoàn thành, Đã huỷ mỗi trạng thái một sắc thái nhẹ nhàng, dễ đọc.
- Cảnh báo hạn ngay trên dòng: việc sắp đến hạn tô hổ phách, việc quá hạn tô đỏ — nhìn danh sách là biết cần xử lý cái nào trước.
- Bảng "Hôm nay": ngay đầu trang gom sẵn "quá hạn · đến hạn hôm nay · sắp đến hạn · ưu tiên cao · việc của tôi", bấm vào là nhảy tới đúng danh sách đã lọc.
💡 Cần một kế hoạch ưu tiên trong ngày? Bấm "AI gợi ý" để trợ lý sắp xếp thứ tự việc nên làm trước cho bạn (tính năng dùng credit).
6. Bình luận trong công việc + nhắc tên (@mention) đồng đội
- Trao đổi ngay trong việc: mọi thảo luận nằm cạnh chính công việc đó, không lạc ở chat/email.
- Nhắc tên đồng đội (@mention): gõ
@chọn người trong nhóm; tên được nhắc hiển thị màu xanh dễ thấy, và người đó nhận ngay thông báo trong ứng dụng. - Thêm email khi cần: bật tuỳ chọn gửi email cho người được nhắc để kéo cả người đang offline vào cuộc.
7. Bảng phân tích công việc — khối lượng theo từng người
- Tổng quan tức thì: tổng việc, đang làm, hoàn thành, quá hạn, tỉ lệ hoàn thành và tỉ lệ đúng hạn — kèm so sánh với kỳ trước.
- Khối lượng theo từng người: biểu đồ cho thấy ai đang ôm nhiều việc, ai còn trống — phân bổ lại kịp thời.
- Bấm vào một người: xem sâu người đó đang làm gì trên các công việc.
8. Người duyệt & Người báo cáo — nay hỗ trợ nhiều người duyệt, kèm Thời gian bắt đầu & Người liên quan
- Nhiều Người duyệt (Reviewers): gán một hoặc nhiều người duyệt cho việc cần qua nhiều bước phê duyệt.
- Người báo cáo (Reporter): người tạo/theo dõi việc để nắm kết quả cuối.
- Thời gian bắt đầu & Người liên quan: đặt mốc bắt đầu và thêm danh sách người liên quan để họ theo dõi tiến triển.
9. Đính kèm từ Thư viện & chèn liên kết nội bộ
- Đính kèm từ Thư viện (Media Library): chọn tệp/ảnh sẵn có của cả workspace, không phải tải lên lại từ máy.
- Chèn liên kết nội bộ: gắn nhanh liên kết tới website, landing page hay bài viết của workspace — không phải dán URL thủ công.
10. Tự động hoá công việc — giao việc, đổi trạng thái, hoàn thành, nhắc tên qua email
- Tự giao việc: quy trình tự tạo/giao công việc cho đúng người khi có sự kiện (deal chuyển giai đoạn, đơn mới…).
- Báo khi đổi trạng thái / hoàn thành: tự thông báo cho người liên quan khi việc chuyển trạng thái hoặc hoàn thành.
- Email khi được nhắc tên: bật để người được @mention nhận thêm email — bật/tắt gọn trong tab Tự động hoá của Công việc.
- Các kịch bản này nằm trong Kho Tự Động Hoá (xem bài Tự động hoá).
Lợi Ích Cho Doanh Nghiệp
| Tính năng | Lợi ích thực tế cho bạn |
|---|---|
| Công việc con + tiến độ tự cộng | Việc lớn được chia rõ, tiến độ minh bạch, không cần cập nhật tay |
| Danh sách tô màu + bảng "Hôm nay" | Nhìn là biết việc sắp/quá hạn, bắt đầu ngày làm việc đúng trọng tâm |
| Bình luận + nhắc tên (@mention) | Trao đổi gọn trong việc, đúng người được báo — không lạc thông tin |
| Bảng phân tích theo từng người | Thấy ai quá tải, phân bổ lại kịp thời |
| Nhiều Người duyệt / Người báo cáo | Trách nhiệm rõ, có nhiều bước phê duyệt khi cần |
| Đính kèm từ Thư viện + liên kết nội bộ | Dùng lại tài nguyên của workspace, không rời hệ thống |
| Gắn Deal/Sản phẩm/Đơn hàng/Hóa đơn + Activity 360 | Mọi công việc gắn với dữ liệu kinh doanh, dễ truy vết |
| Tự động hoá công việc | Việc không rơi, giảm nhắc nhở thủ công |
Phù Hợp Với Ai?
- Đội sales quản lý nhiều việc quanh mỗi deal (gọi, báo giá, hẹn ký).
- Đội vận hành / dự án cần chia nhỏ đầu việc lớn, trao đổi ngay trong việc và theo dõi tiến độ thật.
- Quản lý cần thấy khối lượng theo từng người và báo cáo tiến độ chính xác thay vì hỏi từng người.
Bắt Đầu Như Thế Nào?
Vào CRM → Tasks (Công việc), tạo một công việc, thêm checklist và các công việc con, gắn nó với Deal/Đơn hàng liên quan, rồi thử bình luận nhắc tên một đồng đội và mở tab Phân tích. Xem hướng dẫn Quản Lý Công Việc 2.0 từng bước để làm theo, và tham khảo thêm Tự động hoá để việc tự chạy.
Dùng thử miễn phí — không cần thẻ tín dụng.
