Vous apprendrez

• ✅ Quand l'émission de factures électroniques est-elle obligatoire ?
• ✅ Quel type de facture convient aux entreprises individuelles ?
• ✅ Droits et obligations du vendeur et de l'acheteur
• ✅ Comment gérer les erreurs lors de l'émission de factures
• ✅ Différencier les factures de remplacement et les factures d'ajustement

1. Quand est-il nécessaire d'émettre des factures électroniques ?

Réglementation relative à l'utilisation des factures

Type de facture pour les entreprises à domicile

Les entreprises à domicile ne sont autorisées qu'à utiliser des factures de vente (et non des factures de TVA).

Il en existe deux types :

• Facture de vente électronique standard - La plus courante
• Factures de vente électroniques générées par les caisses enregistreuses - Pour les magasins de détail

Note

Les entreprises à domicile ne sont PAS autorisées à utiliser de factures avec taxe sur la valeur ajoutée (factures de TVA). Ce type de facture est réservé aux entreprises appliquant la méthode de la déduction.

2. Droits et obligations lors de l'émission de factures

Obligations du vendeur (entreprise, ménage)

• ✅ Préparer et émettre des factures complètes et exactes aux acheteurs.
• ✅ Gérer les factures conformément à la réglementation
• ✅ Responsable de l'exactitude de la facture

Droits et obligations de l'acheteur

Droits:

• Demandez au vendeur d'émettre une facture.
• Utilisez des factures juridiquement valides, conformément à la réglementation.
• Déposez une réclamation si la facture est incorrecte.

Obligation:

• Utilisez les factures conformément à leur destination.
• Fournir des informations aux autorités compétentes sur demande.

💡 Point clé

Les acheteurs ont le droit de ne pas demander de facture. Le décret n'oblige pas les acheteurs à fournir des informations pour obtenir une facture.

Toutefois, les clients devraient être encouragés à demander un reçu en :

• Points de récompense
• Réduction sur votre prochain achat.
• Participez au tirage au sort.

Motif : La facture sert de preuve aux clients pour faire valoir la garantie, procéder à un échange ou déposer une plainte en cas de problème.

3. Informations obligatoires sur les factures

Lorsque l'acheteur fournit les informations

La facture doit contenir tous les éléments suivants :

• Nom de l'acheteur (ou nom de l'entité)
• Numéro d'identification fiscale (s'il s'agit d'une entreprise/entreprise à domicile)
• Adresse
• Nom des biens/services
• Quantité, prix unitaire, montant total

Lorsque l'acheteur ne fournit PAS d'informations

En cas de vente à des consommateurs individuels qui ne demandent pas de facture :

• Des factures doivent encore être émises (pour les ménages tenus d'utiliser des factures).
• La section relative aux informations sur l'acheteur pourrait indiquer « L'acheteur n'a pas demandé de facture » ou « L'acheteur n'a fourni ni nom, ni adresse, ni numéro d'identification fiscale ».

⚠️ Note importante

En cas de vente à une autre entreprise ou à une entreprise familiale (qui utilise des factures pour sa déclaration fiscale), il est OBLIGATOIRE d'inclure les informations complètes de l'acheteur sur la facture.

4. Traitement des factures erronées

Quand un traitement est-il nécessaire ?

• Nom, adresse et numéro d'identification fiscale de l'acheteur incorrects.
• Nom de produit/service incorrect
• Quantité, prix unitaire ou montant total incorrects.
• Articles en rupture de stock.

Deux façons de gérer la situation.

⚠️ Principe obligatoire

L'accord de l'acheteur est requis avant toute intervention de remplacement ou de modification. Aucune action ne peut être entreprise sans son consentement.

5. Facture de remplacement

Quand faut-il l'utiliser ?

• La facture originale comporte de nombreuses erreurs , ce qui rend difficile leur correction individuelle.
• Un article est totalement manquant (ceci ne peut être corrigé car l'article ne figure pas sur la facture originale).
• Erreurs découvertes avant la déclaration de revenus (une solution plus simple devrait être utilisée)
• L'acheteur et le vendeur conviennent de mettre en place un remplacement.

Comment créer une facture de remplacement

1. Contactez l'acheteur et convenez d'une solution alternative.
2. Établissez un accord écrit (si nécessaire).
3. Dans le logiciel de facturation électronique, sélectionnez « Créer une facture de remplacement ».
4. Le système enregistre automatiquement la ligne suivante : « Remplacement du formulaire de facture n°… Symbole… Numéro… Date… »
5. Veuillez ressaisir toutes les informations CORRECTES.
6. Signer numériquement et envoyer à l'acheteur.

Exemple

Facture originale (numéro 0001, datée du 15 mars) :

Erreur détectée : Le prix unitaire correct du produit D devrait être de 900 000 (et non de 1 000 000).

Facture de remplacement (numéro 0005, datée du 20 mars) :

 Marchandises "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số 01BH Ký hiệu AA/22E Số 0001 Ngày 15/3/2026"

Principes clés des factures de remplacement

1. La facture originale n'est plus valable.
2. Les déclarations fiscales sont établies à partir de données issues de factures de substitution.
3. Les obligations fiscales sont toujours calculées sur la base de la date de la facture originale (par exemple : facture originale au T1, remplacement au T2 → toujours enregistrée au T1).

6. Facture de régularisation

Quand faut-il l'utiliser ?

• Erreurs simples (1 à 2 éléments) : quantité, prix unitaire
• Des erreurs ont été découvertes après la déclaration fiscale.
• L'acheteur et le vendeur acceptent tous deux de procéder à des ajustements.

Comment créer une facture de régularisation

1. Contactez l'acheteur et convenez d'un plan révisé.
2. Dans le logiciel de facturation électronique, sélectionnez « Créer une facture d'ajustement ».
3. Le système enregistre automatiquement la ligne suivante : « Ajustement pour facture Formulaire n°… Symbole… Numéro… Date… »
4. N'indiquez que la différence (augmentation ou diminution).
5. Signer numériquement et envoyer à l'acheteur.

 ### Nguyên tắc của hóa đơn điều chỉnh 1. Hóa đơn gốc **vẫn có giá trị** 2. Số liệu kê khai = Hóa đơn gốc ± Hóa đơn điều chỉnh 3. Cần lập tờ khai bổ sung nếu điều chỉnh làm thay đổi số thuế --- ## 7. So sánh thay thế và điều chỉnh | Tiêu chí | Hóa đơn thay thế | Hóa đơn điều chỉnh | |----------|------------------|-------------------| | Hóa đơn gốc | Không còn giá trị | Vẫn có giá trị | | Nội dung | Ghi lại toàn bộ thông tin đúng | Chỉ ghi phần chênh lệch | | Phù hợp khi | Sai nhiều chỗ, thiếu mặt hàng | Sai 1-2 chỗ đơn giản | | Kê khai thuế | Theo số liệu hóa đơn thay thế | Gốc ± Điều chỉnh | --- ## 8. Câu hỏi thường gặp ### ❓ Xuất hóa đơn sai mà chưa gửi cho khách, xử lý thế nào? Nếu hóa đơn **chưa có mã của cơ quan thuế**: Hủy và lập lại. Nếu hóa đơn **đã có mã**: Phải lập thay thế hoặc điều chỉnh. ### ❓ Khách không muốn lấy hóa đơn, có phải xuất không? - Nếu doanh thu **bắt buộc** dùng hóa đơn (> 1 tỷ): Vẫn phải xuất, có thể để trống thông tin người mua - Nếu **không bắt buộc**: Không cần xuất ### ❓ Lập thay thế hay điều chỉnh, cái nào tốt hơn? Không có cái nào "tốt hơn", tùy tình huống: - Sai nhiều, phức tạp → **Thay thế** (dễ hiểu, rõ ràng) - Sai ít, đơn giản → **Điều chỉnh** (nhanh gọn) ### ❓ Có bị phạt khi xuất hóa đơn sai không? Nếu **tự phát hiện và xử lý** trước khi cơ quan thuế kiểm tra → Thường không bị phạt. Nếu cơ quan thuế phát hiện → Có thể bị phạt tùy mức độ vi phạm. --- ## Checklist: Xuất hóa đơn đúng cách ### Trước khi xuất - [ ] Xác nhận thông tin người mua (tên, MST, địa chỉ) - [ ] Kiểm tra tên hàng hóa/dịch vụ - [ ] Kiểm tra số lượng, đơn giá ### Sau khi xuất - [ ] Gửi hóa đơn cho người mua - [ ] Lưu trữ hóa đơn theo quy định ### Khi phát hiện sai - [ ] Liên hệ người mua ngay - [ ] Thỏa thuận phương án xử lý (thay thế/điều chỉnh) - [ ] Lập biên bản (nếu cần) - [ ] Xử lý trong phần mềm hóa đơn - [ ] Điều chỉnh tờ khai thuế (nếu ảnh hưởng đến số thuế) --- ## ⚠️ Sai lầm thường gặp 1. **Tự ý lập thay thế/điều chỉnh mà không thông báo người mua** → Người mua có thể từ chối nhận. 2. **Quên điều chỉnh tờ khai thuế** khi hóa đơn điều chỉnh làm thay đổi số thuế. 3. **Thiếu mặt hàng mà dùng hóa đơn điều chỉnh** → Sai! Phải dùng hóa đơn thay thế. 4. **Không lưu trữ biên bản thỏa thuận** → Khó giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra. --- ## Bài tiếp theo 👉 [Chi phí nào được trừ thuế khi kinh doanh?](05-chi-phi-duoc-tru-thue.md) - 7 loại chi phí được ghi nhận và cách tính đúng. --- > 💼 **GTG CRM** tích hợp với các nhà cung cấp hóa đơn điện tử, giúp bạn xuất hóa đơn trực tiếp từ đơn hàng chỉ với 1 click. [Tìm hiểu thêm →](https://gtgcrm.com)