Aprenderás

• ✅ ¿Cuándo es obligatorio emitir factura electrónica?
• ✅ ¿Qué tipo de factura es la adecuada para empresas unipersonales?
• ✅ Derechos y obligaciones del vendedor y del comprador
• ✅ Cómo gestionar errores en la emisión de facturas
• ✅ Diferenciar entre facturas de sustitución y facturas de ajuste

1. ¿Cuándo es necesario emitir facturas electrónicas?

Normativa sobre el uso de facturas

Tipo de factura para empresas domésticas

Las empresas domésticas solo pueden utilizar facturas de venta (no facturas con IVA).

Hay dos tipos:

• Factura electrónica de venta estándar - La más común
• Facturas de venta electrónicas generadas desde cajas registradoras - Para comercios minoristas

Nota

Las empresas domésticas NO pueden utilizar facturas con IVA. Este tipo de factura es solo para empresas que aplican el método de deducción.

2. Derechos y obligaciones al emitir facturas

Obligaciones del vendedor (hogar empresarial)

• ✅ Preparar y emitir facturas completas y precisas a los compradores.
• ✅ Gestionar facturas según normativa
• ✅ Responsable de la exactitud de la factura

Derechos y obligaciones del comprador

Derechos:

• Solicitar al vendedor que emita una factura.
• Utilice facturas legalmente válidas según lo exija la normativa.
• Presentar una reclamación si la factura es incorrecta.

Obligación:

• Utilice las facturas para el propósito previsto.
• Proporcionar información a las autoridades competentes cuando se le solicite.

💡 Punto clave

Los compradores tienen derecho a NO solicitar factura. El decreto no exige que los compradores proporcionen información para obtenerla.

Sin embargo, se debe alentar a los clientes a solicitar un recibo mediante:

• Puntos de recompensa
• Descuento en tu próxima compra.
• Participa en el programa de sorteos de premios.

Motivo: La factura sirve como comprobante para que los clientes puedan reclamar la garantía, un cambio o presentar una queja si hay algún problema.

3. Información obligatoria en las facturas

Cuando el comprador proporciona la información

La factura debe contener todo lo siguiente:

• Nombre del comprador (o nombre de la entidad)
• Número de identificación fiscal (si se trata de una empresa/negocio familiar)
• DIRECCIÓN
• Nombre de los productos/servicios
• Cantidad, precio unitario, importe total

Cuando el comprador NO proporciona información

Si vende a consumidores individuales que no solicitan factura:

• Todavía se deben emitir facturas (para los hogares obligados a utilizarlas).
• La sección de información del comprador podría indicar "El comprador no solicitó una factura" o "El comprador no proporcionó nombre, dirección o número de identificación fiscal".

⚠️ Nota importante

Si se vende a otra empresa o negocio familiar (que utiliza facturas para la declaración de impuestos), es OBLIGATORIO incluir la información completa del comprador en la factura.

4. Manejo de facturas erróneas

¿Cuándo es necesario el tratamiento?

• Nombre, dirección y número de identificación fiscal del comprador incorrectos.
• Nombre de producto/servicio incorrecto
• Cantidad, precio unitario o importe total incorrectos.
• Los artículos están agotados.

Dos formas de abordarlo.

⚠️ Principio obligatorio

Se requiere el acuerdo del comprador antes de realizar cualquier reemplazo o ajuste. No se podrá realizar ninguna acción sin su consentimiento.

5. Factura de reemplazo

¿Cuando debe utilizarse?

• La factura original tiene muchos errores , lo que hace difícil corregir cada uno de ellos individualmente.
• Falta un artículo por completo (no se puede ajustar porque el artículo no está en la factura original).
• Errores descubiertos antes de presentar la declaración de impuestos (se debe utilizar una alternativa más sencilla)
• El comprador y el vendedor acuerdan establecer un reemplazo.

Cómo crear una factura de reemplazo

1. Contacte con el comprador y acuerde una solución alternativa.
2. Preparar un acuerdo escrito (si es necesario).
3. En el software de facturación electrónica, seleccione “Crear una factura sustitutiva”.
4. El sistema registra automáticamente la siguiente línea: "Reemplazo de formulario de factura n.°... Símbolo... Número... Fecha..."
5. Vuelva a ingresar toda la información CORRECTAMENTE.
6. Firmar digitalmente y enviar al comprador.

Ejemplo

Factura original (número 0001, de fecha 15 de marzo):

Error detectado: El precio unitario correcto para el producto D debe ser 900.000 (no 1.000.000).

Factura de sustitución (número 0005, de fecha 20 de marzo):

 Bienes "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số 01BH Ký hiệu AA/22E Số 0001 Ngày 15/3/2026"

Principios clave de las facturas de sustitución

1. La factura original ya no es válida.
2. Las declaraciones de impuestos se basan en datos de facturas sustitutivas.
3. Las obligaciones fiscales todavía se calculan en función de la fecha de la factura original (por ejemplo: original en el T1, reemplazo en el T2 → todavía se registra en el T1).

6. Factura de ajuste

¿Cuando debe utilizarse?

• Errores simples (1-2 elementos): cantidad, precio unitario
• Errores descubiertos después de la presentación de impuestos.
• Tanto el comprador como el vendedor acuerdan realizar ajustes.

Cómo crear una factura de ajuste

1. Contacte al comprador y acuerde un plan revisado.
2. En el software de facturación electrónica, seleccione “Crear factura de ajuste”.
3. El sistema registra automáticamente la siguiente línea: "Ajuste de factura Nro. de formulario... Símbolo... Número... Fecha..."
4. Registre sólo la diferencia (aumento o disminución).
5. Firmar digitalmente y enviar al comprador.

 ### Nguyên tắc của hóa đơn điều chỉnh 1. Hóa đơn gốc **vẫn có giá trị** 2. Số liệu kê khai = Hóa đơn gốc ± Hóa đơn điều chỉnh 3. Cần lập tờ khai bổ sung nếu điều chỉnh làm thay đổi số thuế --- ## 7. So sánh thay thế và điều chỉnh | Tiêu chí | Hóa đơn thay thế | Hóa đơn điều chỉnh | |----------|------------------|-------------------| | Hóa đơn gốc | Không còn giá trị | Vẫn có giá trị | | Nội dung | Ghi lại toàn bộ thông tin đúng | Chỉ ghi phần chênh lệch | | Phù hợp khi | Sai nhiều chỗ, thiếu mặt hàng | Sai 1-2 chỗ đơn giản | | Kê khai thuế | Theo số liệu hóa đơn thay thế | Gốc ± Điều chỉnh | --- ## 8. Câu hỏi thường gặp ### ❓ Xuất hóa đơn sai mà chưa gửi cho khách, xử lý thế nào? Nếu hóa đơn **chưa có mã của cơ quan thuế**: Hủy và lập lại. Nếu hóa đơn **đã có mã**: Phải lập thay thế hoặc điều chỉnh. ### ❓ Khách không muốn lấy hóa đơn, có phải xuất không? - Nếu doanh thu **bắt buộc** dùng hóa đơn (> 1 tỷ): Vẫn phải xuất, có thể để trống thông tin người mua - Nếu **không bắt buộc**: Không cần xuất ### ❓ Lập thay thế hay điều chỉnh, cái nào tốt hơn? Không có cái nào "tốt hơn", tùy tình huống: - Sai nhiều, phức tạp → **Thay thế** (dễ hiểu, rõ ràng) - Sai ít, đơn giản → **Điều chỉnh** (nhanh gọn) ### ❓ Có bị phạt khi xuất hóa đơn sai không? Nếu **tự phát hiện và xử lý** trước khi cơ quan thuế kiểm tra → Thường không bị phạt. Nếu cơ quan thuế phát hiện → Có thể bị phạt tùy mức độ vi phạm. --- ## Checklist: Xuất hóa đơn đúng cách ### Trước khi xuất - [ ] Xác nhận thông tin người mua (tên, MST, địa chỉ) - [ ] Kiểm tra tên hàng hóa/dịch vụ - [ ] Kiểm tra số lượng, đơn giá ### Sau khi xuất - [ ] Gửi hóa đơn cho người mua - [ ] Lưu trữ hóa đơn theo quy định ### Khi phát hiện sai - [ ] Liên hệ người mua ngay - [ ] Thỏa thuận phương án xử lý (thay thế/điều chỉnh) - [ ] Lập biên bản (nếu cần) - [ ] Xử lý trong phần mềm hóa đơn - [ ] Điều chỉnh tờ khai thuế (nếu ảnh hưởng đến số thuế) --- ## ⚠️ Sai lầm thường gặp 1. **Tự ý lập thay thế/điều chỉnh mà không thông báo người mua** → Người mua có thể từ chối nhận. 2. **Quên điều chỉnh tờ khai thuế** khi hóa đơn điều chỉnh làm thay đổi số thuế. 3. **Thiếu mặt hàng mà dùng hóa đơn điều chỉnh** → Sai! Phải dùng hóa đơn thay thế. 4. **Không lưu trữ biên bản thỏa thuận** → Khó giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra. --- ## Bài tiếp theo 👉 [Chi phí nào được trừ thuế khi kinh doanh?](05-chi-phi-duoc-tru-thue.md) - 7 loại chi phí được ghi nhận và cách tính đúng. --- > 💼 **GTG CRM** tích hợp với các nhà cung cấp hóa đơn điện tử, giúp bạn xuất hóa đơn trực tiếp từ đơn hàng chỉ với 1 click. [Tìm hiểu thêm →](https://gtgcrm.com)