Anda akan belajar

• ✅ Kapan penerbitan faktur elektronik menjadi wajib?
• ✅ Jenis faktur apa yang cocok untuk usaha perseorangan?
• ✅ Hak dan kewajiban penjual dan pembeli
• ✅ Cara menangani kesalahan dalam penerbitan faktur
• ✅ Membedakan antara faktur penggantian dan faktur penyesuaian

1. Kapan perlu menerbitkan faktur elektronik?

Peraturan mengenai penggunaan faktur

Jenis faktur untuk usaha rumah tangga

Usaha rumahan hanya diperbolehkan menggunakan faktur penjualan (bukan faktur PPN).

Ada dua jenis:

• Faktur penjualan elektronik standar - Paling umum
• Faktur penjualan elektronik yang dihasilkan dari mesin kasir - Untuk toko ritel

Catatan

Usaha rumahan TIDAK diperbolehkan menggunakan faktur pajak pertambahan nilai (faktur PPN). Jenis faktur ini hanya untuk usaha yang menerapkan metode pengurangan.

2. Hak dan kewajiban saat menerbitkan faktur

Kewajiban penjual (rumah tangga bisnis)

• ✅ Menyiapkan dan menerbitkan faktur yang lengkap dan akurat kepada pembeli.
• ✅ Kelola faktur sesuai peraturan
• ✅ Bertanggung jawab atas keakuratan faktur

Hak dan kewajiban pembeli

Hak:

• Mintalah penjual untuk menerbitkan faktur.
• Gunakan faktur yang sah secara hukum sesuai dengan peraturan yang berlaku.
• Ajukan pengaduan jika faktur tidak benar.

Kewajiban:

• Gunakan faktur sesuai dengan tujuan yang dimaksudkan.
• Berikan informasi kepada pihak berwenang yang berwenang jika diminta.

💡 Poin penting

Pembeli berhak untuk TIDAK meminta faktur. Keputusan tersebut tidak mewajibkan pembeli untuk memberikan informasi guna mendapatkan faktur.

Namun, pelanggan sebaiknya didorong untuk meminta struk pembelian dengan cara:

• Poin hadiah
• Diskon untuk pembelian Anda berikutnya.
• Ikuti program undian berhadiah.

Alasan: Faktur berfungsi sebagai bukti bagi pelanggan untuk mengajukan klaim garansi, penukaran, atau pengaduan jika ada masalah.

3. Informasi yang diperlukan pada faktur

Saat pembeli memberikan informasi

Faktur harus memuat semua hal berikut:

• Nama pembeli (atau nama entitas)
• Nomor identifikasi pajak (jika itu adalah usaha/bisnis rumah tangga)
• Alamat
• Nama barang/jasa
• Jumlah, harga satuan, jumlah total

Ketika pembeli TIDAK memberikan informasi

Jika menjual kepada konsumen individu yang tidak meminta faktur:

• Faktur tetap harus diterbitkan (untuk rumah tangga yang diwajibkan menggunakan faktur).
• Bagian informasi pembeli dapat menyatakan "Pembeli tidak meminta faktur" atau "Pembeli tidak memberikan nama, alamat, atau nomor identifikasi pajak".

⚠️ Catatan Penting

Jika menjual kepada bisnis lain atau usaha rumah tangga (yang menggunakan faktur untuk deklarasi pajak), WAJIB mencantumkan informasi lengkap pembeli pada faktur.

4. Menangani faktur yang salah

Kapan pengobatan diperlukan?

• Nama pembeli, alamat, dan nomor identifikasi pajak tidak benar.
• Nama produk/layanan salah
• Jumlah, harga satuan, atau total nilai tidak tepat.
• Barang-barang tersebut habis stok.

Ada dua cara untuk menanganinya.

⚠️ Prinsip wajib

Persetujuan dari pembeli diperlukan sebelum melakukan penggantian atau penyesuaian apa pun. Tidak ada tindakan yang dapat dilakukan tanpa persetujuan pembeli.

5. Faktur pengganti

Kapan sebaiknya digunakan?

• Faktur asli tersebut memiliki banyak kesalahan , sehingga sulit untuk memperbaiki setiap kesalahan satu per satu.
• Satu item hilang sama sekali (ini tidak dapat diperbaiki karena item tersebut tidak tercantum dalam faktur asli).
• Kesalahan yang ditemukan sebelum pengajuan pajak (sebaiknya gunakan alternatif yang lebih sederhana)
• Pembeli dan penjual sepakat untuk mencari pengganti.

Cara membuat faktur pengganti

1. Hubungi pembeli dan sepakati solusi alternatif.
2. Siapkan perjanjian tertulis (jika perlu).
3. Di perangkat lunak faktur elektronik, pilih "Buat faktur pengganti".
4. Sistem secara otomatis mencatat baris berikut: "Pengganti untuk Formulir Faktur No... Simbol... Nomor... Tanggal..."
5. Masukkan kembali semua informasi dengan BENAR.
6. Tandatangani secara digital dan kirimkan ke pembeli.

Contoh

Faktur asli (nomor 0001, tertanggal 15 Maret):

Kesalahan terdeteksi: Harga satuan yang benar untuk produk D seharusnya 900.000 (bukan 1.000.000).

Faktur pengganti (nomor 0005, tertanggal 20 Maret):

 Barang-barang "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số 01BH Ký hiệu AA/22E Số 0001 Ngày 15/3/2026"

Prinsip-prinsip utama faktur pengganti

1. Faktur asli sudah tidak berlaku lagi.
2. Laporan pajak didasarkan pada data dari faktur pengganti.
3. Kewajiban pajak masih dihitung berdasarkan tanggal faktur asli (misalnya: asli di Q1, pengganti di Q2 → tetap tercatat di Q1).

6. Faktur penyesuaian

Kapan sebaiknya digunakan?

• Kesalahan sederhana (1-2 item): kuantitas, harga satuan
• Kesalahan yang ditemukan setelah pengajuan pajak.
• Baik pembeli maupun penjual setuju untuk melakukan penyesuaian.

Cara membuat faktur penyesuaian

1. Hubungi pembeli dan sepakati rencana yang direvisi.
2. Di perangkat lunak faktur elektronik, pilih "Buat Faktur Penyesuaian".
3. Sistem secara otomatis mencatat baris berikut: "Penyesuaian untuk faktur Formulir No.... Simbol... Nomor... Tanggal..."
4. Catat hanya selisihnya (peningkatan atau penurunan).
5. Tandatangani secara digital dan kirimkan ke pembeli.

 ### Nguyên tắc của hóa đơn điều chỉnh 1. Hóa đơn gốc **vẫn có giá trị** 2. Số liệu kê khai = Hóa đơn gốc ± Hóa đơn điều chỉnh 3. Cần lập tờ khai bổ sung nếu điều chỉnh làm thay đổi số thuế --- ## 7. So sánh thay thế và điều chỉnh | Tiêu chí | Hóa đơn thay thế | Hóa đơn điều chỉnh | |----------|------------------|-------------------| | Hóa đơn gốc | Không còn giá trị | Vẫn có giá trị | | Nội dung | Ghi lại toàn bộ thông tin đúng | Chỉ ghi phần chênh lệch | | Phù hợp khi | Sai nhiều chỗ, thiếu mặt hàng | Sai 1-2 chỗ đơn giản | | Kê khai thuế | Theo số liệu hóa đơn thay thế | Gốc ± Điều chỉnh | --- ## 8. Câu hỏi thường gặp ### ❓ Xuất hóa đơn sai mà chưa gửi cho khách, xử lý thế nào? Nếu hóa đơn **chưa có mã của cơ quan thuế**: Hủy và lập lại. Nếu hóa đơn **đã có mã**: Phải lập thay thế hoặc điều chỉnh. ### ❓ Khách không muốn lấy hóa đơn, có phải xuất không? - Nếu doanh thu **bắt buộc** dùng hóa đơn (> 1 tỷ): Vẫn phải xuất, có thể để trống thông tin người mua - Nếu **không bắt buộc**: Không cần xuất ### ❓ Lập thay thế hay điều chỉnh, cái nào tốt hơn? Không có cái nào "tốt hơn", tùy tình huống: - Sai nhiều, phức tạp → **Thay thế** (dễ hiểu, rõ ràng) - Sai ít, đơn giản → **Điều chỉnh** (nhanh gọn) ### ❓ Có bị phạt khi xuất hóa đơn sai không? Nếu **tự phát hiện và xử lý** trước khi cơ quan thuế kiểm tra → Thường không bị phạt. Nếu cơ quan thuế phát hiện → Có thể bị phạt tùy mức độ vi phạm. --- ## Checklist: Xuất hóa đơn đúng cách ### Trước khi xuất - [ ] Xác nhận thông tin người mua (tên, MST, địa chỉ) - [ ] Kiểm tra tên hàng hóa/dịch vụ - [ ] Kiểm tra số lượng, đơn giá ### Sau khi xuất - [ ] Gửi hóa đơn cho người mua - [ ] Lưu trữ hóa đơn theo quy định ### Khi phát hiện sai - [ ] Liên hệ người mua ngay - [ ] Thỏa thuận phương án xử lý (thay thế/điều chỉnh) - [ ] Lập biên bản (nếu cần) - [ ] Xử lý trong phần mềm hóa đơn - [ ] Điều chỉnh tờ khai thuế (nếu ảnh hưởng đến số thuế) --- ## ⚠️ Sai lầm thường gặp 1. **Tự ý lập thay thế/điều chỉnh mà không thông báo người mua** → Người mua có thể từ chối nhận. 2. **Quên điều chỉnh tờ khai thuế** khi hóa đơn điều chỉnh làm thay đổi số thuế. 3. **Thiếu mặt hàng mà dùng hóa đơn điều chỉnh** → Sai! Phải dùng hóa đơn thay thế. 4. **Không lưu trữ biên bản thỏa thuận** → Khó giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra. --- ## Bài tiếp theo 👉 [Chi phí nào được trừ thuế khi kinh doanh?](05-chi-phi-duoc-tru-thue.md) - 7 loại chi phí được ghi nhận và cách tính đúng. --- > 💼 **GTG CRM** tích hợp với các nhà cung cấp hóa đơn điện tử, giúp bạn xuất hóa đơn trực tiếp từ đơn hàng chỉ với 1 click. [Tìm hiểu thêm →](https://gtgcrm.com)