Electronic invoices: When to issue them, and how to handle errors.

You will learn

✅ When is issuing electronic invoices mandatory?
✅ What type of invoice is suitable for sole proprietorships?
✅ Rights and obligations of the seller and the buyer
✅ How to handle errors in issuing invoices
✅ Differentiating between replacement invoices and adjustment invoices

1. When is it necessary to issue electronic invoices?

Regulations regarding the use of invoices

Annual Revenue	Request an invoice.
≤ 500 million	Optional
> 500 million - 1 billion	Not mandatory, but recommended .
> 1 billion	The use of electronic invoices is mandatory.

Invoice type for household businesses

Household businesses are only allowed to use sales invoices (not VAT invoices).

There are two types:

Standard electronic sales invoice - Most common
Electronic sales invoices generated from cash registers - For retail stores

Note

Household businesses are NOT allowed to use value-added tax invoices (VAT invoices). This type of invoice is only for businesses applying the deduction method.

2. Rights and obligations when issuing invoices

Obligations of the seller (business household)

✅ Prepare and issue complete and accurate invoices to buyers.
✅ Manage invoices according to regulations
✅ Responsible for the accuracy of the invoice

Rights and obligations of the buyer

Rights:

Request the seller to issue an invoice.
Use legally valid invoices as required by regulations.
File a complaint if the invoice is incorrect.

Obligation:

Use invoices for their intended purpose.
Provide information to the competent authorities when requested.

💡 Key point

Buyers have the right NOT to request an invoice. The decree does not require buyers to provide information in order to obtain an invoice.

However, customers should be encouraged to request a receipt by:

Reward points
Discount on your next purchase.
Participate in the prize draw program.

Reason: The invoice serves as proof for customers to claim warranty, exchange, or file a complaint if there are any problems.

3. Required information on invoices

When the buyer provides the information

The invoice must contain all the following:

Buyer's name (or entity name)
Tax identification number (if it is a business/household business)
Address
Name of goods/services
Quantity, unit price, total amount

When the buyer does NOT provide information

If selling to individual consumers who do not request an invoice:

Invoices must still be issued (for households required to use invoices).
The buyer information section could state "Buyer did not request an invoice" or "Buyer did not provide name, address, or tax identification number".

⚠️ Important Note

If selling to another business or household business (who uses invoices for tax declaration), it is MANDATORY to include the buyer's full information on the invoice.

4. Handling erroneous invoices

When is treatment necessary?

Incorrect buyer name, address, and tax identification number.
Incorrect product/service name
Incorrect quantity, unit price, or total amount.
Items are out of stock.

Two ways to handle it.

How to handle it	When to use
Replacement invoice	Many errors, difficult to correct.
Adjustment invoice	One or two simple mistakes (quantity, unit price).

⚠️ Mandatory principle

Agreement with the buyer is required before making any replacements or adjustments. No action may be taken without the buyer's consent.

5. Replacement invoice

When should it be used?

The original invoice has many errors , making it difficult to correct each one individually.
One item is completely missing (this cannot be adjusted because the item is not on the original invoice).
Errors discovered before filing taxes (a simpler alternative should be used)
The buyer and seller agree to establish a replacement.

How to create a replacement invoice

Contact the buyer and agree on an alternative solution.
Prepare a written agreement (if necessary).
In the electronic invoicing software, select "Create a replacement invoice".
The system automatically records the following line: "Replacement for Invoice Form No... Symbol... Number... Date..."
Re-enter all the information CORRECTLY.
Digitally sign and send to the buyer.

Example

Original invoice (number 0001, dated March 15):

Goods	Quantity	Unit price	Total amount
Product C	100	2,000,000	200,000,000
Product D	200	1,000,000	200,000,000
Total			400,000,000

Error detected: The correct unit price for product D should be 900,000 (not 1,000,000).

Replacement invoice (number 0005, dated March 20):

 Goods "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số 01BH Ký hiệu AA/22E Số 0001 Ngày 15/3/2026"

	Quantity	Unit price	Total amount
Product C	100	2,000,000	200,000,000
Product D	200	900,000	180,000,000
Total			380,000,000

Key principles of replacement invoices

The original invoice is no longer valid.
Tax returns are based on data from substitute invoices.
Tax obligations are still calculated based on the date of the original invoice (for example: original in Q1, replacement in Q2 → still recorded in Q1).

6. Adjustment invoice

When should it be used?

Simple errors (1-2 items): quantity, unit price
Errors discovered after tax filing.
Both the buyer and seller agree to make adjustments.

How to create an adjustment invoice

Contact the buyer and agree on a revised plan.
In the electronic invoicing software, select "Create Adjustment Invoice".
The system automatically records the following line: "Adjustment for invoice Form No.... Symbol... Number... Date..."
Record only the difference (increase or decrease).
Digitally sign and send to the buyer.

 ### Nguyên tắc của hóa đơn điều chỉnh 1. Hóa đơn gốc **vẫn có giá trị** 2. Số liệu kê khai = Hóa đơn gốc ± Hóa đơn điều chỉnh 3. Cần lập tờ khai bổ sung nếu điều chỉnh làm thay đổi số thuế --- ## 7. So sánh thay thế và điều chỉnh | Tiêu chí | Hóa đơn thay thế | Hóa đơn điều chỉnh | |----------|------------------|-------------------| | Hóa đơn gốc | Không còn giá trị | Vẫn có giá trị | | Nội dung | Ghi lại toàn bộ thông tin đúng | Chỉ ghi phần chênh lệch | | Phù hợp khi | Sai nhiều chỗ, thiếu mặt hàng | Sai 1-2 chỗ đơn giản | | Kê khai thuế | Theo số liệu hóa đơn thay thế | Gốc ± Điều chỉnh | --- ## 8. Câu hỏi thường gặp ### ❓ Xuất hóa đơn sai mà chưa gửi cho khách, xử lý thế nào? Nếu hóa đơn **chưa có mã của cơ quan thuế**: Hủy và lập lại. Nếu hóa đơn **đã có mã**: Phải lập thay thế hoặc điều chỉnh. ### ❓ Khách không muốn lấy hóa đơn, có phải xuất không? - Nếu doanh thu **bắt buộc** dùng hóa đơn (> 1 tỷ): Vẫn phải xuất, có thể để trống thông tin người mua - Nếu **không bắt buộc**: Không cần xuất ### ❓ Lập thay thế hay điều chỉnh, cái nào tốt hơn? Không có cái nào "tốt hơn", tùy tình huống: - Sai nhiều, phức tạp → **Thay thế** (dễ hiểu, rõ ràng) - Sai ít, đơn giản → **Điều chỉnh** (nhanh gọn) ### ❓ Có bị phạt khi xuất hóa đơn sai không? Nếu **tự phát hiện và xử lý** trước khi cơ quan thuế kiểm tra → Thường không bị phạt. Nếu cơ quan thuế phát hiện → Có thể bị phạt tùy mức độ vi phạm. --- ## Checklist: Xuất hóa đơn đúng cách ### Trước khi xuất - [ ] Xác nhận thông tin người mua (tên, MST, địa chỉ) - [ ] Kiểm tra tên hàng hóa/dịch vụ - [ ] Kiểm tra số lượng, đơn giá ### Sau khi xuất - [ ] Gửi hóa đơn cho người mua - [ ] Lưu trữ hóa đơn theo quy định ### Khi phát hiện sai - [ ] Liên hệ người mua ngay - [ ] Thỏa thuận phương án xử lý (thay thế/điều chỉnh) - [ ] Lập biên bản (nếu cần) - [ ] Xử lý trong phần mềm hóa đơn - [ ] Điều chỉnh tờ khai thuế (nếu ảnh hưởng đến số thuế) --- ## ⚠️ Sai lầm thường gặp 1. **Tự ý lập thay thế/điều chỉnh mà không thông báo người mua** → Người mua có thể từ chối nhận. 2. **Quên điều chỉnh tờ khai thuế** khi hóa đơn điều chỉnh làm thay đổi số thuế. 3. **Thiếu mặt hàng mà dùng hóa đơn điều chỉnh** → Sai! Phải dùng hóa đơn thay thế. 4. **Không lưu trữ biên bản thỏa thuận** → Khó giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra. --- ## Bài tiếp theo 👉 [Chi phí nào được trừ thuế khi kinh doanh?](05-chi-phi-duoc-tru-thue.md) - 7 loại chi phí được ghi nhận và cách tính đúng. --- > 💼 **GTG CRM** tích hợp với các nhà cung cấp hóa đơn điện tử, giúp bạn xuất hóa đơn trực tiếp từ đơn hàng chỉ với 1 click. [Tìm hiểu thêm →](https://gtgcrm.com)