ส่งโปรโมชันให้ลูกค้าเก่า: บันทึกว่าใครยินยอมรับ ยินยอมที่ไหน เมื่อไหร่ และหลักฐานอยู่ที่ไหน

คุณมีไฟล์รายชื่อลูกค้าเก่าใน Excel หลายร้อยหรือหลายพันแถว สะสมมาจากการขายหลายปี ปลายปีคุณอยากส่งโปรโมชันสักชุด ก่อนกดส่ง ลองตอบคำถามหนึ่งข้อ: ในรายชื่อนี้ ใครบ้างที่ตกลงรับโปรโมชันจากคุณ เขาตกลงที่ไหน เมื่อไหร่ และหลักฐานอยู่ที่ไหน ไฟล์มีแค่ชื่อ เบอร์โทรศัพท์ และอีเมลเท่านั้น ส่วนคอลัมน์ที่ตอบคำถามนั้นไม่มีอยู่เลย

ในเวียดนาม ข้อกำหนดเกี่ยวกับการโฆษณาทางอีเมลและ SMS (Nghị định 91/2020/NĐ-CP) กำหนดให้ผู้โฆษณาส่งได้เฉพาะเมื่อผู้รับตกลงไว้ล่วงหน้า และต้องพิสูจน์ได้เมื่อถูกถาม การมีที่อยู่อีเมลอยู่ในสมุดรายชื่อลูกค้าไม่ได้หมายความว่าได้รับความยินยอมแล้ว คุณอาจจำได้ว่าลูกค้าคนไหนลงทะเบียนบนเว็บไซต์ คนไหนทิ้งนามบัตรไว้ที่งานแสดงสินค้า แต่เมื่อถึงเวลาที่ต้องชี้ให้เห็นหลักฐาน ความจำไม่ใช่หลักฐาน (นี่เป็นคำอธิบายทั่วไป ไม่ใช่คำปรึกษาทางกฎหมาย)

GTG CRM จะระงับโปรโมชันไว้จนกว่าจะมีการบันทึกความยินยอม

ในเวียดนาม โปรโมชันปลายปีของคุณจะส่งให้เฉพาะผู้ที่ได้รับการบันทึกว่ายินยอมแล้วเท่านั้น เมื่อมีใครถามว่า "ลูกค้าคนนี้ยินยอมเมื่อไหร่ ที่ไหน หลักฐานอยู่ที่ไหน?" คุณเปิดหน้าผู้ติดต่อและเห็นคำตอบบนหน้าจอเดียว ไม่ต้องไปค้นไฟล์ Excel ทั้งไฟล์

หากธุรกิจของคุณตั้งอยู่ในประเทศที่กำหนดให้ต้องได้รับความยินยอมล่วงหน้า (ในบทความนี้คือเวียดนาม) GTG CRM จะไม่ส่งอีเมลการตลาด SMS หรือข้อความแชทให้ผู้ติดต่อรายใดจนกว่าจะมีคนในธุรกิจของคุณบันทึกว่าผู้ติดต่อนั้นยินยอมแล้ว คุณไม่ต้องจำว่าต้องเปิดอะไรหรือคอยเฝ้าดูการส่งแต่ละครั้ง การตรวจสอบจะทำงานก่อนข้อความการตลาดทุกฉบับ ตั้งแต่แคมเปญอีเมลไปจนถึงขั้นตอนในหมวด ระบบอัตโนมัติ

คุณกรอกข้อมูลสามอย่างและทำเครื่องหมายถูกที่ข้อความยืนยันหนึ่งข้อ:

• พวกเขายินยอมรับโปรโมชันของคุณที่ไหน?: แบบฟอร์มบนเว็บไซต์ พบกันโดยตรง ใบสมัครกระดาษ อีเมลตอบกลับ ในงานอีเวนต์ ทางโทรศัพท์ หรือวิธีอื่น
• หลักฐานที่คุณเก็บไว้และที่จัดเก็บ เช่น "ไฟล์ส่งออกรายชื่อการลงทะเบียนจากแบบฟอร์มของฉัน เก็บไว้ใน Google Drive"
• วันที่ยินยอมหรือก่อนหน้านั้น: วันที่พวกเขายินยอม ต้องไม่เป็นวันในอนาคต

ข้อความยืนยันคือ: ธุรกิจของฉันเก็บความยินยอมนี้ไว้และสามารถแสดงหลักฐานได้เมื่อถูกขอ

GTG CRM จะบันทึกคำแถลงนี้ภายใต้ชื่อผู้บันทึก พร้อมเวลาที่บันทึก GTG CRM ไม่ได้เก็บสำเนาหลักฐานของคุณและไม่ได้ตรวจสอบ หลักฐานยังคงอยู่ในที่ที่คุณบันทึกไว้ ดังนั้นให้ทำเครื่องหมายข้อความยืนยันก็ต่อเมื่อคุณมีหลักฐานจริงเท่านั้น

สามวิธีในการบันทึก ขึ้นอยู่กับจำนวนลูกค้าของคุณ

ลูกค้ารายเดียว: บนหน้าผู้ติดต่อโดยตรง

ไปที่ การขายและ CRM → ผู้ติดต่อ เปิดลูกค้าหนึ่งราย แล้วเลื่อนลงไปท้ายแท็บ ภาพรวม ถึงส่วน ยินยอมรับการตลาด ลูกค้าที่ยังไม่มีบันทึกจะแสดง ยังไม่ได้บันทึกความยินยอม พร้อมปุ่ม บันทึกความยินยอม กรอกสามช่อง ทำเครื่องหมายข้อความยืนยัน แล้วบันทึก ส่วนนี้จะเปลี่ยนเป็น บันทึกความยินยอมแล้ว พร้อมชื่อผู้บันทึก วันที่บันทึก สถานที่ที่ยินยอม และหลักฐาน แท็บ กิจกรรม ของลูกค้าจะมีบรรทัดเพิ่มเพื่อบันทึกการกระทำนี้

ทั้งรายชื่อ: เลือกแล้วบันทึกทีเดียว

ในรายการผู้ติดต่อ ให้เปิดตัวกรอง การยินยอมรับการตลาด แล้วเลือก ยังไม่บันทึก เพื่อดูว่าใครยังขาดรายการบันทึก คอลัมน์ การยินยอมรับการตลาด ก็แสดงสถานะของแต่ละคนให้คุณเห็นด้วย เลือกเฉพาะผู้ที่คุณได้รับความยินยอมจริงๆ แล้วคลิก บันทึกความยินยอม หน้าต่างจะแสดงจำนวนผู้ติดต่อที่เลือกก่อนบันทึก จากนั้นแจ้งผลลัพธ์ ได้แก่ จำนวนคนที่ได้รับการบันทึกแล้ว จำนวนคนที่คงไว้โดยไม่เปลี่ยนแปลงเพราะมีรายการบันทึกอยู่ก่อนแล้ว และจำนวนคนที่ถูกข้ามเพราะปฏิเสธการรับข้อมูล

เมื่อนำเข้าไฟล์: ช่องติ๊กเดียว

ในขั้นตอน ตรวจสอบ ของหน้าจอ นำเข้าข้อมูล จะมีกรอบ การยินยอมรับการตลาดสำหรับไฟล์นี้ (ไม่บังคับ) พร้อมช่อง ทุกคนในไฟล์นี้ยินยอมรับข้อเสนอพิเศษจากธุรกิจของฉัน หากติ๊กช่องนี้และกรอกข้อมูลสามข้อดังกล่าวข้างต้น ผู้ติดต่อทุกคนที่นำเข้าจะมีรายการบันทึกความยินยอมภายใต้ชื่อของคุณ หากไม่ติ๊ก รายชื่อก็ยังคงถูกนำเข้า เพียงแต่ผู้ติดต่อเหล่านั้นจะอยู่ในสถานะ ยังไม่บันทึกความยินยอม

หากคุณจับคู่คอลัมน์ของไฟล์ (เช่น คอลัมน์ "ยินยอม") กับฟิลด์ความยินยอม GTG CRM ก็จะไม่ใช้คอลัมน์นั้นในการบันทึก คอลัมน์ที่ถูกข้ามจะถูกละเว้น และหน้าจอสุดท้ายจะระบุชัดเจนว่าเป็นคอลัมน์ใด คอลัมน์ที่ไม่ได้จับคู่จะไม่ถูกนำเข้า หน้าจอสุดท้ายยังแสดงว่า บันทึกความยินยอมแล้วสำหรับ N จากทั้งหมด M ผู้ติดต่อ ส่วนที่เหลือคือผู้ที่ปฏิเสธการรับข้อมูล มีรายการบันทึกอยู่แล้ว หรือไม่ได้ถูกนำเข้า

ก่อนส่งแคมเปญอีเมล คุณจะรู้ว่าใครมีรายการบันทึกความยินยอมแล้วและใครยังไม่มี

ในเวียดนาม ข้อเสนอพิเศษแต่ละรอบจะส่งถึงเฉพาะผู้ที่ได้รับการบันทึกความยินยอมแล้วเท่านั้น และสำหรับแคมเปญอีเมล คุณจะเห็นจำนวนคนที่ถูกกันไว้ก่อนกดส่ง ไม่ต้องรอจนส่งเสร็จแล้วจึงทราบ

เมื่อส่งแคมเปญอีเมล ขั้นตอน ตั้งค่า จะแจ้งให้ทราบล่วงหน้าว่า ผู้ติดต่อถูกข้ามเพราะยังไม่บันทึกความยินยอม: 1 จาก 2 พร้อมข้อความ "โปรดบันทึกความยินยอมให้พวกเขาก่อน หากคุณมี แล้วพวกเขาจะถูกรวมเข้าไป" และลิงก์ บันทึกความยินยอม ซึ่งจะเปิดหน้าต่างบันทึกสำหรับผู้ที่คุณเลือกไว้โดยตรง ปุ่มส่งไม่ถูกล็อก ผู้ที่เหลือยังคงได้รับอีเมล

ผู้ติดต่อที่ถูกกันไว้แต่ละคนจะมีหนึ่งบรรทัดในแท็บ กิจกรรม ของตนเอง เจ้าของบัญชีจะได้รับการแจ้งเตือนทุกวันว่ามีข้อเสนอพิเศษที่ยังไม่ได้ส่ง โดยแจ้งเฉพาะวันที่ ไม่ระบุชื่อใดๆ สำหรับขั้นตอนในส่วน ระบบอัตโนมัติ ขั้นตอนส่งอีเมลจะถูกข้าม และประวัติการทำงานของขั้นตอนนั้นจะบันทึกเหตุผลไว้ โดยไม่แจ้งข้อผิดพลาด ข้อเสนอพิเศษที่ถูกกันไว้จะไม่ถูกเก็บไว้เพื่อส่งภายหลังโดยอัตโนมัติ หลังจากบันทึกความยินยอมแล้ว การส่งครั้งถัดไปจะไปถึงผู้ติดต่อคนนั้น ส่วนข้อเสนอที่พลาดไปแล้ว คุณต้องส่งซ้ำด้วยตนเอง

ใครได้รับการบันทึกได้บ้าง และ GTG CRM ไม่ทำอะไรบ้าง

• เฉพาะผู้ที่มีสิทธิ์บันทึกการยินยอมเท่านั้นที่บันทึกได้ พนักงานขายที่ไม่มีสิทธิ์นี้ยังเห็นสถานะของลูกค้าได้ แต่ปุ่มจะเป็นสีจาง และจะมีข้อความว่า "ขอให้ผู้ดูแลระบบบันทึกการยินยอม" ไม่มีขั้นตอนอัตโนมัติใดบันทึกได้ เพราะนี่เป็นการตัดสินใจของบุคคล
• ผู้ที่ปฏิเสธการรับข้อมูลจะไม่ได้รับอีเมลการตลาดจากคุณเด็ดขาด ไม่มีบันทึกการยินยอมใดมาแทนที่คำขอนั้นได้ และเมื่อบันทึกเป็นกลุ่ม ระบบจะข้ามรายชื่อเหล่านี้ไป
• หากบันทึกผิด สามารถแก้ไขได้ คุณสามารถ แทนที่บันทึก ด้วยหลักฐานที่ถูกต้องกว่า หรือ ลบบันทึก ได้ บันทึกเดิมยังคงอยู่ในประวัติ การลบบันทึกไม่ได้เปลี่ยนลูกค้าให้กลายเป็นผู้ปฏิเสธ เพียงแค่ทำให้ข้อเสนอพิเศษสำหรับลูกค้ารายนั้นถูกระงับอีกครั้ง
• GTG CRM ไม่ใช่ที่ปรึกษากฎหมาย บันทึกเป็นคำให้การของธุรกิจคุณ GTG CRM ไม่ได้ตรวจสอบหลักฐาน และการบันทึกไม่ได้ทำให้รายชื่อกลายเป็นรายชื่อที่ถูกต้องตามกฎหมายโดยอัตโนมัติ หากต้องการความมั่นใจว่ารายชื่อของคุณมีคุณสมบัติครบถ้วน โปรดปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมายของคุณ

เริ่มจากไฟล์ที่คุณมีอยู่: นำเข้าสู่ GTG CRM กรองตาม ยังไม่ได้บันทึก เพื่อดูทันทีว่ามีกี่รายชื่อที่ยังไม่มีบันทึก จากนั้นบันทึกให้กับกลุ่มที่คุณมีการยินยอมจริงๆ ส่วนที่เหลือในรายชื่อยังคงอยู่ เพียงแต่จะยังไม่ได้รับข้อเสนอพิเศษ จนกว่าคุณจะสามารถระบุได้ว่าพวกเขายินยอมที่ไหนและเมื่อใด

ทดลองใช้ฟรี — ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต

→ เริ่มต้นใช้งานฟรีกับ GTG CRM