Funktionsintroduktion
En uppgift är sällan bara en enda "att göra"-post. "Förbered produktlansering" är faktiskt tio små uppgifter; "Stäng avtal med kund A" involverar samtal, skicka offert, boka möte för signering. Med en platt uppgiftslista kan du antingen klämma in allt på en enda rad och sedan glömma var du är, eller skapa tiotals separata uppgifter utan att veta vilken som hör till vilken. Kommunikation sprids över chatt och e-post, och när chefen frågar "vem har mest att göra?", kan du bara gissa.
Det tar slut idag.
Uppgiftshantering 2.0 samlar allt på en enda plats: varje uppgift kan delas upp i underuppgifter på två nivåer med automatisk framstegsberäkning, har checklista, kommentarer och @nämnanden av kollegor direkt i uppgiften, kan kopplas till affärer, produkter, beställningar, fakturor, och en Analys-flik som visar arbetsbelastningen per person. Listan har omarbetats, färgad efter status och deadline så att du direkt ser vilka uppgifter som är på väg att bli försenade.
Problem som företag står inför
| Gammalt arbetssätt | Konsekvenser |
|---|---|
| Platt uppgiftslista, kan inte delas upp | Stora uppgifter blir vaga rader, lätt att glömma detaljer |
| Vet inte hur mycket av en stor uppgift som är klar | Framstegsrapportering baserad på magkänsla, chef har inte koll på verkligheten |
| Ser inte vilka uppgifter som närmar sig eller har passerat deadline | Deadlines hålls i minnet, lätt att missa deadlines utan att märka det |
| Kommunikation om uppgifter spridd i chatt/e-post | Information tappas bort, berörda personer meddelas inte |
| Vet inte vem som har för många uppgifter | Ojämn fördelning, överbelastade personer men ledningen ser det inte |
Uppgiftshantering 2.0 förvandlar uppgifter till ett strukturerat uppgiftsträd, med färgvarningssystem för deadlines, en plats för kommunikation och transparenta siffror – allt kopplat till dina affärsdata.
Höjdpunkter
1. Underuppgifter på två nivåer + automatisk framstegsberäkning
- Dela upp uppgifter: Dela upp en stor uppgift i underuppgifter (upp till två nivåer), där varje underuppgift har en tilldelad person, deadline och egen status.
- Automatisk framstegsberäkning: När underuppgifter slutförs ackumuleras framsteget för huvuduppgiften automatiskt – ingen manuell uppdatering av procent krävs.
- Ser direkt hur mycket som är kvar: Framstegsindikatorn visar omedelbart hur långt den stora uppgiften har kommit.
2. Checklista vid skapande av uppgift
- Definiera delmoment från början: Lägg till en checklista med steg omedelbart när du skapar en uppgift, ingen återgång krävs för att komplettera.
- Inga steg missas: Alla nödvändiga steg finns samlade på ett ställe och bidrar även till framsteget.
3. Slutförande bekräftas av systemet
- Tillförlitlig tidpunkt för slutförande: Status och tidpunkt för slutförande registreras av servern, inte baserat på enskilda datorers klockor – konsekventa data vid jämförelse och rapportering.
4. Koppling till affärer, produkter, beställningar, fakturor + aktivitetsöversikt 360
- Länka relaterade objekt: Koppla uppgifter till affärer, produkter, beställningar, fakturor för att se vilken affärsmöjlighet/order uppgiften tjänar.
- Aktivitetsöversikt 360: En lättläst tidslinje som visar alla händelser kring uppgiften – vem som gjorde vad, och när.
- Enkel spårning: Från en affär eller beställning, se omedelbart alla relaterade uppgifter och deras status.
5. Omarbetad uppgiftslista — färger efter status & deadline + "Idag"-vy
- Färger anger status: Att göra, Pågående, Klar, Avbruten – varje status har en mjuk, lättläst nyans.
- Deadlinevarning direkt i raden: uppgifter som närmar sig deadline är bärnstensfärgade, uppgifter som missat deadline är röda — se direkt i listan vilka som behöver åtgärdas först.
- "Idag"-vy: Högst upp samlas "Försenade · Deadline idag · Närmar sig deadline · Hög prioritet · Mina uppgifter", klicka för att hoppa till rätt filtrerad lista.
💡 Behöver du en daglig prioriteringsplan? Klicka på "Vem föreslår" så hjälper assistenten dig att rangordna uppgifterna för vad som bör göras först (funktion som använder krediter).
6. Kommentarer i uppgiften + @nämnanden av kollegor
- Diskutera direkt i uppgiften: all diskussion sker bredvid själva uppgiften, inte spridd i chatt/e-post.
- @nämn kollegor: skriv
@och välj en person i teamet; det nämnda namnet visas i grönt för att vara lätt att se, och personen får omedelbart en avisering i appen. - Lägg till e-post vid behov: aktivera alternativet skicka e-post till den nämnda personen för att även inkludera personer som är offline.
7. Uppgiftsanalys — arbetsbelastning per person
- Omedelbar översikt: totalt antal uppgifter, pågående, slutförda, försenade, slutförandegrad och andel i tid — inklusive jämförelse med föregående period.
- Arbetsbelastning per person: diagram som visar vem som har mest att göra, vem som har ledig kapacitet — för tidig omfördelning.
- Klicka på en person: se djupare vad personen arbetar med i olika uppgifter.
8. Godkännare & Rapporterare — stöder nu flera godkännare, med startdatum & berörda personer
- Flera godkännare (Reviewers): tilldela en eller flera godkännare för uppgifter som kräver flera godkännandesteg.
- Rapporterare (Reporter): personen som skapar/övervakar uppgiften för att följa slutresultatet.
- Startdatum & Berörda personer: sätt en startpunkt och lägg till en lista över berörda personer så att de kan följa framstegen.
9. Bifoga från bibliotek & infoga interna länkar
- Bifoga från bibliotek (Media Library): välj befintliga filer/bilder från hela arbetsytan, ingen ny uppladdning från datorn behövs.
- Infoga interna länkar: snabbt koppla länkar till arbetsytans webbplatser, landningssidor eller inlägg — ingen manuell inklistring av URL krävs.
10. Automatisering av uppgifter — tilldela, ändra status, slutföra, @nämn via e-post
- Automatisk tilldelning: process som automatiskt skapar/tilldelar uppgifter till rätt person vid en viss händelse (affär i ny fas, ny order...).
- Avisera vid statusändring / slutförande: automatiskt meddela berörda personer när en uppgift byter status eller slutförs.
- E-post vid @nämnande: aktivera för att personen som @nämns även får e-post — enkel aktivering/inaktivering i uppgiftens automatiseringsflik.
- Dessa scenarier finns i Automationskatalogen (se inlägget Automatisering).
Fördelar för företaget
| Funktion | Reell nytta för dig |
|---|---|
| Underuppgifter + automatisk framstegsberäkning | Stora uppgifter tydligt uppdelade, transparenta framsteg, ingen manuell uppdatering behövs |
| Färgkodad lista + "Idag"-vy | Ser direkt uppgifter som närmar sig/missat deadline, börjar arbetsdagen fokuserat |
| Kommentarer + @nämnanden | Smidig kommunikation i uppgiften, rätt personer meddelas — ingen information går förlorad |
| Analys per person | Ser vem som är överbelastad, kan omfördela i tid |
| Flera Godkännare / Rapporterare | Tydligt ansvar, möjlighet till flera godkännandesteg vid behov |
| Bifoga från bibliotek + interna länkar | Återanvänd arbetsytans resurser, stanna inom systemet |
| Koppling till affärer/produkter/beställningar/fakturor + aktivitetsöversikt 360 | Alla uppgifter kopplade till affärsdata, lätt att spåra |
| Automatisering av uppgifter | Inga uppgifter faller mellan stolarna, minskar manuella påminnelser |
Vem passar det för?
- Säljteam som hanterar många uppgifter kring varje affär (samtal, offerter, möten för signering).
- Drift/projektteam som behöver dela upp stora uppgifter, kommunicera direkt i uppgiften och följa verkliga framsteg.
- Chefer som behöver se arbetsbelastning per person och få exakta framstegsrapporter istället för att fråga varje person.
Hur kommer man igång?
Gå till CRM → Tasks (Uppgifter), skapa en uppgift, lägg till en checklista och underuppgifter, koppla den till relevanta affärer/beställningar, och prova sedan att kommentera och @nämn en kollega samt öppna Analys-fliken. Se guiden för Uppgiftshantering 2.0 steg för steg för att följa med, och läs mer om Automatisering för att få uppgifterna att köras automatiskt.
Gratis provperiod — inget kreditkort krävs.
