ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์: ควรออกเมื่อใด และวิธีการจัดการกับข้อผิดพลาด

คุณจะได้เรียนรู้

✅ การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เป็นสิ่งจำเป็นเมื่อใด?
✅ ใบแจ้งหนี้ประเภทใดที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจเจ้าของคนเดียว?
✅ สิทธิและหน้าที่ของผู้ขายและผู้ซื้อ
✅ วิธีจัดการกับข้อผิดพลาดในการออกใบแจ้งหนี้
✅ การแยกความแตกต่างระหว่างใบแจ้งหนี้ทดแทนและใบแจ้งหนี้ปรับปรุง

1. เมื่อใดจึงจำเป็นต้องออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์?

ข้อบังคับเกี่ยวกับการใช้ใบแจ้งหนี้

รายได้ประจำปี	ขอใบแจ้งหนี้
≤ 500 ล้าน	ไม่จำเป็น
> 500 ล้าน - 1 พันล้าน	ไม่บังคับ แต่แนะนำให้ทำ
> 1 พันล้าน	การใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ เป็นข้อบังคับ

ประเภทใบแจ้งหนี้สำหรับธุรกิจในครัวเรือน

ธุรกิจในครัวเรือนได้รับอนุญาตให้ใช้เฉพาะ ใบกำกับภาษีขาย เท่านั้น (ไม่ใช่ใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่ม)

มีสองประเภท:

ใบแจ้งหนี้การขายอิเล็กทรอนิกส์แบบมาตรฐาน - แบบที่พบได้บ่อยที่สุด
ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่สร้างจากเครื่องคิดเงิน - สำหรับร้านค้าปลีก

บันทึก

ธุรกิจในครัวเรือน ไม่ได้รับอนุญาตให้ใช้ ใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT invoice) ใบกำกับภาษีประเภทนี้ใช้สำหรับธุรกิจที่ใช้วิธีการหักภาษีเท่านั้น

2. สิทธิและหน้าที่เมื่อออกใบแจ้งหนี้

ภาระผูกพันของผู้ขาย (ครัวเรือนประกอบธุรกิจ)

✅ จัดเตรียมและออกใบแจ้งหนี้ที่ครบถ้วนและถูกต้องให้แก่ผู้ซื้อ
✅ จัดการใบแจ้งหนี้ให้เป็นไปตามระเบียบข้อบังคับ
✅ รับผิดชอบความถูกต้องของใบแจ้งหนี้

สิทธิและหน้าที่ของผู้ซื้อ

สิทธิ์:

ขอให้ผู้ขายออกใบแจ้งหนี้ให้
โปรดใช้ใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องตามกฎหมายตามที่ข้อบังคับกำหนด
หากใบแจ้งหนี้ไม่ถูกต้อง ให้ยื่นเรื่องร้องเรียน

ภาระผูกพัน:

ใช้ใบแจ้งหนี้ตามวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้
ให้ข้อมูลแก่หน่วยงานที่เกี่ยวข้องเมื่อได้รับการร้องขอ

💡 จุดสำคัญ

ผู้ซื้อมีสิทธิ์ที่จะไม่ขอใบแจ้งหนี้ พระราชกฤษฎีกาไม่ได้กำหนดให้ผู้ซื้อต้องให้ข้อมูลใดๆ เพื่อขอรับใบแจ้งหนี้

อย่างไรก็ตาม ควรสนับสนุนให้ลูกค้าขอใบเสร็จรับเงิน โดย:

คะแนนสะสม
รับส่วนลดสำหรับการซื้อครั้งต่อไป
ร่วมสนุกในกิจกรรมจับฉลากชิงรางวัล

เหตุผล: ใบเสร็จรับเงินใช้เป็นหลักฐานให้ลูกค้าใช้ในการเรียกร้องการรับประกัน การเปลี่ยนสินค้า หรือการร้องเรียนหากมีปัญหาใดๆ เกิดขึ้น

3. ข้อมูลที่ต้องระบุในใบแจ้งหนี้

เมื่อผู้ซื้อให้ข้อมูล

ใบแจ้งหนี้จะต้องมีข้อมูลต่อไปนี้ครบถ้วน:

ชื่อผู้ซื้อ (หรือชื่อนิติบุคคล)
หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี (หากเป็นธุรกิจ/กิจการครัวเรือน)
ที่อยู่
ชื่อสินค้า/บริการ
จำนวน, ราคาต่อหน่วย, ยอดรวม

เมื่อผู้ซื้อไม่ให้ข้อมูล

หากขายให้กับผู้บริโภครายบุคคลที่ไม่ขอใบแจ้งหนี้:

ยังคงต้องออกใบแจ้งหนี้ (สำหรับครัวเรือนที่ต้องใช้ใบแจ้งหนี้)
ในส่วนข้อมูลผู้ซื้อ อาจระบุว่า "ผู้ซื้อไม่ได้ขอใบแจ้งหนี้" หรือ "ผู้ซื้อไม่ได้แจ้งชื่อ ที่อยู่ หรือหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี"

⚠️ หมายเหตุสำคัญ

หากขายสินค้าให้กับ ธุรกิจอื่นหรือธุรกิจในครัวเรือน (ซึ่งใช้ใบแจ้งหนี้ในการยื่นภาษี) จำเป็นอย่างยิ่ง ที่จะต้องระบุข้อมูลของผู้ซื้อให้ครบถ้วนในใบแจ้งหนี้

4. การจัดการกับใบแจ้งหนี้ที่ผิดพลาด

เมื่อใดจึงจำเป็นต้องเข้ารับการรักษา?

ชื่อ ที่อยู่ และหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ซื้อไม่ถูกต้อง
ชื่อสินค้า/บริการไม่ถูกต้อง
ปริมาณ ราคาต่อหน่วย หรือยอดรวมไม่ถูกต้อง
สินค้าหมดสต็อกแล้ว

มีสองวิธีในการจัดการเรื่องนี้

วิธีรับมือ	ควรใช้เมื่อใด
ใบแจ้งหนี้ฉบับใหม่	มีข้อผิดพลาดมากมาย แก้ไขได้ยาก
ใบแจ้งหนี้ปรับปรุง	ความผิดพลาดเล็กน้อยเพียงหนึ่งหรือสองอย่าง (ปริมาณ ราคาต่อหน่วย)

⚠️ หลักการบังคับ

ต้องได้รับความเห็นชอบจากผู้ซื้อ ก่อนทำการเปลี่ยนหรือปรับเปลี่ยนใดๆ ห้ามดำเนินการใดๆ โดยไม่ได้รับความยินยอมจากผู้ซื้อ

5. ใบแจ้งหนี้ฉบับใหม่

ควรใช้เมื่อใด?

ใบแจ้งหนี้ฉบับเดิมมี ข้อผิดพลาดหลายจุด ทำให้ยากที่จะแก้ไขแต่ละข้อผิดพลาดทีละรายการ
สินค้าหนึ่งรายการหายไปโดยสิ้นเชิง (ไม่สามารถแก้ไขได้เนื่องจากสินค้าดังกล่าวไม่ได้ระบุไว้ในใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ)
พบข้อผิดพลาด ก่อนยื่นภาษี (ควรใช้วิธีที่ง่ายกว่า)
ผู้ซื้อและผู้ขาย ตกลงที่จะ จัดหาผู้มาทดแทน

วิธีการสร้างใบแจ้งหนี้ฉบับใหม่

ติดต่อผู้ซื้อและตกลงหาทางเลือกอื่น
จัดทำข้อตกลงเป็นลายลักษณ์อักษร (ถ้าจำเป็น)
ในโปรแกรมออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ ให้เลือก "สร้างใบแจ้งหนี้ฉบับใหม่"
ระบบจะบันทึกข้อความต่อไปนี้โดยอัตโนมัติ: "เอกสารทดแทนสำหรับใบแจ้งหนี้ฉบับที่... สัญลักษณ์... หมายเลข... วันที่..."
กรุณาป้อนข้อมูลทั้งหมดใหม่อีกครั้ง ให้ถูกต้อง
ลงลายเซ็นดิจิทัลและส่งให้ผู้ซื้อ

ตัวอย่าง

ใบแจ้งหนี้ฉบับจริง (เลขที่ 0001 ลงวันที่ 15 มีนาคม):

สินค้า	ปริมาณ	ราคาต่อหน่วย	จำนวนเงินทั้งหมด
ผลิตภัณฑ์ C	100	2,000,000	200,000,000
ผลิตภัณฑ์ D	200	1,000,000	200,000,000
ทั้งหมด			400,000,000

ตรวจพบข้อผิดพลาด: ราคาต่อหน่วยที่ถูกต้องสำหรับผลิตภัณฑ์ D ควรเป็น 900,000 (ไม่ใช่ 1,000,000)

ใบแจ้งหนี้ฉบับใหม่ (เลขที่ 0005 ลงวันที่ 20 มีนาคม):

 สินค้า "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số 01BH Ký hiệu AA/22E Số 0001 Ngày 15/3/2026"

	ปริมาณ	ราคาต่อหน่วย	จำนวนเงินทั้งหมด
ผลิตภัณฑ์ C	100	2,000,000	200,000,000
ผลิตภัณฑ์ D	200	900,000	180,000,000
ทั้งหมด			380,000,000

หลักการสำคัญของการออกใบแจ้งหนี้ทดแทน

ใบแจ้งหนี้ฉบับเดิมนั้น หมดอายุแล้ว
การยื่นภาษีจะอิงตามข้อมูลจาก ใบแจ้งหนี้ทดแทน
การคำนวณภาษียังคงยึดตาม วันที่ในใบแจ้งหนี้ฉบับเดิม (ตัวอย่างเช่น ใบแจ้งหนี้ฉบับเดิมออกในไตรมาสที่ 1 ใบแจ้งหนี้ฉบับใหม่ส่งมาในไตรมาสที่ 2 → ยังคงบันทึกในไตรมาสที่ 1)

6. ใบแจ้งหนี้ปรับปรุงแก้ไข

ควรใช้เมื่อใด?

ข้อผิดพลาด ง่ายๆ (1-2 รายการ): จำนวน, ราคาต่อหน่วย
พบข้อผิดพลาด หลังการยื่นภาษี
ทั้งผู้ซื้อและผู้ขาย ตกลง ที่จะทำการปรับเปลี่ยน

วิธีการสร้างใบแจ้งหนี้ปรับปรุง

ติดต่อผู้ซื้อและตกลงแผนที่แก้ไขแล้ว
ในโปรแกรมออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ ให้เลือก "สร้างใบแจ้งหนี้ปรับปรุง"
ระบบจะบันทึกข้อความต่อไปนี้โดยอัตโนมัติ: "การปรับปรุงใบแจ้งหนี้ เลขที่แบบฟอร์ม.... สัญลักษณ์... หมายเลข... วันที่..."
บันทึกเฉพาะ ส่วนต่าง (เพิ่มขึ้นหรือลดลง) เท่านั้น
ลงลายเซ็นดิจิทัลและส่งให้ผู้ซื้อ

 ### Nguyên tắc của hóa đơn điều chỉnh 1. Hóa đơn gốc **vẫn có giá trị** 2. Số liệu kê khai = Hóa đơn gốc ± Hóa đơn điều chỉnh 3. Cần lập tờ khai bổ sung nếu điều chỉnh làm thay đổi số thuế --- ## 7. So sánh thay thế và điều chỉnh | Tiêu chí | Hóa đơn thay thế | Hóa đơn điều chỉnh | |----------|------------------|-------------------| | Hóa đơn gốc | Không còn giá trị | Vẫn có giá trị | | Nội dung | Ghi lại toàn bộ thông tin đúng | Chỉ ghi phần chênh lệch | | Phù hợp khi | Sai nhiều chỗ, thiếu mặt hàng | Sai 1-2 chỗ đơn giản | | Kê khai thuế | Theo số liệu hóa đơn thay thế | Gốc ± Điều chỉnh | --- ## 8. Câu hỏi thường gặp ### ❓ Xuất hóa đơn sai mà chưa gửi cho khách, xử lý thế nào? Nếu hóa đơn **chưa có mã của cơ quan thuế**: Hủy và lập lại. Nếu hóa đơn **đã có mã**: Phải lập thay thế hoặc điều chỉnh. ### ❓ Khách không muốn lấy hóa đơn, có phải xuất không? - Nếu doanh thu **bắt buộc** dùng hóa đơn (> 1 tỷ): Vẫn phải xuất, có thể để trống thông tin người mua - Nếu **không bắt buộc**: Không cần xuất ### ❓ Lập thay thế hay điều chỉnh, cái nào tốt hơn? Không có cái nào "tốt hơn", tùy tình huống: - Sai nhiều, phức tạp → **Thay thế** (dễ hiểu, rõ ràng) - Sai ít, đơn giản → **Điều chỉnh** (nhanh gọn) ### ❓ Có bị phạt khi xuất hóa đơn sai không? Nếu **tự phát hiện và xử lý** trước khi cơ quan thuế kiểm tra → Thường không bị phạt. Nếu cơ quan thuế phát hiện → Có thể bị phạt tùy mức độ vi phạm. --- ## Checklist: Xuất hóa đơn đúng cách ### Trước khi xuất - [ ] Xác nhận thông tin người mua (tên, MST, địa chỉ) - [ ] Kiểm tra tên hàng hóa/dịch vụ - [ ] Kiểm tra số lượng, đơn giá ### Sau khi xuất - [ ] Gửi hóa đơn cho người mua - [ ] Lưu trữ hóa đơn theo quy định ### Khi phát hiện sai - [ ] Liên hệ người mua ngay - [ ] Thỏa thuận phương án xử lý (thay thế/điều chỉnh) - [ ] Lập biên bản (nếu cần) - [ ] Xử lý trong phần mềm hóa đơn - [ ] Điều chỉnh tờ khai thuế (nếu ảnh hưởng đến số thuế) --- ## ⚠️ Sai lầm thường gặp 1. **Tự ý lập thay thế/điều chỉnh mà không thông báo người mua** → Người mua có thể từ chối nhận. 2. **Quên điều chỉnh tờ khai thuế** khi hóa đơn điều chỉnh làm thay đổi số thuế. 3. **Thiếu mặt hàng mà dùng hóa đơn điều chỉnh** → Sai! Phải dùng hóa đơn thay thế. 4. **Không lưu trữ biên bản thỏa thuận** → Khó giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra. --- ## Bài tiếp theo 👉 [Chi phí nào được trừ thuế khi kinh doanh?](05-chi-phi-duoc-tru-thue.md) - 7 loại chi phí được ghi nhận và cách tính đúng. --- > 💼 **GTG CRM** tích hợp với các nhà cung cấp hóa đơn điện tử, giúp bạn xuất hóa đơn trực tiếp từ đơn hàng chỉ với 1 click. [Tìm hiểu thêm →](https://gtgcrm.com)