Predstavitev funkcij
Naloga je redko le ena sama vrstica z "opravili". "Priprava na lansiranje izdelka" je pravzaprav deset manjših nalog; "Sklenitev posla s stranko A" vključuje klic, pošiljanje ponudb in načrtovanje podpisa. Z ravnim seznamom opravil bodisi vse stlačite v eno vrstico in pozabite, kje ste končali, bodisi ustvarite na ducate nepovezanih nalog brez jasnega namena. Komunikacija je razpršena po klepetih in e-pošti, in ko vaš šef vpraša "kdo opravi največ dela?", samo ugibate.
To se danes konča.
Upravljanje opravil 2.0 združuje vse na enem mestu : vsako opravilo je mogoče razdeliti na dvostopenjske podopravila z avtomatskim zbiranjem napredka, vključuje kontrolne sezname , komentarje in opomnike (@omemba) za sodelavce neposredno znotraj opravila , je mogoče ga povezati s posli, izdelki, naročili, računi in ima zavihek Analitika, ki prikazuje delovno obremenitev vsake osebe. Seznam je preoblikovan in barvno kodiran glede na stanje in rok, tako da lahko preprosto vidite, katera opravila bodo kmalu zapadla.
Težave, s katerimi se soočajo podjetja
Ploski seznam opravil, ki ga ni mogoče razčleniti – Velike naloge so navedene kot ena nejasna vrstica, zaradi česar je enostavno pozabiti podrobnosti.
Nepoznavanje obsega opravljene pomembne naloge – poročila o napredku temeljijo na intuiciji, šef nima razumevanja realnosti.
Nobena naloga se ne bliža ali presega roka – Če si roke zapomnite iz spomina, lahko naloge zlahka zamudite, ne da bi se tega zavedali.
Komunikacija, povezana z delom, je razpršena po klepetu/e-pošti – informacije se izgubijo in vpleteni niso obveščeni.
Ni jasno, kdo prevzema preveč dela – neenakomerna razporeditev, ljudje so preobremenjeni, vodstvo pa tega ne opazi.
Upravljanje opravil 2.0 preoblikuje opravila v strukturirano drevo opravil z barvno kodiranimi opozorili o rokih, komunikacijskim prostorom in preglednimi metrikami – vse tesno povezano z vašimi poslovnimi podatki.
Poudarki
1. Podnaloge na dveh ravneh + napredek se samodejno kopiči.
- Razčlenitev nalog : veliko nalogo razdelite na manjše podnaloge (do dveh ravni), pri čemer ima vsaka svojega odgovornega, rok in status.
- Samodejno sledenje napredku : ko so podnaloge dokončane, se napredek nadrejene naloge samodejno sešteje – ni treba ročno posodabljati odstotka.
- Koliko je še ostalo, lahko ugotovite že s pogledom : vrstica napredka takoj pokaže, kako daleč je večji projekt napredoval.
2. Kontrolni seznam pri ustvarjanju naloge.
- Začnite z jasnim začetkom : kontrolni seznam korakov dodajte takoj ob ustvarjanju naloge, da se vam kasneje ne bo treba vračati in jih dodajati.
- Ni zamujenih korakov : vse, kar je treba narediti, je lepo organizirano na enem mestu, kar prispeva k napredku.
3. Dokončano zaradi standardizacije sistema.
- Zanesljiv čas dokončanja : stanje in čas dokončanja beleži strežnik, ne pa se vzameta iz ure osebnega računalnika – dosledni podatki za primerjavo in poročanje.
4. Povezava do ponudb, izdelkov, naročil, računov + Activity 360
- Povezovanje ustreznih objektov : povežite opravilo s poslom, izdelkom, naročilom ali računom, da boste razumeli, kateri priložnosti/naročilu služi.
- Aktivnost 360 : lahko berljiva časovnica, ki prikazuje vse, kar se dogaja v zvezi z delom – kdo kaj počne in kdaj.
- Enostavno sledenje : iz posla ali naročila lahko takoj vidite povezane naloge in njihov status.
5. Prenovljen seznam – barvno kodiran po stanju in roku + tabela »Danes«
- Barve označujejo stanje : Opravilo, V teku, Dokončano, Preklicano – vsako stanje ima subtilen, lahko berljiv ton.
- Opozorila o rokih so prikazana neposredno v vrstici : prihajajoči roki so označeni z rumeno barvo, zapadli roki pa z rdečo – pogled na seznam vam pove, katerega je treba najprej obravnavati.
- Tabela »Danes« na vrhu strani vključuje vnaprej filtrirane možnosti, kot so »Zamuda · Zapade danes · Kmalu zapade · Visoka prioriteta · Moja opravila«, s klikom nanjo pa boste preusmerjeni neposredno na filtrirani seznam.
💡 Potrebujete načrt za dan po prioritetah? Kliknite »Predlogi umetne inteligence« , da vam asistent uredi vrstni red opravil (funkcija uporablja kredite).
6. Komentirajte zadeve, povezane z delom + omenite (@omenite) soigralce.
- Komunikacija naj bo osredotočena neposredno na trenutno nalogo : vse razprave naj potekajo vzporedno s samim delom, ne pa da se umaknejo v klepet/e-pošto.
- Omenite ime soigralca (@omemba) : vnesite
@in izberite soigralca; omenjeno ime bo prikazano v svetlo modri barvi in ta oseba bo takoj prejela obvestilo v aplikaciji . - Po potrebi dodajte e-poštne naslove : omogočite možnost pošiljanja opomnikov po e-pošti , da vključite tudi tiste, ki niso na spletu.
7. Tabela razčlenitve delovnih mest – delovna obremenitev po osebah
- Takojšen pregled : skupno število nalog, nalog v teku, opravljenih, zamujenih, stopnja dokončanja in stopnja pravočasnosti – s primerjavami s prejšnjim obdobjem.
- Delovna obremenitev po osebah : grafikon prikazuje, kdo je preobremenjen z delom in kdo ima prosti čas – ustrezno prerazporedite naloge.
- Kliknite na osebo : podrobno si oglejte, kaj ta oseba počne pri različnih nalogah.
8. Pregledovalci in poročevalci – zdaj podpira več pregledovalcev, z možnostjo Čas začetka in Sorodne osebe
- Več pregledovalcev : Dodelite enega ali več pregledovalcev nalogi, ki zahteva več korakov odobritve.
- Poročevalec : oseba, ki ustvari/spremlja nalogo za sledenje končnemu rezultatu.
- Začetni čas in deležniki : Določite izhodišče in dodajte seznam deležnikov , da bodo lahko spremljali napredek.
9. Priložite iz knjižnice in vstavite notranje povezave
- Priloži iz medijske knjižnice : izberite obstoječe datoteke/slike iz celotnega delovnega prostora, ni jih treba ponovno nalagati iz računalnika.
- Vstavljanje notranjih povezav : hitro pripnite povezave na svoje spletno mesto, ciljno stran ali objavo v delovnem prostoru – URL-jev ni treba ročno prilepiti.
10. Avtomatizirajte opravila – dodeljujte opravila, spreminjajte stanje, dokončajte jih, pošljite opomnike po e-pošti.
- Samododeljevanje : postopek samodejnega ustvarjanja/dodeljevanja nalog pravim ljudem, ko se zgodi dogodek (prehod posla, novo naročilo itd.).
- Obvestilo o spremembi statusa/zaključku : Samodejno obvesti ustrezne stranke, ko pride do spremembe statusa ali zaključka.
- E-pošta ob omembah : Omogočite to možnost, da osebe, omenjene v @omembi, prejmejo dodatna e-poštna sporočila – vklopite/izklopite jo na zavihku Avtomatizacija opravila.
- Ti scenariji se nahajajo v repozitoriju avtomatizacije (glejte članek Avtomatizacija).
Prednosti za podjetja
Podnaloge + samodejno sledenje napredku – Glavne naloge so jasno razdeljene, napredek je pregleden, ročne posodobitve niso potrebne.
Barvno označeni seznami opravil + tabla »Danes« – Takoj si oglejte prihajajoča/zamujena opravila in začnite delovni dan po načrtih.
Komentar + omemba (@omemba) – Naj bo izmenjava jedrnata, obvestite pravo osebo – brez dezinformacij
Analiza individualne uspešnosti – Ugotovite, kdo je preobremenjen, in pravočasno prerazporedite vire.
Več pregledovalcev/poročevalcev – jasne odgovornosti, več korakov odobritve, kadar je to potrebno.
Priloženo iz knjižnice + notranja povezava – Ponovno uporabite vire delovnega prostora, ne zapustite sistema.
Priložite posle/izdelke/naročila/račune + Activity 360 – Vse naloge so povezane s poslovnimi podatki, zaradi česar so enostavno sledljive.
Avtomatizirajte naloge – Nič več zapuščenih nalog, zmanjšajte število ročnih opomnikov.
Za koga je primerno?
- Prodajna ekipa upravlja številne naloge v zvezi z vsakim poslom (klici, ponudbe, podpisovanje dogovorov).
- Operativna/projektna ekipa mora velike naloge razdeliti na manjše, med izvajanjem naloge takoj komunicirati in natančno spremljati napredek.
- Vodje morajo videti delovno obremenitev vsake osebe in poročati o natančnem napredku, namesto da bi vsako osebo spraševali posebej.
Kako naj začnem?
Pojdite v CRM → Naloge , ustvarite nalogo, dodajte kontrolne sezname in podnaloge, jo povežite z ustreznim poslom/naročilom, nato poskusite komentirati in omeniti soigralca ter odprite zavihek Analitika . Za več informacij o samodejnem izvajanju nalog glejte vodnik po korakih za Upravljanje nalog 2.0 in glejte Avtomatizacija .
Preizkusite brezplačno – kreditna kartica ni potrebna.
